비전자기록물

틀:위키문서 초안 비전자기록물(非電子記錄物)은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물로, 종이문서·대장·카드·도면류 및 아날로그 시청각기록물 원본 등이 포함된다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제18조 및 제19조에 따라 비전자기록물도 전자기록생산시스템의 '비전자문서 등록 기능'을 통해 반드시 등록·관리하여야 하며, 전자기록물 이관 시 함께 이관하는 것을 원칙으로 한다. 처리과에서는 최대 2년 범위 내에서 보관 후 기록물철 단위로 이관할 수 있다.

정의

비전자기록물이란 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 말한다. 종이문서, 대장, 카드, 도면류, 아날로그 시청각기록물(인화사진, 필름, 테이프 등) 원본 등이 해당하며, 전자기안문에 첨부된 종이 붙임자료나 분리등록 첨부물도 비전자기록물로 취급된다. 전자문서가 주된 생산 형태인 현재에도, 대면결재·민원신청서·회계기록·도면 등 다양한 형태의 비전자기록물이 지속적으로 생산되고 있으며, 등록·편철·이관 전 과정에서 전자기록물과 연계하여 관리된다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제18조	기록물의 등록·분류·편철 등
동법	제19조	기록물의 관리 등
동법 시행령	제20조	기록물의 등록
동법 시행령	제21조	공식문서 외의 중요기록물의 등록·관리
동법 시행령	제22조	기록물의 분류
동법 시행령	제23조	편철 및 관리
동법 시행령	제32조	기록물의 이관
동법 시행령	제35조	처리과 기록물 인수
동법 시행규칙	제4조~제13조	기록물의 등록·분류·편철 세부 기준
동법 시행규칙	제19조	기록물의 이관목록 작성
동법 시행규칙	제20조	기록물 이관시기의 연장
NAK 10:2022(v1.4)	제6절	기록관 표준운영절차: 일반

업무 내용 및 절차

등록

비전자기록물은 생산·접수와 동시에 전자기록생산시스템(업무관리시스템 또는 전자문서시스템)의 '문서등록대장'에 비전자문서 등록 기능을 사용하여 등록하여야 한다.

구분	전자문서	비전자문서
생산	자동 등록	생산자가 비전자문서 등록 기능을 사용하여 등록
접수	자동 등록	접수자가 비전자문서 등록 기능을 사용하여 등록

전자문서의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우, '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물을 동일한 등록번호 아래 별도 등록한다. 분리등록된 첨부물의 등록번호는 본문 등록번호에 '-분리연번'을 추가하여 표기한다(예: 행정지원과-925 → 행정지원과-925-1).

분리등록 주요 사례:

본문은 전자문서이나 붙임파일이 종이문서, 도면류, 카드류, 시청각기록물 등 비전자인 경우
기록물 한 건에 두 가지 매체가 함께 존재하는 경우 (예: 슬라이드필름+음성테이프, 종이도면+도면CD 등)
본문과 첨부물의 규격차이가 심한 경우 (예: 본문(종이문서)에 대형도면이 첨부된 경우)

등록번호 표기

구분	유형	표기 위치
생산	문서·카드류·도면류	기록물 좌측 상단의 여백
생산	기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 표기가 곤란한 기록물	기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기
접수	시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물	기록물 우측 상단의 여백

편철

비전자(종이)문서의 편철은 다음 6단계로 진행한다.

진행문서 파일 사용: 생산·접수된 문서를 진행문서 파일에 넣어 관리. 전자문서의 비전자 분리등록 첨부물은 해당 문서의 문서관리카드 출력본과 함께 보관. 비전자(종이)문서의 비전자 분리등록 첨부물은 해당 문서의 사본과 함께 보관(사본임 표시)
진행문서 파일에서 분리: 업무가 종결되면 진행문서 파일에서 분리하고 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월 31일자) 순으로 정리
기록물 철 표지 및 색인목록 출력: 전자기록생산시스템 기능을 이용하여 단위과제카드(기록물철) 단위로 출력 (불가한 경우 공공기록물법 시행규칙 [별표2], [별지 제1호 서식] 활용하여 직접 작성)
보존용 표지로 씌우고 클립으로 고정: 기록물 철 표지 → 색인목록 → 문서 순서대로 편철
보존상자 편성 및 보존상자 표지 부착: 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성 후 측면에 표지(라벨지) 부착
처리과 공동 캐비닛 등에 보관: 편성된 보존상자 배치 및 보관

편철 주요 기준:

편철량 한도: (일반문서) 100매 이내, (카드·도면류) 30매 이내. 초과 시 2권 이상으로 나누어 동일 제목·철분류번호 부여 후 권호수 구분 표기 (예: 기록물의 편철관리(2-1), 기록물의 편철관리(2-2))
기록물철 제목: 단위과제카드명 또는 기록물철명 사용, 필요 시 본제목 우측에 부제목 추가 가능
면표시: 기록물건별 면수를 중앙 하단에, 기록물철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래 순으로 부여. 양면 사용 시 양면 모두 순서대로 면수 부여

연말 정리

비전자기록물의 연말 정리는 다음 사항을 포함하여 실시한다.

정리 항목	내용
미등록 기록물 추가등록	전자기록생산시스템에 미등록된 비전자기록물을 '비전자기록물 등록/접수' 또는 '첨부물 분리등록' 기능을 활용하여 정리기간에 반드시 등록
색인목록 일치 여부 확인	단위과제카드(기록물철)의 색인목록과 실제 편철상태 일치 여부 확인
등록번호 표기 확인	생산·접수 등록번호가 표시되지 않은 기록물 확인 후 누락된 등록번호 표기
쪽수 일치 및 면표시	기록물(문서)등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수 일치 여부 확인 후 단위과제카드(기록물철) 면표시 최종 확정·표기
철침 등 이물질 제거	단위과제카드(기록물철) 안에 남아있는 철침 등 이물질 제거
철표지·색인목록 인쇄 및 보존용 표지 고정	철표지·색인목록 출력 후 보존용 표지로 씌워 클립으로 고정
보존상자 편성 및 배치	생산연도별·보존기간별 구분하여 보존상자 편성 및 캐비닛 배치

이관

비전자기록물은 전자기록물 이관 시 함께 이관하는 것을 원칙으로 하며, 처리과에서 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있다.

처리과 → 기록관(특수기록관) 이관 시 유의사항:

전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 기록물 이관 시 전년도에 생산·접수하여 등록한 비전자기록물의 등록정보도 함께 인계되므로, 반드시 전자기록물과 병행하여 이관하며 누락이 없도록 주의
편철된 비전자기록물철의 철제목은 전자기록생산시스템 과제관리에서 해당 단위과제카드의 철표지를 출력하여 사용
편철된 기록물철에 포함된 전자기록물 출력물(시행문, 문서관리카드 등)은 비전자 붙임 식별을 위한 경우 사본임을 표시하여 편철하고 단순출력물은 제외
이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출
이관시기 연장이 필요한 경우: 「공공기록물법 시행규칙」 별지 제3호 서식에 따라 기록물 이관시기 연장신청서 작성 후 기록관(특수기록관)에 제출

기록관 인수 시 확인사항

기록관은 비전자기록물 인수 시 다음 사항을 반드시 확인한다.

비전자철 또는 혼합철에 포함된 비전자 생산·접수문서와 분리등록 첨부물의 실물 유무 확인
전자문서의 비전자 붙임(별송) 실물 유무 확인 (기록물통합서비스플랫폼의 본문 검색 기능 활용)
전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 비전자문서 목록만 이관되고 실물이 없는 경우, 처리과에 해당 기록물 실물 이관을 요청하여 재인수
실물이 없는 비전자문서의 소재 파악, 누락(분실) 또는 훼손 사유를 RMS(기록물관리시스템)에 입력

장기보존패키지 변환

기록관에서 영구기록물관리기관으로 이관 시, 비전자기록물도 장기보존패키지로 변환하여 이관한다.

구분	장기보존패키지 구성
비전자기록물 철	메타데이터 + 전자서명
비전자기록물 건	메타데이터 + 전자서명

전자적 형태로 생산되지 않은 기록물을 이관하는 경우 기록물을 보존상자에 넣어 이관목록과 함께 이관하며, 영구기록물관리기관은 원본 및 목록 일치여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 수행한다.

현황

전자적 업무 처리가 일반화됨에 따라 전자기록물의 비중이 높아졌으나, 대면결재·민원서류·도면류 등 비전자기록물은 지속적으로 생산되고 있다. 기록관리시스템(RMS)은 비전자기록물 인수 기능(기록물인수 > 비전자기록물인수)을 제공하고 있으며, 기록물통합서비스플랫폼(RMS 2.0, cRMS)과 연계하여 관리된다. 2015년 이전 생산분 비전자문서는 통합 이관 절차를 통해 국가기록원으로 이관이 진행 중이다.

한계

비전자기록물은 생산 시 담당자가 직접 등록 기능을 사용하여야 하므로, 등록 누락 사례(대면결재, 수기작성 문서 등)가 지속적으로 발생할 수 있다.
비전자기록물의 실물과 전자기록생산시스템 등록정보 간의 일치 여부를 수동으로 확인해야 하므로, 기록관 담당자의 업무 부담이 크다.
비전자기록물은 종이·도면·카드 등 형태가 다양하고 보존환경에 민감하여, 장기 보존을 위한 별도 서고 관리와 물리적 처리 비용이 발생한다.
전자기록물과 비전자기록물이 혼합된 혼합철의 경우, 실물 관리와 시스템 데이터 간의 연계가 복잡하여 이관 시 오류가 발생하기 쉽다.
동종 대량 비전자기록의 일률 이관이 수용 한계 초래다.
이관 거부·유예가 반복된다.
보존서고 용량이 부족하다.
디지털 전환 인력·예산이 부족하다.
검색·열람 인프라가 미흡하다.

개선방안

전자기록생산시스템에 비전자기록물 등록 자동 안내 기능을 추가하여, 대면결재·민원문서 등 비전자 문서 생산 시 등록을 유도한다.
비전자기록물 실물과 시스템 등록정보 간의 일치 여부를 자동으로 점검하는 기능을 RMS에 탑재하여 연말 정리 업무의 효율성을 높인다.
도면류·카드류 등 특수 형태 비전자기록물에 대한 디지털화(스캐닝) 지원을 확대하여 전자 형태로의 전환을 촉진하고 장기 보존 접근성을 개선한다.
혼합철 관리 기준 및 절차를 명확히 하고, RMS에서 혼합철 내 비전자 건을 별도 추적·관리할 수 있는 기능을 강화한다.
동종 대량 비전자기록의 일률 이관 방식 재를 검토한다.
자율형 기록관리 책임제도 하의 자체 보존이다.
디지털화 사업과 결합을 통한 디지털 전환을 가속화한다.
국가기록원-법무부 협업(2025) 등 부처 간 모델을 확대한다.
디지털화 인력·예산 확대 및 AI 학습 데이터 활용 가능성 모색이다.

출처 및 참고

행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
공공기록물 관리에 관한 법률 제18조, 제19조, 시행령 제20조~제23조·제32조·제35조
공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제4조~제13조·제19조·제20조
NAK 10:2022(v1.4) 「기록관 표준운영절차: 일반」 제6절
국가기록원 기록관리정책과 (담당부서, 042-481-1777)