정부기능분류체계
정부기능분류체계(政府機能分類體系, Business Reference Model; BRM)는 정부의 업무 기능을 정책분야·정책영역·대기능·중기능·소기능·단위과제의 6단계로 체계적으로 분류한 기준 체계이다. 공공기관의 기록물 분류 원칙으로 적용되며, BRM을 도입한 기관은 단위과제별로 기록관리기준표를 작성하여 기록물을 분류·편철·보존한다.
정의
정부기능분류체계(BRM)는 행정기관의 업무 기능을 논리적·체계적으로 분류하기 위해 마련된 정부 공통의 기능 분류 기준이다. 전자정부 업무 환경에서 업무처리의 연속성과 기록물 관리의 일관성을 확보하기 위해 도입되었으며, 기록물 분류의 기반 체계로 활용된다.
BRM에서 단위과제는 정부기능분류체계의 최하위 단위로, 업무 간 유사성 및 독자성을 고려하여 업무담당자가 소기능을 세분화한 업무영역 단위이다. 단위과제 하위에 생성되는 단위과제카드가 실제 기록물이 편철되는 기록물관리의 기본 단위로 사용된다.
법적·제도적 근거
| 법령·기준 | 조항 | 주요 내용 |
|---|---|---|
| 공공기록물 관리에 관한 법률 | 제18조 | 기록물의 등록·분류·편철 등 |
| 공공기록물 관리에 관한 법률 | 제19조 | 기록물의 관리 등 |
| 동법 시행령 | 제22조 | 기록물의 분류 (BRM 단위과제별 분류 원칙) |
| 동법 시행령 | 제25조 | 기록관리기준표 등 |
| 동법 시행규칙 | 제16조 | 기록관리기준표 |
| NAK 4:2025(v2.3) | 전체 | 기록관리기준표 작성 및 관리절차 |
업무 내용 및 절차
BRM 분류 구조
정부기능분류체계는 정책분야에서 단위과제까지 6단계로 구성된다.
| 단계 | 분류 명칭 | 설명 |
|---|---|---|
| 1단계 | 정책분야 | 정부의 핵심 정책 영역 구분 |
| 2단계 | 정책영역 | 정책분야 내 세부 정책 영역 |
| 3단계 | 대기능 | 정책영역 내 주요 기능 구분 |
| 4단계 | 중기능 | 대기능 내 세부 기능 |
| 5단계 | 소기능 | 중기능 내 구체적 기능 |
| 6단계 | 단위과제 | 소기능을 업무담당자가 세분화한 최하위 업무 단위 (기록물관리 기본 단위) |
BRM 도입 여부에 따른 기록물 분류체계
기록물 분류는 BRM 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되, BRM을 적용할 수 없는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식을 사용한다.
| 구분 | 적용 분류체계 | 관리 기본 단위 | 적용 시스템 |
|---|---|---|---|
| BRM 도입기관 | 기록관리기준표 | 단위과제 | 업무관리시스템(온나라), 기록관리시스템(RMS) |
| BRM 미도입기관 | 기록물분류기준표 | 단위업무 | 전자문서시스템, 자료관시스템(기록관리시스템) |
단위과제 기능별 유형
중앙행정기관 및 특별지방행정기관
| 유형 | 설명 | 예시 |
|---|---|---|
| 기관고유 | 기관의 설립목적을 구현하기 위해 타기관과 다르게 고유하게 수행하는 업무 | 각 부처 소관 정책 업무 |
| 기관공통 | 기관이 조직 유지를 위해 일반적으로 수행하는 공통된 기능 | 감사, 개인정보보호, 결산, 계약, 회계, 국회, 민원, 법무 등 |
| 유사기관공통 | 하나의 부처에서 지역적·대상별로 분담 처리하기 위해 설치된 기관들이 수행하는 부처 내 공통 기능 | 특별지방행정기관이나 소속기관 간 공통 업무 (본부 내 사용 불가) |
| 처리과공통 | 전 행정기관의 과(課) 단위에서 공통적으로 수행하는 기능 | 서무업무, 사무분장, 민원관리 등 |
지방자치단체
| 유형 | 설명 |
|---|---|
| 처리과공통일반 (공통업무) | 모든 부서(처리과)에서 공통적으로 수행하는 업무 |
| 자치단체일반 (고유업무) | 지방자치단체를 운영·유지하기 위해 수행하는 업무로 개별 부서의 업무 특성에 따라 독자적으로 수행하는 업무와 중앙정부로부터 위임 받은 업무 |
교육청
| 유형 | 하위 구분 | 설명 |
|---|---|---|
| 공통단위과제 | 기관공통(지방교육행정기관공통) | 시·도 교육청 등 지방교육행정기관이 수행하는 공통 업무 기능 |
| 공통단위과제 | 처리과공통 | 과 단위로 모든 부서에서 공통적으로 수행하는 기본 업무 기능 |
| 공통단위과제 | 학교공통 (각급학교공통) | 각급 학교가 수행하는 공통 업무 기능 |
| 고유단위과제 | 기관고유 (지방교육행정기관고유) | 지방교육행정기관별로 수행하는 고유 업무; 고유한 업무나 업무수행 효율성 측면에 필요한 경우 자체적으로 추가 정의 가능 |
| 고유단위과제 | 학교고유 (각급학교고유) | 각급 학교별로 수행하는 고유 업무 기능 |
BRM 담당자 역할
BRM 운영은 처리과 업무담당자, 처리과 BRM담당자, 기관 BRM담당자의 3단계 역할 분담으로 이루어진다.
| 역할 | 담당자 | 주요 업무 |
|---|---|---|
| 처리과 업무담당자 | 각 처리과 업무 담당 직원 | 단위과제 신설·변경·종료 요청, 단위과제별 업무설명·보존기간·책정사유 작성 |
| 처리과 BRM담당자 | 처리과 서무담당 | 부서 BRM의 소기능 및 단위과제 신설·변경·종료를 기관 BRM담당자에게 승인 요청, 단위과제카드 신설 권한 보유 |
| 기관 BRM담당자 | 기관 BRM 관리 부서 | 단위과제 신설·변경 승인 또는 반려 |
대규모 사업의 BRM 운영
대규모 투자사업은 기록관리 기준을 기능 중심에서 사업 단위로 전환하여 사업의 책임성·투명성을 보장하고 주요 사업 기록물이 보존될 수 있도록 한다.
- 적용 대상: 중앙행정기관은 예비타당성 검토사업 및 민간투자 심의사업, 지방자치단체는 총사업비 300억 이상 모든 투자사업
- 적용 방안: 1사업 1단위과제 원칙 (사업명과 단위과제명 일치, 계획~결과까지 통합 관리)
- 보존기간: 준영구 이상 책정
- 업무 승계 시 단위과제카드 이관 / 담당부서 폐지 시 즉시 기록관 이관
BRM 도입 변천사
정부기능분류체계(BRM)는 2007년 「공공기록물법」 전부개정과 함께 도입되어 단위과제 단위 기록관리 체계로 발전해 왔다.
| 시기 | 변화 내용 |
|---|---|
| 2003~2006 | 행정자치부 정부혁신본부 주관으로 BRM 설계·시범 운영. 정부기능분류시스템(BRMS) 구축 |
| 2007.04 | 「공공기록물법」 전부개정 — 시행령 제22조에서 BRM 단위과제 단위 기록물 분류 원칙 명문화 |
| 2007 | 행정자치부 예규 제238호 「정부기능분류시스템 운영지침」 시행 |
| 2013.12 | NAK 29-4:2013(v1.0) 「중앙영구기록관리시스템 데이터연계 기술 규격 — 제1부 기능분류시스템과의 연계」 제정 |
| 2014.12 | NAK 29-3:2014(v2.1) 「기록관리시스템 데이터연계 — 제3부 기능분류시스템과의 연계」 개정 |
| 2014.12 | NAK 28:2014(v1.0) 「학교 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준」 제정 |
| 2018.12 | NAK 34:2018(v1.0) 「교육(행정)기관 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준」 제정 |
| 2019.01 | NAK 28:2018(v1.1) 학교 공통 단위과제 개정 |
| 2020.04 | 「중앙행정기관 단위과제 정비 매뉴얼(개정판)」 발간 |
| 2021.06 | NAK 29-3·NAK 29-4 v2.2·v1.1 개정 |
| 2023.04 | 「중앙행정기관 단위과제 정비 매뉴얼(재개정판)」 발간 |
| 2025 | NAK 4:2025(v2.3) 기록관리기준표 작성·관리절차 개정 |
BRM 6레벨 구조
정부기능분류체계는 다음 6레벨로 구성되며, 단위과제는 6레벨에 해당하는 기록관리의 기본 단위이다.
| 레벨 | 분류 명칭 | 설명 | 예시 |
|---|---|---|---|
| 1단계 | 정책분야 | 정부의 핵심 정책 영역 | 일반공공행정·국방·통일외교 |
| 2단계 | 정책영역 | 정책분야 내 세부 영역 | 인력관리·재정정책·외교통상 |
| 3단계 | 대기능 | 정책영역의 주요 기능 | 인사관리·예산편성·문화재관리 |
| 4단계 | 중기능 | 대기능 내 세부 기능 | 채용관리·예산집행·국가지정문화재 |
| 5단계 | 소기능 | 중기능 내 분화 기능 | 공개채용·예산결산·문화재 보존관리 |
| 6단계 | 단위과제 | 소기능을 유사성·독자성·절차별로 세분한 업무 단위 | 공개채용 시험관리·결산보고서 작성 |
분야별 BRM 표준
기관 유형별로 별도의 단위과제 분류기준이 표준화되어 있다.
| 기관 유형 | 표준 | 비고 |
|---|---|---|
| 중앙행정기관 | 「중앙행정기관 단위과제 정비 매뉴얼(재개정판)」 (2023.04) | 11개 처리과 공통 단위과제(ATG0001~0011) + 384개 기관공통 + 부처별 고유업무 |
| 지방자치단체 | 별도 BRM 운영 | 14개 처리과 공통 단위과제 (중앙 11개 + 후생복지·사무분장·비밀일반 분리) — 2022.12 |
| 학교 | NAK 28:2018(v1.1) | 학교 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준 |
| 교육행정기관 | NAK 34:2018(v1.0) | 교육(행정)기관 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준 |
| BRM 미도입기관 | 기록물분류기준표 | 단위업무 단위 운영 (BRM 6레벨 미적용) |
기능분류시스템 데이터 연계
BRM은 기록관리시스템(RMS)·중앙영구기록관리시스템(CAMS)과 자동 연계되어 단위과제 단위 기록물 관리를 가능하게 한다.
- NAK 29-3:2021(v2.2) : RMS와 정부기능분류시스템(BRMS) 간 데이터 연계 기술 규격
- NAK 29-4:2021(v1.1) : 영구기록관리시스템(CAMS)과 BRMS 간 데이터 연계 기술 규격
조직개편·기능 이전 시 BRM이 갱신되면 자동 동기화로 RMS·CAMS의 기록물 분류 정보가 갱신된다.
학술 쟁점 및 연구 동향
BRM·단위과제에 관한 학술 연구는 도입 초기부터 활발히 이루어졌으며, 2010년대 중반 이후 부처별·지자체별·분야별 정비 사례 연구가 집중적으로 진행되었다.
- 설문원(2013) : 「단위과제 기반 공공기록물 평가제도의 문제점과 개선방안」에서 BRM 단위과제 단위 평가의 한계(동일 단위과제 내 가치 편차 미반영)를 지적하였다.
- 김화경·김은주(2014) : 「BRM 운영을 위한 단위과제 정비방안」에서 단위과제 정비의 실무 절차와 방법론을 제시하였다.
- 정상희(2016) : 「광역지방자치단체 단위과제 운영에 관한 연구」에서 광역지자체 BRM 운영 실태와 개선방안을 분석하였다.
- 문찬일(2016) : 「기초지방자치단체 기능분류체계(BRM)의 단위과제 구축 사례 — 서울특별시 강북구 사례를 중심으로」에서 기초자치단체 단계 BRM 구축의 구체적 방법론과 실무 사례를 제시하였다.
- 이세진·김화경(2016) : 「BRM 정비를 통한 기록관리기준표 개선사례 — 서울시 BRM 및 기록관리기준표 정비사례를 중심으로」에서 광역시 단위 BRM-기록관리기준표 통합 정비 모델을 제시하였다.
- 남서진·임진희(2017) : 「정부기능분류체계(BRM)의 재정비를 위한 사례연구 — '문화재' 정책영역을 중심으로」에서 분야별 재정비 절차를 구체화하였다.
- 조지영·설문원(2018) : 「복합적 기록 생산 환경에서의 평가를 위한 기록관리기준표 개선방안 — A구 '공장설립 및 등록' 업무를 사례로」에서 복합 업무의 BRM 단위과제 분할·통합 방법론을 제시하였다.
- 강주연·한희정·명현·오효정(2018) : 「재난안전 분야 기능분류체계(BRM) 개발을 위한 위기관리 표준매뉴얼(SOP) 기반 공통업무 분석」에서 재난안전 분야 BRM 신설 모델을 제시하였다.
- 우지원·설문원(2018) : 「학교 기록물 분류의 문제점과 개선방안 — 학교 기록관리기준표 분석을 중심으로」에서 학교 BRM(NAK 28)의 한계를 지적하였다.
- 현문수(2021) : 「국가기록평가의 관점에서 본 환경 분야 기록관리기준표 분석」에서 환경 분야 BRM 정비 사례를 제시하였다.
- 김다빈·이은정·류한조(2021) : 「빅데이터 분석 방법론을 활용한 지방자치단체 단위과제 운영 지원도구 개발 연구」에서 AI·빅데이터 기반 단위과제 운영 지원도구를 개발하였다.
- 백영미·문원종·이혁준(2022) : 「실무적 관점에서 본 점증적 기능분류체계 개선 사례 연구」에서 BRM 점증적 개선 모델을 제시하였다.
- 박지영(2024) : 「법령 기반 분류체계의 유형 분석을 통한 BRM 기반 기록분류 개선 방안 연구」에서 법령 기반 분류체계와 BRM의 정합성 분석 결과를 제시하였다.
현황
정부기능분류체계(BRM)는 전자정부 기반 행정 환경에 맞춰 도입된 이후 중앙행정기관, 지방자치단체, 교육청 등에 폭넓게 적용되고 있다. 대부분의 중앙행정기관은 업무관리시스템(온나라)과 기록관리시스템(RMS)을 연계하여 BRM 기반 기록물 분류체계를 운영 중이다. 검찰청 및 일부 지자체 등 전자문서시스템 사용기관은 BRM을 도입하지 않고 기록물분류기준표를 운영하고 있어 이원적 구조가 남아 있다.
한계
정부기능분류체계 운영에서는 다음과 같은 구조적·실무적 한계가 지적된다.
- BRM 도입·미도입 이원화 : BRM 도입기관과 미도입기관 간 기록물 분류 체계의 이원화(기록관리기준표 vs 기록물분류기준표)로 인해 기관 간 기록물 관리의 일관성이 저하된다.
- 단위과제 단위 평가의 한계 : 동일 단위과제 내에 영구가치가 있는 핵심 기록과 단순 참고 기록이 혼재하여 단위과제 단위 일률 평가가 실제 가치 편차를 반영하지 못한다(설문원, 2013).
- 업무담당자 BRM 이해도 부족 : 처리과 업무담당자의 BRM 이해도 부족으로 단위과제 신설·변경 요청의 품질이 낮아진다.
- 조직개편 반영 지연 : BRM이 정부 조직개편·기능 이전에 신속하게 반영되지 않으면 분류 체계의 정확성이 저하된다.
- 복합 업무 분류의 어려움 : '공장설립 및 등록' 업무처럼 여러 기능에 걸친 복합 업무의 BRM 분류가 어려워 단위과제 분할·통합 방법론이 미흡하다(조지영·설문원, 2018).
- 학교 BRM(NAK 28)의 한계 : 학교 기록물 분류 기준이 일반 행정기관의 BRM을 그대로 적용하여 학교 특성을 반영하지 못한다(우지원·설문원, 2018).
- 재난안전 분야 BRM 미정비 : 재난안전 분야 BRM이 위기관리 표준매뉴얼(SOP)과 정합하지 않아 별도 정비가 필요하다(강주연 외, 2018).
- 법령 기반 분류와의 정합성 부족 : BRM과 법령 기반 분류체계 간 정합성이 부족하여 법적 근거 기반의 기록 분류가 어렵다(박지영, 2024).
- 결재문서 중심 운영 : 결재문서 중심 운영으로 데이터형 기록·시청각·메일 등 다양한 기록 유형과의 정합성이 결여되어 있다.
- 부처별 기능 변화 갱신 지연 : 부처별 기능 변화에 따른 BRM 갱신이 지연되어 단위과제 정비 주기가 길어진다.
- 클라우드·협업도구 신환경 미반영 : 클라우드·협업도구·AI 등 신기술 환경이 BRM에 반영되지 않고 있다.
개선방안
정부기능분류체계 운영의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 통합·평가·정비·신기술 측면에서 다음과 같이 제시된다.
- BRM 미도입기관 단계적 전환 : BRM 미도입기관의 단계적 전환을 지원하여 이원화 구조를 해소하고, 기관 간 기록물 분류 체계의 일관성을 확보한다.
- 단위과제 단위 평가 보완 : 단위과제 단위 평가의 한계를 보완하기 위해 기록물철·건 단위 추가 평가 메커니즘을 도입한다(설문원, 2013).
- 복합 업무 분할·통합 방법론 도입 : 조지영·설문원(2018)이 제시한 복합 업무 BRM 분할·통합 방법론을 정비매뉴얼에 반영한다.
- 학교 BRM 특화 : NAK 28 학교 공통 단위과제를 학교 특성(교육증거·학적·교육과정 운영)에 맞게 재정비한다(우지원·설문원, 2018).
- 재난안전 분야 BRM 신설 : 강주연 외(2018)가 제시한 위기관리 표준매뉴얼(SOP) 기반 재난안전 분야 BRM을 신설한다.
- 법령 기반 분류 정합성 확보 : 박지영(2024)의 법령 기반 분류체계 분석을 활용하여 BRM과 법적 근거의 정합성을 강화한다.
- 빅데이터·AI 기반 운영 지원 : 김다빈·이은정·류한조(2021)가 개발한 빅데이터 분석 방법론 기반 단위과제 운영 지원도구를 전 기관 단위로 확산한다.
- 점증적 기능분류 개선 모델 : 백영미 외(2022)가 제시한 점증적 기능분류 개선 모델을 적용하여 단위과제 정비 부담을 분산한다.
- 단위과제 정비 주기 명확화 : 단위과제 정비 주기를 명확히 규정하고 조직개편·기능 이전 발생 시 BRM을 즉시 갱신하는 체계를 마련한다.
- 교육 강화 : 처리과 업무담당자 및 BRM 담당자 대상 교육을 강화하여 분류체계 운영 역량을 높인다.
- 자동 동기화 강화 : BRM 시스템(BRMS)과 기록관리시스템·CAMS 간 자동 동기화(NAK 29-3·29-4) 기능을 강화하여 오류를 최소화한다.
- 데이터형 기록 정합성 : BRM-단위과제-기록 단위의 연결을 행정정보 데이터세트·시청각·메일 등 데이터형 기록까지 확장한다.
- 클라우드·협업도구 반영 : 클라우드·협업도구·AI 등 신환경을 반영한 BRM 재설계를 추진한다.
- 기록관리기준표 정합성 : NAK 4:2025(v2.3) 기록관리기준표 표준과의 정합성을 확보한다.
관련 항목
출처 및 참고
- 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제18조·제19조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제22조·제25조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제16조
- 행정자치부 예규 제238호 「정부기능분류시스템 운영지침」, 2007.
- 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
- NAK 4:2025(v2.3), 『기록관리기준표 작성 및 관리절차』, 국가기록원.
- NAK 28:2018(v1.1), 『학교 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준』, 국가기록원.
- NAK 34:2018(v1.0), 『교육(행정)기관 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준』, 국가기록원.
- NAK 29-3:2021(v2.2), 『기록관리시스템 데이터연계 기술규격 — 제3부 기능분류시스템과의 연계』, 국가기록원.
- NAK 29-4:2021(v1.1), 『영구기록관리시스템 데이터연계 기술 규격 — 제1부 기능분류시스템과의 연계』, 국가기록원.
- 국가기록원, 『중앙행정기관 단위과제 정비 매뉴얼(재개정판)』, 2023.04.
- 국가기록원, 『기록관리 이슈페이퍼 제1호: 기관 심층인터뷰를 통한 BRM 단위과제 운영 개선 방안 수립』, 2019.10.
- 설문원 (2013). 「단위과제 기반 공공기록물 평가제도의 문제점과 개선방안」. 『한국기록관리학회지』 13(3).
- 김화경·김은주 (2014). 「BRM 운영을 위한 단위과제 정비방안」. 『한국기록관리학회지』 14(4).
- 정상희 (2016). 「광역지방자치단체 단위과제 운영에 관한 연구」. 『기록학연구』 49.
- 문찬일 (2016). 「기초지방자치단체 기능분류체계(BRM)의 단위과제 구축 사례 — 서울특별시 강북구 사례를 중심으로」. 『기록학연구』 49.
- 이세진·김화경 (2016). 「BRM 정비를 통한 기록관리기준표 개선사례 — 서울시 BRM 및 기록관리기준표 정비사례를 중심으로」. 『기록학연구』 50.
- 남서진·임진희 (2017). 「정부기능분류체계(BRM)의 재정비를 위한 사례연구 — '문화재' 정책영역을 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 17(2).
- 조지영·설문원 (2018). 「복합적 기록 생산 환경에서의 평가를 위한 기록관리기준표 개선방안 — A구 '공장설립 및 등록' 업무를 사례로」. 『기록학연구』 58.
- 강주연·한희정·명현·오효정 (2018). 「재난안전 분야 기능분류체계(BRM) 개발을 위한 위기관리 표준매뉴얼(SOP) 기반 공통업무 분석」. 『기록학연구』 58.
- 우지원·설문원 (2018). 「학교 기록물 분류의 문제점과 개선방안 — 학교 기록관리기준표 분석을 중심으로」. 『기록학연구』 58.
- 현문수 (2021). 「국가기록평가의 관점에서 본 환경 분야 기록관리기준표 분석」. 『기록학연구』 67.
- 김다빈·이은정·류한조 (2021). 「빅데이터 분석 방법론을 활용한 지방자치단체 단위과제 운영 지원도구 개발 연구」. 『기록학연구』 70.
- 백영미·문원종·이혁준 (2022). 「실무적 관점에서 본 점증적 기능분류체계 개선 사례 연구」. 『디지털문화아카이브지』 5(2).
- 박지영 (2024). 「법령 기반 분류체계의 유형 분석을 통한 BRM 기반 기록분류 개선 방안 연구」. 『한국기록관리학회지』 24(2).