비치기록물

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비치기록물(備置記錄物)은 카드, 도면, 대장 등과 같이 사람, 물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리과에서 기록물 원본을 계속 활용해야 할 필요성이 있는 기록물을 말한다. 「공공기록물법 시행령」 제2조제3호에 따라 카드·도면·대장류만 비치기록물로 지정 가능하며, 2025년 5월 시행령 개정으로 '비치기록물 지정·승인제'가 도입되어 관할 영구기록물관리기관의 승인을 받은 기록물만 처리과에 비치할 수 있게 되었다. 비치기간은 최대 5년이며, 비치기간이 종료된 기록물은 다음 연도 중에 기록관으로 이관하여야 한다.

정의

비치기록물이란 카드, 도면, 대장 등과 같이 사람, 물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리과에서 기록물 원본을 계속 활용해야 할 필요성이 있는 기록물을 말한다. (「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제2조제3호)

비치기록물 제도는 처리과에서 원본 활용이 지속적으로 필요한 특정 유형의 기록물에 한하여, 정규 이관 시기가 도래하더라도 일정 기간 처리과에 원본을 보관·활용할 수 있도록 허용하는 제도이다. 단, 비치기록물 지정이 허용되는 기록물은 카드류·도면류·대장류에 한정되며, 일반문서는 비치기록물로 지정할 수 없다.

비치기록물 지정 대상이 되지 않는 기록물 유형은 다음과 같다.

즉시 열람·출력이 가능한 전자문서
단순 참고용 사본
매뉴얼, 간행물 등

업무 참고용 일반문서는 비치기록물 지정 대상에 해당하지 않으며, 필요한 경우 시행령 제32조제3항에 따른 이관시기 연장 제도를 활용하여야 한다.

법적·제도적 근거

비치기록물의 정의, 지정 및 운영에 관한 근거 법령은 다음과 같다.

구분	법령·기준	주요 내용
기본법	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조	기록물의 관리(처리과 보관 원칙)
시행령	시행령 제2조제3호	비치기록물의 정의(카드·도면·대장류)
시행령	시행령 제31조	비치기록물의 지정 등(지정 주체·기간·절차)
시행령	시행령 제32조제3항	기록물의 이관시기 연장(업무 참고용 일반문서 적용)
시행규칙	시행규칙 [별지 서식]	비치기록물 지정 신청서, 지정 연장 신청서

제도 변천

2025년 5월 20일 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 개정으로 '비치기록물 지정·승인제'가 도입되어, 처리과가 자체적으로 비치기록물을 지정하던 방식에서 관할 영구기록물관리기관의 승인을 받아야 하는 방식으로 변경되었다.

구분	개정 전(~2025.5.19.)	개정 후(2025.5.20.~)
지정 주체	공공기관의 장(처리과 자체 지정)	관할 영구기록물관리기관의 장(지정·승인)
비치 기간	업무활용 종료 시까지(무제한)	최대 5년(필요 시 기존 신청기간 범위 내 연장 가능)
지정 방법	단위과제(기록관리기준표)에 '비치' 표시	지정 후 관할 영구기록물관리기관의 정보통신망에 목록 게시 및 주기적 점검

업무 내용 및 절차