행정정보데이터세트
틀:위키문서 초안 행정정보 데이터세트(行政情報 데이터세트)는 행정기관이 업무 수행을 위해 구축·운영하는 행정정보시스템에서 생산·관리되는 전자기록물의 한 유형으로, 데이터베이스(DB) 형태로 축적되는 구조화된 정보를 말한다. 물리적 이관 중심의 전통적 기록관리 방식이 아닌, 행정정보 데이터세트 관리기준표를 통해 보존기간·처분방법 등 기록관리 기준을 설정하고 관리권한을 기록관이 확보함으로써 기록관리 의무를 이행한다.
정의
행정정보 데이터세트란 행정정보시스템에서 업무와 관련하여 생산·보유·활용할 목적으로 구축한 데이터세트를 보유하는 정보시스템에서 생산·관리되는 전자기록물을 의미한다. 기존의 문서형 전자기록물(전자문서, 기록물철 등)과 달리, 데이터베이스 테이블 및 비정형 데이터(첨부파일 등) 형태로 존재하는 것이 특징이다.
행정정보시스템의 단위기능은 기록관리 대상이 되는 행정정보 데이터세트의 단위를 구분하는 명칭으로, 하나의 시스템에 여러 단위기능을 설정하여 보존기간 등 기록관리 기준을 달리 적용할 수 있다.
행정정보 데이터세트의 기록관리는 물리적 이관 우선이 아닌 관리기준표에 따라 보존기간, 평가·보존·폐기 방법 등을 명시하고 이에 따라 기록관리를 실행하는 방식으로 운영된다.
법적·제도적 근거
| 법령·기준 | 조항 | 주요 내용 |
|---|---|---|
| 공공기록물 관리에 관한 법률 | 제19조 | 기록물의 관리 등 |
| 동법 시행령 | 제25조 | 기록관리기준표 등 (데이터세트 관리기준표 포함) |
| 동법 시행령 | 제31조의2 | 관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있는 전자기록물 |
| 동법 시행령 | 제34조의3 | 행정정보 데이터세트의 관리 |
| NAK 35:2020(v1.0) | 전체 | 행정정보 데이터세트 기록관리 기준 - 관리기준표 작성 및 이관규격 |
업무 내용 및 절차
관리대상 유형 구분
행정정보시스템은 데이터세트 기록관리 적용 여부에 따라 A·B·C 3가지 유형으로 구분한다.
| 유형 | 구분 | 내용 | 비고 |
|---|---|---|---|
| A | 관리대상 (데이터세트 보유 시스템) | 업무와 관련하여 생산·보유·활용할 목적으로 구축한 데이터세트를 보유하는 시스템. 예: 국토종합정보, 국세통합, 전자관보, 환경분쟁조정시스템, 전자인사관리, 자산관리, 교육행정정보시스템 등 | 관리기준표 작성 대상 |
| B | 관리제외 (데이터세트 기록관리 미대상 시스템) | ① 업무내역이 DB로 저장되지 않는 단순 중계·보안·네트워크 시스템 (예: 공지메일발송, 문자전송, 침입탐지, IP관리 등) ② ICT 운영을 위한 기술적 시스템 ③ 타 시스템 데이터를 표출만 하는 시스템 ④ 다른 법률에 특별 규정이 있는 시스템 (예: 금융시스템) | 제외 사유 검토 대상 |
| C | 관리제외 (별도 기록관리 방안 적용 시스템) | 공공기록물법령에서 정한 별도 관리체계가 적용된 기록생산·관리 시스템. 예: 업무관리시스템, 기록관리시스템(RMS/AMS), 기관 대표 홈페이지 등. 단, 해당 시스템에서 데이터세트가 생산되고 기록관리체계에서 누락되는 경우 A유형으로 관리 가능 | — |
관리대상 선정 절차
관리대상 선정은 처리과(시스템 담당자), 기록관, 관할 영구기록물관리기관 3자 간 협력으로 진행된다.
| 단계 | 주관 | 내용 |
|---|---|---|
| ① 현황 조사 | 처리과 (시스템 담당자) | 정보자원관리시스템(IRM), 기관 내부 시스템 관리대장, 개발 산출물 등을 참고하여 보유 시스템 현황 조사 |
| ② 유형 구분 초안 작성 | 처리과 | 관리대상 유형(A/B/C)을 구분하여 협의 서식 초안 작성. 관리제외 시스템은 제외 사유를 구체적으로 작성 |
| ③ 작성결과 검토 | 기록관 | 시스템 담당자가 작성한 협의 서식 초안을 검토·보완하여 기관 내부적으로 유형 선정 |
| ④ 유형 협의 | 기록관·영구기록물관리기관 | 협의 서식을 토대로 관할 영구기록물관리기관과 선정 유형 검토·협의 (국가기록원 관할기관은 데이터세트 종합관리시스템으로 협의) |
| ⑤ 유형 확정 | 기록관·영구기록물관리기관 | 영구기록물관리기관이 검토 결과를 회신하면 기관이 확정. 이후 변경 시 재협의 및 이력관리 필요 |
관리기준표 작성 절차
관리대상(A유형)으로 확정된 시스템은 데이터세트 관리기준표를 작성하여야 한다.
| 단계 | 주관 | 내용 |
|---|---|---|
| ① 시스템정보 작성 | 처리과 (시스템 담당자) | '관리기관정보', '시스템정보', '데이터정보' 영역 작성 (시스템 목적·개요·보유 데이터 등 상세 기재) |
| ② 업무정보 작성 | 처리과 (업무 담당자) | '법령정보', '업무정보' 영역 작성. 실제 시스템 업무 수행 메뉴를 참고하여 단위기능 설정 |
| ③ 시스템·업무정보 검토 | 기록관 | 시스템담당자·업무담당자 작성 내용 검토·보완 |
| ④ 기록관리정보 작성 | 기록관·처리과 | 업무정보 기반으로 '기록관리정보'의 단위기능 도출·작성. 기산일·적용범위·처분의 제약 발생사항 등 DB 관점의 기술적 요소 검토 |
| ⑤ 기록관리정보 보완 | 처리과 (시스템) | 기산일, 적용범위, 적용범위 관련정보, 처분의 제약 발생사항 작성 |
| ⑥ 의견조회 | 기록관 | 관리기준표 전체 내용의 충실성·타당성에 대해 처리과 의견 수렴 후 조정 |
| ⑦ 기준표 협의 | 기록관·영구기록물관리기관 | 기관 내부 작성 완료 후 관할 영구기록물관리기관과 협의 |
| ⑧ 기준표 확정 | 기록관·영구기록물관리기관 | 영구기록물관리기관 검토 결과 회신 후 기관이 확정. 이후 수정 시 재협의 필요 |
관리기준표 주요 작성 영역
| 영역 | 주요 항목 | 작성 내용 (예시) |
|---|---|---|
| 1. 관리기관정보 | 기관명, 부서명, 담당자명 | 인사혁신처 / 정보화담당관 / 홍길동 |
| 2. 법령정보 | 법령·규정 | 국가공무원법 제19조2(인사관리의 전자화) |
| 3. 시스템정보 | 시스템명, 시스템 개요, 구축년도, 개발산출물, DBMS정보 | 전자인사관리시스템(e-사람), Oracle 11g, ERD·테이블명세서 첨부 |
| 4. 데이터정보 | 업무DB명, 대표 데이터, 비정형 데이터(종류·포맷·구동SW), 암호화 유무, 연계시스템 | 인사카드DB·급여DB / PDF·HWP / 오즈뷰어 / 주민번호 암호화 |
| 5. 업무정보 | 업무명, 업무내용, 서비스 대상 | 복무·급여·인사관리 / 공무원의 복무상황 입력·관리 |
| 6. 기록관리정보 | 단위기능명, 단위기능개요, 보존기간, 보존기간 책정사유, 적용범위, 기산일, 처분의 제약 발생사항, 처분방법 | 복무 기능 / 보존기간 3년 / 해당 업무종료 다음 연도 1월 1일 |
시스템 유형별 대상선정 주체
| 시스템 유형 | 설명 | 대상선정 및 관리기준표 작성 주체 |
|---|---|---|
| 개별시스템 | 기관이 개별적으로 구축·운영하는 시스템 | 시스템 구축·운영기관 |
| 단일접속시스템 | 중앙행정기관 등이 구축하여 다수 기관이 공동 접속·사용하는 시스템 (예: 국민신문고, 디지털예산회계(dBrain)) | 시스템 관리기관 (주관 구축기관) |
| 표준배포시스템 | 중앙행정기관이 개발하여 다수 기관에 배포하고 각 기관이 독립 서버로 운영하는 시스템 (예: 새올행정정보시스템, 교육행정정보시스템(NEIS)) | 배포기관(표준개발)·활용기관(기준표 작성) |
관리기준표 변경·관리
확정된 관리기준표의 '단위기능' 추가·변경·삭제, '보존기간', '적용범위', '기산일' 등 주요 기록관리정보 변경 시에는 관할 영구기록물관리기관과 재협의가 필요하다.
- 시스템 폐기(단순폐기·재개발) 또는 통폐합 시: 관리기준표의 '구축년도'에 폐기일시를 기재하여 통보하고, 신규 시스템은 관리대상 선정 및 관리기준표 협의를 새로 추진
- 타 기관으로 이관된 시스템: 이관받은 기관이 데이터세트 관리대상 선정 및 관리기준표 협의를 신규로 추진
데이터세트 종합관리시스템
국가기록원 관할기관은 행정정보 데이터세트 종합관리시스템(www.darm.go.kr, 업무망)을 통해 관리대상 선정, 관리기준표 작성·관리, 국가기록원과의 협의 업무를 수행한다. 중앙행정기관(특별지방행정기관 포함) 및 지방자치단체는 이 시스템의 활용이 의무이다.
현황
행정정보 데이터세트 기록관리는 전자정부 환경에서 DB 기반 행정정보가 급증함에 따라 도입된 새로운 기록관리 방식이다. 중앙행정기관은 국가기록원과의 협의를 통해 관리기준표를 확정하고, 국가기록원이 구축한 행정정보 데이터세트 종합관리시스템(www.darm.go.kr)을 활용하여 업무를 전자적으로 처리한다. 2025년 7월부터 중앙행정기관 및 지방자치단체가 시스템에 접속하여 사용 가능하며, 교육청·정부산하기관·대학은 추후 별도 안내 예정이다.
한계
- 행정정보시스템의 구조와 운영 방식이 기관별로 다양하여, 유형 구분(A/B/C) 및 단위기능 설정 기준의 일관된 적용이 어렵다.
- 데이터세트 관리기준표 작성을 위해 시스템 담당자·업무 담당자·기록관 담당자의 협업이 필수적이나, 부서 간 협조가 원활하지 않으면 작성의 품질이 저하될 수 있다.
- 보존기간이 경과한 데이터세트의 평가·폐기를 시스템 관리권한을 가진 기관이 집행해야 하는 경우, 데이터 보유권한 기관과의 역할 조율이 복잡해질 수 있다.
- 처분의 제약 발생사항(다른 기능과의 연계로 인한 처분 보류)이 명확히 기술되지 않으면 기록물의 적시 폐기가 어렵다.
개선방안
- 행정정보시스템 유형별(개별·단일접속·표준배포) 관리기준표 작성 표준 가이드를 강화하여 기관 간 일관성을 높인다.
- 데이터세트 종합관리시스템의 기능을 확대하여 교육청·정부산하기관·대학 등으로 사용기관을 단계적으로 확장한다.
- 단위기능 설정 기준 및 기산일 산정 방법론을 구체화하여 기관 담당자의 적용 부담을 줄인다.
- 시스템 폐기·통폐합 시 데이터세트 관리기준표 변경 이력이 자동으로 기록·관리되는 체계를 마련한다.
관련 항목
출처 및 참고
- 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
- 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조·제31조의2·제34조의3
- NAK 35:2020(v1.0) 「행정정보 데이터세트 기록관리 기준 - 관리기준표 작성 및 이관규격」
- 국가기록원 행정정보 데이터세트 종합관리시스템(www.darm.go.kr)
정책 진단
한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 행정정보데이터세트를 한국 기록관리의 데이터형 기록관리 패러다임 전환의 핵심 대상으로 다루었다. 보고서는 현행 체계가 결재문서 중심 RMS·AMS 구조에 머물러 있어 행정정보데이터세트의 식별·진본성·생애주기 관리 절차가 부재하다고 진단하고, 다음을 제언하였다.
- 데이터형 기록의 식별 기준 및 메타데이터 설계 정비
- 결재문서 중심 체계의 전면 개편 및 레코드 컨티뉴엄 관점의 입수·서비스 설계
- ISO 21946(Records appraisal)을 생산 이전 단계에서 적용
- 데이터형 기록의 성립·효력 발생 요건 정의, 공공데이터법·데이터기반행정법과의 정합 추진
- SIARD-KR 입수 도구를 넘어 활용·서비스 단계까지 포괄하는 통합 관리체계 마련