폴더 자료(NAK 10/11-1, 학술논문 6편) + 웹 검색 보강 — 유형, 표준 운영 절차, 시설·환경 표준, 변천사, 최근 동향(RAMP/CRMS) + 한계·개선방안 항목 추가
(기록정책포럼 최종보고서(2022) 정책 진단 — 1인 기록관 체제 해소) |
(폴더 자료(NAK 10/11-1, 학술논문 6편) + 웹 검색 보강 — 유형, 표준 운영 절차, 시설·환경 표준, 변천사, 최근 동향(RAMP/CRMS) + 한계·개선방안 항목 추가) |
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| 국가표준 || NAK 35:2020(v1.0) || 행정정보 데이터세트 기록관리 기준 | | 국가표준 || NAK 35:2020(v1.0) || 행정정보 데이터세트 기록관리 기준 | ||
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== 유형 == | |||
=== 설치근거 기준 === | |||
{| class="wikitable" | |||
! 구분 !! 설치근거 !! 비고 | |||
|- | |||
| 일반 기록관 || 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 || 공공기관 일반 | |||
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| [[특수기록관]] || 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제14조 || 통일·외교·안보·수사·정보 분야 (중앙기록물관리기관장과 협의 설치) | |||
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=== 설치기관 유형별 === | |||
* '''중앙행정기관 기록관''' — 중앙행정기관 본부 (예: [[법무부기록관]], 외교부 외교사료관, 기획재정부 등) | |||
* '''중앙행정기관 소속기관 기록관''' — 지방교정청·지방국세청 등 | |||
* '''지방자치단체 기록관''' — 광역(시·도)·기초(시·군·구) ([[증평기록관]], [[청주기록원]], [[이천시립기록원]] 등이 발전형 사례) | |||
* '''시·도교육청·교육지원청 기록관''' — 본청 + 하급교육행정기관 | |||
* '''각급 학교 기록관''' — 유·초·중·고등학교 (처리과 단위 관리) | |||
* '''[[헌법기관]] 기록관''' — [[국회기록원]]·대법원·헌법재판소·중앙선거관리위원회([[선거기록보존소]]) | |||
* '''군기관·정부산하공공기관 기록관''' — NAK 14 별도 적용 | |||
=== 학술 논문에서 거론된 다각화 모델 === | |||
[[한국기록관리학회|학계]]에서는 기록관 운영을 다음과 같이 다각화하는 모델이 제시되었다(주현미·김익한 2018). | |||
* 기관 유형 — 기록관(현용단계) / 영구기록관(비현용단계) / '''통합기록관'''(현용~비현용 통합) | |||
* 구성 방식 — 단독형 / 공동형 / 위탁형 / 중앙관리형 | |||
* 총 10유형 매트릭스로 기관별 특성·예산·인력에 맞는 선택형 운영 가능 | |||
== 업무 내용 및 절차 == | == 업무 내용 및 절차 == | ||
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| 기록물평가심의회 심의 결과 폐기로 결정된 기록물의 폐기 집행을 실시했는지? | | 기록물평가심의회 심의 결과 폐기로 결정된 기록물의 폐기 집행을 실시했는지? | ||
|} | |} | ||
== 표준 운영 절차 (NAK 10) == | |||
[[국가기록원]]은 기록관·[[특수기록관]]의 운영 절차를 표준화하기 위해 '''NAK 10「기록관 표준운영절차 일반」'''을 제정·운영한다. 현행은 NAK 10:2022(v1.4) (2022. 10. 17. 4차 개정)이며, 본체 9개 절과 부속서 5종으로 구성된다. | |||
=== 본체 구성 === | |||
{| class="wikitable" | |||
! 절 !! 대분류 !! 주요 하위 | |||
|- | |||
| 4 || '''기록관 운영 및 업무 계획''' || 목표·전략 수립, 운영규정, 인력배치, 업무계획, 실태점검, 교육지원, [[기록물평가심의회]] 구성·운영, 통계관리 | |||
|- | |||
| 5 || '''기준관리''' || [[기록관리기준표]] 관리, [[기록물분류기준표]] 관리 | |||
|- | |||
| 6 || '''기록물 정리 및 인수''' || [[기록물 정리|정리]], [[생산현황통보|생산현황 관리]], 처리과 기록물 인수 | |||
|- | |||
| 7 || '''[[평가|처분]]''' || 평가 및 폐기, 영구기록물관리기관으로의 [[이관]] | |||
|- | |||
| 8 || '''보존''' || 서고관리, 정수점검, [[보존포맷]] 변환, 장기보존패키지, 재난·보안 대책 | |||
|- | |||
| 9 || '''정보서비스''' || [[공개재분류]], 열람서비스 | |||
|} | |||
부속서 A~E: 법령 조견표, 전자기록물 인수절차, 비전자기록물 인수절차, 기록관 월별 업무 일정, 기록관 업무 체크리스트. | |||
=== 기록관 인력의 3대 업무영역 (NAK 10 §4.4) === | |||
* '''기록관리 영역''' — 기준관리(기록관리기준표·기록물분류기준표), [[평가]], 기술 | |||
* '''기록보존 영역''' — [[생산현황통보|생산현황 관리]], [[기록물 정리|정리]], [[이관]], 서고관리, 시설·장비 운영 | |||
* '''기록정보서비스 영역''' — 정보공개, [[공개재분류]], [[기록관리시스템]] 운영 | |||
=== NAK 10 연혁 === | |||
* 2009. 12. 30. 제정 (NAK S 10:2009 v1.0) | |||
* 2012. 3. 30. 1차 개정 (v1.1) | |||
* 2020. 6. 30. 2차 개정 (v1.2) — 조사·연구·검토 기록물 의무화, 공개재분류 제도 개선 반영 | |||
* 2021. 6. 30. 3차 개정 (v1.3) — 생산현황 통보 방식 변경, '상태점검 → 상태검사' 용어 통일 | |||
* 2022. 10. 17. 4차 개정 (v1.4) — 시행령 개정에 따른 용어 변경 (현행) | |||
== 시설·환경 표준 (NAK 11-1) == | |||
[[국가기록원]]은 기록관·[[특수기록관]]의 시설·환경 기준을 NAK 11-1:2021(v1.2)로 표준화하고 있다. | |||
=== 보존시설(서고) === | |||
* '''부지선정''' — 건조·시원·배수·배기 양호, 50년 기상·재해 분석, 화학공장·폭발물 저장고·발전소·항공활주로·군사시설 회피, 대기오염·소음·해충 회피 | |||
* '''서고 형태''' — 지상형/지하형 (수해 우려 지역은 반드시 지상형) | |||
* '''서고 면적비율''' — 건축물의 40~70% (최저 40%) | |||
* '''서가''' — 곰팡이 방지를 위해 외벽 미부착, 최하층 단 바닥에서 8.5~15㎝ 이상 확보 | |||
* '''하중''' — 고정식 750kgf/㎡, 이동식 1,000~1,200kgf/㎡ | |||
=== 보존환경 기준 (시행령 별표6) === | |||
{| class="wikitable" | |||
! 구분 !! 종이기록물 !! 전자기록물 | |||
|- | |||
| 온도 || 20±2℃ || 20±2℃ | |||
|- | |||
| 습도 || 50±5% || 40±5% | |||
|- | |||
| 조명 || 서고 100~300럭스(자외선 차단) / 전시관 50~200럭스 || — | |||
|} | |||
=== 시설·장비 차이 (기록관 vs 특수기록관) === | |||
{| class="wikitable" | |||
! 구분 !! 기록관 !! 특수기록관 | |||
|- | |||
| 공기조화 || 항온·항습설비 (보존기간 30년 이상 서고) || 항온·항습설비 (전 서고) | |||
|- | |||
| 소화설비 || 가스식 휴대형 소화기 || 자동 소화시설 (보존서고는 가스식 자동소화시설) | |||
|- | |||
| 보안장비 || 이중 잠금장치 || 폐쇄회로 감시장치 | |||
|- | |||
| 소독장비 || — || 설치 | |||
|} | |||
=== 작업실 및 사용금지 자재 === | |||
* '''작업실''' — 인수실, 등록·정리실 등 일반작업실, 소독 등 대형장비 처리실(특수기록관), 전산실, 마이크로필름실, 열람실, 전시실 | |||
* '''사용금지 자재''' — 석면류·비닐류, 셀룰로오스-질산염/초산염, 페인트류·니스류, 산성 실리콘 실란트, 황화수소 발생 재료, PVC 등 염소 함유 중합체, 포름알데히드 발산 재료 | |||
== 변천사 == | |||
=== 자료관 시대 (1999~2007) === | |||
* [[1999년]] 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정 → '''자료관''' 명칭 사용 | |||
* 정부 수립 이후 50여 년간 공공기관 기록관리 업무는 사실상 '''총무과(문서과 역할)'''가 담당, 처리과 일부 기록 인수와 서고관리에 한정 (곽건홍 2011) | |||
=== 기록관 시대 (2007~) === | |||
* [[2007년]] 4월 5일 「[[공공기록물 관리에 관한 법률]]」 전부개정 → '자료관 → '''기록관'''' 명칭 변경 | |||
* '기획관리 부서 또는 총무부서'에 기록관 설치 규정 | |||
* 2009년 12월 30일 NAK S 10:2009(v1.0) 「기록관 표준운영절차 일반」 제정 | |||
* 2007년 12월 28일 시설·환경 표준 제정 | |||
=== 1인 기록관 체제의 고착화 === | |||
2005년 중앙행정기관 전문 인력 전면 배치 이후 10여 년이 지나도록 조직·기능 측면 정체. 기관 내 행정지원 부서에 [[기록물관리전문요원]] 1명만 배치되는 형태가 일반화되어 '실체 없는 기록관' 문제가 지속되고 있다(임희연 2018; 임진수 2019). | |||
=== 통합기록관 모델 등장 (2018~) === | |||
* 임희연(2018) — 시·도교육청 본청-교육지원청 체계 재편성을 위해 '''통합기록관''' 모델 제안. 집중근무방식 + 「교육관련 기관 기록관리 특례법」 제정 제안. | |||
* 주현미·김익한(2018) — 현용~비현용을 통합 관리하는 '''기관 아카이브로의 기록관 기능 확대''' 모델 제시. 단독형/공동형/위탁형 다각화. | |||
=== 중앙행정기관 독자 기록관 건립 사례 (2015~) === | |||
* 2006년 — 외교부 외교사료관 건립 | |||
* 2015년 — [[법무부기록관]] 건립 추진 ([[2024년]] 11월 25일 공식 개관, 320만 권 규모) | |||
* 2018년 — [[국가형사사법기록관]] 건립 (대검찰청) | |||
== 최근 동향 == | |||
=== 기록물통합서비스플랫폼(RAMP) 확산 (2023~2024) === | |||
[[국가기록원]]은 [[2023년]] [[행정안전부]] 시범 적용을 거쳐 [[2024년]] 5~10월 4회 단계별로 중앙행정기관 48개에 '''기록물통합서비스플랫폼(RAMP)'''을 확산 완료하였다. 기록관과 [[기록관리시스템]](RMS)이 클라우드 기반 RAMP로 통합되면서, 기존 물리적 [[이관]] 방식이 '''논리적 이관'''으로 전환되어 이관 단계의 오류 감소, 기록물 소실 위험 완화, 생산-기록관리 동시 처리가 가능해졌다. | |||
=== 클라우드 기록관리시스템(CRMS) === | |||
클라우드 기록관리시스템(CRMS) 도입으로 기관별 분산 IT 자원이 통합되어 기관 간 기록물 공유·활용이 가능해지고, [[2025년]]부터는 AI 기반 지능형 기록정보 검색 솔루션의 개발·실증이 추진되고 있다. | |||
=== 디지털 플랫폼화 정책 (2024 발표) === | |||
[[2024년]] 10월 [[국가기록원]]은 국가 기록물의 클라우드 기반 디지털 플랫폼화 정책을 발표하여, 검색 기능 강화·기록물 누락 방지를 지향하는 차세대 기록관 운영 모델을 제시하였다. | |||
== 현황 == | == 현황 == | ||
현재 중앙행정기관, 광역·기초 지방자치단체, 교육청 등 대부분의 공공기관에는 기록관이 설치되어 기록관리시스템(RMS)을 통해 처리과로부터 기록물을 인수하고 영구기록물관리기관(국가기록원 등)으로 이관하는 업무를 수행하고 있다. 2026년 기준 국가기록원은 기록관리기준표 정비, 행정정보 데이터세트 관리 기준 적용, 장기보존패키지 변환 등 디지털 기록관리 체계 고도화를 중점 추진하고 있다. | |||
== 한계 == | == 한계 == | ||
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* '''시스템 연계 불완전''' : 기록관리시스템(RMS)과 영구기록관리시스템(CAMS) 간 연계가 모든 기관에서 구현되지 않아, 생산현황 통보나 이관 업무에 수작업 절차가 병행되는 경우가 있다. | * '''시스템 연계 불완전''' : 기록관리시스템(RMS)과 영구기록관리시스템(CAMS) 간 연계가 모든 기관에서 구현되지 않아, 생산현황 통보나 이관 업무에 수작업 절차가 병행되는 경우가 있다. | ||
* '''디지털 기록관리 역량 격차''' : 기관 규모 및 인력에 따라 보존포맷 변환, 장기보존패키지 관리 등 디지털 기록관리 역량에 상당한 격차가 존재한다. | * '''디지털 기록관리 역량 격차''' : 기관 규모 및 인력에 따라 보존포맷 변환, 장기보존패키지 관리 등 디지털 기록관리 역량에 상당한 격차가 존재한다. | ||
* 1인 전담 체제로 운영되는 다수 기록관이다. | |||
* 단기순환·행정직 전환 권유로 전문성이 약화되어 있다. | |||
* 보수교육 강제성이 부재하다. | |||
* 보존 중심으로 활용·서비스 단계가 미흡하다. | |||
* '''1인 기록관 체제'''로 인해 행정지원 부서에 [[기록물관리전문요원]] 1명만 배치되어 '실체 없는 기록관' 문제가 지속되며, [[기록물관리전문요원|기록연구사]]가 사실상 '기록물 폐기사'로 전락하는 경향이 있다(임희연 2018; 임진수 2019). | |||
* 정부 수립 이후 50여 년간 공공기관 기록관리 업무를 총무과가 사실상 문서과·자료관 역할로 동시 수행해 왔고, [[2007년]] 「[[공공기록물 관리에 관한 법률]]」 개정 후에도 대부분 기관에서 총무부서 내 문서과·기록관 편제로 형식적 운영에 그친다(곽건홍 2011). | |||
* 처리과–기록관–영구기록물관리기관의 3단계 물리적 [[이관]] 체제는 [[전자기록물]] 환경에서 비효율적이다(주현미·김익한 2018). | |||
* 17개 시·도교육청 본청은 기록관리팀을 운영하나, 산하 교육지원청은 단 한 곳도 전담 팀이 없으며, 본청-교육지원청 권한 차이와 소규모 교육지원청 폐교 증가로 일률적 1명 배치 방식이 비효율적이다(임희연 2018). | |||
* 중앙행정기관 본부의 보존서고 미보유로 보존공간 부족과 이관보류가 빈번하다(임진수 2019, 법무부 사례). | |||
== 개선방안 == | == 개선방안 == | ||
* 기록물관리 전문요원의 처우 개선 및 전담 인력 확충을 통해 기록관 운영 | * 기록물관리 전문요원의 처우 개선 및 전담 인력 확충을 통해 기록관 운영 역량을 강화한다. | ||
* 소규모 공공기관 대상 기록관 설치 컨설팅 지원 및 공동 기록관 | * 소규모 공공기관 대상 기록관 설치 컨설팅 지원 및 공동 기록관 모델을 확대한다. | ||
* 기록관리시스템(RMS)과 영구기록관리시스템(CAMS) 간 연계 범위 확대로 생산현황 통보 및 이관 | * 기록관리시스템(RMS)과 영구기록관리시스템(CAMS) 간 연계 범위 확대로 생산현황 통보 및 이관 업무를 자동화한다. | ||
* 기록관 기록관리 수행업무 체크리스트를 활용한 자체 평가 및 국가기록원의 정기 | * 기록관 기록관리 수행업무 체크리스트를 활용한 자체 평가 및 국가기록원의 정기 지도·점검을 강화한다. | ||
* 보유 기록물량 기준 N명 전담부서 의무화다. | |||
* [[기록물관리전문요원]] 인사제도 독자를 운영한다. | |||
* 자격증 보수교육·갱신제도를 도입한다. | |||
* 보존 중심에서 활용·서비스 중심으로 패러다임을 전환한다. | |||
* 레코드센터 연계를 검토한다. | |||
* '''문서과(Records Office) — 기록관(Records Center) — 보존기록관(Archives)''' 3단계 분리 전략으로 기록관 독립성을 확보하고 기록관리 프로세스를 전문화한다(곽건홍 2011). | |||
* '''기관 아카이브로의 기록관 기능 확대''' — 현용~준현용~비현용을 통합 관리하는 '기관 아카이브'로 기록관을 진화시키고, ISO 30300 시리즈와 정보거버넌스 원칙(세도나 원칙, EDRM IGRM)을 적용한다(주현미·김익한 2018). | |||
* [[기록물관리전문요원]] 배치기준을 처리과 수·학생 수·기록물 생산량 등을 종합 반영하여 정비한다(임희연 2018). | |||
* '''집중근무방식 통합기록관'''을 도입하여 1인 분산 배치를 통합 운영으로 전환한다(임희연 2018). | |||
* 「[[공공기록물 관리에 관한 법률 시행령]]」 제10조(기록관은 기록물관리부서에 설치 원칙)를 탄력화하여 통합기록관·별도 조직 구성을 허용한다(임진수 2019). | |||
* 영구기록물관리기관에 준하는 시설·장비를 자체 구축하여 자체보관 지정 기록물의 30년 이상 장기 보존·관리, 30년 경과 비공개기록물 [[공개재분류]], 30년·준영구 기록물 평가·폐기 권한을 확보한다(임진수 2019, [[법무부기록관]] 사례). | |||
* 분권형·수평적 네트워크를 구축하여 [[국가기록원]] 중심의 집권적 구조에서 벗어나 자율적·분권적 기록관리를 실현한다. | |||
* 행정기록을 넘어 지역·주제 기반 민간기록·역사기록을 수집하는 '''토탈아카이브''' 모델을 지향한다. | |||
== 관련 항목 == | == 관련 항목 == | ||
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* NAK 4:2025(v2.3), 『기록관리기준표 작성 및 관리절차』, 국가기록원 기록관리 표준 | * NAK 4:2025(v2.3), 『기록관리기준표 작성 및 관리절차』, 국가기록원 기록관리 표준 | ||
* NAK 35:2020(v1.0), 『행정정보 데이터세트 기록관리 기준』, 국가기록원 기록관리 표준 | * NAK 35:2020(v1.0), 『행정정보 데이터세트 기록관리 기준』, 국가기록원 기록관리 표준 | ||
[[분류:기록관리 조직]] | [[분류:기록관리 조직]] | ||
[[분류:기록관 기록물관리]] | [[분류:기록관 기록물관리]] | ||
[[분류:공공기록물관리]] | [[분류:공공기록물관리]] | ||