기록물평가심의회

틀:위키문서 초안

기록물평가심의회는 공공기관이 보유한 기록물의 보존가치를 심의하여 폐기, 보존기간 재책정 또는 보류 여부를 결정하는 기구다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조 및 시행령 제43조에 근거하여 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영하며, 기록물관리 전문요원의 심사와 처리과 의견조회를 거친 기록물에 대해 최종 폐기 여부를 심의·확정하는 역할을 담당한다.

정의

기록물평가심의회는 보존기간이 경과한 기록물에 대해 행정·증빙·역사적 가치를 종합적으로 판단하여 기록물의 처리 방향을 결정하는 법정 심의기구다. 공공기관은 보존기간이 만료된 기록물을 폐기하려는 경우 반드시 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 하며, 처리과(생산부서)는 일체의 기록물을 자체 폐기할 수 없다.

심의 결과는 세 가지로 구분된다.

결과	의미	조치
폐기	행정·역사적 가치가 소멸된 것으로 판단	전자기록물 삭제 또는 비전자기록물 용해·파쇄 등 실행
보존기간 재책정	보존기간이 부적정하게 책정된 것으로 판단	기록물관리기준표 등에 따라 보존기간 변경
보류	민원·소송 등 당면 현안으로 당장 폐기 불가	일정 기간 평가 유예 후 재심의

법적·제도적 근거

법 제27조 기록물 폐기 핵심 내용

「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조는 공공기관이 기록물을 폐기하려는 경우 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 반드시 거치도록 규정한다. 또한 기록물 폐기 시행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우, 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 관계 공무원이 참석하여 감독하도록 의무화하고 있다.

시행령 제43조의 주요 규정

시행령 제43조는 기록관 및 특수기록관 소관 기록물의 평가 및 폐기 절차를 구체적으로 규정하며, 심의회의 구성 기준과 평가 방법을 명시하고 있다. 특수기관(통일·외교·안보·수사·정보 기관)에 대한 민간전문가 포함 기준도 이 조항을 근거로 한다.

업무 내용 및 절차

평가 대상 기록물

구분	대상	비고
일반 기록물	보존기간이 경과한 10년 이하 기록물	기록관 또는 특수기록관 보존 중인 것
장기보존 기록물	보존기간 30년 이상 기록물 중 영구기록물관리기관의 장이 보존장소를 기록관으로 지정한 기록물	영구기록물관리기관과의 협의 필요
준영구 기록물	보존기간 기산일로부터 70년 경과 후	동종·대량 기록물은 50년 경과 후
비전자 기록물 원본	원본을 폐기하고 보존매체만 보존하려는 경우	보존기간 30년 이상은 추가 요건 적용

기록물 평가 업무 절차

① 평가계획 수립

기록관 또는 특수기록관은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가·폐기 계획을 수립하고, 법령에서 정한 처리 절차(처리과 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의)에 따라 업무를 수행하여야 한다.

② 평가대상 선정

기록관 또는 특수기록관은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가 업무를 수행하되, 기록관으로 이관된 기록물이 대상이다. 이관 연기·대출 등의 사유로 생산부서에 보존 중인 평가대상 기록물은 기록관으로 이관하여 평가를 수행한다.

③ 처리과 의견조회

기록관 담당자는 평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견조회를 실시한다. 처리과의 기록물관리책임자는 다음 사항을 고려하여 보존기간 재책정·보류·폐기 의견을 기록관으로 제출한다.

유관법령에 해당 기록물의 보존기간 관련 내용이 규정되어 있는지 여부
해당 기록물과 관련된 업무·사업의 종료 여부, 소송 진행 여부, 업무 지속성을 위한 참조 필요 여부
기록관리기준표, 기록물의 보존기간 책정기준(시행령 [별표1]), 기관 공통업무 보존기간 준칙 등 참고

④ 기록물관리 전문요원 심사

기록물관리 전문요원은 처리과 의견 및 다음 사항을 종합적으로 판단하여 기록물평가심의서를 작성·심의회에 상정한다.

평가대상 기록물의 기록관리기준표 해당 단위과제 보존기간 및 관계법령상 보존기간
기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치 (업무·사업 종료 여부, 소송 여부, 업무 지속성 참조 여부 등)

⑤ 기록물평가심의회 구성·심의

구성

기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영
5명 이내의 민간 전문가 및 소속 직원으로 구성
2명 이상의 민간전문가 포함 필수 (통일·외교·안보·수사·정보 등 기관은 1명 이상)
- 민간전문가: 공무원이 아닌 자 / 국·공립대학 교수는 민간전문가에 해당

심의 진행

심의회 개최 전, 기록물평가심의서 등 관련 자료를 위원에게 일정 기간 전에 제공
심의 시 다음 사항을 종합적으로 고려하여 판단
- 기록물 생산부서의 보존기간 검토의견
- 기록물관리 전문요원의 심사의견
- 기록관리기준표 및 관계 법령에서 정한 보존기간과의 일치 여부
- 기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치

⑥ 기록물평가심의 결과 처리

기록물철별 평가의견을 기록물평가심의서에 반영 (심의서 보존기간: 영구)
재책정 보존기간을 반영하기 위한 기록물 재정리 실시
기록관리시스템에 다음 사항 반영
- 기록물 평가 결과(보존기간 재책정·보류·폐기) 및 사유
- 재책정된 보존기간 또는 보류기간
- 폐기 집행 결과 (폐기 일자 및 담당자 등)

특수 유형별 평가 규정

보존기간 30년 이상 기록물 (보존장소가 기록관으로 지정된 경우)

생산부서 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의 → 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 거쳐 보존기간 재책정·폐기·보류로 처리하여야 한다. 준영구 기록물은 기산일로부터 70년(동종·대량 기록물은 50년) 경과 후 평가한다.

비전자기록물 원본 폐기 (보존매체 수록 후 원본 폐기)

생산부서 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의를 거쳐 원본 폐기가 가능하다. 단, 보존기간 30년 이상 기록물은 보존매체 수록 후 3년이 경과한 뒤 기록물평가심의회 심의 및 국가기록관리위원회 심의를 거쳐야 원본 폐기가 가능하다.

행정정보 데이터세트 폐기

행정정보 데이터세트 역시 처리과 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기 여부를 최종 확인한다. 폐기 시 관리해야 하는 메타데이터로는 단위기능명, 데이터 적용범위, 용량, 건수, 폐기 방식, 실행 일시, 실행자·입회자, 평가심의결과 등이 있다.

행정박물 폐기

행정박물의 경우에도 기록물평가심의회를 개최하여 폐기 여부를 최종 확인한다. 전문요원은 해당 행정박물의 행정적·역사적·예술적·문화적 가치 및 훼손도 여부를 종합적으로 판단하여 기록물평가심의서를 작성한다.

기록물 폐기 방법

기록물 유형	폐기 방법	유의사항
전자기록물	삭제 (복구 불가)	보존매체·저장매체 반출 시 기록관장 책임 하 보안 조치; 기록물관리·시스템·정보보안 담당자 공동 집행
비전자기록물	용해, 파쇄 등	외부 위탁 시 관계 공무원 감독 의무
행정정보 데이터세트	데이터베이스 삭제, 스토리지 삭제, 매체 파기 등	시스템 내 폐기 기능 또는 국가기록원 삭제지원 도구 활용

구성과 운영

시행령 제43조 및 NAK 5-1·5-2 표준에 따른 기록물평가심의회 구성 기준은 설치 기관에 따라 다르다.

기록관·특수기록관 (NAK 5-1)

위원 정수 — 위원장 포함 5명 이내
민간전문가 — 2명 이상 포함 (통일·외교·안보·수사·정보 분야 기관은 1명 이상으로 완화 가능)
소속 직원 — 기록관리 담당 부서장 등
임기 — 2년

영구기록물관리기관 (NAK 5-2)

위원 정수 — 위원장 포함 7명 이내
민간전문가 — 3명 이상 포함
임기 — 2년
예비심사 절차 — 본 심의 전 별도 운영 (NAK 5-2 §7.3)

민간전문가는 기록학·역사학·문헌정보학·행정학 등 유관 분야의 전문성을 갖춘 자로 위촉한다.

심의 사항

기록물평가심의회는 다음 사항을 심의·의결한다.

보존기간 재책정·보류 — 처리과 의견조회 결과를 종합한 재책정안 심의
폐기 결정 — 보존기간이 경과한 기록물의 폐기 적정성 심의
평가 정책·기준 — 기관 차원의 평가 정책 수립 및 기준 변경 사항
기관장 요청 사항 — 평가·폐기 관련 추가 의제

영구기록물관리기관의 경우 준영구·영구 기록물 폐기 시 평가·폐기 예고고시 + 국가기록관리위원회 심의를 추가로 거쳐야 한다.

표준 절차 (NAK 5-1·5-2)

NAK 5-1 (기록관·특수기록관용)

처리과 의견조회 — 보존기간 경과 기록물 목록 송부, 처리과 의견 회신
기록물관리전문요원 심사 — 기록학적 가치 평가, 보존기간 재책정·보류·폐기 의견서 작성
평가심의회 심의 — 위원회 의결
결과 시행 — 시스템 반영, RMS에서 폐기 처리 또는 보존기간 갱신

NAK 5-2 (영구기록물관리기관용)

평가 대상 추출
예비심사 (영구기관 특유)
평가심의회 심의
평가·폐기 예고고시 (준영구·영구의 경우)
국가기록관리위원회 심의 (준영구·영구의 경우)
결과 시행

표준 변천

NAK S 5-1:2009 제정 → 2012(v2.1) → 2014(v2.2 현행, 기록관용)
NAK S 5-2:2010 제정 → 2012(v1.1) → 2022(v1.2 현행, 영구기록물관리기관용)

평가심의서

기록물평가심의회의 심의 결과는 기록물평가심의서 형식으로 기록되며, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조에 별지 서식이 규정되어 있다.

박미애(2019) 교육청 사례 분석

박미애(2019)는 교육청 기록관의 평가심의서 데이터를 분석하여 다음을 보고하였다.

27만여 권 분석 결과 99.52%가 원안의결 — 사실상 거수기 의결
평가심의서 서식이 2007년 이후 미개정 — 정형화된 항목 부족
목록 심사 위주로 운영되어 실질 심사가 어려움 — 기록물철 제목만으로 의결하는 관행
처리과 의견조회 결과의 무관심·형식적 회신

현행 운영 사례

서울기록원 2024년 평가 사업

서울기록원 2024년 기록물 평가 사업 결과 (2024년 11월 보고):

평가 대상 기록물 총 362,674건
장기보존 결정 — 198,499건 (54.7%)
폐기 권고 — 79,691건 (22%)

국가유산청 2024

2024년 12월 6일 국가유산청 기록물평가심의회 정기 개최. 매년 평가심의회를 운영하는 일반적 관행 확인.

기록관리시스템(RMS)·CAMS와의 연동

평가심의 결과는 기록관리시스템에서 시스템적으로 처리되어야 하나, 이보람(2013) 분석에 따르면 표준RMS의 평가·폐기 기능이 심의 의결과 매끄럽게 연동되지 않는 문제가 있다. 특히 BRM 도입 후에도 평가·폐기 기능과 기록관리기준표 변경 사항이 정합되지 않는 사례가 보고되었다.

미국 감독제도 비교 (설문원·박인선 2019)

설문원·박인선(2019)은 미국 NARA의 기록관리 감독·보고 프로그램을 분석하여 한국 평가·폐기 제도에 다음 시사점을 제시하였다.

사전허가제 — 폐기 전 NARA의 사전 승인 (Records Schedule)
무단처분 인지조사 — Unauthorized Disposition 발생 시 NARA가 직접 조사
PoCA (Plan of Corrective Action) — 위반 기관에 시정조치계획 제출 요구
시민공개 — 위반·시정 사례를 공개하여 시민 감시 작동

한국은 국가기록원이 평가·폐기 감독·보고 권한을 가지지만 시민 공개나 공개적 시정조치 절차가 미비하여 외부 감독이 약한 상태이다.

현황

설치 의무 및 운영 현황

기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 설치된 모든 공공기관에서 의무적으로 운영해야 하는 법정 심의기구다. 2026년 기준, 각급 기록관은 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 정기적 또는 수시 평가를 실시하고 있으며, 심의회 운영 여부는 국가기록원의 기록관리 점검 지표(체크리스트)에 포함되어 있다.

기록물 평가·폐기 주요 점검 지표

점검 항목	확인 내용
8-1	평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견 조회를 실시했는지?
8-2	기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회 심의를 실시했는지?
8-3	기록물평가심의회 심의 결과를 기록관리시스템에 반영했는지?
8-4	기록물평가심의회 심의 결과 폐기로 결정된 기록물의 폐기 집행을 실시했는지?

기록물평가심의서 서식

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 [별지 제10호 서식]으로 규정된 기록물평가심의서는 기록물철 단위와 기록물건 단위 두 가지 양식으로 제공된다. 심의서에는 분류번호, 생산연도, 기록물철 제목, 보존기간 만료일, 처리과 의견, 전문요원 평가의견, 심의회 의견 등을 기재하며, 심의서 자체의 보존기간은 영구로 관리한다.

한계

전문성 확보의 어려움

기록물평가심의회는 5명 이내의 소규모 위원회로 운영되며, 민간전문가 2명 이상을 포함해야 하지만 소규모 공공기관에서는 적합한 민간전문가를 확보하기 어려운 경우가 많다. 특히 기록물의 역사적·전문적 가치를 평가할 수 있는 기록학·역사학 분야 전문가의 참여가 저조한 경우 심의의 실질적 효과가 제한될 수 있다.

형식적 심의 가능성

처리과 의견조회와 전문요원 심사를 거친 이후 심의회에 상정되는 구조상, 심의회가 실질적 재검토보다는 기존 의견을 추인하는 형식적 절차로 운영될 우려가 있다. 심의 전 관련 자료를 위원에게 제공하도록 규정하고 있으나, 사전 검토 기간이 충분히 보장되지 않는 경우 심도 있는 심의가 어렵다.

행정정보 데이터세트 평가의 기술적 한계

행정정보 데이터세트의 경우, 대용량 데이터의 보존가치를 평가하는 데 필요한 기술적 전문성과 도구가 부족한 실정이다. 데이터세트의 특성·범위·가치를 정확히 파악하기 위한 표준화된 평가 방법론이 아직 정착 단계에 있어, 심의회의 판단이 피상적인 수준에 그칠 수 있다.

전문요원 미배치 기관의 문제

기록물관리 전문요원이 배치되지 않은 기록관의 경우, 본청 등에서 전문요원을 일시 파견하더라도 파견 전문요원이 아닌 해당 기관 소속 전문요원이 평가 및 폐기 절차를 진행하도록 규정되어 있어, 전문요원 미배치 기관에서 평가 업무 수행에 어려움이 발생한다.

결재문서 중심 평가심의 절차다.
데이터형 기록·시청각 기록 평가 어려움이다.
평가 결과의 일률 이관 연동으로 자율성이 부재하다.
시민·연구자 관점 반영이 부족하다.
심의의 형식성 — 2시간 회의에 1~2만 건의 기록물을 일괄 처리하는 사례가 빈번하며, 비전문가 위원 위촉으로 인한 부적절한 보존기간 재책정이 발생한다(김명훈 2015, A시청 사례).
평가심의서의 거수기 현상 — 27만여 권 중 99.52%가 원안의결로 사실상 형식적 의결에 머무른다(박미애 2019, 교육청 분석).
서식의 정체 — 평가심의서 서식이 2007년 이후 미개정되어 정형화된 항목·근거 기재가 부족하다.
목록 심사 관행 — 기록물철 제목만으로 의결하는 관행이 만연하여 실질 심사가 어렵고, 처리과 의견조회 결과가 형식적으로만 처리된다.
표준 RMS 평가·폐기 기능 정체 — 심의 의결과 시스템 처리 사이의 매칭이 미흡하고, 기록관리기준표 변경과 정합되지 않는 사례가 있다(이보람 2013).
외부 감독제도 부재 — 미국 NARA의 사전허가·무단처분 인지조사·PoCA·시민공개와 같은 외부 감독·시민 감시 메커니즘이 한국에서는 작동하지 않는다(설문원·박인선 2019).
민간전문가 풀의 한정 — 기록학·역사학·문헌정보학·행정학 등 유관 분야 전문가가 한정되어 있어 위원 풀이 좁고 중복 위촉이 빈번하다.

개선방안

심의회 위원 구성 기준 개선

기록물의 유형 및 내용에 따라 적합한 분야별 전문가(기록학·역사학·법학·정보기술 등)가 참여할 수 있도록 위원 구성 기준을 유연화하여야 한다. 소규모 기관을 위한 광역·공동 심의회 운영 방안이나 화상회의를 통한 전문가 참여 확대 방안을 검토할 필요가 있다.

사전 검토 기간 및 자료 제공 의무 강화

심의회 개최 전 심의 자료 제공 기간을 법령 또는 고시에서 구체적으로 명시하여, 위원들이 충분한 사전 검토를 통해 실질적인 심의를 진행할 수 있도록 해야 한다. 기록물평가심의서 외에도 대표 기록물 샘플 열람 기회를 제공하는 방안도 검토할 수 있다.

행정정보 데이터세트 전용 평가 기준 수립

행정정보 데이터세트의 보존가치 평가를 위한 별도의 표준화된 평가 지표와 도구를 개발하여, 심의회가 데이터세트의 특성을 충분히 반영한 판단을 내릴 수 있도록 지원하여야 한다. 데이터세트 평가 시 정보기술 전문가의 참여를 의무화하는 방안도 고려할 수 있다.

디지털 기반 평가 지원 시스템 강화

기록관리시스템과 연계하여 보존기간 경과 기록물의 자동 추출, 평가심의서 자동 생성, 심의 결과 즉시 반영 등 디지털 기반 평가 지원 기능을 강화함으로써, 담당자의 업무 부담을 줄이고 심의의 정확성을 높여야 한다.

전문요원 미배치 기관 지원 체계 확립

기록물관리 전문요원 미배치 기관에 대해 관할 영구기록물관리기관이 파견 또는 협력 지원을 통해 평가 절차를 이행할 수 있도록 제도적 근거를 마련하여야 한다. 광역 단위의 공동 평가·폐기 지원 체계를 구축하는 방안도 검토가 필요하다.

ISO 21946(Records appraisal) 기반 사전평가를 도입한다.
데이터형 기록·행정정보데이터세트 평가 기준을 정비한다.
활용·서비스 가치를 함께 검토하는 다층 평가 프레이다.
평가 결과의 국가기록원 일률 이관 연동을 완화한다.
시민·연구자 거버넌스를 도입한다.
목록 심사 → 실질 심사 전환 — 기록물철 제목 의존을 줄이고 본문 표본 검토·기록학적 평가를 강화한다(박미애 2019; 김명훈 2015).
평가심의서 서식 개정 — 정형화된 평가 항목·근거·증빙·이력 기재란을 추가한 새 서식을 도입한다.
사전허가제·시정조치 도입 — 미국 NARA 모델을 참조해 폐기 전 사전허가, 무단처분 시 PoCA(Plan of Corrective Action) 제출 의무를 법제화한다(설문원·박인선 2019).
시민공개 의무화 — 평가·폐기 위반·시정 사례를 국가기록원 홈페이지에 공개해 시민 감시가 작동하도록 한다.
기록관리시스템 평가·폐기 기능 고도화 — 심의 의결과 시스템 처리의 자동 연동, 기록관리기준표 변경과의 정합성 확보를 위해 표준RMS·CAMS의 평가·폐기 모듈을 개편한다(이보람 2013).
AI 기반 평가 보조 도구 — 기록물 본문 분석으로 보존가치를 자동 추정하여 위원 검토를 지원하는 도구를 도입한다.
민간전문가 풀 확대 및 인증제 — 한국기록학회·한국기록관리학회·한국기록전문가협회가 추천한 인증된 평가위원 풀을 운영하여 위원 풀의 깊이를 확보한다.
기록학적 평가 기준 정립 — 기관 차원의 평가 정책·기준 문서를 명문화하여 매 회의마다 일관된 의결이 가능하도록 한다.
국가기록관리위원회 연계 강화 — 영구·준영구 기록물 폐기 사례에 대한 국가기록관리위원회 심의의 실질화를 추진한다.

출처 및 참고

국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조(기록물의 폐기)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조(기록물평가심의서)
NAK 5-1:2014(v2.2) 「기록물 평가·폐기 절차 제1부 : 기록관용」
NAK 8:2022(v2.3) 「기록관리 메타데이터 표준」