기록물분류기준표

틀:위키문서 초안 기록물분류기준표(記錄物分類基準表)는 정부기능분류체계(BRM)를 도입하지 않은 공공기관이 출처 및 업무기능의 동일성에 따라 단위업무별로 기록물의 보존기간·보존장소·보존방법 등의 관리기준을 정해 놓은 표이다. 대기능·중기능·소기능·단위업무의 4단계 분류체계로 운영되며, 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 기록물을 편철·관리한다.

정의

기록물분류기준표는 BRM 미도입기관에서 출처 및 업무기능의 동일성에 따라 단위업무에 기록물의 보존기간·보존장소·보존방법 등의 기준정보를 부여하고, 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 관리하도록 한 기록물분류체계이다. 기록관리기준표(BRM 도입기관 사용)와 구별되며, 전자문서시스템 및 자료관시스템(기록관리시스템)에 적용된다.

구분	기록물분류기준표	기록관리기준표
적용 기관	BRM 미도입기관	BRM 도입기관
분류 단계	대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위업무 (4단계)	정책분야 → 정책영역 → 대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위과제 (6단계)
관리 기본 단위	단위업무	단위과제
분류 기준	출처 및 업무기능의 동일성	정부기능분류체계(BRM) 단위과제
적용 시스템	전자문서시스템, 자료관시스템(기록관리시스템)	업무관리시스템, 기록관리시스템
기록물 편철 단위	단위업무 하위 기록물철	단위과제 하위 단위과제카드

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제18조	기록물의 등록·분류·편철 등
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
동법 시행령	제22조	기록물의 분류
동법 시행령	제25조	기록관리기준표 등 (기록물분류기준표 운영 근거 포함)
동법 시행규칙	제16조	기록관리기준표 (기록물분류기준표 포함)

업무 내용 및 절차

기록물분류기준표의 구성 및 관리항목

기록물분류기준표는 4단계 분류체계(대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위업무)로 구성되며, 단위업무별로 다음의 기준정보를 부여한다.

관리항목	내용
단위업무 명칭	해당 업무의 명칭
보존기간	영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년 중 하나로 책정
보존장소	기록관 또는 영구기록물관리기관
보존방법	전자적 보존 또는 마이크로필름 등

보존기간 책정 방식

기록물분류기준표를 사용하는 기관은 단위업무 단위로 보존기간을 책정한다. 기록물철 생성 시에는 단위업무의 보존기간 이하 범위에서 기록물철 보존기간을 선택하여 책정한다.

단위업무 보존기간	기록물철 책정 가능 보존기간
30년	30년·10년·5년·3년·1년 중 선택
10년	10년·5년·3년·1년 중 선택
5년	5년·3년·1년 중 선택
3년	3년·1년 중 선택
1년	1년 고정

기록물철 편철 기준 수립

전자문서시스템을 사용하는 기관은 단위업무별로 기록물철을 생성하고, 기록물철별 작성기준을 정하여 기록물을 편철·관리하여야 한다.

기록물분류기준표 변경 신청

처리과에서 정리 업무 수행 시 기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여야 한다. 변경이 필요한 경우 기록물분류기준표의 변경을 국가기록원에 신청한다. 또한 기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인하고, 변경이 필요한 경우 기록물철 등록부에 변경사항을 기재한다.

이관 시 주의사항

전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관 시, 임시 단위업무(코드)는 반드시 정규 단위업무(코드)로 변경한 후 이관하여야 한다. 임시 코드가 사용된 경우 이관 오류가 발생하며 처리과에서 표준코드로 전환 후 재이관하여야 한다.

현황

기록물분류기준표는 BRM이 도입되지 않은 일부 공공기관(검찰청, 서울특별시 일부 기초자치단체 등 전자문서시스템 사용기관)에서 운영하고 있다. 국가기록원은 단위업무 변경 신청을 수리하고 기록물분류기준표의 현행화를 지원한다. 대다수의 중앙행정기관, 지방자치단체, 교육청은 BRM을 도입하여 기록관리기준표로 전환하였으며, 기록물분류기준표의 적용 기관 범위는 점차 축소되고 있다.

한계

BRM 미도입기관에서만 적용되어 적용 범위가 한정적이며, 기관 간 기록물 분류체계 이원화 문제가 지속된다.
4단계 분류체계는 6단계인 기록관리기준표에 비해 기능 분류의 세밀함이 낮아 기록물의 체계적 분류에 한계가 있다.
단위업무 변경 신청을 국가기록원에 별도로 신청해야 하는 절차가 비효율적이며, 현행화가 지연되는 경우가 발생한다.
BRM 도입기관과 미도입기관 간 기록물 분류 및 이관 절차가 상이하여 기록관리시스템 연계에 어려움이 있다.
결재문서 중심 체계의 산물
데이터형 기록·시청각 기록·행정정보데이터세트 포섭 한계
기관별 분류 자율성 부족

개선방안

BRM 미도입기관의 단계적 BRM 전환을 지원하여 기록관리기준표와의 이원적 구조를 해소한다.
기록물분류기준표 변경 신청 절차를 온라인화·자동화하여 현행화 속도를 높인다.
기록물분류기준표 적용 기관을 대상으로 단위업무 정비 컨설팅을 제공하여 기준표의 품질을 향상시킨다.
BRM 전환이 어려운 기관을 위한 과도기적 지원 방안(기록물분류기준표와 기록관리기준표 병행 운영 가이드 등)을 마련한다.
BRM·단위과제 중심에서 데이터형 기록을 포괄하는 분류 체계로 확장
기관별 분류 자율성을 보장하는 다층 구조 설계
환경(전자·비전자·시청각·데이터)에 따른 분류 기준 분화
기록관리기준표와의 연계 정비

출처 및 참고

행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
공공기록물 관리에 관한 법률 제18조·제19조, 시행령 제22조·제25조, 시행규칙 제16조

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