처리과

처리과(處理課)는 공공업무가 이루어지는 행정의 기본조직으로, 업무처리를 주관하는 과(課) 또는 담당관 등을 말한다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」상 기록물 생산의 주체로서, 처리과 단위에서 기록물의 생산·등록·정리·이관 등 기록물관리 업무의 출발점을 형성한다. 처리과에는 처리과의 장, 기록물관리책임자, 업무담당자가 각각의 역할을 맡아 기록관리 업무를 수행한다.

정의

처리과는 공공기관 내에서 실제 공공업무가 이루어지는 행정의 기본 단위 조직이다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 국가기록원 기록물관리 지침에서는 처리과를 "업무처리를 주관하는 과(課) 또는 담당관 등"으로 정의하고 있으며, 기록물 생산·관리의 실질적 출발점으로 규정한다.

처리과는 기록물관리기관(기록관, 영구기록물관리기관)과 구별되는 개념이다. 기록관이 기록물을 인수하여 보존·관리하는 중간 단계 기관이라면, 처리과는 기록물을 직접 생산하고 1차적으로 관리하는 업무 수행 단위이다.

법적·제도적 근거

처리과의 기록물관리 의무와 절차는 다음 법령에 근거한다.

구분	법령·기준	주요 내용
기본법	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제9조	기록물관리기관의 종류 및 설치 기준
기본법	동법 제16조제1항	업무과정에 기반한 기록물 생산 의무
기본법	동법 제17조	주요 기록물(조사·연구·검토 기록물, 회의록 등)의 생산 의무
기본법	동법 제18조	기록물의 등록 의무
기본법	동법 제19조	기록물의 관리(편철·정리·이관)
기본법	동법 제27조	기록물의 폐기 원칙
시행령	시행령 제16조	기록물 생산 및 등록 방법
시행령	시행령 제17조	조사·연구 또는 검토 기록물의 생산
시행령	시행령 제18조	회의록의 작성·관리
시행령	시행령 제32조	기록물의 이관 절차
시행령	시행령 제35조	처리과 기록물 인수
시행령	시행령 제43조	기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기
시행규칙	시행규칙 제19조	기록물의 이관목록 작성
시행규칙	시행규칙 제20조	기록물 이관시기의 연장
국가표준	NAK 3 처리과 기록관리 업무처리 절차	처리과 기록관리 업무의 세부 절차 기준

NAK 3 표준 변천사

처리과 기록관리 업무처리 절차는 「공공기록물법」의 개정과 정책 환경 변화를 반영하여 7차에 걸쳐 개정되어 왔다. 표준 명칭은 2009년 1차 개정 시 "준수사항"에서 "업무처리 절차"로 변경되었다.

차수	표준 번호	발행일	핵심 변경점
제정	NAK P-2007-02	2007.12.28	처리과 단계 기록관리 절차의 일반원칙(생산·등록·분류·편철·정리·생산현황관리) 최초 정립
1차	NAK S 3 v2.0	2009.09.28	표준명을 "준수사항"에서 "업무처리 절차"로 변경하고, 처리과 기록관리 업무를 단계별 절차(분장→생산·등록→분류·편철→정리→보관→이관→평가·폐기→비공개 재분류)로 체계화
2차	NAK S 3 v2.1	2013.07.04	시청각기록물 생산의무 추가, 처리과 간 기록물 인계·인수 절차 신설, 간행물·행정박물 등 특수유형 기록물 관리 절차 신설
3차	NAK 3 v2.2	2015.07.10	동영상기록물 생산대상 추가, 기록물관리책임자의 역할 강조, 단위과제카드 역할 강화, 이관 시 공개재분류 절차 추가, 행정박물 관리 조항을 본 표준에서 제외
4차	NAK 3 v2.3	2020.06.30	2019.12 「공공기록물법」 개정 반영: 조사·연구 또는 검토 기록물 생산의무 신설, 공개재분류 제도 개선 사항 반영
5차	NAK 3 v2.4	2021.06.30	2020.3·5월 시행령 개정 반영: 회의록 작성·관리 및 시청각기록물 생산 기준 개정 사항 반영
6차	NAK 3 v2.5	2022.10.17	2022.7월 「공공기록물법」 개정에 따라 제19조 6항이 7항으로 변경된 조문 인용 갱신

업무 내용 및 절차

처리과 기록관리 조직 및 역할

처리과의 기록물관리는 처리과의 장, 기록물관리책임자, 업무담당자 세 주체가 역할을 분담하여 수행한다.

처리과의 장

처리과의 업무를 총괄하는 부서장으로서, 다음 역할을 담당한다.

기록물관리책임자 지정
기록물관리 관련 정책·절차·표준의 준수여부 지도·감독
단위과제별 단위과제카드(또는 단위업무별 기록물철) 작성 기준 확정
기록물 정리·이관·평가·공개재분류 등의 기록물관리 과정 및 결과 확인

처리과 기록물관리책임자

해당 처리과 기록물의 생산, 보관, 이관 등 기록물관리 전 과정을 주관하는 담당자로서, 다음 역할을 담당한다.

기록물 및 단위과제카드(기록물철)의 등록·관리
기록관리기준표 작성·관리
단위과제별 단위과제카드(단위업무별 기록물철) 작성 기준의 수립
단위과제별 단위과제카드(단위업무별 기록물철) 생성
기록물의 정리·보관 및 이관
간행물의 등록 및 관리
그 밖에 처리과의 기록물관리

업무담당자

기관의 기능과 규정에 따라 개별 업무를 수행하는 공무원 및 직원으로서, 다음 역할을 담당한다.

업무와 관련하여 생산·접수한 모든 기록물의 등록·관리
기록물 분류 및 편철
기록물 정리 및 보관

기록물의 생산

공공기관은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다(공공기록물법 제16조제1항). 또한 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물뿐만 아니라 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항·검토사항 등도 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

주요 기록물의 생산 의무 대상에는 다음이 포함된다.

조사·연구·검토 기록물 : 법령 제·개정, 조례 제·개정, 행정예고 사항, 국제기구와의 조약·협약 체결, 대규모 사업 등을 추진하는 과정에서 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과
회의록 및 속기록 : 대통령·국무총리 참석 회의, 차관급 이상 주요 직위자로 구성된 주요 정책 심의·조정 회의, 개별법에 따른 위원회 회의, 기관장이 참석하는 회의 등
시청각기록물 : 주요 업무수행과 관련하여 생산된 사진·동영상·음성 기록물
간행물 : 발간등록번호를 부여받아 발간하는 간행물

기록물의 등록

업무담당자는 생산·접수한 모든 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 비전자기록물의 경우 전자기록생산시스템의 '문서등록대장'에 등록하고, 등록 시 부여된 등록번호를 기록물 상에 표기하여야 한다. 규격이 다르거나 서로 다른 매체로 구성된 기록물은 '분리등록' 기능을 이용하여 관리한다.

비치기록물 지정 신청

비치기록물(대장·카드·도면 등)로 지정이 필요한 기록물은 기록물관리책임자가 비치기록물 지정 신청서를 작성하여 기록관에 신청한다. 비치 기간이 종료된 경우 종료일 60일 전에 연장 신청서를 제출할 수 있다.

단위과제(카드) 관리

기록물관리책임자는 기록관리기준표에 따라 부서의 업무유형별로 단위과제카드(기록물철)를 작성·관리한다. 단위과제카드는 단위과제별 기록물의 편철 기준, 보존기간, 공개여부 등 기록관리 기준을 담는 핵심 관리 도구이다.

기록물의 정리 및 생산현황 통보

기록물관리책임자는 매 연도 말 단위과제카드(기록물철)별 기록물을 정리하고, 다음 연도 5월 31일까지 전년도에 생산·접수 완료한 기록물의 생산현황을 기록관으로 통보하여야 한다. 정리 작업에는 다음이 포함된다.

보존용 표지·기록물철 표지·색인목록 작성 및 문서 배열
미등록 기록물 확인 및 추가 등록
등록정보와 실제 기록물 상태의 일치 여부 확인·보완
접근권한·공개여부·비밀여부 확인·수정
비전자기록물의 쪽수 확인 및 면 표시 확정

처리과 기록물의 인계(이관)

처리과에서는 매 1년 단위로 전년도에 생산·접수된 기록물을 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 비전자기록물은 처리과에서 2년 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있다. 이관 절차는 다음과 같다.

이관 대상 기록물 파악 및 인계 준비 (전년도 미이관 기록물 포함 현황 파악)
이관대상 공개여부 재분류 (이관 전 기록물 건별 공개여부 재분류)
이관 전 확인사항 점검 (업무담당자 기록물 정리 완료 여부, 이관연장 승인 기록물, 비전자기록물 유무 등)
전자기록물 이관 : 진본성·무결성 보장을 위한 검수 및 진본확인 절차 수행
비전자기록물 이관 : 보존상자에 단위과제별 구분하여 이관목록과 함께 제출

업무상 필요한 경우 10년 범위 내에서 기록관에 이관시기 연장 신청을 할 수 있다.

기록물의 평가 및 공개재분류

처리과에서는 일체의 기록물을 자체 폐기할 수 없으며, 기록물 폐기 결정은 반드시 공공기록물법의 처리 절차에 따라 기록관에서 수행한다. 처리과 기록물관리책임자는 기록관으로부터 기록물 평가에 대한 생산부서 의견 제출을 요청받은 경우, 해당 업무담당자에게 의견 제출을 요청하고 취합·조정하여 처리과의 장의 결재를 거쳐 기록관에 의견을 제출하여야 한다. 비공개 기록물에 대해서도 기록관의 공개재분류 요청 시 공개여부 의견을 제출한다.

처리과 기록관리 수행업무 체크리스트

국가기록원은 처리과의 기록관리 이행 여부를 점검하기 위한 수행업무 리스트를 다음과 같이 제시하고 있다.

구분	수행업무
1. 기록물 생산·등록 단계	주요 정책·사업 추진 과정의 조사·연구·검토 결과를 기록물로 생산·등록
	주요 회의의 회의록·속기록·녹음기록 작성·등록
	주요 업무수행 관련 시청각기록물 생산·등록
	공식문서 외의 중요기록물 등록·관리
	간행물 발간 시 발간등록번호 부여 신청
	발간된 간행물을 기록관·영구기록물관리기관에 송부
	비전자기록물 생산·접수 시 전자기록생산시스템 '문서등록대장'에 등록
	비전자기록물 생산·접수 시 시스템에서 부여된 등록번호 표기
	분리등록 기능 활용(규격 차이가 심하거나 다른 기록매체로 구성된 기록물)
	전자문서 붙임파일 비밀번호 설정·암호화·DRM 적용 금지 확인
2. 기록물 편철·정리 단계	보존용 표지·기록물철 표지·색인목록과 문서를 순서대로 배열하여 편철
	미등록 기록물 확인 및 누락기록물 추가 등록
	등록정보와 실제 기록물 상태의 일치여부 확인·보완
	접근권한·공개여부·비밀여부 확인·수정
	생산·접수 등록번호 표시 여부 확인
	비전자기록물 등록정보상 쪽수와 실제 쪽수 일치 여부 점검 및 면 표시 확정
	보존상자에 생산연도별·보존기간별로 구분하여 수납
	비치기록물 법정요건(카드·도면·대장) 부합 여부 확인
	비치 필요 기록물의 비치기록물 지정 신청서 작성
	비치연장이 필요한 경우 기존 비치기간 종료 60일 전에 연장 신청서 작성
3. 기록물 생산현황통보 및 이관	전년도 생산·접수 완료 기록물의 생산현황을 5월 31일까지 기록관으로 통보
	전자기록물 이관 시 해당 단위과제의 보존기간 확정 확인
	전자기록물 이관 시 검수 및 진본확인 절차 수행
	비전자기록물을 보존상자에 담은 후 이관목록과 함께 제출
	업무 필요 시 10년 범위 내에서 이관시기 연장 신청
	비치기록물 비치기간 종료 후 다음 연도 중 이관 확인
4. 기록물 평가 및 공개재분류	기록관으로부터 평가 의견 제출 요청 시 평가의견 제출
4. 기록물 평가 및 공개재분류	기록관으로부터 비공개기록물 공개여부 의견 제출 요청 시 의견 제출

분야별 처리과 운영

처리과의 운영은 기관 유형(중앙행정기관·지방자치단체·대학·학교)에 따라 적용 단위과제와 운영 환경에 차이가 있다.

구분	적용 단위과제	주요 특징
중앙행정기관	11개 단위과제(ATG0001~ATG0011)	「중앙행정기관 처리과공통업무 보존기간 준칙」(2022.10) 적용. 전자기록생산시스템(온나라시스템·업무관리시스템) 표준화 수준이 가장 높다.
지방자치단체	14개 단위과제	「지방자치단체 처리과 공통업무 보존기간표」(2022.12) 적용. 중앙 11개에 후생복지·사무분장·비밀일반이 별도 단위과제로 분리·신설되었다. 의회업무·정부합동평가·시·군 종합평가 등 단위과제카드가 추가되어 있고, 정부합동감사 정기 수감 대상이다.
대학	「공공기록물법」 일반 적용	2020년 시행령 개정으로 사립대학까지 적용 대상이 확대되었다. 처리과는 단과대학·대학원 행정실과 행정부서로 구성되며, 서무가 기록물관리책임자를 겸직하는 구조가 보편적이다.
학교(초·중등)	「학교 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준」(NAK 28)	「공공기록물법 시행령」 제3조 5호에 따라 「유아교육법」·「초·중등교육법」·「고등교육법」 등 학교는 간행물 발간등록을 생략할 수 있다.

학술 쟁점 및 연구 동향

처리과 기록관리에 대한 학술 연구는 2020년 전후로 본격화되었으며, 정부합동감사 정량 분석과 사례 연구를 중심으로 처리과의 구조적 한계가 진단되어 왔다.

김혜영·윤은하(2020) : 2010~2019년 10년간 15개 지자체 정부합동감사 처분요구 43회를 분석한 결과, 처리과 업무영역별 31개 지적사항 유형에서 269건의 출현빈도가 도출되었다. 등록 영역에서 96건(35.7%)으로 가장 빈번했으며, 평가·선별 49건(18.2%), 생산 36건(13.4%), 이관 35건(13.0%), 폐기 23건(8.6%), 생산현황통보 17건(6.3%) 순으로 나타났다. 가장 빈번하게 재지적된 사항은 회의록 미생산·미등록(34건)이었다.
전가희(2021) : 경상남도청 직원 971명 응답(응답률 16%) 설문조사 결과, 가장 어려운 업무는 편철·정리, 이관, 생산현황통보, 보존기간 책정 순으로 나타났다. 검색·열람 곤란의 주된 원인은 '건·철' 개념 모호이며, 본 연구는 처리과 기록물관리시스템 도입, 「공공기록물법 시행령」 제24조1항의 정리시점을 '매년 2월말'에서 '매년 말까지'로 개정, 회의록 추가작성 의무 삭제 등 5개 개선과제를 제시하였다.
장지혜·김혜영(2021) : 'ㄱ'대학 처리과 서무 10명 심층 면담 결과, 기록물관리책임자 개념을 정확히 인식한 사람은 3년 이상 근속자 1명에 불과했다. 5명만이 기록물관리 교육을 수강하였고, 자발적 수강자는 1명에 그쳤다. 본 연구는 처리과별 맞춤 매뉴얼 제작, 인수인계서 작성 의무화, 직급·근속연수별 단계별 의무 교육 등을 제안하였다.

현황

현재 대부분의 중앙행정기관과 지방자치단체, 교육청 등의 처리과는 업무관리시스템(온나라) 또는 전자문서시스템을 통해 기록물을 생산·등록하고 기록관리시스템과 연계하여 이관하는 전자적 기록관리 체계를 운영하고 있다. 2026년 기록물관리 지침은 처리과의 기록관리 수행업무 리스트를 자체 점검 도구로 제공하여 기록관리 이행률 향상을 도모하고 있다.

한계

처리과 기록관리에서는 다음과 같은 구조적 한계가 지적된다.

서무 겸직 구조의 한계 : 대부분의 기관에서 서무가 기록물관리책임자를 겸직하여 인사·복무·문서수발 등 다양한 업무를 동시에 수행하므로 전담 기록관리 업무 수행이 어렵다. 대학 처리과의 경우 면담참여자 10명 중 3년 이상 서무 근무자 1명만이 기록물관리책임자 개념을 정확히 인식하였다는 연구 결과가 있다(장지혜·김혜영, 2021).
교육·인식 부족 : 업무담당자의 기록관리 중요성에 대한 인식이 낮아 등록 누락이나 부실 등록이 발생한다. 자발적 교육 이수율이 매우 낮으며, 교육 내용도 기록관리 역사·법령 중심의 이론 위주여서 실무와의 연계성이 부족하다.
등록 단계 지적사항 집중 : 정부합동감사 정량 분석 결과 처리과 지적사항 269건 중 등록 영역에서 96건(35.7%)으로 가장 빈번하게 발생하였다. 회의록 미생산·미등록(34건)이 가장 빈번하게 재지적된 사항으로, '서면결의·심의로 대체 가능'을 잘못된 근거로 작성·등록을 누락하는 사례가 다수 발견되었다(김혜영·윤은하, 2020).
결재문서 중심주의와 자동 수집체계 부재 : 결재문서 중심으로 등록 부담이 가중되며, 시청각·회의록·메일 등에 대한 자동 수집체계가 부재하여 일괄 등록·미등록 사례가 발생한다.
시스템 한계 : 전자기록생산시스템과 기록관리시스템 간 자동 연계 기능이 완전하지 않아 비전자기록물 관리나 시청각기록물 등록에 공백이 발생한다. 표준기록관리시스템(RMS)은 기록관 단계 운영을 전제로 하여 처리과의 시청각·행정박물 등 특수유형 기록관리에 한계가 있다(전가희, 2021).
법·제도의 현장 정합성 부족 : 「공공기록물법 시행령」 제24조1항의 정리시점이 '매년 2월말'로 규정되어 있으나 온나라시스템 등은 12월말 종료여서 일자 불일치 문제가 발생한다. 회의시간 2시간 회의의 녹취 평균 8시간 소요 등 회의록 추가작성 의무가 과도한 행정부담으로 작용한다.
조직 개편 시 인계·인수 누락 : 처리과가 폐지·통합되거나 인사이동이 발생할 경우 기록물관리에 관한 인수·인계가 누락되어 연속성 있는 관리가 어렵다. 인사이동시 기록물 인수·인계 기능을 갖춘 별도 시스템이 부재한 실정이다.
활용 흐름과 등록 시점의 충돌 : 결재 종료 시점 일률 등록 방식이 처리과 단계의 활용 맥락과 충돌한다. 또한 처리과→기록관 단계의 일방향 이관 구조가 처리과의 업무 활용을 제약한다.

개선방안

처리과 기록관리의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 교육·시스템·법제도·조직 측면에서 다음과 같이 제시된다.

교육 체계 정비 : 처리과 기록관리 필수교육을 법정 필수교육으로 지정하고, 신규자·경력자·기록물관리책임자 등 직급·근속연수별 맞춤 단계별 의무 교육을 운영한다. 영상·대면·컨설팅 등 교육 방식을 다양화하고, 사이버 게시판을 상설화하여 정기적 안내·자문 체계를 구축한다.
처리과별 맞춤 매뉴얼 제작 : 기록관 또는 영구기록물관리기관이 각 처리과 업무 특성에 맞춘 매뉴얼을 제작·보급한다. 정부합동감사 사례를 기반으로 한 업무편람과 정기 안내 메일을 함께 운영한다.
(가칭) 처리과 기록물관리시스템 도입 : 표준기록관리시스템(RMS)이 기록관 단계 운영을 전제로 하는 한계를 보완하기 위해, 시청각·행정박물 등 특수유형 기록물을 처리과가 직접 관리할 수 있고 인사이동시 인수·인계 기능을 갖춘 별도 시스템 도입을 검토한다.
시스템적 통제 강화 : 본문 링크금지·zip파일 등록금지·암호화 금지 등을 교육이 아닌 시스템 차원에서 강제한다. 행정정보시스템 생산 전자기록물의 비전자 이관 관행을 개선하고, 행정정보시스템 개발 시 영구기록물관리기관·기록관장의 사전협의 의무를 강화한다.
법·제도 정비 : 「공공기록물법 시행령」 제24조1항의 정리시점을 '매년 2월말'에서 '매년 말까지'로 개정한다. 시행령 제18조2항 속기록·녹음기록 작성시 회의록 추가작성 의무 등 과도한 이중 작성 의무를 재검토한다. 보존기간 책정에서 1년·3년은 공통업무기준표·개별법령에 명시된 것에 한정하고 5년 이상을 중심으로 책정·관리 기준을 수립한다.
인사·조직적 지원 : 업무분장표에 기록물관리 업무를 명시하고, 기록물 생산량에 따른 보충인력을 지원하며, 기록물관리 일정을 고려한 인사이동 시기를 결정한다. 인수·인계서 작성을 의무화하여 처리과 변동시 기록관리 연속성을 확보한다. 법령상 기록물관리책임자의 권한·지위를 서무에게 부여 가능한지에 대한 재검토도 병행한다.
자동 수집체계 구축 : 처리과 단계의 시청각·회의록·전자우편 등 다양한 매체의 자동 수집·등록 체계를 구축하여 결재문서 중심 등록의 한계를 보완한다.
큐레이션형 등록 체계 도입 : 결재 종료 시점 일률 등록 방식 대신, 생산자가 등록 시점과 업무 맥락을 부여하는 '선언(declare)' 체계를 도입하여 처리과 활용 흐름을 보장한다.
활용 가능성 확보 : 일방향 영구 이관 구조를 개선하여 기록관 단계에서도 처리과의 활용을 일정 수준 보장하는 절차를 설계한다.
자체 점검 도구화 : 처리과 기록관리 수행업무 체크리스트를 자체 평가 지표로 활용하여 기관 내 기록관리 문화 정착을 도모한다.

출처 및 참고

「공공기록물 관리에 관한 법률」
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」
국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026.
NAK P-2007-02, 『처리과 기록관리 준수사항』, 국가기록원, 2007.
NAK 3:2022(v2.5), 『처리과 기록관리 업무처리 절차』, 국가기록원, 2022.10.17 개정.
NAK 28, 『학교 공통 단위과제 분류기준 및 보존기간 책정기준』, 국가기록원.
국가기록원, 『2022년 중앙행정기관 처리과공통업무 보존기간 준칙』, 2022.10.01.
국가기록원, 『2022년 지방자치단체 처리과 공통업무 보존기간표』, 2022.12.08.
김혜영·윤은하 (2020). 「처리과 기록물관리 현황 연구: 지자체 정부합동감사의 정량적 분석을 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 20(4), 147-167.
전가희 (2021). 「지방자치단체 처리과 기록물관리 문제점 및 개선방안 사례연구」. 『기록학연구』 70, 117-159.
장지혜·김혜영 (2021). 「기록물관리책임자의 관점에서 바라본 대학 처리과 기록물 관리 현황 및 개선방안」. 『한국기록관리학회지』 21(1), 189-209.

정의