기록물평가심의회: 두 판 사이의 차이
폴더 자료(NAK 5-1/5-2, 학술논문 4편) + 웹 검색 보강 — 구성·운영, 심의 사항, 표준 절차, 평가심의서, 현행 운영(서울기록원 2024), 미국 감독제도 비교 + 한계·개선방안 항목 추가
(한계·개선방안 형식 통일 (~다 종결) 및 중복 제거) |
(폴더 자료(NAK 5-1/5-2, 학술논문 4편) + 웹 검색 보강 — 구성·운영, 심의 사항, 표준 절차, 평가심의서, 현행 운영(서울기록원 2024), 미국 감독제도 비교 + 한계·개선방안 항목 추가) |
||
| 135번째 줄: | 135번째 줄: | ||
| 행정정보 데이터세트 || 데이터베이스 삭제, 스토리지 삭제, 매체 파기 등 || 시스템 내 폐기 기능 또는 국가기록원 삭제지원 도구 활용 | | 행정정보 데이터세트 || 데이터베이스 삭제, 스토리지 삭제, 매체 파기 등 || 시스템 내 폐기 기능 또는 국가기록원 삭제지원 도구 활용 | ||
|} | |} | ||
== 구성과 운영 == | |||
시행령 제43조 및 NAK 5-1·5-2 표준에 따른 기록물평가심의회 구성 기준은 설치 기관에 따라 다르다. | |||
=== 기록관·특수기록관 (NAK 5-1) === | |||
* '''위원 정수''' — 위원장 포함 '''5명 이내''' | |||
* '''민간전문가''' — '''2명 이상''' 포함 (통일·외교·안보·수사·정보 분야 기관은 1명 이상으로 완화 가능) | |||
* '''소속 직원''' — 기록관리 담당 부서장 등 | |||
* '''임기''' — 2년 | |||
=== 영구기록물관리기관 (NAK 5-2) === | |||
* '''위원 정수''' — 위원장 포함 '''7명 이내''' | |||
* '''민간전문가''' — '''3명 이상''' 포함 | |||
* '''임기''' — 2년 | |||
* '''예비심사 절차''' — 본 심의 전 별도 운영 (NAK 5-2 §7.3) | |||
민간전문가는 기록학·역사학·문헌정보학·행정학 등 유관 분야의 전문성을 갖춘 자로 위촉한다. | |||
== 심의 사항 == | |||
기록물평가심의회는 다음 사항을 심의·의결한다. | |||
* '''[[보존기간]] 재책정·보류''' — 처리과 의견조회 결과를 종합한 재책정안 심의 | |||
* '''[[폐기]] 결정''' — 보존기간이 경과한 기록물의 폐기 적정성 심의 | |||
* '''평가 정책·기준''' — 기관 차원의 평가 정책 수립 및 기준 변경 사항 | |||
* '''기관장 요청 사항''' — 평가·폐기 관련 추가 의제 | |||
[[영구기록물관리기관]]의 경우 '''준영구·영구 기록물 폐기''' 시 평가·폐기 예고고시 + [[국가기록관리위원회]] 심의를 추가로 거쳐야 한다. | |||
== 표준 절차 (NAK 5-1·5-2) == | |||
=== NAK 5-1 (기록관·특수기록관용) === | |||
# 처리과 의견조회 — 보존기간 경과 기록물 목록 송부, 처리과 의견 회신 | |||
# [[기록물관리전문요원]] 심사 — 기록학적 가치 평가, 보존기간 재책정·보류·폐기 의견서 작성 | |||
# 평가심의회 심의 — 위원회 의결 | |||
# 결과 시행 — 시스템 반영, [[기록관리시스템|RMS]]에서 폐기 처리 또는 보존기간 갱신 | |||
=== NAK 5-2 (영구기록물관리기관용) === | |||
# 평가 대상 추출 | |||
# 예비심사 (영구기관 특유) | |||
# 평가심의회 심의 | |||
# 평가·폐기 예고고시 (준영구·영구의 경우) | |||
# [[국가기록관리위원회]] 심의 (준영구·영구의 경우) | |||
# 결과 시행 | |||
=== 표준 변천 === | |||
* NAK S 5-1:2009 제정 → 2012(v2.1) → 2014(v2.2 현행, 기록관용) | |||
* NAK S 5-2:2010 제정 → 2012(v1.1) → 2022(v1.2 현행, 영구기록물관리기관용) | |||
== 평가심의서 == | |||
기록물평가심의회의 심의 결과는 '''기록물평가심의서''' 형식으로 기록되며, 「[[공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙]]」 제35조에 별지 서식이 규정되어 있다. | |||
=== 박미애(2019) 교육청 사례 분석 === | |||
박미애(2019)는 교육청 기록관의 평가심의서 데이터를 분석하여 다음을 보고하였다. | |||
* 27만여 권 분석 결과 '''99.52%가 원안의결''' — 사실상 거수기 의결 | |||
* 평가심의서 서식이 [[2007년]] 이후 미개정 — 정형화된 항목 부족 | |||
* '''목록 심사''' 위주로 운영되어 실질 심사가 어려움 — 기록물철 제목만으로 의결하는 관행 | |||
* 처리과 의견조회 결과의 무관심·형식적 회신 | |||
== 현행 운영 사례 == | |||
=== 서울기록원 2024년 평가 사업 === | |||
[[서울기록원]] 2024년 기록물 평가 사업 결과 (2024년 11월 보고): | |||
* 평가 대상 기록물 총 '''362,674건''' | |||
* 장기보존 결정 — 198,499건 (54.7%) | |||
* 폐기 권고 — 79,691건 (22%) | |||
=== 국가유산청 2024 === | |||
[[2024년]] 12월 6일 국가유산청 기록물평가심의회 정기 개최. 매년 평가심의회를 운영하는 일반적 관행 확인. | |||
=== 기록관리시스템(RMS)·CAMS와의 연동 === | |||
평가심의 결과는 [[기록관리시스템]]에서 시스템적으로 처리되어야 하나, 이보람(2013) 분석에 따르면 표준RMS의 평가·폐기 기능이 심의 의결과 매끄럽게 연동되지 않는 문제가 있다. 특히 [[정부기능분류체계|BRM]] 도입 후에도 평가·폐기 기능과 [[기록관리기준표]] 변경 사항이 정합되지 않는 사례가 보고되었다. | |||
== 미국 감독제도 비교 (설문원·박인선 2019) == | |||
설문원·박인선(2019)은 미국 [[국립기록청|NARA]]의 기록관리 감독·보고 프로그램을 분석하여 한국 평가·폐기 제도에 다음 시사점을 제시하였다. | |||
* '''사전허가제''' — 폐기 전 NARA의 사전 승인 (Records Schedule) | |||
* '''무단처분 인지조사''' — Unauthorized Disposition 발생 시 NARA가 직접 조사 | |||
* '''PoCA (Plan of Corrective Action)''' — 위반 기관에 시정조치계획 제출 요구 | |||
* '''시민공개''' — 위반·시정 사례를 공개하여 시민 감시 작동 | |||
한국은 [[국가기록원]]이 평가·폐기 감독·보고 권한을 가지지만 시민 공개나 공개적 시정조치 절차가 미비하여 외부 감독이 약한 상태이다. | |||
== 현황 == | == 현황 == | ||
| 157번째 줄: | 245번째 줄: | ||
== 한계 == | == 한계 == | ||
=== 전문성 확보의 어려움 === | === 전문성 확보의 어려움 === | ||
기록물평가심의회는 5명 이내의 소규모 위원회로 운영되며, 민간전문가 2명 이상을 포함해야 하지만 소규모 공공기관에서는 적합한 민간전문가를 확보하기 어려운 경우가 많다. 특히 기록물의 역사적·전문적 가치를 평가할 수 있는 기록학·역사학 분야 전문가의 참여가 저조한 경우 심의의 실질적 효과가 제한될 수 있다. | 기록물평가심의회는 5명 이내의 소규모 위원회로 운영되며, 민간전문가 2명 이상을 포함해야 하지만 소규모 공공기관에서는 적합한 민간전문가를 확보하기 어려운 경우가 많다. 특히 기록물의 역사적·전문적 가치를 평가할 수 있는 기록학·역사학 분야 전문가의 참여가 저조한 경우 심의의 실질적 효과가 제한될 수 있다. | ||
| 170번째 줄: | 259번째 줄: | ||
* 평가 결과의 일률 이관 연동으로 자율성이 부재하다. | * 평가 결과의 일률 이관 연동으로 자율성이 부재하다. | ||
* 시민·연구자 관점 반영이 부족하다. | * 시민·연구자 관점 반영이 부족하다. | ||
* '''심의의 형식성''' — 2시간 회의에 1~2만 건의 기록물을 일괄 처리하는 사례가 빈번하며, 비전문가 위원 위촉으로 인한 부적절한 보존기간 재책정이 발생한다(김명훈 2015, A시청 사례). | |||
* '''평가심의서의 거수기 현상''' — 27만여 권 중 '''99.52%가 원안의결'''로 사실상 형식적 의결에 머무른다(박미애 2019, 교육청 분석). | |||
* '''서식의 정체''' — 평가심의서 서식이 [[2007년]] 이후 미개정되어 정형화된 항목·근거 기재가 부족하다. | |||
* '''목록 심사 관행''' — 기록물철 제목만으로 의결하는 관행이 만연하여 실질 심사가 어렵고, 처리과 의견조회 결과가 형식적으로만 처리된다. | |||
* '''표준 [[기록관리시스템|RMS]] 평가·폐기 기능 정체''' — 심의 의결과 시스템 처리 사이의 매칭이 미흡하고, [[기록관리기준표]] 변경과 정합되지 않는 사례가 있다(이보람 2013). | |||
* '''외부 감독제도 부재''' — 미국 [[국립기록청|NARA]]의 사전허가·무단처분 인지조사·PoCA·시민공개와 같은 외부 감독·시민 감시 메커니즘이 한국에서는 작동하지 않는다(설문원·박인선 2019). | |||
* '''민간전문가 풀의 한정''' — 기록학·역사학·문헌정보학·행정학 등 유관 분야 전문가가 한정되어 있어 위원 풀이 좁고 중복 위촉이 빈번하다. | |||
== 개선방안 == | == 개선방안 == | ||
=== 심의회 위원 구성 기준 개선 === | === 심의회 위원 구성 기준 개선 === | ||
기록물의 유형 및 내용에 따라 적합한 분야별 전문가(기록학·역사학·법학·정보기술 등)가 참여할 수 있도록 위원 구성 기준을 유연화하여야 한다. 소규모 기관을 위한 광역·공동 심의회 운영 방안이나 화상회의를 통한 전문가 참여 확대 방안을 검토할 필요가 있다. | 기록물의 유형 및 내용에 따라 적합한 분야별 전문가(기록학·역사학·법학·정보기술 등)가 참여할 수 있도록 위원 구성 기준을 유연화하여야 한다. 소규모 기관을 위한 광역·공동 심의회 운영 방안이나 화상회의를 통한 전문가 참여 확대 방안을 검토할 필요가 있다. | ||
| 188번째 줄: | 286번째 줄: | ||
* 평가 결과의 [[국가기록원]] 일률 이관 연동을 완화한다. | * 평가 결과의 [[국가기록원]] 일률 이관 연동을 완화한다. | ||
* 시민·연구자 거버넌스를 도입한다. | * 시민·연구자 거버넌스를 도입한다. | ||
* '''목록 심사 → 실질 심사 전환''' — 기록물철 제목 의존을 줄이고 본문 표본 검토·기록학적 평가를 강화한다(박미애 2019; 김명훈 2015). | |||
* '''평가심의서 서식 개정''' — 정형화된 평가 항목·근거·증빙·이력 기재란을 추가한 새 서식을 도입한다. | |||
* '''사전허가제·시정조치 도입''' — 미국 NARA 모델을 참조해 폐기 전 사전허가, 무단처분 시 PoCA(Plan of Corrective Action) 제출 의무를 법제화한다(설문원·박인선 2019). | |||
* '''시민공개 의무화''' — 평가·폐기 위반·시정 사례를 [[국가기록원]] 홈페이지에 공개해 시민 감시가 작동하도록 한다. | |||
* '''[[기록관리시스템]] 평가·폐기 기능 고도화''' — 심의 의결과 시스템 처리의 자동 연동, [[기록관리기준표]] 변경과의 정합성 확보를 위해 표준RMS·[[중앙영구기록관리시스템|CAMS]]의 평가·폐기 모듈을 개편한다(이보람 2013). | |||
* '''AI 기반 평가 보조 도구''' — 기록물 본문 분석으로 보존가치를 자동 추정하여 위원 검토를 지원하는 도구를 도입한다. | |||
* '''민간전문가 풀 확대 및 인증제''' — [[한국기록학회]]·[[한국기록관리학회]]·[[한국기록전문가협회]]가 추천한 인증된 평가위원 풀을 운영하여 위원 풀의 깊이를 확보한다. | |||
* '''기록학적 평가 기준 정립''' — 기관 차원의 평가 정책·기준 문서를 명문화하여 매 회의마다 일관된 의결이 가능하도록 한다. | |||
* '''[[국가기록관리위원회]] 연계 강화''' — 영구·준영구 기록물 폐기 사례에 대한 [[국가기록관리위원회]] 심의의 실질화를 추진한다. | |||
== 관련 항목 == | == 관련 항목 == | ||