평가

기록물의 평가(記錄物評價)는 보존기간이 경과한 기록물에 대해 보존가치를 검토하여 보존기간 재책정·보류·폐기 중 하나로 처리하는 법정 업무절차이다. 기록물 평가는 기록관 또는 특수기록관에서 수행하며, 처리과 의견조회 → 기록물관리 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의의 3단계를 거쳐야 한다. 처리과에서는 일체의 기록물을 독자적으로 폐기할 수 없다.

정의

기록물의 평가는 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 그 행정적·증빙적·역사적 가치를 종합적으로 판단하여 보존기간을 재책정하거나 폐기 또는 보류로 처분하는 절차이다. 평가는 기록관리 전문요원의 전문적 심사와 기록물평가심의회의 심의를 통해 이루어지며, 평가 결과는 기록관리시스템에 반영된다.

보류란 보존기간이 경과한 기록물 중 민원이나 소송 등 당면 현안사항이 발생하여 일정기간 평가를 유예할 필요가 있을 때 적용한다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제27조	기록물의 폐기
동법 시행령	제29조	보존방법
동법 시행령	제43조	기록관 및 특수기록관 소관 기록물 평가 및 폐기
동법 시행규칙	제35조	기록물 평가심의서
NAK 5-1:2014(v2.2)	전체	기록물 평가·폐기 절차 제1부: 기록관용
NAK 8:2022(v2.3)	전체	기록관리 메타데이터 표준

업무 내용 및 절차

평가 대상

구분	평가 대상	비고
일반	기록관·특수기록관 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 10년 이하 기록물	기록관으로 이관된 기록물 한정
장기 보존기록물	보존기간 30년 이상 기록물 중 영구기록물관리기관의 장이 보존장소를 기록관으로 지정한 기록물	준영구: 기산일로부터 70년 경과 시(동종대량기록물은 50년 경과 시) 선정
원본 폐기	전자적 형태로 생산되지 않은 기록물 중 원본을 폐기하고 보존매체만 보존하려는 경우	보존기간 30년 이상은 보존매체 수록 후 3년 경과 + 국가기록관리위원회 심의 필요

※ 이관연기·대출 등의 사유로 처리과에 보존 중인 평가대상 기록물은 기록관으로 이관 후 평가 수행

평가 절차

단계	내용	담당자
① 평가계획 수립	보존기간 경과 기록물 대상 평가·폐기 계획 수립	기록관(특수기록관)
② 평가대상 선정	보존기간 경과 기록물 선정 및 기록물평가심의서 작성	기록관(특수기록관)
③ 처리과 의견조회	기록물평가심의서를 처리과에 송부하여 보존기간 재책정·보류·폐기 의견 수렴	기록관 → 처리과
④ 전문요원 심사	생산부서 의견 및 기록관리기준표·관계법령·보존가치 등을 종합 판단하여 심의서 작성	기록물관리 전문요원
⑤ 기록물평가심의회 심의	처리과 의견·전문요원 심사의견·보존가치 등을 종합 심의하여 처분 결정	기록물평가심의회
⑥ 결과 처리	심의 결과를 기록관리시스템에 반영, 재책정·보류·폐기 집행	기록관(특수기록관)

처리과 의견조회

처리과 기록물관리책임자는 기록관으로부터 의견 제출 요청을 받은 경우, 해당 업무담당자에게 의견 제출을 요청하고, 제출된 의견을 취합·조정하여 처리과 장의 결재를 거쳐 기록관으로 의견을 제출하여야 한다. 의견 작성 시 다음 사항을 종합적으로 검토한다.

유관법령: 유관법령에 해당 기록물의 보존기간과 관련된 내용이 규정되어 있는지 여부
업무활용: 해당 기록물 관련 업무·사업의 종료 여부, 소송 진행 여부, 업무활동 참조 필요성 등
보존기간 책정기준: 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표), 시행령 별표1 보존기간 책정기준, 기관 공통업무·처리과 공통업무 보존기간 준칙 참고

처리과는 폐기·보존기간 재책정·보류 중 하나의 의견을 그 사유와 함께 기록관으로 제출하여야 한다.

기록물관리 전문요원 심사

기록물관리 전문요원은 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단한다.

기록관리기준표(또는 기록물분류기준표)의 해당 단위과제 보존기간
해당 기록물의 관계법령에서 정한 보존기간
기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치 (관련 업무·사업 종료 여부, 소송 진행 여부, 업무 지속성을 위한 참조 가치 여부 등)

기록물평가심의회 구성 및 심의

기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영하며, 기록물의 보존가치 평가에 적합한 5명 이내의 민간전문가 및 소속 직원으로 구성한다. 2명 이상의 민간전문가(통일·외교·안보·수사·정보 분야 기록물 생산기관은 1명 이상)를 포함하여야 한다.

심의회는 개최 전에 기록물평가심의서 등 관련 자료를 위원에게 제공하여야 하며, 다음 사항을 종합적으로 판단한다.

기록물 생산부서의 보존기간 검토의견
기록물관리 전문요원의 심사의견
기록관리기준표·관계 법령에서 정한 보존기간과의 상이 여부
기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치

평가 결과 처리

기록물평가심의서에 기록물철별 평가의견을 반영하며, 심의서의 보존기간은 영구이다. 기록관리시스템에는 다음 사항을 반영한다.

기록물 평가 결과(보존기간 재책정·보류·폐기) 및 사유
재책정된 보존기간 또는 보류기간
폐기 집행 결과(폐기 일자 및 담당자 등)

보존기간 30년 이상 기록물(보존장소: 기록관)의 보존기간이 경과한 경우, 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 추가로 거쳐야 한다.

기록물 폐기 방법

구분	폐기 방법	비고
전자기록물	해당 전자기록물 삭제(복구 불가)	보존매체·저장매체 외부 반출 시 기록관 장의 책임 하에 보안조치 필요. 기록물관리담당자·시스템담당자·정보보안담당자 책임 하에 집행
비전자기록물	용해, 파쇄 등의 방식으로 처리	민간업체 위탁 시 완전 폐기될 때까지 관계공무원 참석·감독 의무(공공기록물법 제27조제3항)

체크리스트

번호	수행업무
4-1	기록관으로부터 기록물 평가에 대한 생산부서 의견 제출을 요청받은 경우, 평가의견을 제출했는지?
4-2	기록관으로부터 비공개기록물의 공개여부에 관한 의견 제출을 요청받은 경우, 공개여부 의견을 제출했는지?

평가 절차 3단계

기록물 평가는 「공공기록물법」 제27조 및 시행령 제43조에 따라 다음 3단계 절차를 거쳐야 한다. 처리과는 일체의 기록물을 독자적으로 폐기할 수 없으며, 기록관 또는 특수기록관에서만 평가·폐기 절차가 가능하다.

단계	주체	내용
1단계	처리과 의견조회	보존기간 경과 기록물 목록을 처리과에 통보하여 의견 수렴(폐기·재책정·보류)
2단계	기록관리 전문요원 심사	처리과 의견을 토대로 기록관리 전문요원이 행정적·증빙적·역사적 가치 검토 후 1차 심사
3단계	기록물평가심의회 심의	외부 민간전문가 포함 위원회가 최종 심의 — 보존가치·자료가치·역사가치 종합 판단

평가 결과는 (1) 폐기, (2) 보존기간 재책정, (3) 보류(민원·소송 등 사유로 평가 유예) 중 하나로 결정된다.

평가 이론

기록물 평가에는 여러 이론적 접근이 존재한다.

미시평가 (개별 기록물 단위 평가) : 기록물철·건 단위로 행정적·증빙적·역사적 가치를 개별 검토.
거시평가(Macroappraisal) : 캐나다 국립도서관·문서보관소 모델 — 사회적 기능·맥락에 기반한 거시적 평가. 공공기록의 사회·문화적 기능 분석을 통해 영구보존 대상을 선별. 한국에는 김명훈(2006)이 적용 시론을 제시.
기능평가 : 정부 기능(BRM 단위과제) 단위로 평가하는 모델. 한국의 단위과제 보존기간 책정 체계가 부분적으로 채택.
독일식 평가론 : 독일 기록관리 담론의 평가 이론으로, 행정적 가치보다 역사적·사회적 가치를 강조(김현진, 2006).
ISO 21946(Records appraisal) : 국제 표준으로 생산 이전 단계의 사전 평가를 강조.

재평가 제도

「공공기록물법 시행령」 제43조에 따라 보존기간이 경과한 기록물은 재평가 대상이 된다.

준영구 기록물 : 보존기간 기산일로부터 70년 경과 시 평가 대상 (동종·대량 기록물은 50년 경과 시).
영구기록물관리기관 단계 재평가 : 영구 보존된 기록물에 대해서도 일정 주기로 재평가하여 보존가치 재검토(이은정 외, 2023).

기록관리기관 평가 (별도 제도)

기록물 평가와 별도로 「공공기록물법」 제8조에 따라 기록관리기관에 대한 정기 평가 제도가 운영된다. 이는 기록관리기관 자체의 운영 수준을 평가하는 것으로, 기록물 평가와 구분된다.

2007년 시범운영 : 기록관리평가 시범운영 결과보고 (2007).
2008년 본격 시행 : 2007년 실적 기준 기록관리현황평가 결과보고 발간 시작.
현행 운영 : 매년 기록관리평가를 실시하여 기관별 평가 결과를 공표.

학술 쟁점 및 연구 동향

기록물 평가에 관한 학술 연구는 평가 이론·전자기록 평가·재평가·분야별 평가 사례를 중심으로 진행되어 왔다.

김명훈(2002) : 「공공기록물의 평가체제에 대한 이론적 검토 — 선별방식 및 가치 범주를 중심으로」에서 한국 평가체제의 이론적 기반을 정립하였다.
이승억(2005)·김명훈(2005) : 전자기록 환경에서의 평가 모델을 분석하여 디지털 환경에 부합하는 평가 체계를 제시하였다.
김명훈(2006) : 「공공기록에 대한 '거시평가(Macroappraisal)' 적용 시론」에서 캐나다 거시평가 모델의 한국 적용 가능성을 분석하였다.
김현진(2006) : 「독일 기록관리 담론에서의 평가론」에서 독일식 평가 이론과 한국 평가 체제의 비교 연구를 수행하였다.
김익한(2006)·이상민(2006) : 조선총독부 공문서·도시계획 기록의 기록학적 평가 모델을 제시하여 식민지 시기 기록의 재평가 이론을 정립하였다.
김명훈(2009) : 「전자기록 환경 하의 현행 평가제도 개선방향 분석」에서 평가방식·평가체제 측면에서의 개선방안을 제시하였다.
류신애·이승휘(2010) : 「공공기록물 재평가 제도 보완 방안」에서 재평가 제도의 한계와 개선방안을 분석하였다.
천권주·김효민(2010) : 「기록물 보존가치 평가 개선방안에 관한 연구 — 육군 특수기록관 사례를 중심으로」에서 군 특수기록관의 평가 체계를 분석하였다.
홍덕용(2012) : 시청각기록물 평가요소 26개를 도출하고 AHP 분석을 통해 맥락영역(0.304)을 1순위로 산출하였다.
설문원(2013) : 「단위과제 기반 공공기록물 평가제도의 문제점과 개선방안」에서 단위과제 단위 일률 평가의 한계를 지적하였다.
이미영(2014) : 「과학기술분야 연구기록의 평가에 관한 연구」에서 과학기술 연구기록의 특수성을 반영한 평가 모델을 제시하였다.
박성진(2017) : 형사사건 기록의 영구보존 대상 선별 적정성 미흡 문제를 지적하고 사건유형별 구분 평가 체계를 제안하였다.
이은정·김다빈·김선유·김희진·류한조(2023) : 「영구기록물관리기관의 재평가체계 설계 연구 — 서울기록원을 중심으로」에서 3단계 평가 체계(법규 기반·업무기능 기반·주제 기반)를 설계하여 영구기록물관리기관 단계 재평가 모델을 제시하였다.

해외 공공기록 평가선별 제도

국가기록원 「기록관리 이슈페이퍼」 제16호(2020.03)에 따르면, 해외 주요국의 평가선별 제도는 다음과 같다.

미국 NARA : 일정·평가 통합 제도(Records Schedule). 모든 기록물의 보존기간을 처분일정(Disposition)으로 사전 결정.
영국 TNA : OSP(Operational Selection Policy) — 부처별 선별 정책에 기반한 영구보존 대상 선별.
캐나다 LAC : 거시평가(Macroappraisal) 모델 — 사회적 기능 분석에 기반한 평가.
호주 NAA : 일반 처분권한(General Disposal Authorities) + 기관별 처분권한.
독일 BArch : 기능 기반 평가 + 표본 추출(Sampling) 방법론 활용.

현황

기록물 평가는 기록관에 의해 연간 계획을 수립하여 수행되며, 기록물평가심의서를 통한 3단계(처리과·전문요원·심의회) 절차가 법적으로 의무화되어 있다. 전자기록물의 급격한 증가로 인해 평가 대상 기록물의 양이 늘어나고 있으며, 특히 행정정보 데이터세트 등 새로운 유형의 기록물에 대한 평가 기준 마련이 과제로 부상하고 있다.

한계

기록물 평가 제도 운영에서는 다음과 같은 구조적·이론적 한계가 지적된다.

대량 누적과 인력 부족 : 보존기간이 경과한 기록물의 대량 누적으로 평가 업무의 적기 수행이 어렵고, 기록관 1인 운영 체제의 인력 부족 문제가 심각하다.
단위과제 단위 일률 평가의 한계 : 동일 단위과제 내 영구가치가 있는 핵심 기록과 단순 참고 기록이 혼재하여 단위과제 단위 일률 평가가 실제 가치 편차를 반영하지 못한다(설문원, 2013).
처리과 의견조회의 형식화 : 처리과 의견조회 시 업무담당자의 전문성 부족과 잦은 인사이동으로 의견이 형식적으로 제출된다. 정부합동감사 평가·선별 영역 49건(18.2%)이 지적되었으며, 중요기록물 보존기간 하향책정·등록정보 누락·단위과제 선택 오류가 빈번했다(김혜영·윤은하, 2020).
기록물평가심의회 독립성 부족 : 민간전문가 확보가 어렵고, 심의의 실질적 독립성이 보장되지 않는 경우가 있다.
전자기록물 폐기 표준화 미흡 : 전자기록물의 폐기 절차와 기술적 방법(완전 삭제·매체 파기 검증)에 대한 표준화가 비전자기록물에 비해 미흡하다.
결재문서 중심 평가 : 결재문서 중심 평가가 비전자·비결재·데이터형 기록·시청각 기록 평가에 부적합하다.
형사사건 기록 영구보존 선별 미흡 : 경찰·검찰 특수기록관 → 국가기록원 이관 형사사건 기록의 영구보존 대상 선별이 자체 내규에 의존하고 있다(박성진, 2017).
시청각 평가요소 실무 적용 미흡 : 시청각기록물 평가요소 26개와 맥락영역 우선순위가 학술적으로 제시되었으나 실무 적용은 제한적이다(홍덕용, 2012).
과학기술 연구기록 특수성 미반영 : 과학기술 분야 연구기록의 특수성(데이터 중심·재현성 검증·지적재산권)이 일반 평가 체계에 반영되지 않았다(이미영, 2014).
영구기록물관리기관 재평가 체계 미정립 : 영구기록물관리기관 단계의 재평가 체계가 학술적으로 제시되었으나 실무 도입은 미비하다(이은정 외, 2023).
보존기간 책정 단계 활용·역사 가치 검토 미흡 : 보존기간 책정 단계에서 활용 가능성·역사 가치 검토가 형식적으로 이루어진다.
평가 거버넌스에 시민·이용자 관점 반영 부족 : 평가 거버넌스에 시민·연구자·이용자 관점 반영이 부족하다.
거시평가 모델 미도입 : 캐나다 거시평가(Macroappraisal) 모델이 한국에 학술적으로 소개되었으나 실무 도입은 미비하다(김명훈, 2006).

개선방안

기록물 평가의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 평가 이론·재평가 체계·단위·시민 거버넌스 측면에서 다음과 같이 제시된다.

거시평가(Macroappraisal) 도입 : 캐나다 LAC 모델을 참고하여 사회적 기능·맥락에 기반한 거시평가 방법론을 도입하여 단위과제 단위 일률 평가의 한계를 보완한다(김명훈, 2006).
2차 평가 메커니즘 도입 : 단위과제 단위 평가의 한계를 보완하기 위해 기록물철·건 단위 추가 평가(2차 평가) 메커니즘을 도입한다(설문원, 2013; 박성진, 2017).
ISO 21946 사전 평가 도입 : ISO 21946(Records appraisal) 표준을 적용하여 생산 이전 단계의 사전 평가를 도입한다.
영구기록물관리기관 재평가 체계 도입 : 이은정 외(2023)의 3단계 재평가 체계(법규 기반·업무기능 기반·주제 기반)를 영구기록물관리기관 단위로 단계적으로 도입한다.
기록관 인력 확충 : 기록관 인력을 확충하고 평가 업무의 연간 계획을 체계화하여 적기 평가를 실현한다.
처리과 의견조회 교육 강화 : 처리과 업무담당자 대상 기록물 평가 의견 작성 교육을 강화하여 의견의 실질적 활용도를 높인다.
기록물평가심의회 독립성 강화 : 기록물평가심의회의 민간전문가 풀(pool)을 확대하고 심의 절차의 투명성·독립성을 강화한다.
전자기록물 폐기 기술 기준 정비 : 전자기록물 폐기의 완전 삭제·매체 파기 검증 기준을 정비하고, 행정정보 데이터세트·시청각 등 새로운 유형의 평가 기준을 마련한다.
매체별 평가 기준 차등 : 시청각(홍덕용, 2012 26개 평가요소)·과학기술 연구기록(이미영, 2014) 등 매체·분야별 특수성을 반영한 평가 기준을 차등 적용한다.
형사사건 사건유형별 평가 : 박성진(2017)이 제시한 형사사건 사건유형별 구분 평가 체계를 도입한다.
활용·역사 가치 다층 검토 : 보존기간 책정 단계에서 활용 가능성·역사 가치를 다층적으로 검토한다.
자율형 기록관리 책임제도 연계 : 평가 결과가 국가기록원 일률 이관 구조와 연동되는 한계를 극복하기 위해 자율형 기록관리 책임제도와 연계한다.
시민·이용자 관점 거버넌스 : 평가 거버넌스에 시민·연구자·이용자 관점을 반영하는 참여 모델을 도입한다.
해외 사례 도입 : 미국 NARA Records Schedule, 영국 TNA OSP, 호주 NAA General Disposal Authorities, 독일 BArch 표본 추출 등 해외 평가선별 제도를 단계적으로 도입한다.

출처 및 참고

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「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제29조·제43조·제53조
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조
행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
NAK 5-1:2014(v2.2), 『기록물 평가·폐기 절차 — 제1부 기록관용』, 국가기록원.
NAK 8:2022(v2.3), 『기록관리 메타데이터 표준』, 국가기록원, 2022.
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국가기록원, 『기록관리 이슈페이퍼 제16호: 해외 공공기록 평가선별제도 관련 사례 및 시사점』, 2020.03.20.
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