등록

기록물의 등록(記錄物의 登錄)은 공공기관이 생산하거나 접수한 기록물을 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등재하여 공식적으로 관리 대상으로 편입하는 행위를 말한다. 처리과 기록관리에서 생산 다음 단계에 해당하며, 등록을 통해 기록물에 고유한 등록번호가 부여되고 공식 기록물로서의 법적 효력이 발생한다. 전자문서, 비전자문서, 시청각기록물, 간행물 등 기록물 유형에 따라 등록 방법과 절차가 구분되며, 미등록 기록물은 관리·이관·보존의 대상에서 누락되어 기록관리 전 과정에 장애를 초래한다.

정의

기록물의 등록이란 공공기관이 생산·접수한 기록물을 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 등)의 문서등록대장에 체계적으로 기재하여 고유 등록번호를 부여하고, 기록물의 생산·접수·편철·이관 등 이후 모든 관리 단계의 출발점으로 삼는 행위를 말한다. (공공기록물 관리에 관한 법률 제18조, 시행령 제20조)

등록이 완료된 기록물은 등록번호(처리과명-연도별 일련번호)와 생산·접수일자가 부여되어 기록물 생애주기 전반에 걸쳐 추적·관리된다. 전자문서는 결재·접수 시 시스템에 자동 등록되나, 비전자문서·시청각기록물·대장류 등은 담당자가 '비전자기록물 등록' 기능을 이용하여 직접 등록하여야 한다. 기록물의 등록 대상은 전자 및 비전자 문서(대장·카드·도면 포함), 시청각기록물, 간행물의 세 유형으로 구분된다.

법적·제도적 근거

기록물 등록의 의무 및 절차에 관한 근거 법령은 다음과 같다.

구분	법령·기준	주요 내용
기본법	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제18조	기록물의 등록·분류·편철 등 의무
기본법	동법 제22조	간행물의 관리(발간등록번호 부여 의무)
기본법	동법 제23조	시청각기록물의 관리
시행령	시행령 제20조	기록물의 등록 방법
시행령	시행령 제21조	공식문서 외의 중요기록물의 등록·관리
시행령	시행령 제22조	기록물의 분류
시행령	시행령 제23조	편철 및 관리
시행령	시행령 제55조	간행물의 관리(발간등록 신청 대상·절차)
시행규칙	시행규칙 제4조~제13조	기록물 등록·분류·편철 관련 세부 절차 및 서식

업무 내용 및 절차

1. 전자 및 비전자문서 등록

등록 방법

생산·접수된 기록물은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·관리한다.

구분	전자문서	비전자문서
생산	결재 시 자동 등록	생산자가 '비전자문서 등록' 기능을 사용하여 등록
접수	접수 시 자동 등록	접수자가 '비전자문서 등록' 기능을 사용하여 등록

전자문서의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우에는 전자기록생산시스템의 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물(붙임물)을 별도 등록한다. 분리등록한 첨부물에는 본문의 등록번호에 '-분리연번'을 추가하여 등록번호를 표기한다.

• 예시 - 본문 등록번호: 행정지원과-925 → 분리등록 첨부물: 행정지원과-925-1
• 분리등록 대상 사례: 본문은 전자문서이나 붙임파일이 비전자(종이문서, 도면류, 카드류, 시청각기록물 등)인 경우 / 기록물 한 건에 두 가지 매체가 함께 존재하는 경우(슬라이드필름+음성테이프, 종이도면+도면CD 등)

등록 시 주의사항

• 전자기록생산시스템의 문서등록대장 이외에 별도의 수기등록대장을 운영하지 않는다.
• 기관 내 각종 위원회 회의록 등의 기록물은 해당 업무를 수행하는 부서의 문서등록대장에 등록한다.
• 전자문서 본문 및 붙임파일의 파일명에 특수문자가 포함되지 않도록 주의한다.
• 붙임파일 압축 시 공개 압축SW(윈도우 내장, 반디집, 7-Zip 등)는 이용 가능하나, 상용 압축SW(.egg, .alz)는 사용을 금지한다.
• 기관 자체 문서보안솔루션(DRM)은 적용을 금지한다. 단, 이관과정에서 자동으로 암호가 해제되는 경우에는 적용 가능하다.
• 개인정보가 포함된 붙임파일이라도 비밀번호 설정(암호화)은 금지한다. 비밀번호 분실 시 내용 확인이 불가하고 기록관리시스템 이관 후 보존포맷 변환도 불가하기 때문이다. 개인정보 보호를 위해서는 열람범위 지정(열람불가·부서·실국·기관) 기능을 활용하여야 한다.
• 전자우편(이메일)·팩스·우편 등으로 수신한 비전자(종이)문서도 반드시 전자기록생산시스템에 비전자문서 등록기능을 이용하여 등록하여야 하며, 등록번호를 표기하고 편철하여야 한다.

미등록 사례

감사 과정에서 빈번하게 확인되는 미등록 사례는 다음과 같다.

• 장학사업 지원 기록물 일부를 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우
• 연간 주요업무계획을 수립하였으나 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우
• 위원회를 운영하면서 작성한 회의록을 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우
• 촬영한 사진·영상에 대하여 행사별로 엑셀 목록만 작성하고 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우

등록번호 표기

비전자문서를 등록한 경우에는 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 공공기록물법 시행규칙 [별표 1]의 표시방법에 따라 기록물에 표기하여야 한다.

구분	등록번호 구성	표기 위치
생산등록번호	처리과명-연도별 일련번호 / 괄호 안에 생산일자	문서·카드류·도면류: 좌측 상단 / 봉투·보존용기 등 표기 곤란 시: 별도 용기
접수등록번호	처리과명-연도별 일련번호 / 괄호 안에 접수일자	기록물 우측 상단의 여백

• 예시: '행정지원과'인 경우 → 행정지원과-123

회의록 및 속기록 등록

• 회의록은 생산과 동시에 전자기록생산시스템에 등록한다(회의록 단독 등록 또는 회의 결과 등록 시 붙임자료로 첨부).
• 회의록이 간행물 형태로 생산되는 경우에는 '간행물 발간등록번호'를 부여받아 관리한다.
• 속기록 또는 녹음기록(녹취록 포함)은 전자기록생산시스템에 별도 등록하거나, 회의 결과 등록 시 안건·회의록과 함께 붙임자료로 첨부한다.

구분	단위과제명 예시	보존기간
회의록 생산의무 회의	○○위원회 회의록 관리	30년 이상
속기록(또는 녹음기록) 생산의무 회의	○○위원회 회의록 속기록 관리	영구

대장류 등록

비전자 형태로 생산되는 대장류 기록물은 반드시 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 대장류 기록물이 생산·종결되는 시점에 해당 단위과제에 단위과제카드를 생성하여 '비전자기록물 등록' 기능으로 등록한다. 단위과제카드명은 대장 제목과 동일하게 생성하며, 대장류 1권을 1건으로 등록한다.

2. 시청각기록물 등록

시청각기록물은 다음 두 가지 방법으로 등록할 수 있다.

방법 1: 전자기록생산시스템(문서등록대장)에 비전자문서로 등록

문서등록대장에서 '생산 비전자문서 등록' 또는 '접수 비전자문서 등록'을 사용하여 시청각기록물 유형(사진·필름류 또는 녹음·동영상류)을 선택하여 등록한다. 등록 시 필수 입력 사항은 다음과 같다.

• 제목: 사안별로 단일한 이벤트·주제를 단위로 작성
• 해당 단위과제카드 선택
• 관련 문서정보 연계
• 생산일자: 등록일자와 동일하지 않으므로 내용요약에 반드시 입력
• 쪽수: 디지털파일은 파일 개수, 아날로그 기록은 매/롤/점 수
• 내용요약(생산정보): 생산일자·주요내용·장소·주요 인물 성명·직위 및 위치정보 등

방법 2: 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)에 직접 등록

업무수행 과정에서 생산한 시청각파일 중 기록물로 등록할 대상을 선정하여 RAMP(기록물통합서비스플랫폼)에 직접 등록할 수 있다. 기본정보(제목·부서명·시청각형태·기록물유형), 단위과제명·보존기간·공개여부, 촬영자명·촬영장소·촬영일자·내용요약, 연계문서정보·저작권 여부 등을 입력하고 시청각파일(500MB 미만)을 업로드한다.

시청각기록물 편철 유형

유형	보관 방법
사진·필름류	보존 봉투 및 보존용 앨범에 보관, 좌측 상단에 생산부서·제목·생산일자·형태·수량·등록번호 표기
오디오·비디오류	사안별로 편집 완료된 기록물을 매체(광디스크·테이프 등) 및 보호케이스에 넣은 후 정보 표기
전자파일	사안(건)별로 폴더를 편성하여 단위과제카드별 등록·관리, 기록관 이관 시 별도 매체 사용

• 아날로그 시청각기록물 기준: 인화사진 봉투 1개=1철, 사진필름 1롤=1철, 영화필름 1캔=1철, 동영상 DVD 1장=1철, 음반CD 1장=1철

3. 간행물 발간등록 신청 및 송부

간행물의 정의

발간 시 발간 관련 결재문서와 원고는 일반 문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부(권)를 생산할 경우 간행물로 취급한다. 간행물 유형에는 연감·백서·통계집·업무안내 질의서·사업보고서·연구조사보고서·법규집·회의자료·연설강연집·사료집·연혁집·목록류·전시도감화보집 등이 있다. 간행물 원고 최종본(전자파일)은 발간 관련 결재 시 본문과 함께 붙임으로 등록하여 관리하여야 한다.

발간등록 신청 절차

1. 신청 시기 : 간행물의 원고가 확정되면 발간 전에 국가기록원 누리집(www.archives.go.kr)에서 발간등록번호 신청 (참여·민원 → 간행물발간등록 → 발간등록신청)
2. 주의 사항 : 모든 간행물은 기존 번호 사용 불가, 발간될 때마다 신청을 통해 새로운 번호를 발급받아야 함. 발간등록 신청은 발행기관 담당 공무원이 직접 수행(용역 수행기관 불가)
3. 등록번호 표기 : 책 표지 좌측 상단에 발간등록번호(형식: 00-0000000-000000-00) 표기
4. 간행물 송부 : 책자형태는 책자 3부+전자파일(PDF) 1점을 국가기록원에 송부 / 전자간행물(e-book)은 전자파일(PDF) 1점을 국가기록원 누리집에 업로드

발간등록 의무 대상 기관

중앙행정기관(특별지방행정기관·군 기관 포함), 지방자치단체, 교육청 등이 의무 대상 기관이다. 공공기록물법 시행령 제3조 각 호에 해당하는 공공기관(공공기관운영법상 공공기관, 지방공기업, 각급 학교 등)은 발간등록 생략 대상이다.

발간등록 생략 대상 유형

소책자(수첩·브로슈어·팸플릿·리플릿·포스터 등), 카드뉴스, 기관신문, 추록분, 일반 문서류(인쇄물), 홍보자료(정책홍보용·소식지·안내지 등), 교육자료(교재·교과서·매뉴얼 등), 공보자료(관보·보도자료·출장보고서), 행사물(글모음·작품집·행사진행자료), 가공·편집 간행물 등은 발간등록 생략 대상이다.

수행업무 체크리스트

구분	수행업무
1-4	공식문서 외의 중요기록물(위원회 회의록, 대장류, 이메일·팩스 수신 문서 등)을 등록·관리했는지?
1-5	간행물 발간 시 발간등록번호 부여 신청을 했는지?
1-6	발간된 간행물을 기록관, 영구기록물관리기관에 송부했는지?
1-7	비전자기록물을 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템의 '문서등록대장'에 등록하여 관리했는지?
1-8	비전자기록물을 생산·접수 시 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 기록물에 표기했는지?
1-9	규격차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 기록물은 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물을 등록했는지?
1-10	전자문서 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 DRM 적용을 금지했는지?

현황

2026년 현재 전자기록생산시스템을 통해 전자문서는 결재·접수 시 자동으로 등록된다. 시청각기록물의 경우 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)을 통한 직접 등록 방식이 도입·운영 중이며, 전자기록생산시스템과 RAMP 간의 연계를 통한 통합 관리 체계가 구축되고 있다. 간행물 발간등록은 국가기록원 누리집을 통한 온라인 신청이 원칙이며, 발간등록번호 및 전자파일 관리는 중앙영구기록관리시스템(CAMS)에서 최종 관리된다.

한계

• 비전자기록물 미등록 지속 : 대장류, 회의록, 이메일·팩스 수신 문서, 시청각기록물 등 비전자기록물을 담당자가 직접 등록해야 하는 구조이므로, 미등록 사례가 지속적으로 발생한다.
• DRM·암호화 적용 혼선 : 개인정보 보호를 이유로 붙임파일에 비밀번호나 DRM을 적용하는 사례가 잔존하며, 이로 인해 이관 이후 열람·보존포맷 변환이 불가능해지는 문제가 발생한다.
• 시청각기록물 등록 기피 : 시청각기록물 등록 절차가 복잡하고 파일 용량이 커서 엑셀 목록만 관리하거나 등록을 생략하는 사례가 빈번하다.
• 간행물 발간등록 누락 : 발간 후 사후에 등록을 신청하거나, 발간등록 의무 자체를 인지하지 못하는 경우가 있다.

개선방안

• 비전자기록물 미등록 방지를 위해 전자기록생산시스템에 체크리스트 기반 등록 안내 팝업·알림 기능 도입
• RAMP와 전자기록생산시스템 간 실시간 연동 강화를 통해 시청각기록물 등록의 편의성 제고 및 500MB 이상 대용량 파일 업로드 지원 방안 마련
• 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능 활용 가이드라인 강화 및 DRM 대체 방안 보급
• 간행물 발간등록 절차를 전자결재 시스템과 연계하여 발간 완료 전 자동으로 발간등록 신청을 안내하는 워크플로우 구축

관련 항목

• 기록물의 생산
• 처리과
• 기록물의 편철
• 기록물의 정리 및 생산현황 통보
• 단위과제
• 비치기록물
• 시청각기록물
• 전자기록생산시스템
• 기록물통합서비스플랫폼
• 간행물
• 기록관

출처 및 참고

• 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제2장 처리과의 기록물관리: 제2절 기록물의 등록(pp.21~40)
• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (법률 제19654호) 제18조, 제22조, 제23조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조~제23조, 제55조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제4조~제13조
• 국가기록원, 「간행물 발간등록 및 송부지침」
• 국가기록원, 「시청각기록물 관리지침(2024)」

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 기록물 등록 절차가 결재문서 중심주의 때문에 비전자·비결재 기록을 누락하는 경향이 있다고 진단하였다. 보고서는 다음을 제언하였다.

• 등록 대상의 다양화 — 시청각·회의록·일정·메일·메신저 등 포섭
• 큐레이션형 '선언(declare)' 체계 도입 — 결재 종료 시점 일률 등록 대신 생산자가 시점·맥락 부여
• 데이터형 기록의 등록 단위·기준 정비
• UUID 기반의 등록번호 부여로 시스템 간 식별성 확보