생산
기록물의 생산(記錄物의 生産)은 공공기관이 업무의 입안단계부터 종결단계까지 수행한 모든 과정 및 결과를 기록물로 만들어 관리하는 행위를 말한다. 처리과 기록관리의 출발점으로, 기록물을 적시에 생산하고 전자기록생산시스템에 등록·편철함으로써 기록물 생애주기 관리의 기반이 형성된다. 공공기관은 조사·연구·검토 기록물, 회의록·속기록, 시청각기록물 등 주요 기록물을 의무적으로 생산하여야 하며, 생산된 기록물은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·편철하여야 한다.
정의
기록물의 생산이란 공공기관이 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 필요한 조치를 마련하고, 결재 또는 접수한 기록물과 결재과정의 수정내용·이력 정보, 업무수행과정의 보고사항·검토사항 등을 기록물로 남기는 일체의 행위를 말한다.(공공기록물 관리에 관한 법률 제16조, 시행령 제16조)
기록물의 생산은 처리과 기록관리의 첫 단계이자 가장 핵심적인 단계로, 적법하고 충실한 기록물 생산이 이루어져야만 이후의 등록·편철·이관·보존 등 모든 과정이 정상적으로 작동할 수 있다. 생산된 기록물은 진본성(Authenticity), 무결성(Integrity), 신뢰성(Reliability), 이용가능성(Availability)의 4대 품질 요건을 갖추어야 한다.
공문서는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제4조에 따라 다음과 같이 구분된다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 법규문서 | 헌법·법률·대통령령·총리령·부령·조례·규칙 등에 관한 문서 |
| 지시문서 | 훈령·지시·예규·일일명령 등 행정기관이 하급기관이나 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서 |
| 공고문서 | 고시·공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서 |
| 비치문서 | 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서 |
| 민원문서 | 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서 |
| 일반문서 | 위 각 호에 속하지 아니하는 모든 문서 |
법적·제도적 근거
기록물 생산의 의무 및 절차에 관한 근거 법령은 다음과 같다.
| 구분 | 법령·기준 | 주요 내용 |
|---|---|---|
| 기본법 | 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제16조 | 업무과정에 기반한 기록물관리 원칙, 기록물 생산 의무 |
| 기본법 | 동법 제17조 | 주요 기록물(조사·연구·검토 기록물, 회의록, 시청각기록물)의 생산 의무 |
| 기본법 | 동법 제18조 | 기록물의 등록·분류·편철 의무 |
| 기본법 | 동법 제23조 | 시청각기록물의 관리 |
| 시행령 | 시행령 제16조 | 업무수행과정에서의 기록물 생산 범위 |
| 시행령 | 시행령 제17조 | 조사·연구 또는 검토 기록물의 생산 대상 및 구성요소 |
| 시행령 | 시행령 제18조 | 회의록 작성 대상 및 방법, 속기록·녹음기록 생산 의무 |
| 시행령 | 시행령 제19조 | 시청각기록물의 생산 의무 대상 |
| 시행령 | 시행령 제20조 | 기록물의 등록 방법 |
| 시행령 | 시행령 제21조 | 공식문서 외의 중요기록물의 등록·관리 |
| 시행령 | 시행령 제22조 | 기록물의 분류 |
| 시행령 | 시행령 제23조 | 편철 및 관리 |
| 시행규칙 | 시행규칙 제4조~제13조 | 기록물 등록·분류·편철 관련 세부 절차 및 서식 |
| 관련 규정 | 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제4조 | 공문서의 종류 |
업무 내용 및 절차
기본 생산 원칙
공공기관은 업무 입안단계부터 종결단계까지 모든 과정과 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위한 조치를 마련하여야 한다. 기록물이 생산되는 단계부터 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 등)에 등록하여 관리하는 것을 원칙으로 한다.
공공기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항·검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다. 기록물은 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 취하여야 한다.
주요 기록물의 생산 의무
1. 조사·연구 또는 검토 기록물
공공기관은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과 등을 기록물로 생산하여야 한다. 생산 대상은 다음과 같다.
- 법령의 제정 또는 개정 관련 사항
- 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
- 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
- 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등
- 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업
- 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항
조사·연구·검토 기록물은 다음 구성요소를 포함하여야 한다: 조사·연구·검토 배경, 제안자 등 관련자의 소속·직급·성명, 기관장 또는 관계기관의 지시·지침 또는 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상되는 효과 또는 결과의 분석.
2. 회의록 및 속기록
공공기관은 다음과 같은 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.
- 대통령이 참석하는 회의
- 국무총리가 참석하는 회의
- 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
- 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
- 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
- 지방자치단체장, 교육감 및 교육장이 참석하는 회의
- 공공기록물법 시행령 제3조 각 호의 기관의 장이 참석하는 회의
- 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
위 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록을 생산하여야 한다. 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산한다.
회의록은 회의명, 회의 개최 부서(기관), 일시 및 장소, 참석자·배석자 명단, 회의 진행순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정사항 및 표결내용을 포함하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통해 생산 또는 등록하여 관리한다. 회의록 생산의무 회의는 보존기간 30년 이상, 속기록(또는 녹음기록) 생산의무 회의는 보존기간 영구의 단위과제를 생성하여 편철한다.
3. 시청각기록물
공공기관은 주요 직위자의 업무 관련 활동 사진, 국가 및 지방자치단체의 주요 행사, 대규모사업 현장, 사료적 가치가 높은 구조물 등에 대하여 시청각기록물(사진·동영상)을 생산하여야 한다.
시청각기록물을 생산한 경우에는 전자기록생산시스템에 등록하며, 등록 시 다음 사항을 반드시 입력하여야 한다: 제목(사안별 제목), 해당 단위과제카드, 관련 문서정보, 생산일자(내용요약에 입력), 쪽수(디지털파일은 파일 개수, 아날로그는 매/롤/점 수), 생산정보(생산일자·주요내용·장소·주요 인물 성명·직위 및 위치정보).
기록물의 등록
생산 또는 접수된 기록물은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·관리한다.
| 구분 | 전자문서 | 비전자문서 |
|---|---|---|
| 생산 | 자동 등록 | 생산자가 비전자문서 등록 기능을 사용하여 등록 |
| 접수 | 자동 등록 | 접수자가 비전자문서 등록 기능을 사용하여 등록 |
등록 시 주의사항은 다음과 같다.
- 전자기록생산시스템의 문서등록대장 이외에 별도의 수기등록대장을 운영하지 않는다.
- 전자문서 본문 및 붙임파일의 파일명에 특수문자가 포함되지 않도록 주의한다.
- 전자문서 붙임파일의 압축 시 공개 압축SW(윈도우 내장, 반디집, 7-Zip 등)는 이용 가능하나, 상용 압축SW(.egg, .alz)는 사용을 금지한다.
- 기관 자체 문서보안솔루션(DRM) 적용은 금지한다(기록관리시스템, CAMS 등에서 해제 및 열람이 불가능한 경우).
비전자문서를 등록한 경우에는 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 시행규칙 [별표 1]의 표시방법에 따라 기록물에 표기하여야 한다. 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 경우에는 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물을 별도로 등록하고 동일한 등록번호 체계(-분리연번)로 관리한다.
기록물의 편철
기록물 편철은 다음 절차에 따라 수행한다.
- 생산·접수된 문서는 진행문서 파일에 넣어 관리
- 업무 종결 시 진행문서 파일에서 분리 후, 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월 31일자) 순으로 분류·정리
- 전자기록생산시스템에서 기록물 철 표지 및 색인목록(기록물 건 목록) 출력
- 보존용 표지를 씌우고 편철용 클립 또는 집게로 고정 (문서류 기준: 100매 이내)
- 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성하고 보존상자 표지 부착
- 편성된 보존상자를 처리과 공동 캐비닛 등에 배치 및 보관
편철량이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물 철에 동일한 제목과 철분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기한다. 비전자(종이)문서의 경우에는 기록물건별 면수를 중앙 하단에, 기록물철별 면수를 우측 하단에 순서대로 부여한다.
수행업무 체크리스트
| 구분 | 수행업무 |
|---|---|
| 1-1 | 주요 정책 또는 사업 추진과정에서 조사·연구·검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산·등록했는지? |
| 1-2 | 주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성·등록했는지? |
| 1-3 | 주요 업무수행과 관련된 시청각기록물을 생산·등록했는지? |
| 1-4 | 공식문서 외의 중요기록물을 등록·관리했는지? |
| 1-5 | 간행물 발간 시 발간등록번호 부여 신청을 했는지? |
| 1-6 | 발간된 간행물을 기록관, 영구기록물관리기관에 송부했는지? |
| 1-7 | 비전자기록물을 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템의 '문서등록대장'에 등록하여 관리했는지? |
| 1-8 | 비전자기록물을 생산·접수 시 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 표기했는지? |
| 1-9 | 규격차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 기록물은 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물을 등록했는지? |
| 1-10 | 전자문서 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 DRM 적용을 금지했는지? |
생산 의무 강화 변천사
기록물 생산 제도는 1999년 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정 이후 주요 기록물 생산의무 대상 확장과 시청각·동영상·메타데이터 통제 강화 흐름으로 발전해 왔다.
| 시기 | 근거 | 핵심 변화 |
|---|---|---|
| 1999.01 | 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정 | 기록물 생산현황 통보 제도 도입. 각급 기관의 생산·보유 현황 파악 시작 |
| 2007.04 | 「공공기록물법」 전부개정 | 업무과정 기반 기록물관리 의무 확립(법 §16①). 주요 기록물 생산의무 신설(법 §17): 회의록·시청각기록물·간행물 |
| 2012~2015 | NAK 19-1·19-2·19-3 | 전자기록생산시스템(기록관리시스템·전자문서시스템·업무관리시스템) 기능요건 표준화 |
| 2019.12 | 「공공기록물법」 개정 | 조사·연구 또는 검토 기록물 생산의무 신설(법 §17). 정책결정 과정의 기록 강화 |
| 2020.03·05 | 시행령 개정 | 회의록 작성·관리 및 시청각기록물 생산 기준 개정. 동영상기록물 별도 5종 신설 |
| 2022.10 | NAK 3:2022(v2.5) 처리과 기록관리 업무처리 절차 | 생산의무 대상 구체화. 영구기록물관리기관장 지정 회의 시 속기록·녹음 추가 작성 |
| 2022.10 | NAK 8:2022(v2.3) 기록관리 메타데이터 표준 | 생산 단계 메타데이터 요건 정비 |
주요 기록물 생산 의무 대상
「공공기록물법」 제17조 및 시행령에 따라 다음의 주요 기록물은 의무적으로 생산하여야 한다.
| 유형 | 대상 | 근거 |
|---|---|---|
| 조사·연구·검토 기록물 (5종) | 법령 제·개정 / 조례 제·개정 등 주요 정책 결정 / 행정예고 대상사항 / 국제기구·외국정부 조약·협약·협정·의정서 / 「국가재정법」 §38 대규모 사업·공사 / 기록물관리기관장이 인정하는 사항 | 법 §17, 시행령 §17① |
| 회의록 (9종) | 대통령 참석 / 국무총리 참석 / 차관급 이상 주요 직위자 구성 회의 / 정당과 업무협의 차관급 이상 회의 / 개별·특별법상 위원회·심의회 / 지자체장·교육감·교육장 참석 / 시행령 §3 1~4호 기관장 및 5호 중 「고등교육법」 학교장 참석 / 시행령 §17① 각호 사항 심의 (실)국장급 이상 3인 이상 참석 / 그 밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의 | 법 §17, 시행령 §18 |
| 속기록·녹음기록 (영구기록물관리기관장 지정) | 위 회의 중 (1)(2)(3)(5)(6) 회의 중 영구기록물관리기관장이 지정하는 주요회의 — 회의록 + 속기록 또는 녹음기록 중 하나(녹음기록이면 녹취록 함께) 추가 생산 | 시행령 §18② |
| 시청각기록물 | 주요 업무수행과 관련하여 생산된 사진·동영상·음성 기록물 | 법 §17, 시행령 §19 |
| 동영상기록물 (별도 5종) | 대통령 취임식 / 「국가장법」 장의행사 등 / 다수 외국 국가원수·행정수반 참석 국제회의 / 협의 지정 대규모 사업·공사 / 그 외 인정 사항 (촬영 개요·시간별 세부사항 포함 설명문 별도 작성) | 시행령 §19 |
| 간행물 | 발간등록번호를 부여받아 발간하는 간행물 | 법 §22 |
기록물의 4대 품질 요건
KS X ISO 15489·NAK 8 표준은 생산된 기록물이 다음 4대 품질 요건을 갖추도록 요구한다(설문원, 2005).
| 품질 요건 | 정의 |
|---|---|
| 진본성 (Authenticity) | 기록물이 표방하는 그대로의 것이며 그것을 생산하거나 보낸 것으로 인정된 자에 의해 생산되었거나 보내졌으며 명시된 시점에 생산되었거나 보내졌다는 것이 입증될 수 있는 성질 |
| 신뢰성 (Reliability) | 기록물의 내용이 업무처리·활동·사실을 정확하고 완전하게 표현한 것으로 신뢰될 수 있고, 이후의 업무처리·활동에서 근거로 사용될 수 있는 성질 |
| 무결성 (Integrity) | 기록물이 완전하고 변경되지 않은 상태로 유지되는 성질. 비인가된 변경·추가·삭제로부터 보호되어야 함 |
| 이용가능성 (Availability) | 기록물의 위치를 식별하고 검색·해석할 수 있는 성질. 매체 종속성·기술적 호환성을 고려한 보존 전략과 연계됨 |
전자기록생산시스템 기능요건 표준
전자기록의 생산을 지원하는 시스템에 대한 기록관리 기능요건은 NAK 19-1·19-2·19-3 표준으로 체계화되어 있다.
| 표준 | 시스템 | 제정일 |
|---|---|---|
| NAK 19-1:2012(v1.0) | 전자기록생산시스템 기록관리 기능요건 (총괄) | 2012.12.26 |
| NAK 19-2:2013(v1.0) | 전자기록생산시스템 기록관리 기능요건 — 제2부: 전자문서시스템 | 2013.10.08 |
| NAK 19-3:2015(v1.0) | 전자기록생산시스템 기록관리 기능요건 — 제3부: 업무관리시스템 (온나라시스템) | 2015.10.23 |
기록관리 메타데이터는 NAK 8 표준으로 관리되며, 2007년 제정 이후 v2.0(2012) → v2.1(2016) → v2.2(2021) → v2.3(2022)로 4차 개정되어 왔다. 메타데이터 요소는 5W1H(누가·언제·어디서·무엇을·왜·어떻게) 관점에서 생산 맥락을 포착하도록 설계되어 있다.
2018년 생산현황 분석 결과
국가기록원 「기록관리 이슈페이퍼」 제11호(2020.01)에 따르면, 2019년 기준 생산현황 통보 기관은 총 718개 기관(중앙행정기관 50, 특별행정기관 149, 지방자치단체 광역 17·기초 227, 교육청 광역 17·지역 176, 정부산하공공기관 39, 국·공립대학 43)이다. 각 기관은 7종 유형(일반기록물·조사/연구/검토서·회의록·시청각·비밀기록물·행정박물·간행물)의 생산·보유현황을 12개 서식으로 작성하여 영구기록물관리기관에 통보한다.
학술 쟁점 및 연구 동향
기록물 생산에 관한 학술 연구는 품질 기준·회의록 제도·메타데이터·디지털 생산체계를 중심으로 진행되어 왔다.
- 설문원(2005) : 진본성·신뢰성·무결성·가용성을 중심으로 기록의 4대 품질 기준을 분석하여 한국 기록관리 표준의 품질 요건 정착에 기여하였다.
- 김익한(2006) : 전자기록의 진본 평가 시스템 모형을 제시하여 InterPARES 프로젝트 성과와 연계된 한국형 진본성 검증 체계의 이론적 기반을 마련하였다.
- 변주연(2008) : 미국 회의공개법(Sunshine Act) 분석을 통해 한국 회의록 생산·공개 제도의 한계를 진단하였다. 회의록 작성이 의무화되었음에도 형식적으로 이루어지고 정작 중요한 회의록이 관리 대상에서 제외되는 사례를 지적하였다.
- 김장환(2007) : 현용·준현용 단계의 기록관리를 위한 메타데이터 요건을 정리하여 NAK 8 표준화의 실무적 기반을 제공하였다.
- 박종연 외(2022) : 「디지털 속성에 부합하는 디지털 기록 생산체계 개선 연구」(한국기록전문가협회)에서 결재문서 중심 생산 체계의 한계를 지적하고, 디지털 환경에서의 기록 생산 체계 개선 방안을 제시하였다. 온나라시스템 연계 현황을 분석하여 디지털 속성을 반영한 새로운 생산 모델을 제안하였다.
현황
2026년 현재 공공기관은 대부분 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등 전자기록생산시스템을 통해 기록물을 생산·등록하고 있다. 전자문서는 결재와 동시에 자동 등록되며, 비전자기록물은 담당자가 별도로 등록하는 방식이다. 시청각기록물 의무생산 대상은 지속적으로 확대되어 왔으며, 동영상기록물의 경우 설명문 별도 작성이 의무화되어 있다. 회의록의 경우 서면회의 서식이 표준화되어 운영 중이며, 속기록·녹음기록 생산의무 지정 회의 범위도 매년 점검·조정되고 있다.
한계
기록물 생산 제도 운영에서는 다음과 같은 구조적·실무적 한계가 지적된다.
- 미등록 기록물 발생 : 각종 위원회 회의록·대장류·이메일·팩스 수신 문서·시청각기록물 등이 전자기록생산시스템에 등록되지 않는 사례가 지속적으로 발생한다. 정부합동감사 정량 분석에서 처리과 지적사항 269건 중 등록 영역이 96건(35.7%)으로 가장 빈번했다(김혜영·윤은하, 2020).
- 생산의무 인식 부족 : 조사·연구·검토 기록물이나 회의록 등 주요 기록물의 생산의무에 대한 업무담당자의 인식이 부족하여 생산 자체가 누락되는 경우가 있다. 회의록 미생산 34건이 가장 빈번하게 재지적된 사항으로, '서면결의·심의로 대체 가능'을 잘못된 근거로 작성을 누락하는 사례가 다수 발견되었다.
- 회의록 형식적 작성 : 회의록 작성이 의무화되었음에도 책임 회피 목적의 형식적 작성이 이루어지고 정작 중요한 회의록이 관리 대상에서 제외되는 사례가 지속된다(변주연, 2008).
- DRM·암호화 적용 문제 : 개인정보 보호 등을 이유로 붙임파일에 비밀번호를 설정하거나 DRM을 적용하여 이관·보존 이후 열람이 불가능해지는 사례가 발생한다. NAK 3 v2.5는 본문 첨부 파일의 암호화·압축 등록을 금지하나 실무에서는 빈번하게 발생한다.
- 시청각기록물 관리 미흡 : 사진·동영상을 생산하고도 전자기록생산시스템에 등록하지 않거나 엑셀 목록만으로 관리하는 경우가 발생한다.
- 결재문서 중심주의 : 디지털 환경의 다양한 기록 형태(시청각·메일·메신저·협업도구)가 결재문서 중심 등록 체계에 반영되지 않아 디지털 속성에 부합하는 생산 체계가 미비하다(박종연 외, 2022).
- 사생기록물(shadow records) 일상화 : 메신저·이메일·개인 클라우드 등에 업무 기록이 산재하여 공식 기록과 분리되는 현상이 일상화되어 있다.
- 칸막이 없는 통합 저장소 부재 : 부처별·시스템별 저장소가 분리되어 있어 기록 통합·검색이 어렵다.
- 사용자 인터페이스 미흡 : 전자기록생산시스템의 UI가 결재 중심으로 설계되어 시청각·동영상·메타데이터 등록이 번거롭다.
- 「업무관리시스템 운영규정」(2007) 미개정 지속 : 디지털 환경 변화에도 불구하고 운영규정이 2007년 수준에 머물러 디지털 기록 생산체계의 법적 기반이 미비하다.
- 4대 품질 요건 충족 미흡 : 진본성·신뢰성·무결성·이용가능성 중 특히 무결성과 이용가능성 측면에서 DRM·암호화·매체 종속성 문제로 충족이 어려운 경우가 있다(설문원, 2005).
개선방안
기록물 생산 제도의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 자동화·디지털 속성 반영·교육·법제 측면에서 다음과 같이 제시된다.
- 미등록 자동 알림·경고 : 기록물 미등록 예방을 위한 전자기록생산시스템 내 자동 알림·경고 기능을 강화하고, 회의록·시청각·조사연구검토 기록물 등 주요 기록물의 생산 누락을 자동 감지하는 체크리스트 시스템을 도입한다.
- 생산의무 교육 정례화 : 업무담당자 대상 주요 기록물 생산의무 교육을 정례화하고 체크리스트 배포를 의무화한다. 정부합동감사 사례를 활용한 업무편람과 정기 메일 발송을 병행한다.
- 회의록 제도 정비 : 미국 회의공개법(Sunshine Act) 등 해외 사례를 참고하여 회의록 생산·공개 제도를 「공공기록물법」·「정보공개법」 개정으로 정비하고, 비공개 사유를 명확히 한다(변주연, 2008).
- DRM 대체 가이드라인 보급 : 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능(부서·실국·기관 등) 활용을 확대하고, DRM 대체 가이드라인을 보급한다. 본문 첨부 파일의 암호화·압축 등록 금지(NAK 3 v2.5) 규정을 시스템 차원에서 강제한다.
- 시청각기록물 등록 UI 개선 : 시청각기록물 등록 편의성 제고를 위한 전자기록생산시스템 UI 개선 및 모바일 등록 기능 도입을 검토한다. 자동 메타데이터 추출·OCR·구조화 기능을 강화한다.
- 디지털 속성 반영 생산체계 : 결재문서 중심주의를 탈피하고 큐레이션형 '선언(declare)' 체계를 도입하여 생산자가 등록 시점·맥락을 부여한다. 칸막이 없는 통합 데이터 저장소와 WYSIWYG UI를 구축한다(박종연 외, 2022).
- 사생기록물 통합 관리 : 개인별 클라우드 저장소·전자수첩·업무일지를 공식 기록 체계와 연계하여 사생기록물(shadow records)을 통합 관리한다. 메신저·이메일·협업도구의 자동 수집 체계를 구축한다.
- 업무관리시스템 모듈화 : 업무관리시스템의 플러그인·모듈화를 추진하고, GitHub식 공유 메커니즘으로 부처 간 모범 사례를 확산한다.
- (가칭) 행정업무기본법 제정 : 「업무관리시스템 운영규정」(2007)의 위계를 법률 수준으로 상향하여 디지털 기록 생산체계의 법적 기반을 마련한다.
- 메타데이터 표준 강화 : NAK 8:2022(v2.3) 메타데이터 표준을 기반으로 5W1H 관점의 생산 맥락 메타데이터를 자동 추출하는 기능을 시스템에 탑재한다.
- 4대 품질 요건 검증 자동화 : 진본성·신뢰성·무결성·이용가능성 검증 절차를 시스템에 내장하여 생산 단계부터 품질을 보장한다(설문원, 2005; 김익한, 2006).
관련 항목
출처 및 참고
- 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제16조·제17조·제18조·제22조·제23조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제16조~제23조·제42조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제4조~제13조
- 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제4조(공문서의 종류)
- 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제2장 처리과의 기록물관리: 제1절 기록물의 생산(pp.14~30).
- NAK 3:2022(v2.5), 『처리과 기록관리 업무처리 절차』, 국가기록원, 2022.10.17 개정.
- NAK 8:2022(v2.3), 『기록관리 메타데이터 표준』, 국가기록원, 2022.10.17 개정.
- NAK 19-1:2012(v1.0), 『전자기록생산시스템 기록관리 기능요건』, 국가기록원, 2012.12.26 제정.
- NAK 19-2:2013(v1.0), 『전자기록생산시스템 기록관리 기능요건 — 제2부 전자문서시스템』, 국가기록원, 2013.10.08 제정.
- NAK 19-3:2015(v1.0), 『전자기록생산시스템 기록관리 기능요건 — 제3부 업무관리시스템』, 국가기록원, 2015.10.23 제정.
- 김현애 (2020). 『기록관리 이슈페이퍼 제11호: 기록물 생산현황 분석 결과(2018년 생산분)』. 국가기록원.
- 박종연 외 (2022). 『디지털 속성에 부합하는 디지털 기록 생산체계 개선 연구』. 한국기록전문가협회·국가기록원.
- 설문원 (2005). 「기록의 품질 기준 분석 — 진본성, 신뢰성, 무결성, 가용성을 중심으로」. 『기록학연구』 11.
- 김익한 (2006). 「전자기록의 진본 평가 시스템 모형 연구」. 『기록학연구』 14.
- 변주연 (2008). 「공공기관의 회의록 생산·공개 제도화 연구 — 미국의 회의공개법에 대한 분석을 중심으로」. 『기록학연구』 17.
- 김장환 (2007). 「현용·준현용 단계의 기록관리를 위한 메타데이터」. 『기록학연구』 16.