기록관리시스템: 두 판 사이의 차이

2026년 5월 6일 (수) 09:24 기준 최신판

기록관리시스템(記錄管理시스템, Records Management System, RMS)은 기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템이다. 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제2조 제8호에 정의되어 있으며, 전자기록물의 인수·등록·분류·보존·평가·이관·열람을 담당하는 한국 공공기록관리 정보화 체계의 핵심 시스템이다. 국가기록원이 표준 제·개정 및 표준RMS의 개발·보급·기술지원을 총괄하며, 2016년 12월 기준 738개 행정기관 전체에 보급 완료되었다.

정의

기록관리시스템은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제2조 제8호에 따라 "기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템"으로 정의된다. 함께 정의되는 영구기록관리시스템(제2조 제9호)은 "영구기록물관리기관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템"으로, 두 시스템은 한국 기록관리 정보화 체계의 양 축을 이룬다.

대한민국 공공기록관리 정보시스템 체계는 다음 3단계 구조로 작동한다.

전자기록생산시스템 (처리과·생산기관) — 전자문서시스템, 업무관리시스템(온나라), 행정정보시스템
기록관리시스템(RMS) (기록관·특수기록관) — 표준RMS / cRMS
영구기록관리시스템 (영구기록물관리기관) — CAMS, PAMS, 시·도 영구기록관리시스템

RMS는 처리과·생산시스템의 현용·준현용 단계가 종료된 후 기록물을 인수하여 보존·관리·평가하고, 30년 이상 보존기록물은 영구기록관리시스템으로 이관하는 중간 단계 시스템이다. 진본성·무결성·신뢰성·이용가능성(KS X ISO 15489-1 4대 속성) 보장이 핵심 역할이다.

법적·제도적 근거

조문	핵심 내용
시행령 제2조 제8호	기록관리시스템 정의
시행령 제2조 제9호	영구기록관리시스템 정의
시행령 제2조 제13호	장기보존패키지 구성요소 (전자기록물·메타데이터·보존포맷·행정전자서명 등)
시행령 제4조 제3항	공공기관·기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템·기록관리시스템 또는 영구기록관리시스템을 구축·운영해야 함
시행령 제4조 제4항 (2020 신설)	기록관리 메타데이터를 위 3종 시스템을 통해 생산·관리해야 함
시행령 제20조 제2항	기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템으로 등록 가능
시행령 제25조 제1항	기록관리기준표는 기록관리시스템으로 생성·관리
시행령 제28조 제3항	시스템에서 접근·접근시도·이력정보를 자동 생성·관리하며 임의 수정·삭제 불가
시행령 제31조의2	시스템 간 공유 저장공간 저장 전자기록물은 관리권한만 이전 방식으로 이관 가능
시행령 제33조 제2항	생산현황통보는 기록관리시스템을 통하여 제출

시스템 유형

표준기록관리시스템 (표준RMS)

국가기록원이 2006년 정보화전략계획(ISP) 사업을 거쳐 개발한 RMS 구현체로, 각급 행정기관에 공통 보급되는 보급형 시스템이다.

RMS 1.0 — 비표준 프레임워크 기반. 2007년부터 보급, 2015년 기술지원 종료
RMS 2.0 — 전자정부 표준프레임워크 기반
cRMS (CRMS) — 클라우드 기반. 2016년 개발, 2017년 노후장비 보유 중앙행정기관 우선 전환, 2019년 2월 중앙부처 전환 완료

영구기록관리시스템

영구기록물관리기관에서 운영하며, NAK 7 시리즈 기능 요건 표준을 따른다.

CAMS — 중앙영구기록관리시스템 (국가기록원)
PAMS — 대통령기록관리시스템 (대통령기록관)
시·도 영구기록관리시스템 — 광역지방자치단체 (서울기록원·경상남도기록원 등)

자료관시스템 (2007 이전 명칭)

1999년 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정 이후 운영된 종이기록 중심 시스템. 2002년 개발, 2004년부터 17개 인증 상용제품을 582개 기관에 보급하였다. 2006~2007년 RMS 개발·법령 전면개정 과정을 거쳐 표준RMS로 대체되었다.

기능 요건 (NAK 6:2022 v1.5)

NAK 6 표준은 RMS의 기능 요건을 다음 8개 대기능 그룹으로 정의한다(각 요건은 필수 M / 선택 O로 구분).

메타데이터 생성 및 관리 — NAK 8 준수, 단계별 필수 메타데이터 생성, 데이터형식·입력범위 검증, 상위계층 메타데이터의 하위 상속
분류체계 및 기록관리기준의 통제 — 외부 BRM 동기화 또는 자체 생성, 기록관리기준표 작성·운영, 분류체계 변경 이력 관리
기록물 인수 — 인수·등록·생산현황 관리, 다양한 유형·포맷 기록물 인수, 진본성·무결성 유지, 편철·인수 감사·추적
저장 및 보존관리 — 저장·백업·복구, 전자기록물 보존관리(장기보존패키지 변환), 보존포맷 변환(PDF/A-1b), 비전자기록물 보존관리
처분 — 처분 검토·실행(이관·보류·폐기·보존기간 재책정), 영구기록관리시스템으로 이관, 감사 가능한 폐기
공개관리 — 공개재분류
접근권한 및 감사증적 — 접근권한 관리, 처리행위의 시점·행위자·내용 자동 감사증적 (임의 수정·삭제 불가)
검색 및 활용 — 단일/조합/분류체계 기반 검색, 화면출력·인쇄, 보고서 관리

핵심 설계 원칙

진본성·무결성·신뢰성·이용가능성 4대 속성 충족 (KS X ISO 15489-1)
메타데이터를 통한 내용·맥락 관리
신뢰 가능한 처분 및 감사추적
이용자 친화적 검색·열람
유관 시스템과의 원활한 연계
전자서명·암호화 등 기술적 보호조치

데이터 연계 (NAK 29 시리즈)

RMS는 단독으로 운영되지 않고 외부 다수 시스템과 표준화된 데이터 연계를 수행한다. NAK 29 시리즈가 그 기술규격을 정의한다.

표준	연계 대상	주요 연계 사항
NAK 29-1:2021(v1.6)	업무관리시스템 ↔ RMS	온나라 1.0/2.0 생산 기록물의 RMS 이관, 비공개 근거·사유, 무결성 해시, 클라우드 환경 저장소 통합
NAK 29-2:2022(v1.5)	RMS ↔ 영구기록관리시스템	기록물 생산현황 통보, 단위과제 보존기간 책정값 통보, 기록물 이관, 행정박물·간행물 생산현황
NAK 29-3:2021(v2.2)	RMS ↔ 기능분류시스템(BRM)	정부기능분류체계 동기화, 단위과제 변경사항 반영
NAK 29-4:2021(v1.1)	영구기록관리시스템 ↔ 기능분류시스템	영구기록관리기관 BRM 활용 시

변천 과정

NAK 6 (RMS 기능 요건) 개정 이력

차수	일자	주요 변화
제정	2007. 12. 28.	NAK P-2007-06 — 자료관시스템에서 RMS로 패러다임 전환
1차	2009. 12. 30.	행정안전부 고시 2009-77호
2차	2015. 7. 10.	RMS 보급 후 운영경험 반영, 인수·처분 세부 보완
3차	2020. 6. 30.	2019. 12. 법 개정 후속 — 공개재분류 제도 개선 반영
4차	2021. 6. 30.	2020 시행령 개정 후속 — 이관·장기보존패키지 변환 시 진본확인 절차 변경
5차 (현행)	2022. 10. 17.	NAK 6:2022(v1.5)

표준RMS 구현체 변천

1999~2004 자료관시스템 — 종이기록 중심, 17개 인증제품을 582개 기관에 보급
2005 ISP 사업 — "기록관리시스템 혁신 ISP 사업"으로 종이→전자 패러다임 전환을 위한 개선모델 도출
2006~2007 RMS 개발·법령 전면개정·표준 제정 — 「공공기록물법」 전면개정, NAK P-2007-06 제정, RMS 1.0 보급 시작
2009~2014 RMS 1.0 보급 확산 — 2009년 자치단체 10개 시범, 2014년 707개 기관
2015~2016 RMS 2.0 / cRMS 개발 — 전자정부 표준프레임워크 기반 RMS 2.0, 클라우드 기반 cRMS 개발. 2016년 12월 738개 기관 보급 완료
2017~2019 클라우드 전환 본격화 — 2017년 노후장비 운용 중앙행정기관 우선 전환, 2019년 2월 중앙부처 cRMS 전환 완료
2020 시행령 개정 — 메타데이터 의무 조항(시행령 제4조 제4항) 신설, 진본확인 절차 변경
2021~2022 표준 5차 개정, 클라우드-온나라 저장소 통합 — NAK 29-1 6차 개정으로 RMS-업무관리시스템 저장소 통합 반영

현황

보급 현황

표준RMS는 중앙행정기관·군기관·지방자치단체·교육청 총 738개 행정기관에 보급 완료(2016. 12. 기준)
"기록물 생산-기록관리-영구보존" 범정부 전자기록관리체계의 정보시스템 기반이 마련되었다.
정부산하공공기관 등은 별도 표준 NAK 20을 적용한다.

운영 버전 분포

자치단체 RMS는 대부분 RMS 2.0을 운영하며, 2020년 기준 일부 자치단체는 2015년 기술지원 종료된 RMS 1.0을 사용한다.
2022년 기준 201개 자치단체가 내용연수 7년 경과 노후 서버를 사용하고 있어 인프라 노후화가 문제로 지적된다.
중앙부처는 2019년 2월 cRMS 전환을 완료하였다.

운영 주체

국가기록원 — 표준RMS 개발·배포, 표준 제·개정, 기능개선 컨설팅, 매분기 패치 제공
각급 기관 기록관 — RMS 도입·운영, 컨설팅 신청
사업자 — RMS 응용SW 유지관리, 운영지원

한계

결재문서 중심의 협소한 관리 대상 — 웹기록물·행정정보데이터세트·SNS·동영상 등 다양한 유형 기록물의 포착이 미흡하다.
활용률이 미흡하고 사용자 편의성이 부족하다 — 도입에 약 3천억 원이 투입되었으나 실제 활용률은 전체 기능의 약 10%로 추정되며, 처리과 직원의 활용도가 낮다.
시스템이 노후화되어 있고 모놀리식 아키텍처가 한계로 작용한다 — 단일 업무프로세스에 모든 기능이 포함되어 특정 기능 고도화를 위해 시스템 전반 수정이 필요하고, 커스터마이징 후 국가기록원 배포 패치 적용이 어렵다.
메타데이터 품질 문제가 만연하다 — 전자기록생산시스템 단계에서 필수 메타데이터가 누락되어 RMS 인수 후 2차·3차 연쇄 오류가 발생한다(임시기관코드 사용 문서 중복, 본문·첨부파일 깨짐, 0byte 문서, 행위자/공개값 누락 등).
생산-기록관리-영구보존 흐름 상의 표준 불일치가 있다 — 생산시스템과 RMS, RMS와 영구기록관리시스템 간 데이터 규격 불일치가 보존포맷 변환 오류로 이어진다.
클라우드 RMS의 미완성 — 법제도 변화 없이 시스템만 변화하여 클라우드 기술의 장점(탄력성·자동화·서비스화)을 충분히 활용하지 못하고 종이문서 기반 업무프로세스를 그대로 옮긴 형태에 머무른다.
유지관리 체제가 이원화되어 있다 — RMS 응용SW 유지관리와 운영지원 업무가 분리되어 있고, 자치단체별 1인 기록연구사 체제로 정보화 업무 부담이 과중하다.
"RMS만 구축하면 자동으로 기록관리가 된다"는 잘못된 인식이 만연하며, 전자/비전자 기록물의 분리 처리 관행이 데이터 불일치를 초래한다.

개선방안

마이크로서비스 아키텍처(MSA) 기반 차세대 RMS — 모놀리식 구조에서 MSA로 전환하여 기능 단위로 독립 배포·운영이 가능하도록 재설계한다.
오픈소스 소프트웨어(OSS) 지향 — 상용 솔루션 의존성을 탈피하고, AtoM·Archivematica 같은 OAIS 기반 오픈소스를 활용하며 BagIt 패키징 포맷을 도입한다.
클라우드 RMS 활용 고도화 — 단순 클라우드 이전이 아닌 클라우드 환경 특성을 반영한 재설계를 추진하며, 서비스 주체 간 역할분담·서비스 계약·관리주체·책임·보안·권한을 정립한다.
인공지능(AI)·자동화 도입 — 생산 시점 자동 분류, 이관 시점 자동 검수, 보존 중 공개·폐기 여부 자동 처리, 전자기록물 동일성·무결성 자동 검증 기능을 도입한다.
블록체인 기술 적용 — 전자기록물의 진본성·무결성 보장에 블록체인 기술을 활용한다.
메타데이터 품질 통제 강화 — 전자기록생산시스템 단계에서 필수 메타데이터·규격을 통제하고, 시행령 제34조의2의 사전협의 제도를 강화한다.
기본 기능 중심 단순화 + 사용자 지원 강화 — 기본 기능 중심으로 시스템을 단순화하고, 사용자 지원·소통을 강화하며, 생산기관-국가기록원 간 신뢰를 구축한다.
통합 유지관리 체제 — RMS 응용SW와 운영지원 업무를 통합하고, RMS 유지관리 사업단을 운영하며, 인프라 호환성 목록을 체계적으로 관리한다.
법제도-시스템 동시 정비 — 기록관리 단위(기록철-기록건 구조)를 다양화하고, 종이문서 기반 업무프로세스를 전자 기반으로 재설계하며, 거버넌스 기구를 설치하여 범정부 기록관리 현안에 대응한다.
기록관리 종사자의 인식 전환과 사용자-개발자 협력체계를 강화한다.

최근 동향

기록물통합서비스플랫폼(RAMP) 확산 (2023~2024)

국가기록원은 2023년 행정안전부를 대상으로 시범 적용한 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)을 2024년 5~10월에 걸쳐 4회 단계별로 중앙행정기관 48개에 확산 완료하였다. RAMP는 기존 물리적 이관 방식을 논리적 이관으로 전환하여 이관 단계의 오류를 줄이고, 생산과 동시에 기록관리가 가능하도록 함으로써 기록물 소실 위험을 완화한다는 점이 핵심이다.

클라우드 기록관리시스템(CRMS)

국가기록원은 기관별로 분산된 IT 자원을 클라우드로 통합하고 동일한 기능·업무절차를 적용하는 클라우드 기록관리시스템(CRMS)을 개발하였다. 클라우드 통합으로 기관 담당자의 업무처리 시간이 단축되고, 기관 간 기록물 공유·활용이 가능해질 것으로 기대된다. 2023년 1월부터 지방자치단체 등이 클라우드 컴퓨팅 서비스 시범사업에 참여하였다.

AI 기반 지능형 기록정보 검색 (2025)

국가기록원은 2025년 주요업무 추진계획에서 국민이 기록물을 빠르고 편리하게 검색·활용할 수 있도록 AI 기반 지능형 기록정보 검색 솔루션의 개발·실증을 추진한다고 밝혔다. AI·클라우드 기술 가속화로 기록관리 환경이 고도화되고 있으며, 중앙행정기관의 기록물통합서비스플랫폼을 통한 기록물 이관도 전면 실시되고 있다.

같이 보기

출처 및 참고

국가기록원, 「NAK 6:2022(v1.5) 기록관리시스템 기능 요건」 (2022).
국가기록원, 「NAK 7:2022(v1.5) 영구기록관리시스템 기능 요건」 (2022).
국가기록원, 「NAK 29-1:2021(v1.6) 기록관리시스템 데이터연계 기술규격 — 제1부 업무관리시스템과의 연계」 (2021).
국가기록원, 「NAK 29-2:2022(v1.5) 기록관리시스템 데이터연계 기술규격 — 제2부 영구기록관리시스템과의 연계」 (2022).
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 대통령령 제35506호 (2025. 5. 20. 시행).
유영문 (2018), "표준기록관리시스템(RMS)의 기능 현황 및 발전방향: 10년의 운영 경험과 기능 개선 사항을 중심으로", 「기록학연구」 제57호.
곽정·어행 (2006), "행정기관의 기록관리시스템 개선모델 분석: 2006년 기록관리시스템 혁신을 중심으로", 「기록학연구」 제14호.
오진관·임진희 (2018), "차세대 기록관리시스템 재설계 모형 연구", 「한국기록관리학회지」 제18권 제2호.
이소연 (2015), "표준기록관리시스템의 개선전략 연구", 「한국기록관리학회지」 제15권 제1호.
남경호 (2019), "4차 산업혁명 시대에서의 국가기록관리 현실과 전망: 클라우드 기록관리시스템 운영을 중심으로", 「한국기록관리학회지」 제19권 제3호.
오진관·임진희 (2022), "자치단체 표준기록관리시스템 유지관리 방안 연구", 「한국기록관리학회지」 제22권 제2호.

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 * '''법제도-시스템 동시 정비''' — 기록관리 단위(기록철-기록건 구조)를 다양화하고, 종이문서 기반 업무프로세스를 전자 기반으로 재설계하며, 거버넌스 기구를 설치하여 범정부 기록관리 현안에 대응한다.
 * 기록관리 종사자의 인식 전환과 사용자-개발자 협력체계를 강화한다.
+== 최근 동향 ==
+=== 기록물통합서비스플랫폼(RAMP) 확산 (2023~2024) ===
+[[국가기록원]]은 2023년 [[행정안전부]]를 대상으로 시범 적용한 '''기록물통합서비스플랫폼(RAMP)'''을 [[2024년]] 5~10월에 걸쳐 4회 단계별로 중앙행정기관 48개에 확산 완료하였다. RAMP는 기존 물리적 이관 방식을 '''논리적 이관'''으로 전환하여 이관 단계의 오류를 줄이고, 생산과 동시에 기록관리가 가능하도록 함으로써 기록물 소실 위험을 완화한다는 점이 핵심이다.
+=== 클라우드 기록관리시스템(CRMS) ===
+[[국가기록원]]은 기관별로 분산된 IT 자원을 클라우드로 통합하고 동일한 기능·업무절차를 적용하는 클라우드 기록관리시스템(CRMS)을 개발하였다. 클라우드 통합으로 기관 담당자의 업무처리 시간이 단축되고, 기관 간 기록물 공유·활용이 가능해질 것으로 기대된다. 2023년 1월부터 지방자치단체 등이 클라우드 컴퓨팅 서비스 시범사업에 참여하였다.
+=== AI 기반 지능형 기록정보 검색 (2025) ===
+[[국가기록원]]은 [[2025년]] 주요업무 추진계획에서 국민이 기록물을 빠르고 편리하게 검색·활용할 수 있도록 '''AI 기반 지능형 기록정보 검색 솔루션'''의 개발·실증을 추진한다고 밝혔다. AI·클라우드 기술 가속화로 기록관리 환경이 고도화되고 있으며, 중앙행정기관의 기록물통합서비스플랫폼을 통한 기록물 이관도 전면 실시되고 있다.
 == 관련 시스템·표준 ==