회의록

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회의록(會議錄)은 공공기관이 주요 회의를 개최하는 경우 그 경과와 결과를 기록한 공식 문서로, 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 생산·관리가 의무화된 핵심 기록물 유형이다. 회의의 투명성과 책임성을 담보하고, 정책 결정 과정의 역사적 근거를 남기는 데 중요한 역할을 한다.

정의

회의록은 공공기관이 주요 회의를 개최한 경우 그 경과와 결과를 기록하여 관리하는 문서이다. 단순한 메모나 결과 요약과 달리, 회의에 상정된 안건, 참석자의 발언 요지, 결정사항 및 표결 내용 등을 체계적으로 기록한다.

회의록은 형태에 따라 대면·영상회의 회의록과 서면회의 회의록으로 구분된다. 또한 작성 방식에 따라 발언 요지를 정리한 일반 회의록 외에, 참석위원의 발언 내용 전체를 기록하는 속기록과 음성을 그대로 담은 녹음기록이 존재한다. 녹음기록을 생산한 경우에는 녹취록도 함께 생산하여야 한다.

법적·제도적 근거

법령	조항	내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제17조	주요 기록물의 생산의무 규정
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제18조	회의록의 작성·관리 세부 기준
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령	제17조제1항	국장급 이상 참석회의 심의 대상 사항
지방교육자치에 관한 법률	제34조	교육장 직위 관련 근거

「공공기록물 관리에 관한 법률」 제17조는 공공기관이 주요 기록물을 생산·관리할 의무를 규정하고, 같은 법 시행령 제18조는 회의록 작성 대상과 구성요소, 작성 주체 등 세부 기준을 정한다.

업무 내용 및 절차

회의록 작성 대상

공공기관은 다음과 같은 회의를 개최하는 경우 회의록을 작성하여야 한다.

대통령이 참석하는 회의
국무총리가 참석하는 회의
주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 (법률의 위임을 받아 대통령령에 따라 구성된 위원회, 소위원회·분과위원회 포함)
지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
「공공기록물법 시행령」 제3조제1호부터 제4호까지의 기관의 장 및 「고등교육법」에 따라 설립된 학교의 장이 참석하는 회의
「공공기록물법 시행령」 제17조제1항 각 호에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

속기록 및 녹음기록 작성 대상

위 작성 대상 중 제1호~제3호, 제5호 또는 제6호에 해당하는 회의 가운데 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 한다. 녹음기록을 생산하는 경우에는 녹취록도 함께 생산한다.

구분	설명
회의록	참석자의 발언 요지를 정리하여 기록 (발언 요지로 작성 가능)
속기록	참석위원의 발언 전체 내용을 빠짐없이 기록
녹음기록	회의 음성을 녹음한 파일 (녹취록 병행 생산 필수)

회의록 구성요소

구성요소	설명
회의명	회의의 정식 명칭 기재
회의 개최 부서(기관)	회의 주관 부서 또는 기관
일시 및 장소	회의가 개최된 일시와 장소 기재
참석자·배석자 명단	참석자·배석자의 성명과 직위 기재
회의 진행순서	개회부터 폐회까지 전체적인 진행상황 기재
상정 안건	회의에 상정된 안건명을 순서대로 기재
발언 요지	상정안건에 대해 참석자들이 발언한 중요한 내용을 발언 순서대로 정리
결정사항 및 표결내용	회의에서 결정된 사항과 표결 결과 기재

회의록 작성 주체

해당 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 생산한다. 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 회의 참석자 중 회의안건과 관련하여 업무 연관성이 가장 높은 공공기관을 정하여 해당 기관이 작성한다. 전자기록생산시스템을 통해 생산 또는 등록하여 관리한다.

회의록 서식 유형

대면/영상회의 서식 항목: 회의명칭, 회의 주관부서, 회의 개최일시, 회의 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의 진행순서, 상정 안건, 발언 요지(안건별 발언자·발언내용), 결정사항 및 표결내용, 비고

서면회의 서식 항목: 회의명칭, 회의 주관부서, 서면심의 기간, 회의 방법(서면회의), 심의 위원, 상정 안건, 서면 의견(위원별 서면의견서 기재)

등록 방법

회의록은 생산과 동시에 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 등록 방식은 두 가지이다.

회의록 단독 등록: 예) ○○위원회 ○○○○년 제○차 회의 회의록
회의 결과 등록 시 붙임자료 첨부: 예) 붙임 ○○위원회 ○○○○년 회의결과(회의록 포함)

회의록이 간행물 형태로 생산되는 경우 '간행물 발간등록번호'를 부여받아 관리한다.

속기록 또는 녹음기록은 별도 등록하거나, 회의 결과 등록 시 안건·회의록과 함께 붙임자료로 첨부한다. 속기록 또는 녹음기록과 함께 생산한 경우에는 별도의 붙임파일로 회의록과 함께 등록·관리한다.

편철 및 보존기간

구분	단위과제명 (예시)	보존기간
회의록 생산의무 회의	○○위원회 회의록 관리	30년 이상
속기록(또는 녹음기록) 생산의무 회의	○○위원회 회의록 속기록 관리	영구

생산현황 통보

회의록 생산현황은 전년도에 생산·접수 완료한 기록물을 대상으로 하며, 처리과에서 기록관으로 매년 5월 31일까지 통보한다. 기록관은 이를 영구기록물관리기관에 8월 31일까지 통보한다.

일반문서와 달리, 회의록·비밀기록물 생산현황은 시스템 자동 통보가 아닌 서식(엑셀)을 작성하여 공문으로 제출하여야 한다. 이는 기관 유형(중앙행정기관, 지자체, 교육청 등)에 관계없이 공통 적용된다.

현황

공공기관은 연간 다수의 주요 회의를 개최하며, 그 유형도 대통령 주재 국무회의부터 지방자치단체 정책회의, 개별법에 따른 각종 위원회·심의회까지 광범위하다. 전자기록생산시스템의 보급 확대로 회의록의 전자 등록이 일반화되었으나, 속기록 및 녹음기록의 경우 영구기록물관리기관의 장이 별도로 지정하는 방식이어서 생산 범위가 기관마다 상이하다.

회의록 생산현황 통보는 서식(엑셀) 공문 제출 방식을 유지하고 있으며, 시행령 제18조에 따라 회의록 생산의무 회의의 보존기간은 30년 이상, 속기록·녹음기록 생산의무 회의는 영구 보존으로 관리된다.

한계

작성 기준의 자의적 해석

'그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의' 조항은 적용 범위가 불명확하여 기관별 해석과 적용이 달라질 수 있다. 실질적인 정책 결정이 이루어지는 소규모 비공식 회의가 기록 의무에서 누락될 우려가 있다.

속기록 지정의 제한성

속기록 또는 녹음기록 생산 대상은 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의에 한정되므로, 지정되지 않은 주요 회의의 경우 발언 요지 수준의 회의록만 남게 되어 역사적 기록의 충실성에 한계가 있다.

서면회의 기록의 한계

서면회의의 경우 참석자 간 실시간 토론이 생략되므로, 의사결정 과정에서 오간 의견 교환이 충분히 기록되지 않을 수 있다. 서면 의견서 제출 여부와 내용의 충실성도 참여자에 따라 편차가 크다.

생산현황 통보 방식의 비효율

회의록 생산현황은 일반 기록물과 달리 시스템 자동 통보가 불가능하며, 서식(엑셀) 공문 제출 방식을 유지하고 있어 담당자의 수작업 부담이 크다. 통보 누락이나 오류 발생 가능성도 상존한다.

결재문서 중심 RMS에서 누락 또는 형식적 등록
음성·영상 회의 기록 메타데이터 표준 미비
회의 결정사항과 후속 업무 기록 분리

개선방안

작성 의무 범위 명확화

'그 밖의 주요 회의' 조항을 구체화하거나, 부처별 자체 기준을 수립하도록 가이드라인을 제시할 필요가 있다. 정책 결정 과정에서 실질적 역할을 하는 비공식 회의를 포함하는 방향으로 기준을 보완하여야 한다.

속기록 지정 확대 및 표준화

영구기록물관리기관의 장이 지정하는 속기록 대상 회의를 정기적으로 검토하고, 주요 정책 심의회의에 대해서는 속기록 또는 녹음기록 생산을 확대하는 방안을 검토하여야 한다.

회의록 시스템 연계 강화

회의록 생산현황 통보를 기록관리시스템과 연계하여 자동화함으로써 수작업 오류를 줄이고 통보 절차를 간소화하여야 한다. 서식(엑셀) 공문 제출 방식에서 시스템 기반 전송 방식으로의 전환을 추진할 필요가 있다.

영상·온라인 회의 기록 표준 수립

비대면 화상회의 증가에 따라 영상회의 녹화본의 공식 기록물 인정 여부, 저장 형식, 보존 기간 등에 대한 세부 기준이 필요하다. 현행 서식은 영상회의와 대면회의를 동일하게 다루고 있어 영상회의 특성을 반영한 서식 개선이 요구된다.

회의록 등록대장의 별도 운영을 통한 등록 대상 다양화
큐레이션형 '선언' 체계로 회의 시점·맥락·참석자 정보 부여
음성·영상 회의 기록의 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 관리
회의 결정사항과 후속 업무 기록의 연계 관리 체계 마련

출처 및 참고

국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 제2장 처리과의 기록물관리 제2절 주요 기록물의 생산 2. 회의록 및 속기록 (pp.16-19)
국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 제2장 처리과의 기록물관리 제2절 주요 기록물의 생산 회의록 및 속기록 등록 (p.27)
국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 제2장 처리과의 기록물관리 제3절 처리과 기록물의 인계 생산현황 통보대상 및 시기 (p.66)
국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 제3장 기록관의 기록물관리 생산현황 통보 절차 (pp.97-99)
「공공기록물 관리에 관한 법률」 제17조 (주요 기록물의 생산의무)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제18조 (회의록의 작성·관리)

정의