이관

틀:위키문서 초안 이관(移管)은 처리과에서 기록관(특수기록관)으로, 기록관에서 영구기록물관리기관으로 기록물을 인계·인수하는 법정 절차이다. 처리과는 매 1년 단위로 전년도에 생산·접수된 기록물을 관할 기록관으로 이관하여야 하며, 기록물의 종류(전자문서·비전자문서·시청각기록물·행정박물·비밀기록물)에 따라 이관 시기와 방법이 달리 적용된다.

정의

이관은 기록물의 보존 주체가 처리과에서 기록관으로, 기록관에서 영구기록물관리기관으로 단계적으로 이전되는 과정이다. 이관을 통해 기록물의 보존 책임이 공식적으로 이전되며, 진본성과 무결성이 확보된 상태로 인수기관에 인계된다. 이관은 생산현황통보와 연계되어 처리된다.

법적·제도적 근거

법령	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
공공기록물 관리에 관한 법률	제23조	시청각기록물의 관리
공공기록물 관리에 관한 법률	제24조	행정박물의 관리
공공기록물 관리에 관한 법률	제33조	비밀기록물의 관리
동법 시행령	제32조	기록물의 이관
동법 시행령	제56조	시청각기록물의 이관시기
동법 시행령	제57조	행정박물의 관리
동법 시행령	제68조	비밀기록물의 이관
동법 시행규칙	제19조	기록물의 이관목록 작성
동법 시행규칙	제20조	기록물 이관시기의 연장
NAK 17:2021(v1.3)	전체	비밀기록물 관리

업무 내용 및 절차

이관 원칙 및 공통사항

처리과는 매 1년 단위로 전년도에 생산·접수된 기록물을 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 비전자기록물은 처리과에서 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있다. 이관시기가 도래한 기록물을 계속 활용하려면 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

이관 대상 기록물의 공개여부는 이관 전에 건별로 재분류하여야 하며, 개인정보 등을 포함한 문서가 공개로 이관되는 경우가 없도록 주의하여야 한다.

이관 전 확인사항

처리과 기록물관리책임자는 이관 전 다음 사항을 확인하여야 한다.

1. 부서 업무담당자의 전자기록생산시스템 기록물 정리 여부
2. 업무상 필요에 의해 이관연장 승인을 받은 기록물 유무
3. 비치기간이 종료된 기록물 유무
4. 업무담당자가 관리 중인 비전자기록물(붙임 포함)의 유무
5. 회의록·시청각·행정박물 등 생산 유무
6. 이관대상 단위과제 보존기간 확정 여부

전자 및 비전자문서 이관

전자기록물 이관

전자기록물은 진본성·무결성이 보장될 수 있도록 검수하고 행정전자서명을 포함하는 진본확인 절차를 거쳐 이관한다. 시스템 유형에 따라 이관 방법이 구분된다.

유형	전자기록생산시스템	기록관리시스템	적용기관	이관 방법
유형①	업무관리시스템(온나라)	기록관리시스템(RMS)	중앙부처, 지자체, 교육청	처리과 기록물관리책임자가 온나라 → 과제관리 → 기록관연계 → 기록물정리함에서 "이관 요청" → 기록관 담당자 "이관 승인"
유형②	전자문서시스템	기록관리시스템(RMS)	일부 중앙부처·지자체(검찰청, 서울시 일부 기초자치단체)	기록물 종결·확정 → 이관파일 생성 → 이관파일 전송 → 이관파일 접수·검수·인수

※ 플랫폼 도입기관은 기록물 전송을 생략하고 논리적으로 이관 수행

비전자기록물 이관

• 처리과별로 전자기록물 이관 시 비전자기록물을 함께 이관하며, 누락되는 기록물이 없도록 주의
• 편철된 기록물철의 철표지는 전자기록생산시스템의 과제관리에서 해당 단위과제카드의 철표지를 출력하여 사용
• 전자기록물 출력물 중 비전자 붙임의 식별을 위한 경우에만 사본임을 표시하여 편철하고, 단순출력물은 제외
• 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출

시청각기록물 이관

전자 시청각기록물은 전자문서와 동일하게 매 1년 단위로 이관하며, 비전자 시청각기록물은 전자기록물 이관 시기에 맞추어 함께 이관한다. 기록물건 제목은 매체 유형·기기명이 아닌 사안별 내용(예: 20260107 제1회A회의)으로 작성한다. 저장매체로 이관 시 이관목록에 맞춰 건별 폴더로 정리하여 저장하며, 폴더명에는 등록번호와 건제목을 반드시 포함한다. 기록관은 이동형 저장매체보다 고정형 저장매체(중·대용량 스토리지, NAS 등)를 사용하여 보존한다.

행정박물 이관

처리과는 이관사유 발생 시 관할 기록관에 통지하고, 기록관이 지정한 이관일자에 행정박물 관리카드 및 이관목록과 함께 이관한다.

유형	이관시기
관인류	신규관인 제작, 명칭 변경, 기관 폐지 등으로 관인 폐기 시
견본류	생산 후 60일 이내
상징류	명칭 변경으로 신규 상징물 제작 시 또는 기관 폐지 시
기념류	행사·사업 종료 시
상장·상패류	수상 후 1년 이내
사무집기류	해당 사무집기류 활용 종료 시
그 밖의 유형	영구기록물관리기관의 장이 정하는 시기

※ 처리과에서 영구기록물관리기관으로 직접 이관하지 않도록 주의 ※ 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 기록물은 관할 영구기록물관리기관으로 이관 ※ 사무를 승계하는 기관이 없는 폐지기관의 행정박물은 지체 없이 관할 영구기록물관리기관으로 이관

비밀기록물 이관

비밀기록물의 이관 대상은 일반문서로 재분류한 기록물, 비밀보호기간이 만료된 기록물, 생산 후 30년이 지난 기록물이며, 원본에 한하여 이관한다('대외비'는 비밀기록물이 아님).

이관 대상	이관 시기	이관 방법
일반문서로 재분류한 기록물	재분류 일자가 속한 연도의 다음연도 중	일반기록물 이관 절차에 따라 이관
비밀보호기간 만료 기록물	보호기간 만료일자가 속한 연도의 다음연도 중	일반문서 재분류 기록물과 구분하여 이관
생산 후 30년 경과 기록물	30년 경과 다음연도 중	건별 또는 철별로 봉인봉투에 봉인하여 비밀기록물 전담 관리요원에게 이관

현황

중앙행정기관 및 지방자치단체, 교육청 대부분은 업무관리시스템(온나라)과 기록관리시스템(RMS)을 연계한 유형① 방식으로 전자기록물을 이관하고 있다. 플랫폼 도입기관은 논리적 이관 방식을 채택하여 물리적 전송 없이 이관 절차를 수행한다. 비전자기록물은 전자기록물과 병행하여 이관하되 처리과 보관기간(2년 이내) 특례를 활용하는 기관도 있다.

한계

• 비전자기록물의 이관 누락이 빈번하게 발생하며, 특히 붙임물(첨부물)이나 별도 관리 중인 대용량 시청각기록물의 누락이 문제가 된다.
• 기관별로 전자기록생산시스템과 기록관리시스템의 연계 방식이 상이(유형①·②)하여 이관 절차의 복잡성이 증가한다.
• 이관시기 연장 제도가 장기간 활용되는 경우 기록물의 영구적 이관 회피로 이어질 수 있다.
• 폐쇄망 환경의 기관은 시스템을 통한 자동 이관이 어렵고 별도 매체를 통한 수작업 이관이 필요하여 효율성이 낮다.

개선방안

• 처리과 업무담당자를 대상으로 비전자기록물 및 시청각기록물 이관 절차에 대한 교육을 강화하여 누락을 방지한다.
• 플랫폼 도입 기관을 지속 확대하여 논리적 이관 방식의 보급률을 높이고 물리적 이관의 부담을 줄인다.
• 이관시기 연장 신청의 요건과 기간을 명확히 하여 무기한 이관 회피를 방지한다.
• 폐쇄망 기관을 위한 안전한 자동화 이관 방안을 마련하여 이관 효율성을 제고한다.

관련 항목

• 처리과
• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 정리
• 생산현황통보
• 시청각기록물
• 행정박물
• 비밀기록물
• 비치기록물
• 보존기간
• 기록물관리책임자

출처 및 참고

• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조·제23조·제24조·제33조, 시행령 제32조·제56조·제57조·제68조, 시행규칙 제19조·제20조
• NAK 17:2021(v1.3) 비밀기록물 관리

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 처리과 → 기록관 → 영구기록물관리기관으로 이어지는 일방향 영구 이관 구조가 국가기록원에 정리·기술·열람 과부하를 유발한다고 진단하고, 다음을 제언하였다.

• 보존기간 30년 이상 모든 기록의 일률 이관 방식 재검토
• 국가적 가치 기록의 선별 수집과 기관적 가치 기록의 자체 보존·활용 (자율형 기록관리 책임제도)
• 동종 대량 비전자기록의 이관 방식 정비
• 행정정보데이터세트의 일반화
• 논리적 이관(권한 이양) 중심 모델로의 전환 — 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 처리, BagIt 기반 패키징, UUID·해시 기반 진본성 검증
• 물리적 이관 최소화를 통한 처리과의 활용 가능성 보장