기록관

기록관(記錄館)은 기록물을 관리하기 위하여 공공기관에 설치하는 기록물관리기관으로, 처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하고 영구기록물관리기관으로 이관하는 중간 단계 기록물관리기관이다. 일정한 시설·장비와 전문 인력을 갖추어야 하며, 해당 기관의 기록물관리 업무를 총괄하는 역할을 수행한다. 군·국가정보원 등 특수한 업무를 수행하는 기관에 설치되는 특수기록관을 포함한다.

정의

기록관은 공공기록물 관리에 관한 법률에 따라 공공기관에 설치하는 기록물관리기관이다. 처리과(업무 부서)에서 생산·접수한 기록물을 인수하여 보존·관리하는 중간 단계 기관으로서, 기록물의 생애주기에서 처리과와 영구기록물관리기관 사이에 위치한다.

기록관은 처리과와 구별된다. 처리과가 업무 수행 과정에서 기록물을 직접 생산하고 1차로 관리하는 조직이라면, 기록관은 공공기관 전체의 기록물관리를 총괄하고 기록물을 집중 보존하는 전문 관리기관이다. 또한 기록관은 영구기록물관리기관(국가기록원 등)과도 구별되는데, 영구기록물관리기관이 기록물을 영구·장기적으로 보존하는 최상위 기관이라면, 기록관은 일정 보존기간(10년 이하)의 기록물을 보존하면서 영구보존 대상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하는 역할을 맡는다.

특수기록관은 기록관의 일종으로, 군·국가정보원 등 국가 안보나 특수 업무를 수행하는 기관에 별도로 설치되는 기록물관리기관이다.

법적·제도적 근거

기록관의 설치 및 운영에 관한 의무와 절차는 다음 법령에 근거한다.

구분	법령·기준	주요 내용
기본법	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제9조	기록물관리기관의 종류(기록관·특수기록관·영구기록물관리기관)
기본법	동법 제10조	기록관·특수기록관의 설치 의무 및 대상 기관
기본법	동법 제13조	기록물관리 전문요원의 자격 및 배치 기준
기본법	동법 제19조	기록물의 관리(편철·정리·이관 등)
기본법	동법 제27조	기록물의 평가 및 폐기 절차
시행령	시행령 제10조	기록관의 설치 기준(대상 기관, 시설·장비)
시행령	시행령 제11조	특수기록관의 설치 기준
시행령	시행령 제25조	기록관리기준표 작성·관리 및 협의 절차
시행령	시행령 제32조	기록물의 이관(처리과→기록관) 절차
시행령	시행령 제35조	처리과 기록물의 인수 절차
시행령	시행령 제43조	기록관 소관 기록물의 평가 및 폐기
시행규칙	시행규칙 제16조	기록관리기준표 작성 방법
시행규칙	시행규칙 제19조	이관목록 작성
국가표준	NAK 4:2025(v2.3)	기록관리기준표 작성 및 관리절차
국가표준	NAK 35:2020(v1.0)	행정정보 데이터세트 기록관리 기준

업무 내용 및 절차

기록관의 역할

기록관(특수기록관)은 다음 역할을 수행한다.

• 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행
• 해당 공공기관의 기록물관리 총괄
• 기록관(특수기록관)이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리
• 해당 공공기관의 기록물관리에 대한 정보공개 청구의 접수
• 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
• 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 교육·훈련
• 다른 기록물관리기관과의 연계·협조
• 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

기록관리기준표의 운영

기록관은 해당 기관의 업무기능 분류체계에 따라 기록관리기준표를 작성·운영한다. 기록관리기준표는 단위과제별 보존기간, 보존장소, 보존방법 등 기록관리 기준을 담은 문서이다.

• 신설되었거나 보존기간이 변경된 단위과제는 매년 10월 31일까지 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 함(10월 31일 이후 사안 발생 시 즉시 협의)
• 영구기록물관리기관은 단위과제별 보존기간 검토 결과를 매년 12월 31일까지 해당 공공기관에 통보
• 공공기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후(2월 말), 기록관리기준표 전체 현황을 관보·홈페이지 등에 고시
• 보존기간 10년 이하 기록물의 보존장소는 기록관으로, 30년 이상 기록물은 영구기록물관리기관으로 지정

기록물의 생산현황 관리 및 통보

기록관은 각 처리과의 기록물 생산현황을 수집·관리하고 영구기록물관리기관에 통보하는 역할을 담당한다.

• 생산현황 통보 계획 수립 및 지침 작성·배포
• 각 처리과의 생산현황 접수·검수 후 취합하여 영구기록물관리기관으로 통보
• 통보 방식 : 기록관리시스템(RMS) 자동 통보(중앙·특별행정기관), 서식(엑셀) 공문 제출(교육청·공공기관 등)

처리과 기록물의 인수

기록관은 처리과로부터 이관된 기록물을 인수하여 검수한다.

1. 이관 요청 확인 및 이관 예정일 지정
2. 이관대상 공개여부 재분류 확인
3. 전자기록물 인수 : 진본확인 절차 수행 및 품질검사(메타데이터 규격검증, 바이러스 체크)
4. 비전자기록물 인수 : 원본 및 목록 일치 여부 확인, 물리적 상태 검수
5. 미비사항·오류 발생 시 처리과에 즉시 통보 후 수정·보완 요청 및 재인수

전자기록물의 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 관리

보존기간이 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 경우, 보존기간 기산일로부터 11년이 경과하기 전에 장기보존패키지(보존포맷 변환 포함)로 변환하여야 한다. 이는 전자기록물의 장기적 접근성과 진본성을 보장하기 위한 조치이다.

기록관 기록물의 이관(기록관→영구기록물관리기관)

기록관은 보존기간이 경과하거나 영구보존 대상으로 판정된 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관한다.

• 전자기록물 이관 : 검수 및 진본확인 절차 수행
• 비전자기록물 이관 : 보존상자에 수납 후 이관목록과 함께 제출
• 이관시기 연장이 필요한 경우 신청 가능(특수기록관 소관 비공개기록물 포함)

비치기록물 지정 신청

기록관은 처리과로부터 비치기록물 지정 신청을 접수하여 다음 사항을 검토·심사한다.

• 비치기록물의 법정 정의(카드·도면·대장)에 부합하는지 확인
• 비치 지정 필요성(비치사유)의 적정성 검토
• 연장신청의 경우 지난 비치기간의 활용실적 적정성 확인
• 비치 지정이 안 되었거나 비치기간 종료 시 이관 조치

기록물의 공개재분류

기록관은 비공개 기록물의 공개여부를 주기적으로 재분류하여야 한다.

• 기록물 이관 시 공개여부 재분류하여 이관
• 비공개로 재분류된 기록물은 매 5년마다 공개여부 재분류
• 영구기록물관리기관 소장 기록물 중 30년 경과 비공개기록물에 대한 비공개 기간 연장이 필요한 경우, 보존기간 기산일로부터 30년이 지난 해의 전년도 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 신청

기록물의 평가 및 폐기

기록관은 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 기록물평가심의회를 통해 보존 또는 폐기 여부를 결정한다.

1. 보존 중인 기록물 중 보존기간 경과 기록물을 대상으로 평가·폐기 계획 수립
2. 평가대상 기록물 선정 및 기록물평가심의서 작성
3. 처리과(생산부서)에 의견 조회
4. 기록물관리 전문요원의 심사
5. 기록물평가심의회 심의
6. 심의 결과를 기록관리시스템에 반영
7. 폐기 결정 기록물의 폐기 집행

기록관 기록관리 수행업무 체크리스트

국가기록원은 기록관의 기록관리 이행 여부 점검을 위한 수행업무 리스트를 다음과 같이 제시하고 있다.

구분	수행업무
1. 기록관리기준표의 관리	업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성·운영하고 있는지?
	신설되었거나, 보존기간이 변경된 단위과제는 매년 영구기록물관리기관과 협의했는지?
	매년 기록물 정리기간 종료 직후(2월 말), 기록관리기준표 전체 현황을 관보 또는 홈페이지 등에 고시했는지?
2. 기록물 생산현황 관리 및 통보	처리과 생산현황 통보 시점 전에 생산현황 통보 계획 수립 후 지침을 작성·배포했는지?
	각 처리과의 생산현황을 접수·검수한 후 취합하여 영구기록물관리기관으로 생산현황을 통보했는지?
3. 처리과 기록물 인수	전자기록물 인수 시 진본확인 절차를 수행하고 품질검사를 실시했는지?
	비전자기록물 인수 시 원본 및 목록의 일치 여부를 확인하고 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 수행했는지?
	미비사항 또는 오류사항 발견 시 처리과에 즉시 통보했는지?
	처리과에서 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후 재인수했는지?
4. 전자기록물 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 관리	보존기간 30년 이상 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 경우, 기산일로부터 11년 경과 전에 장기보존패키지(보존포맷 변환 포함)로 변환했는지?
5. 영구기록물관리기관으로 기록물 이관 및 이관연장	전자기록물 이관 시 검수하고 진본확인 절차를 수행했는지?
	비전자기록물은 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출했는지?
	연장이 필요한 경우 이관시기 연장 신청을 했는지? (특수기록관 소관 비공개기록물 포함)
6. 비치기록물 지정 신청	비치기록물의 법정 정의(카드·도면·대장)에 부합하는지?
	비치 지정 필요성(비치사유)이 적정한지?
	(연장신청 시) 지난 비치기간의 활용실적이 적정한지?
	비치 지정이 안 되었거나, 비치기간 종료 시 이관했는지?
7. 기록물의 공개재분류	기록물의 공개여부를 재분류하여 이관했는지?
	비공개로 재분류된 기록물은 매 5년마다 공개여부를 재분류했는지?
8. 기록물의 평가 및 폐기	보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가·폐기 계획을 수립했는지?
	평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견 조회를 실시했는지?
	기록물평가심의회 심의 결과를 기록관리시스템에 반영했는지?
	기록물평가심의회 심의 결과 폐기로 결정된 기록물의 폐기 집행을 실시했는지?

현황

현재 중앙행정기관, 광역·기초 지방자치단체, 교육청 등 대부분의 공공기관에는 기록관이 설치되어 기록관리시스템(RMS)을 통해 처리과로부터 기록물을 인수하고 영구기록물관리기관(국가기록원 등)으로 이관하는 업무를 수행하고 있다. 2026년 기준 국가기록원은 기록관리기준표 정비, 행정정보 데이터세트 관리 기준 적용, 장기보존패키지 변환 등 디지털 기록관리 체계 고도화를 중점 추진하고 있다.

한계

기록관 운영과 관련하여 다음과 같은 한계가 지적된다.

• 전문 인력 부족 : 기록물관리 전문요원 배치 의무가 있으나, 소규모 공공기관이나 기초지방자치단체에서는 전문요원 확보에 어려움이 있으며, 겸직 운영이 일반화되어 있다.
• 기록관 미설치 기관 : 기록관 설치 의무가 있는 기관임에도 기록관이 설치되지 않은 사례가 여전히 존재한다.
• 시스템 연계 불완전 : 기록관리시스템(RMS)과 영구기록관리시스템(CAMS) 간 연계가 모든 기관에서 구현되지 않아, 생산현황 통보나 이관 업무에 수작업 절차가 병행되는 경우가 있다.
• 디지털 기록관리 역량 격차 : 기관 규모 및 인력에 따라 보존포맷 변환, 장기보존패키지 관리 등 디지털 기록관리 역량에 상당한 격차가 존재한다.

개선방안

• 기록물관리 전문요원의 처우 개선 및 전담 인력 확충을 통해 기록관 운영 역량 강화
• 소규모 공공기관 대상 기록관 설치 컨설팅 지원 및 공동 기록관 모델 확대
• 기록관리시스템(RMS)과 영구기록관리시스템(CAMS) 간 연계 범위 확대로 생산현황 통보 및 이관 업무 자동화
• 기록관 기록관리 수행업무 체크리스트를 활용한 자체 평가 및 국가기록원의 정기 지도·점검 강화

관련 항목

• 처리과
• 특수기록관
• 영구기록물관리기관
• 기록관리기준표
• 단위과제카드
• 기록물의 이관
• 기록물의 평가 및 폐기
• 기록물의 공개재분류
• 비치기록물
• 생산현황통보
• 보존포맷
• 장기보존패키지
• 기록물관리 조직

출처 및 참고

• 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제1장(기록물관리 원칙과 절차: 기록관 조직 및 역할), 제3장(기록관의 기록물관리)
• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (법률 제19654호)
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」
• NAK 4:2025(v2.3), 『기록관리기준표 작성 및 관리절차』, 국가기록원 기록관리 표준
• NAK 35:2020(v1.0), 『행정정보 데이터세트 기록관리 기준』, 국가기록원 기록관리 표준

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 한국 기록관 다수가 1인 전담 체제로 운영되어 전문성·지속성 확보가 어렵다고 진단하였다. 보고서는 다음을 제언하였다.

• 보유 기록물량 기준 N명 전담부서 의무화
• 기록물관리전문요원 인사제도의 독자 운영(채용·평가·승진)
• 자격증 보수교육·갱신제도 도입
• 한국기록전문가협회 지부 의무 가입 및 보수교육 강제성 부여
• 기록관 패러다임을 보존 중심에서 활용·서비스 중심으로 전환
• 중앙·지방 합동청사 인근 레코드센터와의 연계 검토