생산현황통보

틀:위키문서 초안 기록물의 생산현황 통보(生産現況 通報)는 전년도에 생산·접수 완료한 기록물의 현황을 처리과가 기록관에, 기록관이 영구기록물관리기관에 순차적으로 통보하는 법정 업무절차이다. 기록물 생산현황 통보는 기록물 이관과 연계되어 처리되며, 국가 기록물 현황의 체계적 파악과 보존을 위한 기초 자료로 활용된다.

정의

기록물의 생산현황 통보는 공공기관이 전년도에 생산·접수 완료한 기록물의 종류와 수량 등을 상위 기록물관리기관에 보고하는 절차이다. 이 통보는 처리과 → 기록관 → 영구기록물관리기관의 3단계 보고 체계로 이루어지며, 전자 및 비전자문서·시청각기록물·행정박물·회의록·비밀기록물이 통보 대상에 포함된다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
동법 시행령	제33조	처리과의 기록물생산현황 통보
동법 시행령	제42조	기록물 생산현황 통보(기록관→영구기록물관리기관)
동법 시행령	제57조	행정박물의 관리
동법 시행령	제71조	비밀기록물 생산현황의 관리
동법 시행규칙	제21조	기록물생산현황의 작성시기
NAK 10:2022(v1.4)	제6절	기록관 표준운영절차: 일반

업무 내용 및 절차

통보 대상

전년도에 생산·접수 완료한 다음의 기록물이 통보 대상이다.

통보 대상	관련 법령
전자 및 비전자문서 생산현황	(공통)
시청각기록물 생산현황	시행령 제19조
행정박물 생산현황	시행령 제57조
회의록 생산현황	시행령 제18조
비밀기록물(사본 제외) 생산현황	시행령 제71조

통보 시기

통보 경로	통보 시기
처리과 → 기록관	5월 31일까지
기록관 → 영구기록물관리기관	8월 31일까지

통보 절차

처리과 → 기록관

일반문서(전자·비전자) 및 시청각기록물은 기록물 이관처리를 통해 생산현황이 통보된다. 행정박물·회의록·비밀기록물은 별도 서식을 작성하여 공문으로 기록관에 제출한다.

처리과 업무담당자는 이관 전 단위과제카드의 정리 상태(분류, 보존기간, 공개여부, 접근권한 등)를 확인하고, 처리과 기록물관리책임자가 이관을 실시한다. 플랫폼 도입기관은 기록물 전송을 생략하고 논리적으로 이관한다.

기록관 → 영구기록물관리기관

기록관 담당자는 처리과로부터 이관된 기록물을 다음의 절차에 따라 처리한다.

1. 접수처리: 이관대상 바이러스 체크 및 메타데이터 규격 검증 결과 조회 후 접수
2. 검수처리: 규격 검증 후 검수 완료 처리(필요 시 육안 검수)
3. 인수: 검수 완료 후 일괄 인수
4. 인수통보: 인수완료 후 부서 선택하여 인수통보 발송
5. 생산현황 통보: 인수통보 기록물에 대한 생산현황(시스템 파일) 통보

※ 회의록·비밀기록물 생산현황은 서식(엑셀)을 작성하여 관할 영구기록물관리기관에 공문으로 별도 제출

통보 방식 (기록관 → 영구기록물관리기관)

기관 유형	통보 방식
중앙·특별행정기관	기록관리시스템(RMS)을 통한 자동 통보 원칙
폐쇄망기관	RMS에서 다운로드한 시스템파일을 공문으로 제출
지방자치단체 (RMS-CAMS 연계기관)	RMS를 통해 통보 가능 (연계 불가 시 서식 공문)
지방자치단체 (연계 불가)	서식(엑셀) 공문 제출
교육청·기타 공공기관	서식(엑셀) 공문 제출

※ 공통사항: 회의록·비밀기록물 생산현황·목록은 서식(엑셀) 작성 후 공문 제출 ※ 시스템 연계 또는 시스템파일 제출 시, 전년도 생산기록물의 이관(처리과→기록관) 완료가 선행되어야 함 ※ 안보·정보 분야 기록물은 비밀 누설 우려가 있는 경우 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 일부 항목 제외 가능

기록관의 역할

기록관은 처리과 생산현황 통보 시점이 도래하기 전에 생산현황 통보 계획을 수립하고 지침을 작성·배포한다. 처리과에서 송부한 생산현황 통보에 대한 오류나 누락 여부를 점검하며, 오류·누락 발견 시 처리과 기록물관리책임자에게 반려 통보하고 수정·보완을 요청한다. 각 처리과의 생산현황을 접수·검수한 후 취합하여 영구기록물관리기관으로 통보한다.

체크리스트 (기록물 생산현황통보 및 이관 단계)

번호	수행업무
3-1	전년도에 생산·접수 완료한 기록물의 생산현황을 5월 31일까지 기록관으로 통보했는지?
3-2	전자기록물 이관 시 해당 단위과제의 보존기간이 확정되었는지?
3-3	전자기록물 이관 시 검수하고 진본확인 절차를 수행했는지?
3-4	비전자기록물은 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출했는지?
3-5	업무 필요 시 10년의 범위 내에서 이관시기 연장을 신청했는지?
3-6	비치기록물의 비치기간이 종료된 경우 다음 연도 중에 이관했는지?

현황

중앙행정기관 대부분은 기록관리시스템(RMS)을 통한 자동 통보 방식을 운용하고 있다. 지방자치단체의 경우 RMS와 영구기록관리시스템(CAMS) 연계 여부에 따라 통보 방식이 달라지며, 교육청과 일부 공공기관은 서식(엑셀) 공문 방식으로 통보한다. 기록물 통보는 이관과 연계되어 처리되므로, 처리과의 기록물 정리 및 이관 완료가 선행되어야 한다.

한계

• 기관 유형별로 통보 방식이 상이(시스템·공문)하여 영구기록물관리기관의 현황 취합 및 검증에 추가적인 행정 부담이 발생한다.
• 회의록·비밀기록물 등 일부 기록물 유형은 여전히 수기 서식(엑셀) 공문 방식에 의존하여 자동화가 미흡하다.
• 폐쇄망기관의 경우 시스템 파일을 별도 매체로 제출하는 과정에서 보안 위험과 행정 부담이 수반된다.
• 처리과의 이관 지연이 기록관의 영구기록물관리기관 통보 시기에도 연쇄적으로 영향을 미칠 수 있다.

개선방안

• 지방자치단체 및 교육청의 RMS-CAMS 연계를 확대하여 자동 통보 방식의 적용 범위를 넓힌다.
• 회의록·비밀기록물 등 수기 서식 제출 방식을 점진적으로 시스템화하여 통보의 정확성과 효율성을 높인다.
• 생산현황 통보와 이관 절차를 긴밀히 연계하는 자동화 시스템을 강화하여 처리과의 이관 지연 문제를 최소화한다.
• 안보·정보분야 기록물의 제한적 통보 기준을 명확히 규정하여 일관성 있게 적용될 수 있도록 한다.

관련 항목

• 처리과
• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 이관
• 정리
• 시청각기록물
• 행정박물
• 회의록
• 비밀기록물
• 기록물관리책임자

출처 및 참고

• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조, 시행령 제33조·제42조·제57조·제71조, 시행규칙 제21조
• NAK 10:2022(v1.4) 기록관 표준운영절차: 일반, 제6절

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 생산현황통보 절차가 결재문서 등록 통계 중심으로 운영되어 데이터형 기록·시청각 기록 생산 실태를 정확히 반영하지 못한다고 진단하였다.

현황 및 한계

• 결재문서 등록 통계 중심 운영
• 데이터형·시청각 기록 생산 실태 미반영
• 통보 부담으로 인한 형식화

개선 방향

• 통보 항목 다양화 — 시청각·회의록·데이터형 기록 포함
• 자동 통계 산출 도구 도입으로 처리과 부담 경감
• 국가기록원 운영 통계의 적극 공개와 연계
• 통보 자료를 평가·이관 의사결정에 활용하는 환류 체계 마련