특수기록관

틀:위키문서 초안 특수기록관(特殊記錄館)은 통일·외교·안보·수사·정보 분야 업무를 수행하는 공공기관에 설치되는 기록물관리기관으로, 일반 기록관과 동일하게 처리과로부터 기록물을 인수·보존하고 영구기록물관리기관으로 이관하는 역할을 수행한다. 다만 업무의 특수성을 고려하여 소관 비공개 기록물에 대해 이관시기를 최장 30년(국가정보원의 경우 50년)까지 연장할 수 있는 특례가 인정된다. 대표적인 설치 기관으로는 통일부, 외교부, 국방부, 경찰청 등이 있다.

정의

특수기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 통일·외교·안보·수사·정보 분야 업무를 수행하는 공공기관에 설치하는 기록물관리기관이다. 일반 기록관과 동일하게 공공기관의 기록물 관리 업무를 총괄하고 처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하며 영구기록물관리기관으로 이관하는 기능을 수행한다.

기록물관리기관 체계 내에서 특수기록관은 국가기록원(중앙기록물관리기관) 및 지방기록물관리기관과 연계되며, 특수기록관이 설치되지 않은 관할 공공기관의 기록물관리도 포함하여 수행한다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등 (기록관·특수기록관의 기록물 인수·보존·이관 의무)
동법 시행령	제29조	보존방법 (기록관·특수기록관의 보존 기준)
동법 시행령	제36조	기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존
동법 시행령	제38조	기록관 및 특수기록관의 서고관리
동법 시행령	제40조	기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관
동법 시행령	제41조	특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장
동법 시행령	제43조	기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기
동법 시행령	제44조	기록관 및 특수기록관의 기록물 인수
동법 시행령	제45조	특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장 협의 및 이관

업무 내용 및 절차

주요 역할

특수기록관은 기록관과 동일한 기록물관리 기능을 수행하며, 다음의 업무를 담당한다.

역할	내용
기본계획 수립·시행	관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획 수립 및 시행
기록물 인수·보존	처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하고 영구기록물관리기관으로 이관
관할 기관 관리	특수기록관이 설치되지 않은 관할 공공기관의 기록물관리 수행
정보공개 접수	해당 공공기관의 기록물관리에 대한 정보공개 청구의 접수
지도·감독·지원	관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
교육·훈련	관할 공공기관의 기록물관리에 관한 교육·훈련
연계·협조	다른 기록물관리기관과의 연계·협조

설치 기관

특수기록관은 통일·외교·안보·수사·정보 분야의 업무를 수행하는 중앙행정기관 및 군기관에 설치된다.

업무 분야	해당 기관 (예시)
통일 분야	통일부
외교 분야	외교부
안보·정보 분야	국가정보원, 국방부
수사 분야	경찰청
군 기관	국방부 및 소속 군기관

비공개 기록물 이관 연장

특수기록관은 소관 비공개 기록물의 성격과 업무 필요성에 따라 이관시기를 연장할 수 있는 특례가 인정된다.

30년 이관 연장

대상 기관: 특수기록관으로 운영 중인 중앙·특별행정기관 및 군기관
대상 기록물: 생산연도 종료 후 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 비공개 기록물
연장 가능 기간: 생산연도 종료 후 30년까지 (국가정보원은 50년까지)
통보 방법: 차년도 이관 대상 기록물 조사 시 이관연장신청서 제출 (대상 기록물철별 희망 이관연도 및 구체적 연장사유 기재)
통보 대상: 국가기록원에 이관연장 대상 기록물 목록, 연장기간, 사유 등 통보

30년 경과 후 추가 이관 연장

생산연도 종료 후 30년(국가정보원의 경우 50년)이 경과한 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우 추가 이관 연장이 가능하다. 이 경우 국가기록원 검토 및 국가기록관리위원회 심의를 거쳐 연장 여부가 결정된다.

항목	내용
대상 기관	특수기록관으로 운영 중인 중앙·특별행정기관 및 군기관
대상 기록물	생산연도 종료 후 30년이 경과한 보존기간 30년 이상 비공개 기록물
신청 시기	이관예정연도 6개월 전까지 (매년 6월 30일까지)
신청 내용	대상 기록물철별 희망 이관연도 및 구체적 연장사유, 연장사유에 대한 증명자료 첨부 필수 (시행령 제41조 제3항)

추가 이관 연장 기준 및 사유

추가 이관 연장은 업무수행의 직접적 연관성과 통일·외교·안보·수사·정보 분야 업무의 특수성을 기본 방향으로 판단하며, 다음 사유 중 하나에 해당하여야 한다.

사유 유형	세부 내용	연장 기간
① 현행 업무 활용 필요	현재 진행 중인 재판·소송 대응에 필요한 경우, 빈번한 민원·열람 처리를 위해 계속 활용 중인 경우, 국유재산 권리관계 입증·관리에 활용 중인 경우, 기관이 지정·승인·허가한 사항의 입증·관리를 위해 활용 중인 경우	기록물 유형 및 사안 종료 시점을 감안하여 협의 후 결정
② 기록관리 목적 활용	기록물 매체수록 사업이 진행 또는 계획 중인 경우, 기록정보서비스 사업(연구·편찬·콘텐츠 구축 등)이 진행 또는 계획 중인 경우	사업 완료 시점까지 한시적으로 연장 (5년 초과 불가, 동일 기록물 재요청 불가)
③ 국가안전보장 등 보호 필요	국가안전보장·국익에 중대한 영향을 미칠 수 있는 기록물로서 비공개 정보 보호를 위해 해당 기관 기록관에서 일정기간 보존이 필요한 경우	사안에 따라 별도 결정

추가 이관 연장 절차

단계	주관	내용
① 연장 신청	특수기록관	이관예정연도 6개월 전까지 대상기록물·희망 이관연도·사유 및 증명자료 제출 (6월 30일까지)
② 타당성 검토	국가기록원	이관연장 기준에 따른 타당성 검토
③ 전문위원회 심의	기록관리전문위원회 (국가기록관리위원회 산하)	이관 연장 심의
④ 위원회 결정	국가기록관리위원회	이관 연장 심의 및 연장 여부 결정

공개 기록물로 변경 시 이관 절차

특수기록관에서 보존 중인 비공개 기록물이 공개재분류에 의해 공개 기록물로 변경된 경우, 공개재분류 시점으로부터 3개월 이내에 대상기록물 목록을 국가기록원에 통보하고, 국가기록원이 지정한 일자에 이관하여야 한다.

전자기록물 보존 및 장기보존패키지

특수기록관도 일반 기록관과 동일하게 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간 10년 이상인 기록물에 대해 보존포맷(PDF/A-1) 변환을 실시할 수 있다. 보존기간 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 경우(소관 비공개 기록물의 이관시기 연장 등)에는 장기보존패키지로 변환하여야 한다.

현황

2026년 현재 통일부, 외교부, 국방부, 경찰청 등 통일·외교·안보·수사·정보 분야 주요 기관이 특수기록관을 운영하고 있으며, 국가기록원 특수기록과(담당부서)가 특수기록관의 기록물관리 업무를 총괄 지원한다. 특수기록관 비공개기록물의 이관 연장 제도는 국가안보와 외교 기밀 보호의 필요성을 반영하여 운영되고 있으나, 이관 연장 남용 방지를 위해 국가기록관리위원회의 심의를 의무화하고 있다.

한계

특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관 연장이 장기화될 경우, 해당 기록물의 국가기록원 이관이 지연되어 국민의 정보접근권이 제한될 수 있다.
추가 이관 연장 심의 과정에서 연장사유 및 증명자료의 충분성 판단이 기관 내부 논리에 의존하는 경향이 있어 객관성 확보가 어려울 수 있다.
국가정보원 소관 비공개 기록물은 최장 50년까지 이관을 연장할 수 있어, 해당 기록물의 공개 시점이 사실상 불확실해지는 문제가 있다.
특수기록관의 기록물관리 전문인력 확보와 시설 유지가 일반 기록관과 동일 기준으로 요구되나, 보안 요건이 추가되어 운영 부담이 가중된다.

개선방안

이관 연장 승인 기준을 법령 및 지침에 더 구체적으로 명시하여 기관 간 형평성을 높이고 연장 남용을 방지한다.
이관 연장 기록물에 대한 정기적인 재검토 절차를 강화하여 비공개 유지 필요성이 소멸된 기록물을 적시에 이관하도록 한다.
특수기록관 비공개기록물의 이관 연장 현황을 주기적으로 공개하여 기록관리의 투명성을 높인다.
특수기록관 전담 기록관리 전문요원 교육 프로그램을 마련하여 보안 환경에서의 기록관리 역량을 강화한다.

출처 및 참고

행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
공공기록물 관리에 관한 법률 제19조, 시행령 제29조·제36조·제38조·제40조·제41조·제43조·제44조·제45조
국가기록원 특수기록과 (담당부서, 042-481-6338)