비전자문서

틀:위키문서 초안

비전자문서(非電子文書)는 공공기관이 업무와 관련하여 종이·카드·도면 등 전자적 형태가 아닌 실물 매체로 생산하거나 접수한 문서 형태의 기록물이다. 전자문서와 달리 전자기록생산시스템에 자동 등록되지 않으므로 생산자 또는 접수자가 직접 등록하여야 하며, 편철·보관·이관 시에도 실물 관리가 병행된다. 대장·카드·도면 등도 비전자문서의 범주에 포함된다.

정의

비전자문서는 디지털 파일이 아닌 종이, 카드, 도면 등 물리적 매체로 존재하는 문서 형태의 기록물을 말한다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조에서 규정하는 기록물 유형 중 전자문서를 제외한 문서류에 해당한다.

비전자문서의 주요 유형은 다음과 같다.

유형	설명	편철 기준
일반문서(종이)	종이로 생산·접수한 공문서, 내부결재문서, 민원문서 등	100매 이내
카드류	각종 관리카드, 대장 등 카드 형태 기록물	30매 이내
도면류	설계도면, 측량도 등 도면 형태 기록물	30매 이내
대장류	각종 등록·관리 대장 (비전자 형태로 생산)	1권 = 1건 등록

비전자문서는 전자문서와 달리 시스템에 의한 자동 등록이 이루어지지 않으므로, 생산 또는 접수 시 담당자가 전자기록생산시스템의 비전자문서 등록 기능을 사용하여 직접 등록하여야 한다.

법적·제도적 근거

법령	조항	내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제18조	기록물의 등록·분류·편철 등
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제20조	기록물의 등록
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제21조	공식문서 외 중요기록물의 등록·관리
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제22조	기록물의 분류
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제23조	편철 및 관리
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제32조	기록물의 이관
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제35조	처리과 기록물 인수
공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙	제4조~제13조	등록·분류·편철 세부 기준 (별표 1 포함)
공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙	제19조~제20조	이관목록 작성 및 이관시기 연장

업무 내용 및 절차

등록

비전자문서는 전자기록생산시스템의 문서등록대장에서 생산자가 비전자문서 등록 기능을 사용하여 직접 등록하고, 접수 시에는 접수자가 동일한 기능으로 등록한다. 자동 등록이 이루어지는 전자문서와의 핵심적 차이점이다.

주요 유형별 등록 방법은 다음과 같다.

일반 비전자(종이)문서: 문서등록대장에서 '생산 비전자문서 등록' 또는 '접수 비전자문서 등록' 기능을 이용하여 등록
대장류: 대장이 생산·종결되는 시점에 해당 단위과제에 단위과제카드를 생성하고, 비전자기록물 등록 기능을 이용하여 등록. 대장 1권을 1건으로 등록하며, 단위과제카드명은 대장제목과 동일하게 생성
전자우편으로 수신한 문서: 행정기관이 부여한 전자우편으로 수신한 비전자(종이) 문서는 출력 후 비전자문서 등록 기능을 이용하여 등록하고, 비전자(종이)문서 편철 방법에 따라 편철. 가급적 전자기록생산시스템에 탑재된 '문서 24'를 통해 전자기록물 형태로 수신 권장

등록번호 표기

비전자문서를 등록한 경우 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 [별표 1] 표시 방법에 따라 기록물에 직접 표기하여야 한다.

등록번호 표기 방법은 다음과 같다.

등록번호 표기란 첫째 줄: 처리과명과 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기재 (예: 행정지원과-123)
등록번호 표기란 둘째 줄 괄호 안: 생산 또는 접수일자 기재. 민원문서 등 필요한 경우 시·분까지 기재

등록번호란이 없는 경우 표기 위치는 다음과 같다.

구분	유형	표기 위치
생산	문서·카드류·도면류	기록물 좌측 상단의 여백
생산	재질 또는 규격상 표기가 곤란한 기록물	기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기
접수	시행문 서식 또는 접수인 외의 접수기록물	기록물 우측 상단의 여백

편철

비전자(종이)문서의 편철은 다음 6단계 절차에 따라 진행한다.

진행문서 파일 사용: 생산·접수된 문서를 진행문서 파일에 넣어 관리
업무 종결 시 분리: 업무가 종결되면 진행문서 파일에서 분리하고, 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월 31일자) 순으로 분류하여 정리
철 표지 및 색인목록 출력: 전자기록생산시스템의 기능을 이용하여 기록물 철 표지 및 색인목록(기록물 건 목록) 출력. 출력 불가 시 [별표2], [별지 제1호 서식]을 직접 작성
보존용 표지로 씌우고 클립으로 고정: 기록물 철 표지·색인목록·문서 순서대로 편철 후 보존용 표지를 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정
보존상자 편성 및 표지 부착: 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성하고 측면에 보존상자 표지(라벨지) 부착
처리과 공동 캐비닛 보관: 편성된 보존상자를 처리과 공동 캐비닛 등에 배치 및 보관

편철 시 추가 유의사항은 다음과 같다.

기록물 철 제목은 '단위과제카드명' 또는 '기록물철명'으로 하되, 필요 시 본제목 우측에 부제목 추가 가능
편철량이 과다한 경우 2권 이상으로 나누어 편철하되, 동일한 제목과 철분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기 (예: 기록물의 편철관리(2-1), 기록물의 편철관리(2-2))
편철량 기준: 일반문서 100매 이내, 카드·도면류 30매 이내

면표시

비전자(종이)문서에는 편철 후 면표시를 하여야 한다.

기록물 건별 면수: 중앙 하단에, 기록물철별 면수는 우측 하단에 위에서 아래 순으로 부여
양면을 사용한 경우 양면 모두 순서대로 면수 부여
동일한 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우, 제2권부터는 앞 권호의 마지막 면수에 이어서 일련번호 부여
접혀 있는 기록물은 펼친 상태에서 우측 하단에 면표시
기록물 철 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면표시

분리등록

전자문서의 붙임파일이 비전자(종이·도면·카드류 등)인 경우에는 '분리등록' 기능을 사용하여 본문과 동일한 등록번호(-분리연번)로 관리한다. 비전자 첨부물을 분리등록한 경우, 해당 문서의 문서관리카드 출력본 또는 비전자(종이)문서의 사본을 분리등록한 첨부물과 함께 보관하며 사본임을 표시한다.

연말 정리

연말 기록물 정리 시 비전자문서에 관해 다음 사항을 확인·조치하여야 한다.

비전자기록물 형태의 미등록 기록물 확인 후 등록 (전자기록생산시스템의 '비전자기록물 등록/접수' 또는 '첨부물 분리등록' 기능 활용)
생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물 여부 확인 및 표기
기록물(문서)등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수 일치 여부 확인 후 면표시 최종 확정·표기
단위과제카드(기록물철) 안에 남아있는 철침 등 이물질 제거
단위과제카드(기록물철)의 색인목록과 실제 편철 상태 일치 여부 확인

이관

비전자문서는 처리과별로 전자기록물 이관 시 반드시 병행하여 이관한다. 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 기록물을 이관할 때 전년도에 생산·접수하여 등록한 비전자문서의 등록정보도 함께 기록관으로 인계된다.

이관 시 주요 사항은 다음과 같다.

편철된 비전자기록물철의 철제목은 전자기록생산시스템의 과제관리에서 해당 단위과제카드의 철표지를 출력하여 사용
편철된 기록물철에 포함된 전자기록물 출력물(시행문, 문서관리카드 등)은 비전자 붙임의 식별을 위한 경우만 사본임을 표시하여 편철하고 나머지 단순출력물은 제외
이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출

영구기록물관리기관으로의 이관 시에는 기관 자체 보유차량 또는 임차차량으로 이송하며, 국가기록원과 협의하여 차량 지원을 요청할 수 있다.

기록관 인수 시 확인 사항

기록관은 비전자문서를 인수할 때 다음을 확인하여야 한다.

비전자철 또는 혼합철에 포함된 비전자문서와 분리등록 첨부물의 실물 유무 확인
전자문서의 비전자 붙임(별송) 실물 유무 확인
비전자문서의 실물 확인 후 생산·접수 등록번호 기입 여부 확인, 쪽수 입력 및 등록정보 오류 여부 확인 후 수정 조치
실물이 없는 비전자문서는 소재 파악, 누락(분실) 또는 훼손된 경우 그 사유를 기록관리시스템에 입력

비전자문서 목록만 이관되고 실물이 없을 경우, 처리과에 해당 기록물 실물 이관을 요청하여 재인수한다.

장기보존패키지

비전자문서는 기록관 또는 특수기록관에서 장기보존패키지로 변환되어 관리된다.

대상	장기보존패키지 구성
비전자기록물철	메타데이터 + 전자서명
비전자기록물건	메타데이터 + 전자서명

전자기록물건(원문+보존포맷+메타데이터+전자서명)과 달리, 비전자문서는 실물이 별도 보존되므로 장기보존패키지에는 메타데이터와 전자서명만 포함된다.

현황

전자행정의 보편화에도 불구하고 공공기관에서는 대면결재, 민원신청서, 외부 우편·팩스 수신, 각종 대장·카드류 등 비전자 형태의 기록물이 지속적으로 생산·접수된다. 특히 현장 업무가 많은 기관에서는 여전히 비전자문서의 비중이 높다.

비전자문서는 담당자가 직접 등록하여야 하므로 등록 누락이 빈번하게 발생한다. 또한 비전자 붙임파일의 분리등록 누락, 등록번호 미표기, 편철 규격 미준수 등 현장에서의 관리 오류가 지속적으로 지적되고 있다. 기록관 인수 시 비전자문서 실물이 확인되지 않는 사례도 발생한다.

한계

등록 누락의 구조적 위험

비전자문서는 자동 등록이 불가하여 담당자가 의식적으로 등록 행위를 하여야 한다. 업무 부담, 인식 부족, 시스템 접근성 문제 등으로 인해 등록 누락이 반복적으로 발생하며, 기록 완결성에 근본적인 위협 요인이 된다.

실물 관리의 취약성

비전자문서는 화재, 침수, 분실 등 물리적 위험에 노출된다. 보존상자 보관 시 환경 관리가 미흡하거나 이관 과정에서 실물이 누락·훼손되는 경우, 복원이 어렵거나 불가능하다.

등록번호 표기 누락

비전자문서에는 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 실물에 직접 표기하여야 하나, 실무에서는 표기가 누락되거나 잘못된 위치에 표기되는 사례가 발생한다. 이는 이관 후 실물 대조 시 식별 오류를 일으킨다.

이관 시 실물 누락

기록관리시스템으로 비전자문서 등록정보(목록)만 이관되고 실물이 수반되지 않는 경우가 발생한다. 실물이 처리과에 남아 있거나 소재가 불명확한 경우, 기록관은 재인수 절차를 밟아야 하는 행정적 부담이 생긴다.

개선방안