기록물분류기준표

틀:위키문서 초안 기록물분류기준표(記錄物分類基準表)는 정부기능분류체계(BRM)를 도입하지 않은 공공기관이 출처 및 업무기능의 동일성에 따라 단위업무별로 기록물의 보존기간·보존장소·보존방법 등의 관리기준을 정해 놓은 표이다. 대기능·중기능·소기능·단위업무의 4단계 분류체계로 운영되며, 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 기록물을 편철·관리한다.

정의

기록물분류기준표는 BRM 미도입기관에서 출처 및 업무기능의 동일성에 따라 단위업무에 기록물의 보존기간·보존장소·보존방법 등의 기준정보를 부여하고, 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 관리하도록 한 기록물분류체계이다. 기록관리기준표(BRM 도입기관 사용)와 구별되며, 전자문서시스템 및 자료관시스템(기록관리시스템)에 적용된다.

구분	기록물분류기준표	기록관리기준표
적용 기관	BRM 미도입기관	BRM 도입기관
분류 단계	대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위업무 (4단계)	정책분야 → 정책영역 → 대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위과제 (6단계)
관리 기본 단위	단위업무	단위과제
분류 기준	출처 및 업무기능의 동일성	정부기능분류체계(BRM) 단위과제
적용 시스템	전자문서시스템, 자료관시스템(기록관리시스템)	업무관리시스템, 기록관리시스템
기록물 편철 단위	단위업무 하위 기록물철	단위과제 하위 단위과제카드

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제18조	기록물의 등록·분류·편철 등
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
동법 시행령	제22조	기록물의 분류
동법 시행령	제25조	기록관리기준표 등 (기록물분류기준표 운영 근거 포함)
동법 시행규칙	제16조	기록관리기준표 (기록물분류기준표 포함)

업무 내용 및 절차

기록물분류기준표의 구성 및 관리항목

기록물분류기준표는 4단계 분류체계(대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위업무)로 구성되며, 단위업무별로 다음의 기준정보를 부여한다.

관리항목	내용
단위업무 명칭	해당 업무의 명칭
보존기간	영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년 중 하나로 책정
보존장소	기록관 또는 영구기록물관리기관
보존방법	전자적 보존 또는 마이크로필름 등

보존기간 책정 방식

기록물분류기준표를 사용하는 기관은 단위업무 단위로 보존기간을 책정한다. 기록물철 생성 시에는 단위업무의 보존기간 이하 범위에서 기록물철 보존기간을 선택하여 책정한다.

단위업무 보존기간	기록물철 책정 가능 보존기간
30년	30년·10년·5년·3년·1년 중 선택
10년	10년·5년·3년·1년 중 선택
5년	5년·3년·1년 중 선택
3년	3년·1년 중 선택
1년	1년 고정

기록물철 편철 기준 수립

전자문서시스템을 사용하는 기관은 단위업무별로 기록물철을 생성하고, 기록물철별 작성기준을 정하여 기록물을 편철·관리하여야 한다.

기록물분류기준표 변경 신청

처리과에서 정리 업무 수행 시 기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여야 한다. 변경이 필요한 경우 기록물분류기준표의 변경을 국가기록원에 신청한다. 또한 기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인하고, 변경이 필요한 경우 기록물철 등록부에 변경사항을 기재한다.

이관 시 주의사항

전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관 시, 임시 단위업무(코드)는 반드시 정규 단위업무(코드)로 변경한 후 이관하여야 한다. 임시 코드가 사용된 경우 이관 오류가 발생하며 처리과에서 표준코드로 전환 후 재이관하여야 한다.

구성 요소

기록물분류기준표는 5단계 분류단위 + 처분기준의 통합 표이다.

분류 단위 (5단계)

대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위업무 → 기록물철
단위업무가 분류·보존기간 책정의 핵심 단위 (BRM의 단위과제에 해당)

핵심 항목

단위업무명·업무설명
보존기간 (영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년)
보존기간 책정 사유
보존방법 (원본/매체수록/원본+매체)
보존장소 (기록관/영구기록물관리기관)
비치 여부 및 비치기간
공개여부 / 접근권한

변천사

한국 공공기록 분류·보존 체계는 다음 3단계를 거쳐 진화하였다.

시기	체계	주요 특징
1985년~1998년	공문서분류번호 및 보존기간표	십진 5자리 분류번호 + 조기호표. 1985·1992·1997년 개정. 문서 사후 분류 패러다임
1999년~2007년	기록물분류기준표	「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정과 함께 도입. 단위업무 + 처분기준 통합
2007년~	기록관리기준표	「공공기록물 관리에 관한 법률」 전부개정 후 BRM 단위과제 기반으로 전환

2007년 공공기록물 관리에 관한 법률 시행으로 기록관리기준표가 새 표준이 되었으나, 기록물분류기준표는 폐지된 제도가 아니라 BRM 미도입 기관에서는 현행 운영 도구이다.

1985 → 1999 패러다임 전환 (이승억 2001)

이승억(2001)은 1999년 기록물분류기준표 도입을 호주식 기록보유(Recordkeeping) 패러다임의 한국적 수용으로 해석하였다. 기존 '문서 사후분류 + 보존기간 부여'에서 '업무 사전통제 + 통합 처분기준'으로의 전환점이었다.

학교·교육행정기관 표준 분류기준

국가기록원은 BRM 미도입 영역인 학교·교육행정기관을 위해 별도 표준을 운영한다.

NAK 28:2018(v1.1) 「학교 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준」 — 2014년 제정, 2019년 개정
NAK 34:2018(v1.0) 「교육(행정)기관 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준」 — 2019년 제정

기록관리기준표와의 비교

구분	기록물분류기준표	기록관리기준표
적용 기관	BRM 미도입 기관	BRM 도입 기관
분류 단위	대기능→중기능→소기능→단위업무→기록물철 (5단계)	정책분야→정책영역→대기능→중기능→소기능→단위과제 (6단계)
관리 기본 단위	단위업무	단위과제
적용 시스템	전자문서시스템·자료관시스템(기록관리시스템)	업무관리시스템·기록관리시스템
도입 시기	1999년	2007년

BRM 미도입 기관은 5단계 분류단위(대·중·소기능·단위업무·철)로 정비하여 사용할 것을 국가기록원이 권고하고 있다.

현행 운영

BRM 미도입 기관

2025년 기준으로 다음 영역의 기관은 여전히 기록물분류기준표를 운영한다.

정부산하공공기관 — BRM 미도입, NAK 20 별도 표준 적용
사립대학 — 정진한·최재황(2025)에 따르면 사립대학 341교 중 기록물관리전문요원 배치 36교(21.7%)에 그쳐 분류기준표 운영 자체가 미흡한 상황
업무관리시스템 미사용 기관 — 5단계 분류단위로 정비하여 사용

사립대학 사례 (정진한·최재황 2025)

Y대학 사례 분석을 통해 다음과 같은 EDMS 환경 적응 방안이 제시되었다.

문서함명에 보존기간 병기
기록물철 생성 권한 단일화
ISO 15489-1·21946 기반 연속적 모니터링·환류 체계 의무화
처리과 설문 결과 — 이해도 3.24 vs 필요성 4.33으로 운영 격차 큼

핵심 쟁점

제도적 의의 (이승억 2001) — 호주식 기록보유(Recordkeeping) 패러다임의 한국적 수용. 문서 사후분류에서 업무 사전통제로의 전환점. 기록물분류기준표는 단순 분류 도구가 아니라 통합적 처분기준이다.
운영 과제 (박유진 2003) — 단위업무 도출 표준화 부재, 보존기간 자의 책정, 행자부(현 행정안전부) 협의의 형식성, 자료관리시스템과의 연계 미비.
단위업무 분석 — 국공립대 도서관 (김정남 2006) — 동일 기능에서도 기관별 편차가 크며, 공통 단위업무 표준의 필요성이 있다.
사립대학 운영 한계 (정진한·최재황 2025) — 사립대 341교 중 기록물관리전문요원 배치 36교(21.7%)로 운영 인력 부족이 심각하며, 처리과 직원의 이해도(3.24)와 필요성 인식(4.33)에 격차가 있다.
BRM 도입 격차 — BRM 도입은 중앙행정기관·지자체·교육청까지 진척되었으나, 정부산하공공기관·사립대학 등 비정부 영역은 여전히 분류기준표에 의존하여 이중 표준 체계가 지속된다.

현황

기록물분류기준표는 BRM이 도입되지 않은 일부 공공기관(검찰청, 서울특별시 일부 기초자치단체 등 전자문서시스템 사용기관)에서 운영하고 있다. 국가기록원은 단위업무 변경 신청을 수리하고 기록물분류기준표의 현행화를 지원한다. 대다수의 중앙행정기관, 지방자치단체, 교육청은 BRM을 도입하여 기록관리기준표로 전환하였으며, 기록물분류기준표의 적용 기관 범위는 점차 축소되고 있다.

한계

BRM 미도입기관에서만 적용되어 적용 범위가 한정적이며, 기관 간 기록물 분류체계 이원화 문제가 지속된다.
4단계 분류체계는 6단계인 기록관리기준표에 비해 기능 분류의 세밀함이 낮아 기록물의 체계적 분류에 한계가 있다.
단위업무 변경 신청을 국가기록원에 별도로 신청해야 하는 절차가 비효율적이며, 현행화가 지연되는 경우가 발생한다.
BRM 도입기관과 미도입기관 간 기록물 분류 및 이관 절차가 상이하여 기록관리시스템 연계에 어려움이 있다.
결재문서 중심 체계의 산물이다.
데이터형 기록·시청각 기록·행정정보데이터세트 포섭의 한계가 있다.
기관별 분류 자율성이 부족하다.
단위업무 도출 표준화 부재 — 기관별로 단위업무를 자의적으로 도출해 동일 기능에서도 편차가 크다(박유진 2003; 김정남 2006).
보존기간 자의 책정 — 보존기간 책정 기준이 명확하지 않아 기관별 편차가 발생한다(박유진 2003).
사립대학 운영 인력 부족 — 사립대 341교 중 기록물관리전문요원 배치 36교(21.7%)에 그쳐 분류기준표의 정상 운영이 불가능한 기관이 다수이다(정진한·최재황 2025).
처리과 인식 격차 — 처리과 직원의 분류기준표 이해도(3.24) 대비 필요성 인식(4.33) 격차가 커서 실무에서 정확히 운영되지 않는다.
이중 표준 체계 지속 — BRM 도입 기관과 미도입 기관이 기록관리기준표와 기록물분류기준표를 각각 운영하여 표준 체계가 이원화되어 있다.
자료관시스템과의 연계 미흡 — 자료관·전자문서시스템과의 시스템 연계가 불완전하다.
호주식 패러다임의 형식적 수용 — 1999년 도입 시 의도한 '업무 사전통제' 패러다임이 실제 운영에서는 사후 분류로 회귀하는 경향이 있다(이승억 2001).

개선방안

BRM 미도입기관의 단계적 BRM 전환을 지원하여 기록관리기준표와의 이원적 구조를 해소한다.
기록물분류기준표 변경 신청 절차를 온라인화·자동화하여 현행화 속도를 높인다.
기록물분류기준표 적용 기관을 대상으로 단위업무 정비 컨설팅을 제공하여 기준표의 품질을 향상시킨다.
BRM 전환이 어려운 기관을 위한 과도기적 지원 방안(기록물분류기준표와 기록관리기준표 병행 운영 가이드 등)을 마련한다.
BRM·단위과제 중심에서 데이터형 기록을 포괄하는 분류 체계로 확장한다.
기관별 분류 자율성을 보장하는 다층 구조를 설계한다.
환경(전자·비전자·시청각·데이터)에 따른 분류 기준 분화다.
기록관리기준표와의 연계를 정비한다.
공통 단위업무 표준 보급 — 동일 영역(국공립대 도서관·사립대 등)에서 공통 단위업무를 추출·표준화하여 기관 간 편차를 줄인다(김정남 2006).
ISO 15489-1·21946 기반 연속 모니터링 체계 도입 — 처분기준의 사후 환류·재평가를 의무화한다(정진한·최재황 2025).
사립대학 기록물관리전문요원 배치 의무화 — 사립대 분류기준표 운영을 위한 인력 배치 기준을 마련한다.
처리과 인식 제고 교육 — 분류기준표 이해도와 필요성 인식 격차를 좁히기 위한 교육·홍보를 강화한다.
BRM 단계적 확산 — 정부산하공공기관·사립대학 등으로 BRM을 단계적으로 확산하여 기록관리기준표로 통합한다.
EDMS 적응 방안 도입 — 문서함명에 보존기간 병기, 기록물철 생성 권한 단일화 등 전자문서 환경 운영 모범사례를 보급한다(정진한·최재황 2025, Y대학 사례).
표준 분류기준 확대 — NAK 28(학교)·NAK 34(교육행정기관) 외에 정부산하공공기관·민간 영역의 표준 분류기준을 추가 개발한다.

출처 및 참고

행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
공공기록물 관리에 관한 법률 제18조·제19조, 시행령 제22조·제25조, 시행규칙 제16조