전자기록물

전자기록물(電子記錄物)은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송수신되거나 저장된 기록물로, 공공기관이 업무 수행 과정에서 전자기록생산시스템을 통해 생산·접수·관리하는 모든 전자 형태의 기록물을 말한다. 전자기록물은 단위과제카드(기록물철) 단위로 편철·관리되며, 인수·보존포맷 변환·장기보존패키지 변환 등의 절차를 통해 장기보존이 보장된다.

정의

전자기록물이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제20조에 따라 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송수신되거나 저장된 기록물을 의미한다. 전자문서, 전자도면, 전자카드, 웹기록물, 행정정보 데이터세트 등이 이에 해당한다.

전자기록물의 관리는 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템 등)에서 생산된 시점부터 시작되며, 기록관리시스템(RMS)을 통해 인수·보존되고 최종적으로 영구기록물관리기관(AMS/CAMS)으로 이관된다.

장기보존을 위해 전자기록물의 원문은 보존포맷(PDF/A-1)으로 변환하고, 원문·보존포맷·메타데이터·전자서명을 묶은 장기보존패키지로 구성하여 진본성과 무결성을 보장한다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제20조	전자기록물의 관리
공공기록물 관리에 관한 법률	제20조의2	전자기록물 기술정보의 관리
동법 시행령	제36조	기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존
동법 시행령	제36조의2	전자기록물 기술정보의 관리
NAK 30:2022(v1.1)	전체	문서유형 전자기록물 보존포맷 기술규격: PDF/A-1b 기반의 포맷
NAK 31-1:2022(v2.3)	전체	전자기록물 장기보존패키지 기술규격 제1부: XML로 포맷화된 방식(NEO2)
NAK 31-2:2022(v1.1)	전체	전자기록물 장기보존패키지 기술규격 제2부: 디렉토리로 구조화된 방식(NEO3)
NAK 37:2025(v2.0)	전체	전자기록물 보존포맷 선정기준

업무 내용 및 절차

보존포맷 변환

보존포맷이란 문서가 생산된 당시의 애플리케이션이 없어도 해당 문서의 내용과 외형을 그대로 재현할 수 있게 하는 포맷으로, 표준 규격은 ISO 19005-1(PDF/A-1)이다.

변환 대상

구분	내용
대상	기록관(특수기록관)이 전자기록생산시스템으로부터 인수한 보존기간 10년 이상 전자기록물의 본문문서 파일 및 첨부문서 파일
제외 ①	시청각 유형(동영상, 음성 파일 등)·DRM 설정 파일
제외 ②	해독 불가능한 암호화된 파일, 손상된 파일 등 가독이 불가능한 파일 (변환불가 처리 후 이력 관리)
제외 ③	생산 시부터 보존포맷으로 생산된 기록물 (NAK 37:2025(v2.0) 기준 충족)

주요 변환 가능 전자파일 유형

구분	S/W	주요 확장자
컴 오피스(한글과컴퓨터)	글 97~2010, 슬라이드, 넥셀, 한셀, 한쇼, 한컴 오피스 표준문서	.hwp, .hml, .hpt, .nxl, .cell, .show, .hwpx
MS 오피스	MS 워드 97~2010, MS 엑셀 97~2010, MS 파워포인트 97~2010	.doc, .docx, .rtf, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx
훈민정음	훈민 2000/I/xp	.gul
핸디오피스	아리랑 2.0, 핸디오피스, 핸디 그룹웨어 문서	.hwd, .hgn, .hwn, .hwx, .gux
이미지	BMP, JPG, GIF, TIFF	.bmp, .jpg, .gif, .tif, .tiff
텍스트·기타	메모장, HTML, XML, ODT, OZD(에듀파인)	.txt, .htm, .html, .xml, .odt, .ozd

변환 시기

구분	내용
일반 원칙	인수 종료 후 가능한 한 빠른 시일 내 변환 권고
의무 변환 기한	보존기간 30년 이상 기록물을 10년 이상 보존하는 기록관: 보존기간 기산일로부터 11년이 경과하기 전까지 장기보존패키지(보존포맷 변환 포함) 변환 의무

장기보존패키지

장기보존패키지란 전자기록물의 진본성과 무결성을 보장하고 장기간 안전하게 보존하기 위해 전자기록물의 원문·보존포맷·메타데이터·전자서명을 하나의 패키지로 구성한 포맷이다.

장기보존패키지 구성

대상	패키지 구성요소
전자기록물철 / 비전자기록물철	메타데이터 + 전자서명
전자기록물건	원문 + (보존포맷) + 메타데이터 + 전자서명
비전자기록물건	메타데이터 + 전자서명

장기보존패키지 변환 대상

보존기간 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 기록관으로, 다음 중 하나에 해당하는 경우에 적용된다.

• 특수기록관이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하는 경우 (법 제19조 제5항)
• 국가정보원장이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하거나 별도 협의하는 경우 (법 제19조 제6항)
• 영구기록물관리기관이 보존장소를 기록관으로 지정한 경우 (시행령 제30조 제2항 단서)
• 이관 연기 승인을 받은 경우 (시행령 제40조 제1항 단서)

변환 시기

기록관은 보존기간 30년 이상 기록물을 10년 이상 보존하는 경우, 인수 종료 후 보존포맷 변환을 실시하고 11년이 경과하기 전까지 장기보존패키지로 변환하여야 한다. 영구기록물관리기관으로 이관 시에는 이관 전에 업무처리 과정에서 변경된 메타데이터를 추가하여 장기보존패키지를 재변환하여야 한다.

전자기록물 기술정보 관리

디지털 파일은 S/W 및 H/W 기술 의존성이 높아 관련 기술의 퇴화·소멸 시 전자기록물의 재현이 불가능해진다. 이를 방지하기 위해 공공기관은 보유 전자기록물의 기술정보를 국가기록원에 제출하여야 한다.

항목	내용
기술정보의 정의	디지털 파일에 대한 정보(확장자, 파일명, 표준화 여부, 호환 소프트웨어, 버전, 개발사, 하드웨어 등)
조사 대상	기록관리 대상으로 확정된 행정정보시스템에서 보유하는 파일포맷명·수량·확장자·버전 등 (업무관리시스템·RMS·AMS 등 기록관리 전용 시스템 제외)
제출 시기	연 1회 정기 제출 (매년 8월 말 예정, 정확한 시기는 공문으로 별도 통보)
제출 방법	국가기록원 전자기록물 기술정보 관리시스템(https://gdfr.archives.go.kr, 외부망)의 '기관별 보유 포맷' 등록 기능 활용. 외부망 접속 불가 시 엑셀 서식으로 공문 제출
관리 시스템	DFR(Digital Format Registry) 시스템: 국가기록원 구축·운영, 기관별 보유포맷 등록 및 기술정보 현황 제공

전자기록물 이관

처리과에서 기록관으로 전자기록물을 이관할 때는 비전자기록물도 함께 이관하며, 비전자기록물의 등록정보도 기록관으로 인계된다. 이관 전에는 단위과제의 보존기간 확정 여부, 진본확인 절차 수행 여부 등을 점검하여야 한다.

기록관에서 영구기록물관리기관으로의 전자기록물 온라인 이관 시에는 진본성·무결성·신뢰성 및 이용 가능성을 확인하고, 오류가 없는 전자기록물에 대해 행정전자서명을 첨부한 후 이관한다.

전자기록물 표준 변천사

전자기록물 보존·이관 표준은 2008년 NAK TS 3(NEO) 제정 이후 보존포맷·장기보존패키지·선정기준으로 분화·발전해 왔다.

시기	표준	핵심 변경점
2008.12	NAK TS 3:2008(v1.0) 「전자기록물 장기보존포맷 기술규격」	한국형 장기보존포맷 NEO 최초 제정
2013.12	NAK 31:2013(v2.0)	NEO 1차 개정. 포맷 정비
2017.12	NAK 31:2017(v2.1)	NEO 2차 개정
2020.10	NAK 31-1:2020(v2.2) 「장기보존패키지 — 제1부 XML 포맷화 방식(NEO2)」	NEO2 신설. XML 단일 파일 패키징
2022.10	NAK 31-1:2022(v2.3)	NEO2 3차 개정
2022.10	NAK 31-2:2022(v1.1) 「장기보존패키지 — 제2부 디렉토리 구조화 방식(NEO3)」	NEO3 신설. 디렉토리 기반 패키징으로 대용량 처리 효율화
2022.10	NAK 30:2022(v1.1) 「문서유형 전자기록물 보존포맷 기술규격」	PDF/A-1b 기반 보존포맷 표준화
2025	NAK 37:2025(v2.0) 「전자기록물 보존포맷 선정기준」	보존포맷 선정 기준 정립. 시청각·데이터세트 포함

전자기록물 보존포맷

전자기록물의 장기보존을 위해 매체 종속성·소프트웨어 진부화로부터 독립된 보존포맷으로 변환한다.

매체 유형	보존포맷	근거 표준
문서 (워드·한글·PDF 등)	PDF/A-1, PDF/A-1b	NAK 30:2022(v1.1)
스프레드시트·발표	PDF/A-1b 또는 ODF	NAK 30
시청각 (오디오·비디오)	(선정기준 적용 — 표준 진행 중)	NAK 37:2025(v2.0)
데이터세트	(이관규격 적용)	NAK 35:2020(v1.0)
비변환 대상	DRM 설정 파일·암호화 파일·시청각 등	(별도 보존)

장기보존패키지 (NEO·NEO2·NEO3)

장기보존패키지는 원문·보존포맷·메타데이터·전자서명을 묶어 진본성·무결성·이용가능성을 보장하는 한국형 보존 단위이다.

• NEO (NAK TS 3:2008) : 최초 한국형 장기보존포맷. XML 기반 단일 파일.
• NEO2 (NAK 31-1:2020/2022) : XML로 포맷화된 방식. 단일 파일 패키징 유지하되 메타데이터·서명 구조 정비.
• NEO3 (NAK 31-2:2022) : 디렉토리로 구조화된 방식. 대용량·시청각·데이터세트 처리 효율화. BagIt 유사 디렉토리 패키징.

장기보존패키지는 OAIS(Open Archival Information System) 참조모형의 SIP(Submission)·AIP(Archival)·DIP(Dissemination) 정보패키지 개념과 연계되어 있다.

전자기록물 R&D 동향

국가기록원은 전자기록물 장기보존을 위해 다양한 R&D를 추진해 왔다.

• 전자기록물 장기보존전략 연구·테스트베드 구축 (2011) : 한국형 장기보존 전략 모델 설계.
• 복합전자기록물 장기보존 아키텍처 연구 (2011) : 복합 매체 장기보존 아키텍처.
• 디지털 기록매체의 기대수명 예측방법 및 측정도구 (2011) : 디지털 매체 수명 예측 모델.
• 장기보존용 DVD 광매체 최적 매체수록기술 (2011) : 광매체 보존 기술.
• 복합전자기록물 장기보존 아키텍처 (2011) : 복합 매체 장기보존 아키텍처.
• Blu-ray Disc 최적 매체수록 기술 및 도구 고도화 (2011) : 차세대 광매체 활용.
• 데이터세트 구조분석 및 진본성 보장 기록관리 기능모델 (2015) : 데이터세트 진본성 모델.
• 전자기록 기술정보 기반 장기보존 의사결정 지원체계 (2016) : 보존포맷 선정 의사결정.
• 데이터세트 유형 전자기록의 장기보존기술 (2019) : 데이터세트 장기보존 기술.
• 디지털 속성에 부합하는 디지털 기록 생산체계 개선 연구 (2022) : 결재 중심 한계 극복 모델.

학술 쟁점 및 연구 동향

전자기록물 관리에 대한 학술 연구는 진본성·메타데이터·장기보존·OAIS·InterPARES를 중심으로 진행되어 왔다.

• 김익한(2006) : 「전자기록의 진본 평가 시스템 모형 연구」에서 InterPARES 프로젝트 성과와 연계한 한국형 진본성 검증 시스템 모형을 제시하였다.
• 이경남(2006) : 「전자기록의 장기적 보존을 위한 보존메타데이터 요소 분석」에서 장기보존을 위한 메타데이터 요소를 분석하여 NAK 8 메타데이터 표준의 이론적 기반을 마련하였다.
• 정보패키지 연구(2006) : 「전자기록의 장기보존을 위한 보존정보패키지(AIP) 구성과 구조」에서 OAIS 참조모형 기반 정보패키지의 구성·구조를 분석하였다.
• 다그(2007) : 「전자기록의 장기보존을 위한 이관절차모형에 관한 연구」에서 OAIS 기반 한국형 이관절차모형을 제시하였다.
• 이윤주·이소연(2009) : 「진본 전자기록의 장기보존을 위한 정책프레임워크 — InterPARES 성과물에 기초하여」에서 국제 InterPARES 연구 성과를 한국 정책에 적용하는 프레임워크를 제안하였다.
• 이소연(2004) : 「디지털유산의 장기적 보존 — 국가정책 수립을 위한 제안」에서 한국 디지털유산 장기보존 국가정책 수립의 초기 이론적 기반을 정립하였다.
• 임진희(2011) : 「DRAMBORA를 응용한 전자기록 장기보존 업무 위험관리체계 연구」에서 영국 DRAMBORA(Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) 모델을 적용한 한국형 장기보존 위험관리 체계를 제시하였다.
• 박종연 외(2022) : 「디지털 속성에 부합하는 디지털 기록 생산체계 개선 연구」(한국기록전문가협회)에서 결재문서 중심 생산 체계의 한계와 디지털 환경 부합 모델을 제시하였다.

현황

현재 대부분의 공공기관은 업무관리시스템(온나라) 또는 전자문서시스템을 통해 전자기록물을 생산하고, 기록관리시스템(RMS)을 통해 관리한다. 국가기록원은 중앙영구기록물관리시스템(CAMS)을 통해 중앙행정기관의 전자기록물을 수집·보존한다. 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 기술표준(NAK 30·31·37)이 지속적으로 개정되고 있으며, 행정정보 데이터세트 등 새로운 유형의 전자기록물에 대한 관리기준도 확대 적용 중이다.

한계

전자기록물 관리에서는 다음과 같은 구조적·기술적 한계가 지적된다.

• 보존포맷 변환 제외 유형 공백 : 보존포맷 변환 대상에서 시청각 기록물·DRM 설정 파일·암호화 파일이 제외되어 해당 유형의 장기보존에 제도적 공백이 존재한다. NAK 37:2025 보존포맷 선정기준이 2025년에야 정비되었다.
• 기관별 시스템 이질성 : 기관마다 전자기록생산시스템의 종류와 버전이 상이하여 보존포맷 변환 환경 구축 및 유지에 상당한 비용과 기술적 부담이 따른다.
• 기술정보 변화 속도 추격 어려움 : 전자기록물 기술정보(파일포맷·소프트웨어 버전 등)의 변화 속도가 빨라 연 1회 제출 방식으로는 최신 기술정보를 적시에 반영하기 어렵다.
• 소규모 기관의 변환 환경 구축 어려움 : 장기보존패키지 변환에 필요한 인증서·라이선스·방화벽 포트 허용 등의 환경 설정이 복잡하여 소규모 기관에서의 이행이 어렵다.
• 결재문서 중심주의 : 결재문서 중심주의로 디지털 환경의 다양한 기록 형태(시청각·메일·메신저·협업도구)가 반영되지 못하고 있다(박종연 외, 2022).
• 사생기록물(shadow records) 일상화 : 메신저·이메일·개인 클라우드 등에 업무 기록이 산재하여 공식 기록과 분리되는 현상이 일상화되어 있다.
• NEO의 대용량 처리 한계 : NEO·NEO2의 XML 단일 파일 방식이 대용량 시청각·데이터세트 처리에 효율적이지 못해 오류·용량 문제가 발생한다. NEO3(디렉토리 방식)는 2022년에야 도입되었다.
• 일방향 이관 구조 : 처리과-기록관-영구기록물관리기관의 일방향 이관 구조로 전자기록의 활용·재사용이 제약된다.
• 클라우드·AI 등 신기술 적용 미흡 : 클라우드 기반 보존, AI 기반 자동 분류·메타데이터 추출 등 신기술 적용이 미흡하다.
• 진본성 검증 미흡 : InterPARES 성과를 한국 실무에 적용한 진본성 검증 시스템이 학술 단계에 머물러 있다(김익한, 2006; 이윤주·이소연, 2009).
• 위험관리 체계 미정립 : 영국 DRAMBORA 모델 등 장기보존 위험관리 체계가 학술 단계에 머물러 있고 국내 표준화·실무 적용은 미흡하다(임진희, 2011).

개선방안

전자기록물 관리의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 보존포맷 다양화·기술정보·디지털 속성 반영·신기술 측면에서 다음과 같이 제시된다.

• 보존포맷 변환 제외 유형 대체 방안 : NAK 37:2025 보존포맷 선정기준을 기반으로 시청각·DRM 파일 등 보존포맷 변환 제외 유형에 대한 대체 보존방안 및 기술기준을 마련한다.
• 기술정보 실시간 연계 : 전자기록물 기술정보 제출 주기를 단축하거나 실시간 연계 체계를 구축하여 기술 변화에 신속하게 대응한다.
• SaaS 방식 변환 지원 : 소규모 기관을 위한 보존포맷 변환·장기보존패키지 변환 지원 서비스(SaaS 방식)를 확대하여 변환 환경 구축 부담을 경감한다.
• 데이터세트 표준 정립 : NAK 35:2020·NAK 37:2025를 기반으로 행정정보 데이터세트 등 새로운 전자기록물 유형의 장기보존 기술규격을 정비한다.
• 디지털 속성 반영 생산체계 : 결재문서 중심주의에서 벗어나 등록 대상을 다양화(시청각·회의록·일정·메일·메신저·협업도구)하고, 큐레이션형 '선언(declare)' 체계를 도입한다(박종연 외, 2022).
• 사생기록물 통합 관리 : 개인별 클라우드 저장소·전자수첩·업무일지를 공식 기록 체계와 연계하여 사생기록물(shadow records)을 통합 관리한다.
• 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 관리 : BagIt 패키징, UUID·해시 검증을 적용하여 메타데이터·콘텐츠·매체를 분리 관리한다. NEO3(디렉토리 방식) 도입을 가속화한다.
• OAIS 참조모형 적용 : OAIS 참조모형의 SIP·AIP·DIP 정보패키지 개념을 한국 표준에 충실히 반영하고, ODF·PDF/A-1·PDF/A-2 등 다양한 국제 표준 포맷을 병행 운영한다.
• InterPARES 기반 진본성 검증 : 김익한(2006)·이윤주·이소연(2009)이 제시한 InterPARES 기반 진본성 검증 시스템을 한국 실무에 도입한다.
• DRAMBORA 기반 위험관리 : 임진희(2011)가 제시한 영국 DRAMBORA 모델 기반 장기보존 위험관리 체계를 한국 표준에 도입한다.
• RMS·CAMS 통합 IROS 진화 : RMS·CAMS·AMS의 분리 운영 한계를 극복하기 위해 통합 IROS(Integrated Records and Operations System) 개념으로의 진화를 15년 로드맵으로 추진한다.
• 클라우드·AI 신기술 적용 : 클라우드 기반 분산 보존, AI 기반 자동 분류·메타데이터 추출·OCR·감수 도구 등 신기술 적용을 확대한다.

관련 항목

• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 이관
• 보존기간
• 행정정보데이터세트
• 기록관리기준표
• 편철
• 단위과제

출처 및 참고

• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제20조·제20조의2
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제36조·제36조의2
• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• NAK TS 3:2008(v1.0), 『전자기록물 장기보존포맷 기술규격(NEO)』, 국가기록원, 2008.12 제정.
• NAK 30:2022(v1.1), 『문서유형 전자기록물 보존포맷 기술규격』, 국가기록원, 2022.10.
• NAK 31:2017(v2.1), 『전자기록물 장기보존포맷 기술규격』, 국가기록원, 2017.12 개정.
• NAK 31-1:2022(v2.3), 『전자기록물 장기보존패키지 — 제1부 XML 포맷화 방식(NEO2)』, 국가기록원, 2022.10.
• NAK 31-2:2022(v1.1), 『전자기록물 장기보존패키지 — 제2부 디렉토리 구조화 방식(NEO3)』, 국가기록원, 2022.10.
• NAK 35:2020(v1.0), 『행정정보 데이터세트 기록관리 기준』, 국가기록원, 2020.10.
• NAK 37:2025(v2.0), 『전자기록물 보존포맷 선정기준』, 국가기록원, 2025.
• 박종연 외 (2022). 『디지털 속성에 부합하는 디지털 기록 생산체계 개선 연구』. 한국기록전문가협회·국가기록원.
• 이소연 (2004). 「디지털유산의 장기적 보존 — 국가정책 수립을 위한 제안」. 『기록학연구』 10.
• 김익한 (2006). 「전자기록의 진본 평가 시스템 모형 연구」. 『기록학연구』 14.
• 이경남 (2006). 「전자기록의 장기적 보존을 위한 보존메타데이터 요소 분석」. 『기록학연구』 14.
• 다그 (2007). 「전자기록의 장기보존을 위한 이관절차모형에 관한 연구」. 『기록학연구』 16.
• 이윤주·이소연 (2009). 「진본 전자기록의 장기보존을 위한 정책프레임워크 — InterPARES 성과물에 기초하여」. 『기록학연구』 19.
• 임진희 (2011). 「DRAMBORA를 응용한 전자기록 장기보존 업무 위험관리체계 연구」. 『기록학연구』 27.