정리

틀:위키문서 초안 기록물의 정리는 기록물의 보존·관리를 위해 매년 해당 업무가 완결된 기록물을 대상으로 등록사항과 기록물 실물의 일치 여부, 분류 및 편철, 공개여부 등을 재검토하는 업무절차이다. 처리과 기록물관리책임자가 주관하며 업무담당자가 수행하고, 정리 완료 후 기록관으로의 이관으로 이어진다.

정의

기록물의 정리는 처리과에서 매년 수행하는 기록물관리의 핵심 절차로, 다음의 사항을 포함한다.

기록물 등록사항과 실물의 일치 여부 확인 및 미비사항 보완
기록물의 분류·편철 상태 재검토
기록물 건별 공개여부 및 접근권한 재분류
미등록 기록물의 추가 등록

기록물은 일반회계연도(매년 1월 1일부터 12월 31일까지)를 적용하여 1년 단위로 종결하는 것이 원칙이다. 다만, 다년도 사업의 경우 사업이 완료되는 시점에 해당 기록물철을 종결할 수 있다.

법적·제도적 근거

법령	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제18조	기록물의 등록·분류·편철 등
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
동법 시행령	제24조	기록물의 정리

업무 내용 및 절차

정리 절차

기록물 정리는 기록관의 처리과 교육 → 정리계획 수립 → 전자기록물 정리 및 비전자기록물 정리 → 완료의 순서로 진행된다. 단위과제(단위업무)별 보존기간은 영구기록물관리기관과 협의하여 확정한다.

전자기록물 및 비전자기록물 공통 정리 사항

구분	정리 내용
공개여부 재분류	기록물 건별 공개/비공개 여부 및 접근권한 재분류. 기공개된 기록물은 원칙적으로 비공개 전환 불가하나, 명백히 잘못 설정된 경우 수정 가능(수정사유·수정자 기록 필수)
미등록 기록물 확인	전자기록생산시스템 문서등록대장에 누락된 기록물 확인 및 추가 등록(대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이기록물 포함)
등록사항 일치 확인	문서등록대장 등록사항과 실제 기록물의 일치 여부 확인 및 미비사항 보완
비전자기록물 미등록 확인	미등록 비전자기록물을 '비전자기록물 등록/접수' 또는 '첨부물 분리등록' 기능을 활용하여 등록
색인목록 일치 확인	단위과제카드(기록물철)의 색인목록과 실제 편철 상태의 일치 여부 확인
등록번호 표기 확인	생산등록번호 또는 접수등록번호 미표기 기록물 확인 및 표기
쪽수·면표시 확정	문서등록대장상의 쪽수와 실제 기록물 쪽수 일치 여부 확인 후 면표시 최종 확정·표기 (비전자기록물)
이물질 제거	단위과제카드(기록물철) 내 철침 등 이물질 제거 (비전자기록물)

전자문서시스템 추가 확인 사항

기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 확인하여 기록물분류기준표 변경을 국가기록원에 신청
기록물철별 보존기간 책정 등 보존분류 사항 확인 및 변경 필요 시 기록물철 등록부에 변경사항 기재
결재 진행 중인 기록의 결재 완료, 접수 후 미확인·미편철 기록의 편철 완료

업무관리시스템 추가 확인 사항

신설 또는 변경 단위과제의 보존기간 확정을 위한 영구기록물관리기관 기록관리기준표 신청·승인 확인
생산자(문서관리카드, 메모보고): 열람범위 재조정·공개여부 재분류, 단위과제 조정, 과제 미분류 메모보고에 대한 단위과제 지정, 진행 중인 문서카드 결재 등 종결처리
과제카드담당자(단위과제카드): 내용 및 취지, 과제이력 보완, 열람범위 재조정
진행 중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인), 미확인 메모보고 확인 처리

체크리스트 (기록물 편철·정리 단계)

번호	수행업무
2-1	보존용 표지, 기록물철 표지, 색인목록과 문서를 순서대로 배열하고 편철했는지?
2-2	미등록 기록물을 확인하고 누락 기록물을 추가 등록했는지?
2-3	등록정보와 실제 기록물 상태의 일치여부를 확인·보완했는지?
2-4	접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인·수정했는지?
2-5	생산·접수등록번호 표시 여부를 확인했는지?
2-6	비전자기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치하는지 점검하고 면표시를 확정·표기했는지?
2-7	보존상자에 생산연도별·보존기간별로 구분하여 담았는지?
2-8	비치하고자 하는 기록물이 비치기록물 법정요건(카드·도면·대장)에 부합하는지?
2-9	비치가 필요한 기록물의 경우, 비치기록물 지정 신청서를 작성했는지?
2-10	(비치연장이 필요한 경우) 기존 비치기간이 끝나기 60일 전에 연장 신청서를 작성했는지?

현황

기록물 정리는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제24조에 따라 모든 공공기관 처리과에서 매년 의무적으로 수행한다. 정리 완료 후 처리과 기록물관리책임자는 전자기록생산시스템(온나라 등)의 기록물정리함을 통해 기록관으로 이관 요청을 수행하며, 기록관 담당자가 이를 승인하여 이관이 완료된다. 업무관리시스템(온나라)을 사용하는 기관(중앙부처, 지자체, 교육청)은 유형①, 전자문서시스템을 사용하는 일부 기관(검찰청 등)은 유형②의 절차에 따라 이관한다.

한계

기록물 정리가 연 1회 일괄 수행되는 구조로, 연중 지속적인 기록물 품질 관리에 한계가 있다.
업무담당자의 기록물관리 인식 수준에 따라 정리 품질의 편차가 발생할 수 있다.
다년도 사업 기록물의 경우 종결 시점 판단이 모호하여 정리 누락이 발생할 수 있다.
비전자기록물의 미등록·누락 확인이 전자기록물에 비해 어려워 관리상 사각지대가 생길 수 있다.

개선방안

연중 수시 기록물 정리를 유도하는 시스템 기능(정리 진행률 알림 등)을 강화하여 연말 집중 정리 부담을 줄인다.
처리과 기록물관리책임자 및 업무담당자 대상 정기 교육을 강화하여 정리 품질을 높인다.
다년도 사업 기록물의 종결 시점에 대한 명확한 기준을 마련하여 누락을 방지한다.
전자기록생산시스템의 정리 지원 기능(자동 점검, 오류 알림 등)을 개선하여 담당자의 부담을 경감한다.

출처 및 참고

행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
공공기록물 관리에 관한 법률 제18조·제19조, 시행령 제24조
NAK 16-1:2020(v1.2) 기록물 공개관리 업무 - 제1부: 기록물 생산부서 및 기록관

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 국가기록원 단계의 정리·기술 업무가 일률 이관 구조 때문에 만성 과부하 상태라고 진단하였다.

현황 및 한계

일률 이관으로 정리·기술 업무 만성 과부하
자동 정리·기술 도구 미비
처리과·기록관 단계 사전 정리 표준 미흡
메타데이터·콘텐츠·매체 분리 처리 한계

개선 방향

통합 UUID·Landing Page 기반의 기록 단위 관리 체계 도입
메타데이터·콘텐츠·매체 분리 처리로 정리 단위 유연화
AI 기반 자동 정리·기술
처리과·기록관 단계의 사전 정리 표준화

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