평가

틀:위키문서 초안 기록물의 평가(記錄物評價)는 보존기간이 경과한 기록물에 대해 보존가치를 검토하여 보존기간 재책정·보류·폐기 중 하나로 처리하는 법정 업무절차이다. 기록물 평가는 기록관 또는 특수기록관에서 수행하며, 처리과 의견조회 → 기록물관리 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의의 3단계를 거쳐야 한다. 처리과에서는 일체의 기록물을 독자적으로 폐기할 수 없다.

정의

기록물의 평가는 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 그 행정적·증빙적·역사적 가치를 종합적으로 판단하여 보존기간을 재책정하거나 폐기 또는 보류로 처분하는 절차이다. 평가는 기록관리 전문요원의 전문적 심사와 기록물평가심의회의 심의를 통해 이루어지며, 평가 결과는 기록관리시스템에 반영된다.

보류란 보존기간이 경과한 기록물 중 민원이나 소송 등 당면 현안사항이 발생하여 일정기간 평가를 유예할 필요가 있을 때 적용한다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제27조	기록물의 폐기
동법 시행령	제29조	보존방법
동법 시행령	제43조	기록관 및 특수기록관 소관 기록물 평가 및 폐기
동법 시행규칙	제35조	기록물 평가심의서
NAK 5-1:2014(v2.2)	전체	기록물 평가·폐기 절차 제1부: 기록관용
NAK 8:2022(v2.3)	전체	기록관리 메타데이터 표준

업무 내용 및 절차

평가 대상

구분	평가 대상	비고
일반	기록관·특수기록관 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 10년 이하 기록물	기록관으로 이관된 기록물 한정
장기 보존기록물	보존기간 30년 이상 기록물 중 영구기록물관리기관의 장이 보존장소를 기록관으로 지정한 기록물	준영구: 기산일로부터 70년 경과 시(동종대량기록물은 50년 경과 시) 선정
원본 폐기	전자적 형태로 생산되지 않은 기록물 중 원본을 폐기하고 보존매체만 보존하려는 경우	보존기간 30년 이상은 보존매체 수록 후 3년 경과 + 국가기록관리위원회 심의 필요

※ 이관연기·대출 등의 사유로 처리과에 보존 중인 평가대상 기록물은 기록관으로 이관 후 평가 수행

평가 절차

단계	내용	담당자
① 평가계획 수립	보존기간 경과 기록물 대상 평가·폐기 계획 수립	기록관(특수기록관)
② 평가대상 선정	보존기간 경과 기록물 선정 및 기록물평가심의서 작성	기록관(특수기록관)
③ 처리과 의견조회	기록물평가심의서를 처리과에 송부하여 보존기간 재책정·보류·폐기 의견 수렴	기록관 → 처리과
④ 전문요원 심사	생산부서 의견 및 기록관리기준표·관계법령·보존가치 등을 종합 판단하여 심의서 작성	기록물관리 전문요원
⑤ 기록물평가심의회 심의	처리과 의견·전문요원 심사의견·보존가치 등을 종합 심의하여 처분 결정	기록물평가심의회
⑥ 결과 처리	심의 결과를 기록관리시스템에 반영, 재책정·보류·폐기 집행	기록관(특수기록관)

처리과 의견조회

처리과 기록물관리책임자는 기록관으로부터 의견 제출 요청을 받은 경우, 해당 업무담당자에게 의견 제출을 요청하고, 제출된 의견을 취합·조정하여 처리과 장의 결재를 거쳐 기록관으로 의견을 제출하여야 한다. 의견 작성 시 다음 사항을 종합적으로 검토한다.

유관법령: 유관법령에 해당 기록물의 보존기간과 관련된 내용이 규정되어 있는지 여부
업무활용: 해당 기록물 관련 업무·사업의 종료 여부, 소송 진행 여부, 업무활동 참조 필요성 등
보존기간 책정기준: 기록관리기준표(또는 기록물분류기준표), 시행령 별표1 보존기간 책정기준, 기관 공통업무·처리과 공통업무 보존기간 준칙 참고

처리과는 폐기·보존기간 재책정·보류 중 하나의 의견을 그 사유와 함께 기록관으로 제출하여야 한다.

기록물관리 전문요원 심사

기록물관리 전문요원은 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단한다.

기록관리기준표(또는 기록물분류기준표)의 해당 단위과제 보존기간
해당 기록물의 관계법령에서 정한 보존기간
기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치 (관련 업무·사업 종료 여부, 소송 진행 여부, 업무 지속성을 위한 참조 가치 여부 등)

기록물평가심의회 구성 및 심의

기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영하며, 기록물의 보존가치 평가에 적합한 5명 이내의 민간전문가 및 소속 직원으로 구성한다. 2명 이상의 민간전문가(통일·외교·안보·수사·정보 분야 기록물 생산기관은 1명 이상)를 포함하여야 한다.

심의회는 개최 전에 기록물평가심의서 등 관련 자료를 위원에게 제공하여야 하며, 다음 사항을 종합적으로 판단한다.

기록물 생산부서의 보존기간 검토의견
기록물관리 전문요원의 심사의견
기록관리기준표·관계 법령에서 정한 보존기간과의 상이 여부
기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치

평가 결과 처리

기록물평가심의서에 기록물철별 평가의견을 반영하며, 심의서의 보존기간은 영구이다. 기록관리시스템에는 다음 사항을 반영한다.

기록물 평가 결과(보존기간 재책정·보류·폐기) 및 사유
재책정된 보존기간 또는 보류기간
폐기 집행 결과(폐기 일자 및 담당자 등)

보존기간 30년 이상 기록물(보존장소: 기록관)의 보존기간이 경과한 경우, 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 추가로 거쳐야 한다.

기록물 폐기 방법

구분	폐기 방법	비고
전자기록물	해당 전자기록물 삭제(복구 불가)	보존매체·저장매체 외부 반출 시 기록관 장의 책임 하에 보안조치 필요. 기록물관리담당자·시스템담당자·정보보안담당자 책임 하에 집행
비전자기록물	용해, 파쇄 등의 방식으로 처리	민간업체 위탁 시 완전 폐기될 때까지 관계공무원 참석·감독 의무(공공기록물법 제27조제3항)

체크리스트

번호	수행업무
4-1	기록관으로부터 기록물 평가에 대한 생산부서 의견 제출을 요청받은 경우, 평가의견을 제출했는지?
4-2	기록관으로부터 비공개기록물의 공개여부에 관한 의견 제출을 요청받은 경우, 공개여부 의견을 제출했는지?

현황

기록물 평가는 기록관에 의해 연간 계획을 수립하여 수행되며, 기록물평가심의서를 통한 3단계(처리과·전문요원·심의회) 절차가 법적으로 의무화되어 있다. 전자기록물의 급격한 증가로 인해 평가 대상 기록물의 양이 늘어나고 있으며, 특히 행정정보 데이터세트 등 새로운 유형의 기록물에 대한 평가 기준 마련이 과제로 부상하고 있다.

한계

보존기간이 경과한 기록물의 대량 누적으로 평가 업무의 적기 수행이 어렵고, 기록관 인력 부족 문제가 심각하다.
처리과 의견조회 시 업무담당자의 전문성 부족으로 의견이 형식적으로 제출되는 경우가 발생한다.
기록물평가심의회의 민간전문가 확보가 어렵고, 심의의 실질적 독립성이 보장되지 않는 경우가 있다.
전자기록물의 폐기 절차와 기술적 방법에 대한 표준화가 비전자기록물에 비해 미흡하다.
결재문서 중심 평가가 비전자·비결재·데이터형 기록 평가에 부적합이다.
보존기간 책정 단계의 활용 가능성·역사 가치 검토가 미흡하다.
평가 결과가 국가기록원 일률 이관 구조와 연동되어 자율성이 부재하다.
평가 거버넌스에 시민·연구자·이용자 관점 반영이 부족하다.

개선방안

기록관 인력을 확충하고 평가 업무의 연간 계획을 체계화하여 적기 평가를 실현한다.
처리과 업무담당자 대상 기록물 평가 의견 작성 교육을 강화하여 의견의 실질적 활용도를 높인다.
기록물평가심의회의 민간전문가 풀(pool)을 확대하고 심의의 독립성을 강화한다.
전자기록물 폐기 기술 기준을 정비하고, 행정정보 데이터세트 등 새로운 유형의 기록물에 대한 평가 기준을 마련한다.
ISO 21946(Records appraisal)을 생산 이전 단계에서 적용해 사전 평가를 도입한다.
데이터형 기록의 평가 단위·기준을 마련한다.
활용 가능성·역사 가치 다층을 검토한다.
자율형 기록관리 책임제도와를 연계한다.
시민·이용자 관점 반영 거버넌스를 도입한다.

출처 및 참고

행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
공공기록물 관리에 관한 법률 제27조, 시행령 제29조·제43조, 시행규칙 제35조
NAK 5-1:2014(v2.2) 기록물 평가·폐기 절차 제1부: 기록관용
NAK 8:2022(v2.3) 기록관리 메타데이터 표준

정의