편철
기록물의 편철(記錄物의 編綴)은 생산·접수·등록된 기록물을 단위과제카드(기록물철) 단위로 분류하여 묶고, 보존용 표지 및 보존상자로 체계적으로 정리·보관하는 행위를 말한다. 처리과 기록관리에서 등록 다음 단계로, 기록물을 단위과제별로 묶어 이관·보존을 위한 기본 단위를 형성한다. 전자기록생산시스템에서 전자문서는 단위과제카드 선택으로 자동 편철되며, 비전자(종이)문서는 별도의 6단계 편철 절차를 통해 보존상자에 편성·보관한다.
정의
기록물의 편철이란 생산·접수·등록된 기록물을 단위과제카드(기록물철) 단위로 분류하여 묶고, 철 표지·색인목록·보존용 표지를 씌워 보존상자에 편성·보관하는 일련의 행위를 말한다. (공공기록물 관리에 관한 법률 제18조, 시행령 제23조)
편철의 기본 단위는 단위과제카드(기록물철)이다. 단위과제카드는 업무관리시스템에서 단위과제를 참조하여 생성하는 기록물관리의 기본 단위이며, 전자문서시스템에서는 기록물철이 같은 역할을 수행한다. 기록물은 단위과제별로 1개 이상의 단위과제카드를 생성하여 체계적으로 편철·관리하여야 한다.
편철은 기록물의 물리적 보호와 체계적 관리를 위한 핵심 절차로, 올바른 편철이 이루어져야 기록물의 이관·검색·열람이 원활하게 이루어질 수 있다. 이관 시에는 편철된 기록물철(단위과제카드) 단위로 기록관에 이관된다.
법적·제도적 근거
기록물 편철의 의무 및 절차에 관한 근거 법령은 다음과 같다.
| 구분 | 법령·기준 | 주요 내용 |
|---|---|---|
| 기본법 | 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제18조 | 기록물의 등록·분류·편철 등 의무 |
| 기본법 | 동법 제19조 | 기록물의 관리(편철·정리·이관 등) |
| 시행령 | 시행령 제22조 | 기록물의 분류(단위과제별 분류) |
| 시행령 | 시행령 제23조 | 편철 및 관리(편철 방법·보존상자 편성 등) |
| 시행령 | 시행령 제24조 | 기록물의 정리(편철 상태 재검토 포함) |
| 시행규칙 | 시행규칙 제7조, 제8조 | 기록물의 분류·편철 관련 세부 절차 및 서식 |
| 시행규칙 | [별표 2], [별지 제1호 서식] | 기록물 철 표지 및 색인목록(기록물 건 목록) 서식 |
| 국가표준 | NAK 4:2025(v2.3) | 기록관리기준표 작성 및 관리절차(단위과제 편철 기준 포함) |
업무 내용 및 절차
편철의 기본 단위: 단위과제카드(기록물철)
기록물은 단위과제카드(업무관리시스템) 또는 기록물철(전자문서시스템) 단위로 편철·관리된다. 두 개념의 관계는 다음과 같다.
| 구분 | 단위과제카드 | 기록물철 |
|---|---|---|
| 사용 시스템 | 업무관리시스템, 기록관리시스템 | 전자문서시스템, 자료관시스템(기록관리시스템) |
| 개념 | 단위과제를 참조하여 생성하는 기록물관리 기본 단위 | 단위업무별로 생성하는 기록물 편철 단위 |
| 보존기간 | 단위과제의 보존기간 승계 | 단위업무 보존기간 이하 범위에서 개별 책정 가능 |
단위과제카드의 신설 권한은 처리과 BRM담당자(서무담당)에게 부여되며, 단위과제의 신설·변경·종료는 처리과 업무담당자 → 처리과 BRM담당자 → 기관 BRM담당자의 순으로 처리된다.
전자기록생산시스템에서의 편철
| 구분 | 업무관리시스템 | 전자문서시스템 |
|---|---|---|
| 전자문서 | 관련 단위과제카드를 선택하여 편철 | 관련 기록물철을 선택하여 편철 |
| 비전자문서 | 관련 단위과제카드를 선택하여 편철 | 관련 기록물철을 선택하여 편철 |
전자문서는 결재 시 담당자가 단위과제카드(또는 기록물철)를 선택함으로써 자동 편철된다. 분리등록한 비전자 첨부물은 문서와의 연계를 유지할 수 있도록 함께 편철하여야 한다.
- 전자문서의 비전자 첨부물을 분리등록한 경우: 해당 문서의 문서관리카드 또는 전자문서를 출력하여 분리등록한 첨부물과 함께 보관
- 비전자(종이)문서의 비전자 첨부물을 분리등록한 경우: 해당 문서의 문서관리카드 출력본 또는 비전자(종이)문서의 사본을 분리등록한 첨부물과 함께 보관(문서에 사본임을 표시)
비전자(종이)문서의 편철 절차
비전자(종이)문서는 다음 6단계 절차에 따라 편철한다.
| 단계 | 내용 |
|---|---|
| ① 진행문서 파일 사용 | 생산·접수된 문서를 업무 진행 중에는 진행문서 파일에 넣어 관리 |
| ② 파일에서 분리 | 업무 종결 시 진행문서 파일에서 분리 후 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월 31일자) 순으로 분류·정리 |
| ③ 철 표지 및 색인목록 출력 | 전자기록생산시스템에서 기록물 철 표지 및 색인목록(기록물 건 목록)을 출력. 출력이 불가한 경우 시행규칙 [별표2], [별지 제1호 서식]을 활용하여 직접 작성 |
| ④ 보존용 표지·클립 고정 | 철 표지, 색인목록, 문서 순서대로 배열 후 보존용 표지를 씌우고 편철용 클립 또는 집게로 고정 |
| ⑤ 보존상자 편성·표지 부착 | 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성하고 측면에 보존상자 표지(라벨지) 부착 |
| ⑥ 캐비닛 등에 보관 | 편성된 보존상자를 처리과 공동 캐비닛 등에 배치 및 보관 |
기록물철 제목 및 분권 처리
기록물 철 제목은 '단위과제카드명' 또는 '기록물철명'으로 하되, 필요 시 본제목의 우측에 부제목을 추가할 수 있다.
- 예시: 기록물 이관 관리 : 기록물인수인계서(중앙행정기관) (2-1)
- 단위과제카드명/기록물철명 + 부제목 + 권호
편철량이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 철분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기한다.
- 예시: 기록물의 편철관리(2-1), 기록물의 편철관리(2-2)
- 편철량 기준: 일반문서 100매 이내, 카드·도면류 30매 이내
면 표시
비전자(종이)문서 편철 시 면 표시 방법은 다음과 같다.
- 기록물건별 면수를 중앙 하단에, 기록물철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래 순으로 부여
- 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여
- 동일한 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우, 제2권부터는 앞 권호의 마지막 면수에 이어서 일련번호 부여
- 접혀 있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시
- 기록물 철 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시
기록물 유형별 편철 방법
| 유형 | 편철 방법 |
|---|---|
| 문서류 | 보존용 표지 → 면 표시(일련번호) → 보존상자 편성 순으로 처리 |
| 카드류 | 업무 진행 중에는 비치하여 활용, 비치 종결 후 봉투에 편성하여 보존상자에 편성 |
| 도면류 | 도면봉투에 넣어 활용하며, 도면 보관함에 보관 |
| 시청각기록물(사진·필름류) | 보존 봉투 및 보존용 앨범 등에 보관, 좌측 상단에 정보 표기 / 인화사진 봉투 1개=1철, 사진필름 1롤=1철 |
| 시청각기록물(오디오·비디오류) | 사안별로 매체(광디스크·테이프 등) 및 보호케이스에 편성, 동영상 DVD 1장=1철, 음반CD 1장=1철 |
| 시청각기록물(전자파일) | 사안(건)별로 폴더를 편성하여 단위과제카드별 관리, 기록관 이관 시 별도 매체 사용 |
단위과제카드(기록물철) 작성기준 수립
처리과 기록물관리책임자는 부서의 업무유형별로 단위과제카드(기록물철)의 기록물 편철 기준을 수립하여야 하며, 업무담당자들이 활용할 수 있도록 공유하여야 한다. 업무담당자는 담당 업무절차별로 생산되는 기록물의 유형을 정리하고 편철 기준을 마련한다.
단위과제카드 생성 시에는 단위과제와의 업무 유사성을 고려하고, 단위과제카드 간 업무 중복 여부를 확인하여야 한다. 단위과제카드는 단위과제의 보존기간을 그대로 승계하므로 신중한 검토가 필요하다.
수행업무 체크리스트
| 구분 | 수행업무 |
|---|---|
| 2-1 | 보존용 표지, 기록물철 표지, 색인목록과 문서를 순서대로 배열하고 편철했는지? |
| 2-2 | 미등록 기록물을 확인하고 누락기록물은 추가 등록했는지? |
| 2-3 | 등록정보와 실제 기록물 상태의 일치여부를 확인·보완했는지? |
| 2-4 | 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인·수정했는지? |
| 2-5 | 생산·접수등록번호 표시 여부를 확인했는지? |
| 2-6 | 비전자기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 점검하고 면표시를 확정·표기했는지? |
| 2-7 | 보존상자에 생산연도별·보존기간별로 구분하여 담았는지? |
현황
2026년 현재 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템)에서는 전자문서가 결재 시 담당자가 단위과제카드를 선택함으로써 자동 편철된다. 비전자기록물의 경우에는 여전히 담당자가 직접 6단계 절차에 따라 보존상자에 편성·보관하는 방식으로 운영된다. 기관에 따라 BRM(업무분류체계) 관리 시스템의 운영 방식이 상이하여 단위과제카드의 편철 기준이 기관별로 다르게 운영되고 있다.
한계
- 오편철 빈발 : 담당자가 유사한 단위과제카드들 중 잘못된 카드를 선택하거나, 관련성이 낮은 단위과제에 편철하는 오편철 사례가 빈번하게 발생한다.
- 비전자기록물 편철 소홀 : 대면결재·회의록·민원서류 등 비전자기록물이 편철되지 않거나, 보존상자 없이 캐비닛에 산적하는 경우가 있다.
- 단위과제카드 과다 생성 : 업무담당자별로 세분화된 단위과제카드를 남발하여 관리 부담이 증가하고 체계적 편철이 어려워지는 경우가 있다.
- 편철량 초과 방치 : 일반문서 100매, 카드·도면류 30매의 편철 기준을 초과하여도 분권 처리를 하지 않고 방치하는 사례가 발생한다.
- 종이문서 시대 보조 개념에 머물러 있음
- 데이터형·시청각 기록 묶음 표현 한계
- 자동 편철 도구 부재
- 처리과 활용 흐름과 정합성 결여
개선방안
- 전자기록생산시스템 내 오편철 방지를 위한 단위과제카드 자동 추천 기능 도입 및 편철 후 적절성 검토 알림 기능 구현
- 처리과 기록물관리책임자를 통한 단위과제카드(기록물철) 편철 기준서 수립 의무화 및 업무담당자 공유 체계 확립
- 연간 기록물 정리 시 편철 상태 점검 체크리스트를 전자기록생산시스템에 통합하여 자동화된 편철 상태 모니터링 구현
- 비전자기록물 편철 안내를 위한 기관 내 기록관리 교육 강화 및 실무 가이드라인 배포
- 편철 단위에서 데이터형 기록 묶음(BagIt 패키지 등)으로 개념 확장
- 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 처리에 맞춘 편철 기준 재설계
- AI 기반 자동 편철·연결 메타데이터 생성
- 처리과 활용 흐름과 편철 단계의 정합성 보장
관련 항목
출처 및 참고
- 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제2장 처리과의 기록물관리: 제2절 기록물의 등록(pp.23~26), 제2절 기록물의 정리 및 생산현황 통보(pp.62~65)
- 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (법률 제19654호) 제18조, 제19조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제22조, 제23조, 제24조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제7조, 제8조, [별표2], [별지 제1호 서식]
- NAK 4:2025(v2.3), 『기록관리기준표 작성 및 관리절차』, 국가기록원 기록관리 표준