인수

인수(引受, Acquisition/Receipt)는 기록관·특수기록관·영구기록물관리기관이 처리과 또는 하위 기록물관리기관으로부터 이관된 기록물을 받아들여 보유 권한을 확보하는 행위를 말한다. 이관이 송신 측의 행위라면, 인수는 수신 측의 행위로 양자는 동일 절차의 양면이다. 인수는 이관목록 대조·수량 확인·미비사항 보완 요청·인계인수서 작성 등을 통해 이루어지며, 인수 시점에 보존 권한이 공식적으로 이전된다.

정의

인수는 「공공기록물법」 시행령 제35조(처리과 → 기록관 인수)·제44조(기록관 → 영구기록물관리기관 인수)에 근거한 기록물 보유 권한 확보 절차이다. NAK 5-1·NAK 7·NAK 17·NAK 11:2025 등 표준은 단계별 인수 절차를 규정한다.

이관과 인수는 동일 절차의 양면 관계로, 다음과 같이 구분된다.

구분	이관	인수
주체	송신 측 (처리과·기록관)	수신 측 (기록관·영구기록물관리기관)
행위	기록물 송부·등록정보 전송	기록물 수령·검수·등록 권한 확보
책임	이관 시점까지의 보존 책임	인수 시점 이후의 보존 책임
결과물	이관목록·이관 결과 통보	인계인수서·인수 결과 통보

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등 (이관·인수 의무)
공공기록물법 시행령	제35조	처리과 기록물 인수 (기록관·특수기록관)
공공기록물법 시행령	제44조	기록관 및 특수기록관의 기록물 인수 (영구기록물관리기관)
공공기록물법 시행령	제68조	비밀기록물의 이관·인수
공공기록물법 시행규칙	제19조	이관목록 작성
NAK 7	전체	영구기록관리시스템 기능요건 (인수 기능 포함)
NAK 11:2025(v2.0)	인수실	인수 작업 시설 기준
NAK 15:2021(v2.0)	전체	한시 및 폐지기관 기록관리 (인수 절차 포함)
NAK 17:2021(v1.3)	제8.3절	비밀기록물 인수

인수 단계

기록물의 인수는 생애주기에 따라 다음 2단계로 이루어진다.

단계	송신 측	수신 측	시기	근거
1단계	처리과	기록관·특수기록관	매년 1단위로 전년도 생산·접수 완료 기록물 (보관기간 2년 내)	시행령 §35
2단계	기록관·특수기록관	영구기록물관리기관	보존기간 30년 이상 기록물 (보존기간 기산일로부터 10년 경과)	시행령 §44

인수 절차

NAK 5-1:2014(v2.2)·NAK 17:2021(v1.3) 및 「2025.12 영구기록물관리기관 비밀기록물 관리지침」에 따른 인수 절차는 다음과 같다.

단계	절차
1단계 — 인수 계획 통보	수신 측이 송신 측에 인수 계획·목록·일자·장소 사전 통보(공문)
2단계 — 인수 대상 기록물 수령	송신 측 기록물 수령 — 이관목록 대조하여 수량·제목·보존기간 확인
3단계 — 인계인수서 작성	양측 입회 하에 인계인수서 작성·서명
4단계 — 미비사항 통보·재이관	미비사항·오류 발견 시 송신 측에 통보 — 수정·보완 후 재이관 요청
5단계 — 인수 결과 등록	인수 결과를 RMS·CAMS·AMS에 등록·관리
6단계 — 보존상자·서고 입고	매체별 보존서고에 입고 (일반서고·별도서고·전용서고)

매체별 인수 방법

매체 유형별로 인수 방법이 차등 적용된다.

전자기록물 : RMS → CAMS 자동 연계 또는 NEO/NEO2/NEO3 패키지 이관 + 진본성 검증 — 인수 시 디지털포렌식 도구 활용 가능.
비전자기록물 : 보존상자 + 이관목록 + 인계인수서. 보존용 표지·색인목록 점검.
시청각기록물 : 매체별 분리 이관 + 자동 품질검사 시스템(2015 R&D) 활용 가능.
행정박물 : 관리카드 + 실물 + 사진/3D 디지털화 자료 동시 인수 — 재질별 보존환경 사전 점검.
비밀기록물 (유형3, 30년 경과) : 봉인봉투에 봉인 → 비밀기록물 전담 관리요원 동행·국가정보원 보안 전송망 활용 → 인수 시 봉인 해제·재봉인.
행정정보데이터세트 : SIARD-KR 패키지 + ETT(Extract-Transform-Transfer) 보정 후 DARM 시스템 등록.

비밀기록물 인수 절차

NAK 17:2021(v1.3) 제8.3절 및 「2025.12 영구기록물관리기관 비밀기록물 관리지침」에 따른 비밀기록물 인수 절차는 일반 기록물과 별도로 운영된다.

수집계획 통보 : 영구기록물관리기관이 수집계획·이관대상 목록·이관일시·장소를 사전에 기록관에 통보.
유형별 검수 :

 ** 유형 1 (일반문서로 재분류) : 비밀등급 표시 대각선 삭제·재분류 근거 기명날인·공개여부 확인.
 ** 유형 2 (비밀 보호기간 만료) : 보호기간 만료 사유·일자 기재·기명날인·공개여부 확인.
 ** 유형 3 (생산 후 30년 경과) : 보호기간·보존기간 30년 이상 여부, 비밀열람기록전 첨부 여부 확인.

봉인 해제·재봉인 : 인수 시 봉인봉투 해제·기록물 확인 후 재봉인 처리.
서고 입고 :

 ** 유형 1 → 일반서고 (건·철 단위 편철·서가 배치).
 ** 유형 2 → 별도서고 (보존상자·봉투 + CCTV·접근통제).
 ** 유형 3 → 전용서고 (이중 잠금장치·CCTV·모빌렉·전용 전산장비).

한시·폐지기관 기록물 인수

NAK 15:2021(v2.0) 「한시 및 폐지기관 기록관리」와 「한시기관·폐지기관 기록물관리지침」(2020.12)에 따라 한시기관(임시 위원회 등)·폐지기관(통폐합·해산)의 기록물에 대한 별도 인수 절차가 운영된다.

한시기관 : 시한 종료 시 운영기관 또는 영구기록물관리기관으로 이관·인수.
폐지기관 : 승계 기관이 명확한 경우 승계 기관, 불명확한 경우 영구기록물관리기관 직접 인수.
사례 : 폐교 사립대학 기록물(이재영·정연경, 2021), 합병·분할된 공공기관 기록물 등.
쟁점 : 보유 권한·예산 책임의 명확화, 디지털 기록의 매체 종속성 해결, 보존공간 확보(김송이·이영학, 2017).

인수실 시설

NAK 11:2025(v2.0)는 영구기록물관리기관의 인수실 시설 기준을 다음과 같이 규정한다(제4.6.2절).

위치 : 서고구역과 분리. 외부 차량 진입 가능 위치.
면적 : 인수 대상 기록물 일시 보관 가능한 충분한 공간.
장비 : 보존상자 작업대·검수 도구·바코드 스캐너·습도 측정 장비·소독 장비.
환경 : 일반 사무실 수준 환경 (서고 진입 전 사전 검수 단계).

학술 쟁점 및 연구 동향

기록물 인수에 관한 학술 연구는 RMS 인수 기능·연계 이관·폐지기관 기록물·외교문서 이관 등을 중심으로 진행되어 왔다.

다그(2007) : 「전자기록의 장기보존을 위한 이관절차모형에 관한 연구」(『기록학연구』 16)에서 OAIS 기반 이관·인수 절차모형을 제시하였다.
박종연(2013) : 「표준 기록관리시스템의 인수 기능 평가 — 연계인수를 중심으로」(『기록학연구』 37)에서 RMS의 처리과 → 기록관 자동 연계 인수 기능을 평가하고 시스템적 보완 필요성을 제시하였다.
임진희·조은희(2010) : 데이터웨어하우스 ETT 경험을 기반으로 행정정보 데이터세트 이관 시 데이터 보정·품질 개선 방법을 제시하여, 인수 단계의 데이터 품질 검증 방법론을 정립하였다.
황진현·박종연·이태훈(2014) : 원자력안전위원회 MIDAS RASIS RI/RG 사례를 통한 행정정보시스템 기록 이관·인수 절차 시범 연구.
곽건홍(2014) : 「특수기록관 비공개기록의 이관에 관한 연구」(『기록학연구』 42)에서 통일·외교·안보·수사·정보 분야 비공개기록 인수 시 보안과 활용 가능성의 균형 문제를 분석하였다.
김송이·이영학(2017) : 「폐지기관 기록물관리제도 현황과 개선방안에 관한 연구」(『기록학연구』 51)에서 한시·폐지기관 기록물 인수 절차의 현황을 분석하고 보유 권한·예산·디지털 매체 종속성 문제 해결 방안을 제시하였다.
이재영·정연경(2021) : 「폐교 사립대학 행정정보 데이터세트의 기록관리 방안 연구」(『한국기록관리학회지』 21(1))에서 폐교 시 데이터세트 인수·처리 모델을 제시하였다.

한계

인수 제도 운영에서는 다음과 같은 구조적·실무적 한계가 지적된다.

기관별 시스템 연계 상이 : 처리과 → 기록관, 기록관 → 영구기록물관리기관 인수 시 기관별 RMS·CAMS 연계 방식이 상이하여 자동 인수에 어려움이 있다(박종연, 2013).
비전자기록물 인수 누락 : 비전자기록물(붙임물·시청각·도면 등)이 이관목록과 일치하지 않거나 누락되는 사례가 있다.
데이터세트 인수 절차 미비 : 행정정보 데이터세트의 ETT 보정 절차가 실무에 충분히 정착되지 않았다(임진희·조은희, 2010).
특수기록관 비공개기록 인수 부담 : 통일·외교·안보·수사·정보 분야 비공개기록의 인수 시 보안 요건과 활용 가능성 사이의 균형 확보가 어렵다(곽건홍, 2014).
비밀기록물 인수 인력 의존성 : 봉인봉투·전담 관리요원 동행·관계관 입회 등 보안 절차가 인력 집약적이다.
한시·폐지기관 인수 표준 미비 : 한시기관·폐지기관 기록물 인수 시 보유 권한 명확화·예산 책임·디지털 매체 처리 표준이 미정비되었다(김송이·이영학, 2017).
대량 인수 수용 한계 : 보존기간 30년 이상 기록물의 일률 이관에 따른 영구기록물관리기관 수용 한계가 인수 단계에서도 발생한다.
진본성 검증 도구 미흡 : 디지털포렌식 기반 진본성 검증 도구(2013 R&D)가 일부 기관에만 보급되어 있다.
인수 결과 메타데이터 표준 부족 : 인수 시 자동 생성·기록되는 메타데이터(인수 일자·담당자·검수 결과·서고 위치) 표준이 미흡하다.
인수실 시설 부족 : NAK 11:2025 기준에 비해 영구기록물관리기관의 인수실 면적·장비가 부족하다.

개선방안

인수 제도의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 자동화·표준화·시설 확충 측면에서 다음과 같이 제시된다.

RMS-CAMS 연계 자동 인수 강화 : 박종연(2013)이 제시한 연계 인수 기능을 고도화하여 처리과 → 기록관, 기록관 → 영구기록물관리기관 자동 인수 비중을 확대한다.
비전자기록물 인수 자동 점검 : 이관목록과 실물 일치 여부를 자동 점검하는 시스템 기능을 도입하여 누락을 방지한다.
데이터세트 ETT 절차 표준화 : 임진희·조은희(2010)·NAK 35:2020 기반 ETT(Extract-Transform-Transfer) 절차를 표준화하여 데이터세트 인수 품질을 보장한다.
특수기록관 비공개기록 인수 절차 정비 : 곽건홍(2014)이 제시한 보안과 활용 가능성 균형 모델을 NAK 표준에 반영하여 비공개기록 인수 절차를 정비한다.
비밀기록물 인수 보안 자동화 : 봉인봉투·국가정보원 보안 전송망 외에 폐쇄망 기반 자동 인수 채널을 추가 구축하여 인력 의존도를 낮춘다.
한시·폐지기관 인수 표준 정비 : NAK 15:2021을 보완하여 한시·폐지기관 기록물의 보유 권한·예산·디지털 매체 처리 표준을 명확히 정비한다(김송이·이영학, 2017).
대량 인수 수용 정책 : 영국 TNA OSP(Operational Selection Policy) 모델을 참고하여 30년 이상 일률 이관·인수 방식을 개선하고, 자율형 기록관리 책임제와 연계한다.
디지털포렌식 기반 진본성 검증 도구 확대 : 2013 R&D 디지털포렌식 이관도구를 전 기관 단위로 확대 적용한다.
인수 메타데이터 표준화 : NAK 8 기록관리 메타데이터 표준에 인수 단계 메타데이터(인수 일자·담당자·검수 결과·서고 위치) 요소를 추가한다.
인수실 시설 확충 : NAK 11:2025 기준에 따라 영구기록물관리기관·기록관 인수실의 면적·장비를 확충하고 자동화 기기(바코드·RFID·자동 측정)를 도입한다.
현장용 대용량 인수 기법 도입 : 2019 R&D 「현장용 전자기록 이관기법 및 대용량 전자기록 이관 분석 방안」을 실무에 도입한다.
논리적 인수 도입 : 물리적 매체 이전 없이 메타데이터·접근권한·관리책임만 이전하는 논리적 인수 모델을 도입하여 처리과 활용 가능성을 보장한다.

출처 및 참고

「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제35조·제44조·제68조
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제19조·제20조
행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
NAK 5-1:2014(v2.2), 『기록물 평가·폐기 절차 — 제1부 기록관용』, 국가기록원, 2014.
NAK 11:2025(v2.0), 『기록물관리기관의 보존시설·장비 및 환경 기준』 제4.6.2절, 국가기록원, 2025.12.26.
NAK 15:2021(v2.0), 『한시 및 폐지기관 기록관리』, 국가기록원, 2021.12.28.
NAK 17:2021(v1.3), 『비밀기록물 관리』 제8.3절, 국가기록원, 2021.
NAK 31-1:2022(v2.3)·NAK 31-2:2022(v1.1), 『전자기록물 장기보존패키지』, 국가기록원, 2022.
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국가기록원, 『한시기관·폐지기관 기록물관리지침』, 2020.12.
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황진현·박종연·이태훈 (2014). 「행정정보시스템 기록 이관 절차와 방법 연구 — 원자력안전위원회 MIDAS RASIS RI/RG 업무기록 사례를 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 14(3).
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