생산: 두 판 사이의 차이
(정책 진단 섹션 통합 — 현황/한계·개선방안에 흡수 (출처 제거)) |
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== 현황 == | == 현황 == | ||
2026년 현재 공공기관은 대부분 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등 전자기록생산시스템을 통해 기록물을 생산·등록하고 있다. 전자문서는 결재와 동시에 자동 등록되며, 비전자기록물은 담당자가 별도로 등록하는 방식이다. 시청각기록물 의무생산 대상은 지속적으로 확대되어 왔으며, 동영상기록물의 경우 설명문 별도 작성이 의무화되어 있다. 회의록의 경우 서면회의 서식이 표준화되어 운영 중이며, 속기록·녹음기록 생산의무 지정 회의 범위도 매년 점검·조정되고 있다. | |||
== 한계 == | == 한계 == | ||
* '''미등록 기록물 발생''' : 각종 위원회 회의록, 대장류, 이메일·팩스 수신 문서, 시청각기록물 등이 전자기록생산시스템에 등록되지 않는 사례가 지속적으로 발생하고 있다. | * '''미등록 기록물 발생''' : 각종 위원회 회의록, 대장류, 이메일·팩스 수신 문서, 시청각기록물 등이 전자기록생산시스템에 등록되지 않는 사례가 지속적으로 발생하고 있다. | ||
* '''DRM·암호화 적용 문제''' : 개인정보 보호 등을 이유로 붙임파일에 비밀번호를 설정하거나 DRM을 적용하여 이관·보존 이후 열람이 불가능해지는 사례가 발생한다. | * '''DRM·암호화 적용 문제''' : 개인정보 보호 등을 이유로 붙임파일에 비밀번호를 설정하거나 DRM을 적용하여 이관·보존 이후 열람이 불가능해지는 사례가 발생한다. | ||
* '''생산의무 인식 부족''' : 조사·연구·검토 기록물이나 회의록 등 주요 기록물의 생산의무에 대한 업무담당자의 인식이 부족하여 생산 자체가 누락되는 경우가 있다. | * '''생산의무 인식 부족''' : 조사·연구·검토 기록물이나 회의록 등 주요 기록물의 생산의무에 대한 업무담당자의 인식이 부족하여 생산 자체가 누락되는 경우가 있다. | ||
* '''시청각기록물 관리 미흡''' : 사진·동영상을 생산하고도 전자기록생산시스템에 등록하지 않거나 엑셀 목록만 관리하는 경우가 발생한다. | * '''시청각기록물 관리 미흡''' : 사진·동영상을 생산하고도 전자기록생산시스템에 등록하지 않거나 엑셀 목록만 관리하는 경우가 발생한다. | ||
* 결재문서 중심으로 디지털 | * 결재문서 중심으로 디지털 환경이 반영되지 않는다. | ||
* 시청각·메일·메신저 | * 시청각·메일·메신저 누락이다. | ||
* 사생기록물 | * 사생기록물 일상화다. | ||
* 칸막이 없는 통합 | * 칸막이 없는 통합 저장소가 부재하다. | ||
* 사용자 | * 사용자 인터페이스가 미흡하다. | ||
* 「업무관리시스템 운영규정」(2007) 미개정 | * 「업무관리시스템 운영규정」(2007) 미개정 지속이다. | ||
== 개선방안 == | == 개선방안 == | ||
* 기록물 미등록 예방을 위한 전자기록생산시스템 내 자동 알림·경고 기능을 강화한다. | |||
* 기록물 미등록 예방을 위한 전자기록생산시스템 내 자동 알림·경고 | * 업무담당자 대상 주요 기록물 생산의무 교육 정례화 및 체크리스트 배포 의무화다. | ||
* 업무담당자 대상 주요 기록물 생산의무 교육 정례화 및 체크리스트 배포 | * 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능(부서·실국·기관 등) 활용 확대 및 DRM 대체 가이드라인 보급이다. | ||
* 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능(부서·실국·기관 등) 활용 확대 및 DRM 대체 가이드라인 | * 시청각기록물 등록 편의성 제고를 위한 전자기록생산시스템 UI 개선 및 모바일 등록 기능 도입을 검토한다. | ||
* 시청각기록물 등록 편의성 제고를 위한 전자기록생산시스템 UI 개선 및 모바일 등록 기능 | * 결재문서 중심주의 탈피, 큐레이션형 '선언' 체계를 도입한다. | ||
* 결재문서 중심주의 탈피, 큐레이션형 '선언' | * 칸막이 없는 통합 데이터 저장소 및 WYSIWIG UI. | ||
* 칸막이 없는 통합 데이터 저장소 및 WYSIWIG UI | * 개인별 클라우드 저장소·전자수첩·업무일지를 운영한다. | ||
* 개인별 클라우드 | * 업무관리시스템의 플러그인·모듈화, GitHub식 공유다. | ||
* 업무관리시스템의 플러그인·모듈화, GitHub식 | * (가칭) 행정업무기본법 제정으로 운영규정 위계 상향이다. | ||
* (가칭) 행정업무기본법 제정으로 운영규정 위계 | |||
== 관련 항목 == | == 관련 항목 == | ||
2026년 5월 4일 (월) 16:50 판
기록물의 생산(記錄物의 生産)은 공공기관이 업무의 입안단계부터 종결단계까지 수행한 모든 과정 및 결과를 기록물로 만들어 관리하는 행위를 말한다. 처리과 기록관리의 출발점으로, 기록물을 적시에 생산하고 전자기록생산시스템에 등록·편철함으로써 기록물 생애주기 관리의 기반이 형성된다. 공공기관은 조사·연구·검토 기록물, 회의록·속기록, 시청각기록물 등 주요 기록물을 의무적으로 생산하여야 하며, 생산된 기록물은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·편철하여야 한다.
정의
기록물의 생산이란 공공기관이 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 필요한 조치를 마련하고, 결재 또는 접수한 기록물과 결재과정의 수정내용·이력 정보, 업무수행과정의 보고사항·검토사항 등을 기록물로 남기는 일체의 행위를 말한다.(공공기록물 관리에 관한 법률 제16조, 시행령 제16조)
기록물의 생산은 처리과 기록관리의 첫 단계이자 가장 핵심적인 단계로, 적법하고 충실한 기록물 생산이 이루어져야만 이후의 등록·편철·이관·보존 등 모든 과정이 정상적으로 작동할 수 있다. 생산된 기록물은 진본성(Authenticity), 무결성(Integrity), 신뢰성(Reliability), 이용가능성(Availability)의 4대 품질 요건을 갖추어야 한다.
공문서는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제4조에 따라 다음과 같이 구분된다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 법규문서 | 헌법·법률·대통령령·총리령·부령·조례·규칙 등에 관한 문서 |
| 지시문서 | 훈령·지시·예규·일일명령 등 행정기관이 하급기관이나 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서 |
| 공고문서 | 고시·공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서 |
| 비치문서 | 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서 |
| 민원문서 | 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서 |
| 일반문서 | 위 각 호에 속하지 아니하는 모든 문서 |
법적·제도적 근거
기록물 생산의 의무 및 절차에 관한 근거 법령은 다음과 같다.
| 구분 | 법령·기준 | 주요 내용 |
|---|---|---|
| 기본법 | 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제16조 | 업무과정에 기반한 기록물관리 원칙, 기록물 생산 의무 |
| 기본법 | 동법 제17조 | 주요 기록물(조사·연구·검토 기록물, 회의록, 시청각기록물)의 생산 의무 |
| 기본법 | 동법 제18조 | 기록물의 등록·분류·편철 의무 |
| 기본법 | 동법 제23조 | 시청각기록물의 관리 |
| 시행령 | 시행령 제16조 | 업무수행과정에서의 기록물 생산 범위 |
| 시행령 | 시행령 제17조 | 조사·연구 또는 검토 기록물의 생산 대상 및 구성요소 |
| 시행령 | 시행령 제18조 | 회의록 작성 대상 및 방법, 속기록·녹음기록 생산 의무 |
| 시행령 | 시행령 제19조 | 시청각기록물의 생산 의무 대상 |
| 시행령 | 시행령 제20조 | 기록물의 등록 방법 |
| 시행령 | 시행령 제21조 | 공식문서 외의 중요기록물의 등록·관리 |
| 시행령 | 시행령 제22조 | 기록물의 분류 |
| 시행령 | 시행령 제23조 | 편철 및 관리 |
| 시행규칙 | 시행규칙 제4조~제13조 | 기록물 등록·분류·편철 관련 세부 절차 및 서식 |
| 관련 규정 | 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제4조 | 공문서의 종류 |
업무 내용 및 절차
기본 생산 원칙
공공기관은 업무 입안단계부터 종결단계까지 모든 과정과 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위한 조치를 마련하여야 한다. 기록물이 생산되는 단계부터 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 등)에 등록하여 관리하는 것을 원칙으로 한다.
공공기관은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항·검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다. 기록물은 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 취하여야 한다.
주요 기록물의 생산 의무
1. 조사·연구 또는 검토 기록물
공공기관은 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과 등을 기록물로 생산하여야 한다. 생산 대상은 다음과 같다.
- 법령의 제정 또는 개정 관련 사항
- 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
- 「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
- 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등
- 「국가재정법」 제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 같은 법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업
- 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항
조사·연구·검토 기록물은 다음 구성요소를 포함하여야 한다: 조사·연구·검토 배경, 제안자 등 관련자의 소속·직급·성명, 기관장 또는 관계기관의 지시·지침 또는 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상되는 효과 또는 결과의 분석.
2. 회의록 및 속기록
공공기관은 다음과 같은 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.
- 대통령이 참석하는 회의
- 국무총리가 참석하는 회의
- 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
- 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
- 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
- 지방자치단체장, 교육감 및 교육장이 참석하는 회의
- 공공기록물법 시행령 제3조 각 호의 기관의 장이 참석하는 회의
- 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
위 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록을 생산하여야 한다. 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산한다.
회의록은 회의명, 회의 개최 부서(기관), 일시 및 장소, 참석자·배석자 명단, 회의 진행순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정사항 및 표결내용을 포함하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통해 생산 또는 등록하여 관리한다. 회의록 생산의무 회의는 보존기간 30년 이상, 속기록(또는 녹음기록) 생산의무 회의는 보존기간 영구의 단위과제를 생성하여 편철한다.
3. 시청각기록물
공공기관은 주요 직위자의 업무 관련 활동 사진, 국가 및 지방자치단체의 주요 행사, 대규모사업 현장, 사료적 가치가 높은 구조물 등에 대하여 시청각기록물(사진·동영상)을 생산하여야 한다.
시청각기록물을 생산한 경우에는 전자기록생산시스템에 등록하며, 등록 시 다음 사항을 반드시 입력하여야 한다: 제목(사안별 제목), 해당 단위과제카드, 관련 문서정보, 생산일자(내용요약에 입력), 쪽수(디지털파일은 파일 개수, 아날로그는 매/롤/점 수), 생산정보(생산일자·주요내용·장소·주요 인물 성명·직위 및 위치정보).
기록물의 등록
생산 또는 접수된 기록물은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·관리한다.
| 구분 | 전자문서 | 비전자문서 |
|---|---|---|
| 생산 | 자동 등록 | 생산자가 비전자문서 등록 기능을 사용하여 등록 |
| 접수 | 자동 등록 | 접수자가 비전자문서 등록 기능을 사용하여 등록 |
등록 시 주의사항은 다음과 같다.
- 전자기록생산시스템의 문서등록대장 이외에 별도의 수기등록대장을 운영하지 않는다.
- 전자문서 본문 및 붙임파일의 파일명에 특수문자가 포함되지 않도록 주의한다.
- 전자문서 붙임파일의 압축 시 공개 압축SW(윈도우 내장, 반디집, 7-Zip 등)는 이용 가능하나, 상용 압축SW(.egg, .alz)는 사용을 금지한다.
- 기관 자체 문서보안솔루션(DRM) 적용은 금지한다(기록관리시스템, CAMS 등에서 해제 및 열람이 불가능한 경우).
비전자문서를 등록한 경우에는 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 시행규칙 [별표 1]의 표시방법에 따라 기록물에 표기하여야 한다. 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 경우에는 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물을 별도로 등록하고 동일한 등록번호 체계(-분리연번)로 관리한다.
기록물의 편철
기록물 편철은 다음 절차에 따라 수행한다.
- 생산·접수된 문서는 진행문서 파일에 넣어 관리
- 업무 종결 시 진행문서 파일에서 분리 후, 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월 31일자) 순으로 분류·정리
- 전자기록생산시스템에서 기록물 철 표지 및 색인목록(기록물 건 목록) 출력
- 보존용 표지를 씌우고 편철용 클립 또는 집게로 고정 (문서류 기준: 100매 이내)
- 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성하고 보존상자 표지 부착
- 편성된 보존상자를 처리과 공동 캐비닛 등에 배치 및 보관
편철량이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물 철에 동일한 제목과 철분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기한다. 비전자(종이)문서의 경우에는 기록물건별 면수를 중앙 하단에, 기록물철별 면수를 우측 하단에 순서대로 부여한다.
수행업무 체크리스트
| 구분 | 수행업무 |
|---|---|
| 1-1 | 주요 정책 또는 사업 추진과정에서 조사·연구·검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산·등록했는지? |
| 1-2 | 주요 회의의 회의록, 속기록 또는 녹음기록을 작성·등록했는지? |
| 1-3 | 주요 업무수행과 관련된 시청각기록물을 생산·등록했는지? |
| 1-4 | 공식문서 외의 중요기록물을 등록·관리했는지? |
| 1-5 | 간행물 발간 시 발간등록번호 부여 신청을 했는지? |
| 1-6 | 발간된 간행물을 기록관, 영구기록물관리기관에 송부했는지? |
| 1-7 | 비전자기록물을 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템의 '문서등록대장'에 등록하여 관리했는지? |
| 1-8 | 비전자기록물을 생산·접수 시 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 표기했는지? |
| 1-9 | 규격차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 기록물은 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물을 등록했는지? |
| 1-10 | 전자문서 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 DRM 적용을 금지했는지? |
현황
2026년 현재 공공기관은 대부분 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등 전자기록생산시스템을 통해 기록물을 생산·등록하고 있다. 전자문서는 결재와 동시에 자동 등록되며, 비전자기록물은 담당자가 별도로 등록하는 방식이다. 시청각기록물 의무생산 대상은 지속적으로 확대되어 왔으며, 동영상기록물의 경우 설명문 별도 작성이 의무화되어 있다. 회의록의 경우 서면회의 서식이 표준화되어 운영 중이며, 속기록·녹음기록 생산의무 지정 회의 범위도 매년 점검·조정되고 있다.
한계
- 미등록 기록물 발생 : 각종 위원회 회의록, 대장류, 이메일·팩스 수신 문서, 시청각기록물 등이 전자기록생산시스템에 등록되지 않는 사례가 지속적으로 발생하고 있다.
- DRM·암호화 적용 문제 : 개인정보 보호 등을 이유로 붙임파일에 비밀번호를 설정하거나 DRM을 적용하여 이관·보존 이후 열람이 불가능해지는 사례가 발생한다.
- 생산의무 인식 부족 : 조사·연구·검토 기록물이나 회의록 등 주요 기록물의 생산의무에 대한 업무담당자의 인식이 부족하여 생산 자체가 누락되는 경우가 있다.
- 시청각기록물 관리 미흡 : 사진·동영상을 생산하고도 전자기록생산시스템에 등록하지 않거나 엑셀 목록만 관리하는 경우가 발생한다.
- 결재문서 중심으로 디지털 환경이 반영되지 않는다.
- 시청각·메일·메신저 누락이다.
- 사생기록물 일상화다.
- 칸막이 없는 통합 저장소가 부재하다.
- 사용자 인터페이스가 미흡하다.
- 「업무관리시스템 운영규정」(2007) 미개정 지속이다.
개선방안
- 기록물 미등록 예방을 위한 전자기록생산시스템 내 자동 알림·경고 기능을 강화한다.
- 업무담당자 대상 주요 기록물 생산의무 교육 정례화 및 체크리스트 배포 의무화다.
- 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능(부서·실국·기관 등) 활용 확대 및 DRM 대체 가이드라인 보급이다.
- 시청각기록물 등록 편의성 제고를 위한 전자기록생산시스템 UI 개선 및 모바일 등록 기능 도입을 검토한다.
- 결재문서 중심주의 탈피, 큐레이션형 '선언' 체계를 도입한다.
- 칸막이 없는 통합 데이터 저장소 및 WYSIWIG UI.
- 개인별 클라우드 저장소·전자수첩·업무일지를 운영한다.
- 업무관리시스템의 플러그인·모듈화, GitHub식 공유다.
- (가칭) 행정업무기본법 제정으로 운영규정 위계 상향이다.
관련 항목
출처 및 참고
- 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제2장 처리과의 기록물관리: 제1절 기록물의 생산(pp.14~30)
- 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (법률 제19654호) 제16조, 제17조, 제18조, 제23조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제16조~제23조
- 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제4조~제13조
- 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제4조(공문서의 종류)