기록물관리전문요원

틀:위키문서 초안

기록물관리 전문요원은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 공공기관의 기록관 또는 특수기록관에 배치되어 기록물의 생산·정리·보존·평가·폐기·이관·공개 등 기록물관리 전반을 전문적으로 수행하는 인력이다. 기록물의 보존가치 심사, 기록관리기준표 검토, 비치기록물 적정성 심사, 기록물 공개재분류 지원 등 기록관 업무의 핵심 기술 기능을 담당하며, 기록물평가심의회의 심의 자료를 준비하고 심의 결과를 기록관리시스템에 반영하는 역할을 수행한다.

정의

기록물관리 전문요원은 기록물관리에 관한 전문적 지식과 기술을 갖추고 공공기관의 기록관에 소속되어 기록물의 전주기 관리를 담당하는 전문 직위다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」은 공공기관이 기록물을 폐기하려는 경우 기록물관리 전문요원의 심사와 기록물평가심의회의 심의를 반드시 거치도록 규정함으로써, 전문요원을 기록물 폐기 결정 과정의 필수 절차 주체로 명시하고 있다.

구분	내용
소속 기관	기록관 또는 특수기록관
핵심 기능	기록물 평가 심사, 기록관리기준표 검토, 비치기록물 심사, 이관 검토, 공개재분류 지원
법적 근거	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조, 시행령 제43조
의무 배치	해당 기관 기록관에 소속된 전문요원이 해당 기관 기록물 평가·폐기 절차 진행

법적·제도적 근거

소속 기관 파견의 원칙

기록물관리 전문요원은 해당 기관 기록관에 소속된 전문요원이 해당 기관 기록물에 대한 평가 및 폐기 절차를 진행하여야 한다. 소속 기관 중 기록물관리 전문요원이 미배치된 기록관에 본청 등에서 기록물관리 전문요원을 일시 파견하더라도, 파견 전문요원이 아닌 해당 기관 기록관에 소속된 전문요원의 심사 및 평가심의회의 심의를 거쳐 처리하도록 규정되어 있다. 근거 법령은 「공공기록물법 시행령」 제43조 제1항이다.

업무 내용 및 절차

기록물 평가 심사

기록물관리 전문요원의 가장 핵심적인 법정 업무는 보존기간이 경과한 기록물에 대한 보존가치 심사다. 기록물평가 전체 절차는 처리과 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의 순으로 진행된다.

심사 시 고려사항

평가대상 기록물의 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표) 해당 단위과제(또는 단위업무·기록물철) 보존기간 및 관계법령에서 정한 보존기간
기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치
- 해당 기록물과 관련된 업무·사업의 종료 여부
- 소송의 진행 여부
- 업무의 지속성을 위해 참조할 가치가 있는지 여부

심사 후 처리

기록물관리 전문요원은 기록물의 보존가치를 평가하여 보존기간 재책정·보류·폐기 등으로 구분하고 기록물평가심의서를 작성한 후 심의회를 개최한다. 심의서 자체의 보존기간은 영구다.

기록관리기준표 검토

단위과제의 신설·변경 시 처리과의 장 및 기관 기록물관리 전문요원의 검토를 받을 수 있다. 기관 내 단위과제 보존기간의 적정성을 전문적 관점에서 검토하여 기록관리기준표의 품질을 유지하는 역할을 수행한다.

비치기록물 적정성 심사

각 부서(처리과)로부터 '비치기록물 지정/연장 신청서'를 접수하여 다음 기준으로 적정성 심사를 수행한다.

심사 기준	내용
법정 정의 부합 여부	카드·도면·대장 등 법정 유형에 해당하는지 검토
비치 필요성	기록관 이관 시 업무 수행이 불가능한지 여부 검토
연장 시 활용실적	지난 비치 기간의 활용실적이 적정한지 평가
승인 사례	부서 공통의 핵심 원본 대장, 시설 관리 도면 등
반려 사례	단순 편의를 위한 일반 문서철 (즉시 기록관 이관 조치)

심사를 통과한 목록을 취합하여 관할 영구기록물관리기관에 공문 발송하고 승인 결과를 처리과에 안내한다.

기록물 이관 검토

기록관리시스템(RMS)·플랫폼을 통해 중앙영구기록관리기관으로 기록물을 이관할 때 기록물관리 전문요원의 검토를 거친다. 기록관리시스템에서 다운로드한 이관 파일의 적정성 검토도 전문요원이 수행한다.

공개재분류 지원

기록물 공개 재분류 업무 과정에서 기록물관리 전문요원은 기록관 담당자로서 처리과 의견조회 조정, 기록물공개재분류심의회(가칭) 관련 심의자료 준비 등을 지원한다. 기록관(기록물관리 전문요원)은 개인정보처리자와 협력하여 개인정보가 포함된 기록물의 관리도 수행한다.

기록물 폐기 유형별 역할

기록물 유형	전문요원 역할
일반 기록물 (10년 이하)	생산부서 의견조회 후 심사, 심의서 작성, 심의회 개최
장기보존 기록물 (30년 이상, 기록관 보존)	심사 후 관할 영구기록물관리기관과 협의 진행
비전자기록물 원본 (보존매체 수록 후 폐기)	심사 거쳐 원본 폐기 가능 여부 판단; 30년 이상은 국가기록관리위원회 심의까지 연계
행정정보 데이터세트	심사 후 폐기 여부 최종 확인; 데이터세트 메타데이터 관리
행정박물	행정적·역사적·예술적·문화적 가치 및 훼손도 종합 판단 후 심의서 작성

현황

기록관 내 위상

기록물관리 전문요원은 기록관이 수행하는 다음 역할의 실질적 담당자다.

배치 현황

2026년 기준, 일부 공공기관 산하 소속기관의 기록관에는 기록물관리 전문요원이 미배치된 사례가 있다. 지침에서는 이 경우에도 해당 기관 소속 전문요원에 의한 평가 절차를 원칙으로 하고 있어, 미배치 기관의 기록물 평가·폐기 업무 수행에 어려움이 발생하는 상황이다.

기록관리시스템과의 연계

기록물관리 전문요원은 기록관리시스템(RMS)을 통해 다음 업무를 수행한다.

관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행이다.
해당 공공기관의 기록물관리에 대한 정보공개 청구의 접수다.
기록관이 설치되지 않은 관할 공공기관의 기록물관리다.
관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및을 지원한다.
다른 기록물관리기관과의 연계·협조다.
기록물평가심의회 심의 결과 기록관리시스템 반영 (평가 결과, 재책정 보존기간, 폐기 집행 결과 등).
이관 파일 검토 및 기록관리시스템을 통한 이관 처리다.
공개재분류 결과 등록정보 현행화다.

한계

미배치 기관 문제

기록물관리 전문요원이 배치되지 않은 소속기관 기록관에서는 평가·폐기 절차를 자체적으로 수행하기 어렵다. 현행 지침은 파견 전문요원에 의한 대체를 인정하지 않으므로, 전문요원 미배치 기관은 기록물 폐기 자체를 진행할 수 없는 구조적 공백이 발생한다.

업무 범위의 광범위성

기록물관리 전문요원은 기록물의 생산 단계부터 최종 폐기 또는 영구보존까지 전주기에 걸친 기술적 업무를 1~2명의 소수 인력으로 담당하는 경우가 많다. 기록관리기준표 검토, 비치기록물 심사, 이관 검토, 공개재분류 지원, 평가 심사 등 다양한 업무를 동시에 수행해야 하므로 업무 과부하가 발생할 수 있다.

행정정보 데이터세트 평가의 기술적 한계

전통적인 기록물관리 교육 과정은 주로 종이기록물 및 전자문서 중심으로 구성되어 있어, 행정정보 데이터세트와 같은 신유형 기록물에 대한 기술적 평가 역량을 갖추기 어렵다. 데이터세트의 보존가치 판단에는 IT 시스템 지식이 필요하나 이에 대한 전문적 교육이 부족한 상황이다.

소속 기관 의존성

전문요원이 해당 기관에 소속되어 있어 독립적 전문 판단보다는 기관 내부의 업무 논리에 종속될 가능성이 있다. 특히 기록물 폐기 심사 시 생산부서의 의견에 과도하게 의존하거나, 기관 장기 보존 필요성보다 내부 행정 편의를 우선하는 결정이 이루어질 우려가 있다.

기록관 인력 배치 기준이 부재하다.
기록관리부서에 대한 인식 저조다.
단기순환 보직, 행정직 전환 권유로 전문성이 약화되어 있다.
보수교육 강제성 부재, 자격증 갱신 절차 없다.
공공·민간 자격제도 이원화가 미흡하다.

개선방안

전문요원 배치 의무 기준 강화 및 지원 체계 마련

전문요원 미배치 소속기관에 대해 관할 기록관의 전문요원이 지원·협력할 수 있는 법적 근거를 명확히 마련하여야 한다. 광역·공동 기록관 운영 또는 순회 전문요원 제도 도입을 통해 소규모 기관의 전문요원 부재 문제를 해소하는 방안을 검토할 필요가 있다.

신유형 기록물 전문 교육 강화

행정정보 데이터세트, 디지털 영상·음성 기록물, SNS 기록물 등 신유형 기록물의 평가·보존에 필요한 기술적 역량을 기를 수 있도록 기록물관리 전문요원 대상 계속교육 프로그램을 강화하여야 한다. 국가기록원이 주도하는 연간 정기 역량 개발 교육 체계를 구축하는 것이 바람직하다.

전문요원의 독립적 직무 보장

기록물관리 전문요원이 기관 내부 압력 없이 전문적 판단에 따라 기록물 평가 의견을 개진할 수 있도록 직무 독립성을 제도적으로 보장하여야 한다. 기록물 평가 심사의견에 대한 소명 의무를 명문화하고, 부당한 외압으로부터 전문요원을 보호하는 장치를 마련할 필요가 있다.

전문요원 업무 표준화 및 디지털 지원 도구 강화

기록물관리시스템(RMS)이 기록물 평가심의서 자동 생성, 보존기간 경과 기록물 자동 추출, 심의 결과 자동 반영 등 전문요원의 반복 행정 업무를 지원할 수 있도록 기능을 고도화하여야 한다. 이를 통해 전문요원이 기록물의 내용·가치 판단에 집중할 수 있는 환경을 조성하여야 한다.

전문요원 간 협력 네트워크 구축

관련 기관 전문요원 간의 업무 공유·협력 네트워크를 구성하여 유사 기관의 사례 참고, 평가 기준의 일관성 확보, 신유형 기록물에 대한 공동 대응이 가능한 체계를 만들어야 한다. 국가기록원이 중심이 되는 전문요원 커뮤니티 운영을 활성화하는 방안이 필요하다.

보유 기록물량 기준 N명 전담부서 의무화다.
기록전문직 인사제도 독자 운영 (채용·평가·승진 별도 트랙).
자격증 보수교육·갱신제도를 도입한다.
한국기록전문가협회 지부 의무 가입이다.
기록물관리전문요원 지위의 법정주의 확립이다.
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제3조 제4호 적용 범위를 확대한다.
자격제도의 공공/민간 이원화다.

출처 및 참고

국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조(기록물의 폐기)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조(기록물평가심의서)
NAK 5-1:2014(v2.2) 「기록물 평가·폐기 절차 제1부 : 기록관용」