이관

이관(移管)은 처리과에서 기록관(특수기록관)으로, 기록관에서 영구기록물관리기관으로 기록물을 인계·인수하는 법정 절차이다. 처리과는 매 1년 단위로 전년도에 생산·접수된 기록물을 관할 기록관으로 이관하여야 하며, 기록물의 종류(전자문서·비전자문서·시청각기록물·행정박물·비밀기록물)에 따라 이관 시기와 방법이 달리 적용된다.

정의

이관은 기록물의 보존 주체가 처리과에서 기록관으로, 기록관에서 영구기록물관리기관으로 단계적으로 이전되는 과정이다. 이관을 통해 기록물의 보존 책임이 공식적으로 이전되며, 진본성과 무결성이 확보된 상태로 인수기관에 인계된다. 이관은 생산현황통보와 연계되어 처리된다.

법적·제도적 근거

법령	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
공공기록물 관리에 관한 법률	제23조	시청각기록물의 관리
공공기록물 관리에 관한 법률	제24조	행정박물의 관리
공공기록물 관리에 관한 법률	제33조	비밀기록물의 관리
동법 시행령	제32조	기록물의 이관
동법 시행령	제56조	시청각기록물의 이관시기
동법 시행령	제57조	행정박물의 관리
동법 시행령	제68조	비밀기록물의 이관
동법 시행규칙	제19조	기록물의 이관목록 작성
동법 시행규칙	제20조	기록물 이관시기의 연장
NAK 17:2021(v1.3)	전체	비밀기록물 관리

업무 내용 및 절차

이관 원칙 및 공통사항

처리과는 매 1년 단위로 전년도에 생산·접수된 기록물을 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 비전자기록물은 처리과에서 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있다. 이관시기가 도래한 기록물을 계속 활용하려면 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

이관 대상 기록물의 공개여부는 이관 전에 건별로 재분류하여야 하며, 개인정보 등을 포함한 문서가 공개로 이관되는 경우가 없도록 주의하여야 한다.

이관 전 확인사항

처리과 기록물관리책임자는 이관 전 다음 사항을 확인하여야 한다.

1. 부서 업무담당자의 전자기록생산시스템 기록물 정리 여부
2. 업무상 필요에 의해 이관연장 승인을 받은 기록물 유무
3. 비치기간이 종료된 기록물 유무
4. 업무담당자가 관리 중인 비전자기록물(붙임 포함)의 유무
5. 회의록·시청각·행정박물 등 생산 유무
6. 이관대상 단위과제 보존기간 확정 여부

전자 및 비전자문서 이관

전자기록물 이관

전자기록물은 진본성·무결성이 보장될 수 있도록 검수하고 행정전자서명을 포함하는 진본확인 절차를 거쳐 이관한다. 시스템 유형에 따라 이관 방법이 구분된다.

유형	전자기록생산시스템	기록관리시스템	적용기관	이관 방법
유형①	업무관리시스템(온나라)	기록관리시스템(RMS)	중앙부처, 지자체, 교육청	처리과 기록물관리책임자가 온나라 → 과제관리 → 기록관연계 → 기록물정리함에서 "이관 요청" → 기록관 담당자 "이관 승인"
유형②	전자문서시스템	기록관리시스템(RMS)	일부 중앙부처·지자체(검찰청, 서울시 일부 기초자치단체)	기록물 종결·확정 → 이관파일 생성 → 이관파일 전송 → 이관파일 접수·검수·인수

※ 플랫폼 도입기관은 기록물 전송을 생략하고 논리적으로 이관 수행

비전자기록물 이관

• 처리과별로 전자기록물 이관 시 비전자기록물을 함께 이관하며, 누락되는 기록물이 없도록 주의
• 편철된 기록물철의 철표지는 전자기록생산시스템의 과제관리에서 해당 단위과제카드의 철표지를 출력하여 사용
• 전자기록물 출력물 중 비전자 붙임의 식별을 위한 경우에만 사본임을 표시하여 편철하고, 단순출력물은 제외
• 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출

시청각기록물 이관

전자 시청각기록물은 전자문서와 동일하게 매 1년 단위로 이관하며, 비전자 시청각기록물은 전자기록물 이관 시기에 맞추어 함께 이관한다. 기록물건 제목은 매체 유형·기기명이 아닌 사안별 내용(예: 20260107 제1회A회의)으로 작성한다. 저장매체로 이관 시 이관목록에 맞춰 건별 폴더로 정리하여 저장하며, 폴더명에는 등록번호와 건제목을 반드시 포함한다. 기록관은 이동형 저장매체보다 고정형 저장매체(중·대용량 스토리지, NAS 등)를 사용하여 보존한다.

행정박물 이관

처리과는 이관사유 발생 시 관할 기록관에 통지하고, 기록관이 지정한 이관일자에 행정박물 관리카드 및 이관목록과 함께 이관한다.

유형	이관시기
관인류	신규관인 제작, 명칭 변경, 기관 폐지 등으로 관인 폐기 시
견본류	생산 후 60일 이내
상징류	명칭 변경으로 신규 상징물 제작 시 또는 기관 폐지 시
기념류	행사·사업 종료 시
상장·상패류	수상 후 1년 이내
사무집기류	해당 사무집기류 활용 종료 시
그 밖의 유형	영구기록물관리기관의 장이 정하는 시기

※ 처리과에서 영구기록물관리기관으로 직접 이관하지 않도록 주의 ※ 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 기록물은 관할 영구기록물관리기관으로 이관 ※ 사무를 승계하는 기관이 없는 폐지기관의 행정박물은 지체 없이 관할 영구기록물관리기관으로 이관

비밀기록물 이관

비밀기록물의 이관 대상은 일반문서로 재분류한 기록물, 비밀보호기간이 만료된 기록물, 생산 후 30년이 지난 기록물이며, 원본에 한하여 이관한다('대외비'는 비밀기록물이 아님).

이관 대상	이관 시기	이관 방법
일반문서로 재분류한 기록물	재분류 일자가 속한 연도의 다음연도 중	일반기록물 이관 절차에 따라 이관
비밀보호기간 만료 기록물	보호기간 만료일자가 속한 연도의 다음연도 중	일반문서 재분류 기록물과 구분하여 이관
생산 후 30년 경과 기록물	30년 경과 다음연도 중	건별 또는 철별로 봉인봉투에 봉인하여 비밀기록물 전담 관리요원에게 이관

이관 표준·기술규격 변천사

이관 표준은 2007년 NAK G 3 「기록물 정리 및 이관지침」 제정 이후 장기보존포맷 표준(NAK 31 시리즈)으로 발전하였다. 장기보존패키지(NEO·NEO2·NEO3)는 XML 포맷화 방식에서 디렉토리 구조화 방식으로 진화해 왔다.

시기	표준	핵심 변경점
2007	NAK G 3:2007(v1.0) 「기록물 정리 및 이관지침」	정리·이관 지침 최초 제정 (2011.09.30 폐지)
2008.12	NAK TS 3:2008(v1.0) 「전자기록물 장기보존포맷 기술규격」	한국형 장기보존포맷 NEO 최초 제정
2013.12	NAK 31:2013(v2.0) 「전자기록물 장기보존포맷 기술규격」	1차 개정. NEO 포맷 정비
2017.12	NAK 31:2017(v2.1)	2차 개정. 폐지기관 기록물 관리 지침(NAK S 16) 통합
2020.10	NAK 31-1:2020(v2.2) 「장기보존패키지 — 제1부 XML 포맷화 방식(NEO2)」	NEO2 포맷 신설. XML 단일 파일 패키징
2020.10	NAK 35:2020(v1.0) 「행정정보 데이터세트 기록관리 기준 — 관리기준표 작성 및 이관규격」	행정정보 데이터세트 이관 표준 최초 제정
2022.10	NAK 31-1:2022(v2.3)	NEO2 3차 개정
2022.10	NAK 31-2:2022(v1.1) 「장기보존패키지 — 제2부 디렉토리 구조화 방식(NEO3)」	NEO3 디렉토리 기반 패키징 신설. 대용량 처리 효율화

이관 단계 및 시기

이관은 「공공기록물법」 시행령 제32조·제40조에 따라 2단계로 이루어지며, 기록물 유형별로 시기와 방법이 차등 적용된다.

단계	이관 시기	이관 방법
처리과 → 기록관	매년 1단위로 전년도 생산·접수 완료 기록물 (보관기간 2년 내)	전자: 시스템 이관 / 비전자: 보존상자 + 이관목록
기록관 → 영구기록물관리기관 (전자)	보존기간 기산일로부터 10년 경과	RMS → CAMS 자동 연계 또는 NEO/NEO2/NEO3 패키지 이관
기록관 → 영구기록물관리기관 (비전자)	보존기간 30년 이상 기록물	보존상자·봉인봉투 + 이관목록·인계인수서
비밀기록물 (유형3, 30년 경과)	생산 후 30년 경과 다음 연도	봉인봉투 + 비밀기록물 전담 관리요원에 의해 봉인·이관
시청각·행정박물	별도 시기 (시행령 §56·§57)	매체별 표준에 따라 분리 이관

행정정보 데이터세트 이관

2020년 NAK 35 표준 제정으로 데이터세트 유형 전자기록의 이관 절차가 별도로 정비되었다. 데이터세트는 기존 전자문서·시청각과 달리 데이터베이스·테이블·로그·메타데이터 등이 결합된 복합 형태이며, 데이터웨어하우스 ETT(Extract-Transform-Transfer) 방식의 보정·품질 개선 절차가 필요하다(임진희·조은희, 2010). 2019년 「데이터세트 유형 전자기록의 장기보존기술 연구」를 통해 데이터세트 장기보존 기술이 정비되었다.

이관 R&D 동향

국가기록원은 전자기록 이관·장기보존을 위해 다양한 R&D를 추진해 왔다.

• 전자기록물 장기보존전략 연구·테스트베드 구축 (2011) : 한국형 장기보존 전략 모델 설계.
• 복합전자기록물 장기보존 아키텍처 연구 (2011) : 복합 매체 기록의 장기보존 아키텍처 설계.
• 전자기록물 이관·보존매체의 기준 설정 및 규격화 연구 (2012) : 이관·보존 매체 표준 정립.
• 디지털포렌식 기반의 전자기록물 이관도구 (2013) : 진본성·무결성 검증 이관도구 개발.
• 시청각기록물 전자적 이관 및 관리방안 (2015) : 시청각 전자 이관 절차 정비.
• 전자기록 기술정보 기반 장기보존 의사결정 지원체계 (2016) : 보존포맷 선정 의사결정 지원.
• 데이터세트 유형 전자기록의 장기보존기술 (2019) : 데이터세트 장기보존 기술 정립.
• 현장용 전자기록 이관기법 및 대용량 전자기록 이관 분석 방안 (2019) : 현장 적용 가능한 대용량 이관 기법 개발.
• 문서 유형 보존포맷 및 장기보존패키지 다양화 연구 (2020) : NEO3(디렉토리 방식) 정립을 위한 기반 연구.

학술 쟁점 및 연구 동향

이관에 관한 학술 연구는 이관절차모형·데이터세트 이관·비공개기록 이관·세종시 이전 등을 중심으로 진행되어 왔다.

• 이원규(2000) : 「공공기록물의 수집·이관과 아키비스트의 역할」에서 한국 공공기록물 수집·이관 체계의 초기 이론적 기반과 아키비스트의 전문가 역할을 정립하였다.
• 다그(2007) : 「전자기록의 장기보존을 위한 이관절차모형에 관한 연구」에서 OAIS 참조모형을 적용한 한국형 전자기록 이관절차모형을 제시하였다.
• 임진희·조은희(2010) : 「행정정보 데이터세트 기록 이관 시 데이터 보정 및 품질 개선 방법 연구」에서 데이터웨어하우스 ETT(Extract-Transform-Transfer) 경험을 기반으로 데이터세트 이관 시 보정·품질 개선 방법론을 제안하였다. 이 연구는 2020년 NAK 35 표준 제정의 이론적 기반이 되었다.
• 남경호·권용찬(2012) : 「세종시 이전 중앙행정기관의 기록관 운영 방안 검토」에서 정부 세종시 이전에 따른 중앙행정기관 기록관의 공간·업무 공동 운영 모델을 제시하였다. 이관 단계에서 중앙행정기관 → 국가기록원의 물리적·논리적 연계 모델을 구체화하였다.
• 곽건홍(2014) : 「특수기록관 비공개기록의 이관에 관한 연구」에서 통일·외교·안보·수사·정보 분야 특수기록관의 비공개기록 이관 절차의 한계와 개선방안을 제시하였다. 영구기록물관리기관으로의 이관 절차에서 비공개기록의 보안 요건과 활용 가능성의 균형 문제를 다루었다.

현황

중앙행정기관 및 지방자치단체, 교육청 대부분은 업무관리시스템(온나라)과 기록관리시스템(RMS)을 연계한 유형① 방식으로 전자기록물을 이관하고 있다. 플랫폼 도입기관은 논리적 이관 방식을 채택하여 물리적 전송 없이 이관 절차를 수행한다. 비전자기록물은 전자기록물과 병행하여 이관하되 처리과 보관기간(2년 이내) 특례를 활용하는 기관도 있다.

한계

이관 제도 운영에서는 다음과 같은 구조적·기술적 한계가 지적된다.

• 비전자기록물 이관 누락 : 비전자기록물의 이관 누락이 빈번하게 발생하며, 특히 붙임물(첨부물)이나 별도 관리 중인 대용량 시청각기록물의 누락이 문제가 된다. 정부합동감사 정량 분석 결과 처리과 이관 영역 지적사항 35건(13.0%)이 발생하였다(김혜영·윤은하, 2020).
• 기관별 시스템 연계 상이 : 기관별로 전자기록생산시스템과 기록관리시스템의 연계 방식이 상이(유형①·②)하여 이관 절차의 복잡성이 증가한다.
• 이관시기 연장 남용 : 이관시기 연장 제도(시행령 §32 ③)가 장기간 활용되는 경우 기록물의 영구적 이관 회피로 이어질 수 있다.
• 폐쇄망 자동화 한계 : 폐쇄망 환경의 기관은 시스템을 통한 자동 이관이 어렵고 별도 매체를 통한 수작업 이관이 필요하여 효율성이 낮다.
• 일률 이관에 따른 수용 과부하 : 보존기간 30년 이상 모든 기록의 일률 이관으로 국가기록원·지방기록물관리기관에 정리·기술·열람 업무 과부하가 발생한다. 영국 TNA의 OSP(Operational Selection Policy)와 같은 선별 정책이 부재하다(전가희, 2024).
• 대량 비전자기록 이관 거부·유예 : 동종 대량 비전자기록의 이관 거부·유예가 반복되어 영구기록물관리기관 수용 한계 문제가 가중된다.
• 장기보존포맷 효율성 한계 : NEO·NEO2의 XML 포맷화 방식이 대용량 처리에 효율적이지 못해 이관 시 오류·용량 문제가 발생한다. NEO3(디렉토리 구조화 방식)는 2022년에야 신설되어 도입 초기 단계이다.
• 처리과 활용 흐름 단절 : 일방향 이관 구조로 처리과의 업무 활용이 단절된다.
• 데이터세트 이관 절차 정비 미완 : 행정정보 데이터세트 이관 표준(NAK 35)은 2020년에야 제정되었으며, 데이터웨어하우스 ETT 방식의 보정·품질 개선 절차가 실무에 충분히 정착되지 않았다(임진희·조은희, 2010).
• 특수기록관 비공개기록 이관 절차 미비 : 통일·외교·안보·수사·정보 분야 특수기록관의 비공개기록 이관 절차가 보안 요건과 활용 가능성 사이의 균형을 충분히 확보하지 못하고 있다(곽건홍, 2014).
• 비밀기록물 봉인 이관의 인력 의존성 : 보안 요건으로 인해 비밀기록물 봉인봉투·전담 관리요원 수작업 이관이 필요하여 효율성이 낮다.

개선방안

이관 제도의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 선별 정책·논리적 이관·기술 표준·자율형 책임제 측면에서 다음과 같이 제시된다.

• 이관 선별 정책 정비 : 영국 TNA의 OSP(Operational Selection Policy) 모델을 참고하여 보존기간 30년 이상 일률 이관 방식을 재검토하고, 국가적·기관적 가치 기록을 선별 수집하는 한국형 이관 선별 정책을 정비한다(전가희, 2024).
• 자율형 기록관리 책임제도 : 기관적 가치 기록은 자체 보존·활용을 허용하는 자율형 기록관리 책임제도를 도입하여 영구기록물관리기관 수용 한계를 보완한다.
• 논리적 이관(권한 이양) 전환 : 물리적 이관 중심에서 메타데이터·접근권한·관리책임만 이전하는 논리적 이관(권한 이양) 중심으로 전환하여 처리과 활용 가능성을 보장한다.
• 교육 강화 : 처리과 업무담당자를 대상으로 비전자기록물·시청각기록물·붙임물 이관 절차 교육을 강화하여 누락을 방지한다.
• 플랫폼 도입 확대 : 플랫폼 도입 기관을 지속 확대하여 논리적 이관 방식의 보급률을 높이고 물리적 이관의 부담을 줄인다.
• 이관시기 연장 요건 명확화 : 시행령 §32 ③에 따른 이관시기 연장 신청의 요건과 기간을 명확히 하여 무기한 이관 회피를 방지한다.
• 폐쇄망 자동화 이관 : 폐쇄망 기관을 위한 안전한 자동화 이관 방안(보안 전송망·암호화 채널)을 마련한다.
• NEO3 도입 가속화 : NEO3(디렉토리 구조화 방식, NAK 31-2:2022)를 전 기관 단위로 도입하여 NEO·NEO2의 XML 포맷화 방식의 대용량 처리 한계를 보완한다.
• 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 패키징 : BagIt 기반 패키징, UUID·해시 기반 진본성 검증을 적용하여 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 처리한다.
• 데이터세트 이관 절차 표준화 : NAK 35:2020 표준을 기반으로 데이터웨어하우스 ETT(Extract-Transform-Transfer) 방식의 보정·품질 개선 절차를 실무에 정착시킨다(임진희·조은희, 2010).
• 특수기록관 비공개기록 이관 정비 : 곽건홍(2014)이 제시한 특수기록관 비공개기록의 보안과 활용 가능성 균형 모델을 시행령·NAK 표준에 반영한다.
• 디지털포렌식 기반 이관 도구 확대 : 디지털포렌식 기반 이관도구(2013 R&D)를 전 기관 단위로 확대 적용하여 진본성·무결성 검증을 강화한다.
• 현장용 대용량 이관 기법 도입 : 현장용 전자기록 이관기법 및 대용량 전자기록 이관 분석 방안(2019 R&D)을 실무에 도입하여 대용량 이관 효율성을 높인다.

관련 항목

• 처리과
• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 정리
• 생산현황통보
• 시청각기록물
• 행정박물
• 비밀기록물
• 비치기록물
• 보존기간
• 기록물관리책임자

출처 및 참고

• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조·제23조·제24조·제33조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제32조·제40조·제56조·제57조·제68조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제19조·제20조
• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• NAK 3:2022(v2.5), 『처리과 기록관리 업무처리 절차』, 국가기록원, 2022.
• NAK 17:2021(v1.3), 『비밀기록물 관리』, 국가기록원, 2021.
• NAK TS 3:2008(v1.0), 『전자기록물 장기보존포맷 기술규격』(NEO), 국가기록원, 2008.12 제정.
• NAK 31:2017(v2.1), 『전자기록물 장기보존포맷 기술규격』, 국가기록원, 2017.12 개정.
• NAK 31-1:2022(v2.3), 『전자기록물 장기보존패키지 — 제1부 XML 포맷화 방식(NEO2)』, 국가기록원, 2022.10 개정.
• NAK 31-2:2022(v1.1), 『전자기록물 장기보존패키지 — 제2부 디렉토리 구조화 방식(NEO3)』, 국가기록원, 2022.10 개정.
• NAK 35:2020(v1.0), 『행정정보 데이터세트 기록관리 기준 — 관리기준표 작성 및 이관규격』, 국가기록원, 2020.10 제정.
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• 임진희·조은희 (2010). 「행정정보 데이터세트 기록 이관 시 데이터 보정 및 품질 개선 방법 연구 — 데이터웨어하우스 ETT 경험을 기반으로」. 『기록학연구』 25.
• 남경호·권용찬 (2012). 「세종시 이전 중앙행정기관의 기록관 운영 방안 검토」. 『기록학연구』 34.
• 곽건홍 (2014). 「특수기록관 비공개기록의 이관에 관한 연구」. 『기록학연구』 42.
• 김혜영·윤은하 (2020). 「처리과 기록물관리 현황 연구 — 지자체 정부합동감사의 정량적 분석을 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 20(4).
• 전가희 (2024). 「지방기록물관리기관 기록물 이관 선별 정책에 관한 연구」. 『기록학연구』 82.