한계·개선방안 형식 통일 (~다 종결) 및 중복 제거
(정책 진단 섹션 통합 — 현황/한계·개선방안에 흡수 (출처 제거)) |
(한계·개선방안 형식 통일 (~다 종결) 및 중복 제거) |
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== 현황 == | == 현황 == | ||
2026년 현재 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템)에서는 전자문서가 결재 시 담당자가 단위과제카드를 선택함으로써 자동 편철된다. 비전자기록물의 경우에는 여전히 담당자가 직접 6단계 절차에 따라 보존상자에 편성·보관하는 방식으로 운영된다. 기관에 따라 BRM(업무분류체계) 관리 시스템의 운영 방식이 상이하여 단위과제카드의 편철 기준이 기관별로 다르게 운영되고 있다. | |||
== 한계 == | == 한계 == | ||
* '''오편철 빈발''' : 담당자가 유사한 단위과제카드들 중 잘못된 카드를 선택하거나, 관련성이 낮은 단위과제에 편철하는 오편철 사례가 빈번하게 발생한다. | * '''오편철 빈발''' : 담당자가 유사한 단위과제카드들 중 잘못된 카드를 선택하거나, 관련성이 낮은 단위과제에 편철하는 오편철 사례가 빈번하게 발생한다. | ||
* '''비전자기록물 편철 소홀''' : 대면결재·회의록·민원서류 등 비전자기록물이 편철되지 않거나, 보존상자 없이 캐비닛에 산적하는 경우가 있다. | * '''비전자기록물 편철 소홀''' : 대면결재·회의록·민원서류 등 비전자기록물이 편철되지 않거나, 보존상자 없이 캐비닛에 산적하는 경우가 있다. | ||
* '''단위과제카드 과다 생성''' : 업무담당자별로 세분화된 단위과제카드를 남발하여 관리 부담이 증가하고 체계적 편철이 어려워지는 경우가 있다. | * '''단위과제카드 과다 생성''' : 업무담당자별로 세분화된 단위과제카드를 남발하여 관리 부담이 증가하고 체계적 편철이 어려워지는 경우가 있다. | ||
* '''편철량 초과 방치''' : 일반문서 100매, 카드·도면류 30매의 편철 기준을 초과하여도 분권 처리를 하지 않고 방치하는 사례가 발생한다. | * '''편철량 초과 방치''' : 일반문서 100매, 카드·도면류 30매의 편철 기준을 초과하여도 분권 처리를 하지 않고 방치하는 사례가 발생한다. | ||
* 종이문서 시대 보조 개념에 머물러 | * 종이문서 시대 보조 개념에 머물러 있다. | ||
* 데이터형·시청각 기록 묶음 | * 데이터형·시청각 기록 묶음 표현의 한계가 있다. | ||
* 자동 편철 | * 자동 편철 도구가 부재하다. | ||
* 처리과 활용 흐름과 | * 처리과 활용 흐름과 정합성이 결여되어 있다. | ||
== 개선방안 == | == 개선방안 == | ||
* 전자기록생산시스템 내 오편철 방지를 위한 단위과제카드 자동 추천 기능 도입 및 편철 후 적절성 검토 알림 기능 구현이다. | |||
* 전자기록생산시스템 내 오편철 방지를 위한 단위과제카드 자동 추천 기능 도입 및 편철 후 적절성 검토 알림 기능 | * 처리과 기록물관리책임자를 통한 단위과제카드(기록물철) 편철 기준서 수립 의무화 및 업무담당자 공유 체계 확립이다. | ||
* 처리과 기록물관리책임자를 통한 단위과제카드(기록물철) 편철 기준서 수립 의무화 및 업무담당자 공유 체계 | * 연간 기록물 정리 시 편철 상태 점검 체크리스트를 전자기록생산시스템에 통합하여 자동화된 편철 상태 모니터링 구현이다. | ||
* 연간 기록물 정리 시 편철 상태 점검 체크리스트를 전자기록생산시스템에 통합하여 자동화된 편철 상태 모니터링 | * 비전자기록물 편철 안내를 위한 기관 내 기록관리 교육 강화 및 실무 가이드라인 배포다. | ||
* 비전자기록물 편철 안내를 위한 기관 내 기록관리 교육 강화 및 실무 가이드라인 | * 편철 단위에서 데이터형 기록 묶음(BagIt 패키지 등)으로 개념을 확장한다. | ||
* 편철 단위에서 데이터형 기록 묶음(BagIt 패키지 등)으로 | * 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 처리에 맞춘 편철 기준 재를 설계한다. | ||
* 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 처리에 맞춘 편철 기준 | * AI 기반 자동 편철·연결 메타데이터 생성이다. | ||
* AI 기반 자동 편철·연결 메타데이터 | * 처리과 활용 흐름과 편철 단계의 정합성을 보장한다. | ||
* 처리과 활용 흐름과 편철 단계의 | |||
== 관련 항목 == | == 관련 항목 == | ||