기록물분류기준표
틀:위키문서 초안 기록물분류기준표(記錄物分類基準表)는 정부기능분류체계(BRM)를 도입하지 않은 공공기관이 출처 및 업무기능의 동일성에 따라 단위업무별로 기록물의 보존기간·보존장소·보존방법 등의 관리기준을 정해 놓은 표이다. 대기능·중기능·소기능·단위업무의 4단계 분류체계로 운영되며, 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 기록물을 편철·관리한다.
정의
기록물분류기준표는 BRM 미도입기관에서 출처 및 업무기능의 동일성에 따라 단위업무에 기록물의 보존기간·보존장소·보존방법 등의 기준정보를 부여하고, 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 관리하도록 한 기록물분류체계이다. 기록관리기준표(BRM 도입기관 사용)와 구별되며, 전자문서시스템 및 자료관시스템(기록관리시스템)에 적용된다.
| 구분 | 기록물분류기준표 | 기록관리기준표 |
|---|---|---|
| 적용 기관 | BRM 미도입기관 | BRM 도입기관 |
| 분류 단계 | 대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위업무 (4단계) | 정책분야 → 정책영역 → 대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위과제 (6단계) |
| 관리 기본 단위 | 단위업무 | 단위과제 |
| 분류 기준 | 출처 및 업무기능의 동일성 | 정부기능분류체계(BRM) 단위과제 |
| 적용 시스템 | 전자문서시스템, 자료관시스템(기록관리시스템) | 업무관리시스템, 기록관리시스템 |
| 기록물 편철 단위 | 단위업무 하위 기록물철 | 단위과제 하위 단위과제카드 |
법적·제도적 근거
| 법령·기준 | 조항 | 주요 내용 |
|---|---|---|
| 공공기록물 관리에 관한 법률 | 제18조 | 기록물의 등록·분류·편철 등 |
| 공공기록물 관리에 관한 법률 | 제19조 | 기록물의 관리 등 |
| 동법 시행령 | 제22조 | 기록물의 분류 |
| 동법 시행령 | 제25조 | 기록관리기준표 등 (기록물분류기준표 운영 근거 포함) |
| 동법 시행규칙 | 제16조 | 기록관리기준표 (기록물분류기준표 포함) |
업무 내용 및 절차
기록물분류기준표의 구성 및 관리항목
기록물분류기준표는 4단계 분류체계(대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위업무)로 구성되며, 단위업무별로 다음의 기준정보를 부여한다.
| 관리항목 | 내용 |
|---|---|
| 단위업무 명칭 | 해당 업무의 명칭 |
| 보존기간 | 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년 중 하나로 책정 |
| 보존장소 | 기록관 또는 영구기록물관리기관 |
| 보존방법 | 전자적 보존 또는 마이크로필름 등 |
보존기간 책정 방식
기록물분류기준표를 사용하는 기관은 단위업무 단위로 보존기간을 책정한다. 기록물철 생성 시에는 단위업무의 보존기간 이하 범위에서 기록물철 보존기간을 선택하여 책정한다.
| 단위업무 보존기간 | 기록물철 책정 가능 보존기간 |
|---|---|
| 30년 | 30년·10년·5년·3년·1년 중 선택 |
| 10년 | 10년·5년·3년·1년 중 선택 |
| 5년 | 5년·3년·1년 중 선택 |
| 3년 | 3년·1년 중 선택 |
| 1년 | 1년 고정 |
기록물철 편철 기준 수립
전자문서시스템을 사용하는 기관은 단위업무별로 기록물철을 생성하고, 기록물철별 작성기준을 정하여 기록물을 편철·관리하여야 한다.
기록물분류기준표 변경 신청
처리과에서 정리 업무 수행 시 기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여야 한다. 변경이 필요한 경우 기록물분류기준표의 변경을 국가기록원에 신청한다. 또한 기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인하고, 변경이 필요한 경우 기록물철 등록부에 변경사항을 기재한다.
이관 시 주의사항
전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관 시, 임시 단위업무(코드)는 반드시 정규 단위업무(코드)로 변경한 후 이관하여야 한다. 임시 코드가 사용된 경우 이관 오류가 발생하며 처리과에서 표준코드로 전환 후 재이관하여야 한다.
현황
기록물분류기준표는 BRM이 도입되지 않은 일부 공공기관(검찰청, 서울특별시 일부 기초자치단체 등 전자문서시스템 사용기관)에서 운영하고 있다. 국가기록원은 단위업무 변경 신청을 수리하고 기록물분류기준표의 현행화를 지원한다. 대다수의 중앙행정기관, 지방자치단체, 교육청은 BRM을 도입하여 기록관리기준표로 전환하였으며, 기록물분류기준표의 적용 기관 범위는 점차 축소되고 있다.
한계
- BRM 미도입기관에서만 적용되어 적용 범위가 한정적이며, 기관 간 기록물 분류체계 이원화 문제가 지속된다.
- 4단계 분류체계는 6단계인 기록관리기준표에 비해 기능 분류의 세밀함이 낮아 기록물의 체계적 분류에 한계가 있다.
- 단위업무 변경 신청을 국가기록원에 별도로 신청해야 하는 절차가 비효율적이며, 현행화가 지연되는 경우가 발생한다.
- BRM 도입기관과 미도입기관 간 기록물 분류 및 이관 절차가 상이하여 기록관리시스템 연계에 어려움이 있다.
개선방안
- BRM 미도입기관의 단계적 BRM 전환을 지원하여 기록관리기준표와의 이원적 구조를 해소한다.
- 기록물분류기준표 변경 신청 절차를 온라인화·자동화하여 현행화 속도를 높인다.
- 기록물분류기준표 적용 기관을 대상으로 단위업무 정비 컨설팅을 제공하여 기준표의 품질을 향상시킨다.
- BRM 전환이 어려운 기관을 위한 과도기적 지원 방안(기록물분류기준표와 기록관리기준표 병행 운영 가이드 등)을 마련한다.
관련 항목
출처 및 참고
- 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
- 공공기록물 관리에 관한 법률 제18조·제19조, 시행령 제22조·제25조, 시행규칙 제16조