특수기록관

특수기록관(特殊記錄館)은 통일·외교·안보·수사·정보 분야 업무를 수행하는 공공기관에 설치되는 기록물관리기관으로, 일반 기록관과 동일하게 처리과로부터 기록물을 인수·보존하고 영구기록물관리기관으로 이관하는 역할을 수행한다. 다만 업무의 특수성을 고려하여 소관 비공개 기록물에 대해 이관시기를 최장 30년(국가정보원의 경우 50년)까지 연장할 수 있는 특례가 인정된다. 대표적인 설치 기관으로는 통일부, 외교부, 국방부, 경찰청 등이 있다.

정의

특수기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 통일·외교·안보·수사·정보 분야 업무를 수행하는 공공기관에 설치하는 기록물관리기관이다. 일반 기록관과 동일하게 공공기관의 기록물 관리 업무를 총괄하고 처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하며 영구기록물관리기관으로 이관하는 기능을 수행한다.

기록물관리기관 체계 내에서 특수기록관은 국가기록원(중앙기록물관리기관) 및 지방기록물관리기관과 연계되며, 특수기록관이 설치되지 않은 관할 공공기관의 기록물관리도 포함하여 수행한다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등 (기록관·특수기록관의 기록물 인수·보존·이관 의무)
동법 시행령	제29조	보존방법 (기록관·특수기록관의 보존 기준)
동법 시행령	제36조	기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존
동법 시행령	제38조	기록관 및 특수기록관의 서고관리
동법 시행령	제40조	기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관
동법 시행령	제41조	특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장
동법 시행령	제43조	기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기
동법 시행령	제44조	기록관 및 특수기록관의 기록물 인수
동법 시행령	제45조	특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장 협의 및 이관

업무 내용 및 절차

주요 역할

특수기록관은 기록관과 동일한 기록물관리 기능을 수행하며, 다음의 업무를 담당한다.

역할	내용
기본계획 수립·시행	관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획 수립 및 시행
기록물 인수·보존	처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하고 영구기록물관리기관으로 이관
관할 기관 관리	특수기록관이 설치되지 않은 관할 공공기관의 기록물관리 수행
정보공개 접수	해당 공공기관의 기록물관리에 대한 정보공개 청구의 접수
지도·감독·지원	관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
교육·훈련	관할 공공기관의 기록물관리에 관한 교육·훈련
연계·협조	다른 기록물관리기관과의 연계·협조

설치 기관

특수기록관은 통일·외교·안보·수사·정보 분야의 업무를 수행하는 중앙행정기관 및 군기관에 설치된다.

업무 분야	해당 기관 (예시)
통일 분야	통일부
외교 분야	외교부
안보·정보 분야	국가정보원, 국방부
수사 분야	경찰청
군 기관	국방부 및 소속 군기관

비공개 기록물 이관 연장

특수기록관은 소관 비공개 기록물의 성격과 업무 필요성에 따라 이관시기를 연장할 수 있는 특례가 인정된다.

30년 이관 연장

• 대상 기관: 특수기록관으로 운영 중인 중앙·특별행정기관 및 군기관
• 대상 기록물: 생산연도 종료 후 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 비공개 기록물
• 연장 가능 기간: 생산연도 종료 후 30년까지 (국가정보원은 50년까지)
• 통보 방법: 차년도 이관 대상 기록물 조사 시 이관연장신청서 제출 (대상 기록물철별 희망 이관연도 및 구체적 연장사유 기재)
• 통보 대상: 국가기록원에 이관연장 대상 기록물 목록, 연장기간, 사유 등 통보

30년 경과 후 추가 이관 연장

생산연도 종료 후 30년(국가정보원의 경우 50년)이 경과한 후에도 업무수행에 사용할 필요가 있는 경우 추가 이관 연장이 가능하다. 이 경우 국가기록원 검토 및 국가기록관리위원회 심의를 거쳐 연장 여부가 결정된다.

항목	내용
대상 기관	특수기록관으로 운영 중인 중앙·특별행정기관 및 군기관
대상 기록물	생산연도 종료 후 30년이 경과한 보존기간 30년 이상 비공개 기록물
신청 시기	이관예정연도 6개월 전까지 (매년 6월 30일까지)
신청 내용	대상 기록물철별 희망 이관연도 및 구체적 연장사유, 연장사유에 대한 증명자료 첨부 필수 (시행령 제41조 제3항)

추가 이관 연장 기준 및 사유

추가 이관 연장은 업무수행의 직접적 연관성과 통일·외교·안보·수사·정보 분야 업무의 특수성을 기본 방향으로 판단하며, 다음 사유 중 하나에 해당하여야 한다.

사유 유형	세부 내용	연장 기간
① 현행 업무 활용 필요	현재 진행 중인 재판·소송 대응에 필요한 경우, 빈번한 민원·열람 처리를 위해 계속 활용 중인 경우, 국유재산 권리관계 입증·관리에 활용 중인 경우, 기관이 지정·승인·허가한 사항의 입증·관리를 위해 활용 중인 경우	기록물 유형 및 사안 종료 시점을 감안하여 협의 후 결정
② 기록관리 목적 활용	기록물 매체수록 사업이 진행 또는 계획 중인 경우, 기록정보서비스 사업(연구·편찬·콘텐츠 구축 등)이 진행 또는 계획 중인 경우	사업 완료 시점까지 한시적으로 연장 (5년 초과 불가, 동일 기록물 재요청 불가)
③ 국가안전보장 등 보호 필요	국가안전보장·국익에 중대한 영향을 미칠 수 있는 기록물로서 비공개 정보 보호를 위해 해당 기관 기록관에서 일정기간 보존이 필요한 경우	사안에 따라 별도 결정

추가 이관 연장 절차

단계	주관	내용
① 연장 신청	특수기록관	이관예정연도 6개월 전까지 대상기록물·희망 이관연도·사유 및 증명자료 제출 (6월 30일까지)
② 타당성 검토	국가기록원	이관연장 기준에 따른 타당성 검토
③ 전문위원회 심의	기록관리전문위원회 (국가기록관리위원회 산하)	이관 연장 심의
④ 위원회 결정	국가기록관리위원회	이관 연장 심의 및 연장 여부 결정

공개 기록물로 변경 시 이관 절차

특수기록관에서 보존 중인 비공개 기록물이 공개재분류에 의해 공개 기록물로 변경된 경우, 공개재분류 시점으로부터 3개월 이내에 대상기록물 목록을 국가기록원에 통보하고, 국가기록원이 지정한 일자에 이관하여야 한다.

전자기록물 보존 및 장기보존패키지

특수기록관도 일반 기록관과 동일하게 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간 10년 이상인 기록물에 대해 보존포맷(PDF/A-1) 변환을 실시할 수 있다. 보존기간 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 경우(소관 비공개 기록물의 이관시기 연장 등)에는 장기보존패키지로 변환하여야 한다.

특수기록관 5대 분야

특수기록관은 「공공기록물법」 제13조 제2항에 따라 다음 5대 분야의 업무를 수행하는 공공기관에 설치된다.

• 통일 : 남북 관계·통일정책·이산가족 등 통일 관련 업무.
• 외교 : 외국정부와의 조약·협정·외교 협상·재외공관 업무.
• 안보 : 국가안보·국방 정책·군사 작전 관련 업무.
• 수사 : 검찰·경찰의 수사·범죄 정보·형사사건 관련 업무.
• 정보 : 국가정보원의 정보 수집·분석·보안 업무.

대표 특수기록관

분야	기관	비고
통일	통일부 특수기록관	통일부 본부·재외공관 통일부 자료
외교	외교부 특수기록관	외교문서·재외공관 기록 관리 + 외교사료관 운영(30년 경과 외교문서 공개)
안보	국방부 특수기록관 + 육군 기록정보관리단·해군 역사기록관리단·공군 역사기록관리단	군 기록 분리 관리 + 「군사기밀보호법」 별도 적용
수사	경찰청·검찰청 특수기록관	형사사건 기록 관리, 「형사사법절차 전자화 촉진법」 등 적용
정보	국가정보원 특수기록관	「국가정보원법」 별도 적용 — 이관시기 최장 50년까지 연장 가능

이관시기 연장 특례

특수기록관 소관 비공개 기록물은 업무의 특수성을 고려하여 이관시기를 연장할 수 있는 특례가 인정된다(시행령 §41).

구분	일반 기록관	특수기록관	국가정보원 특수기록관
보존기간 30년 이상 비공개 기록물 이관 시점	보존기간 기산일로부터 10년	최장 30년까지 연장 가능	최장 50년까지 연장 가능
추가 이관 연장	(해당 없음)	30년 경과 후 추가 연장 가능 (영구기록물관리기관장 협의)	50년 경과 후 추가 연장 가능
일반 공개 재분류 시	즉시 이관	즉시 이관	즉시 이관

군 기록물 관리

군 기록물은 통상의 특수기록관 절차 외에도 「군사기밀보호법」 및 군 자체 규정에 따라 별도 관리된다.

• 육군 기록정보관리단 : 2003년 「육군 기록물관리규정」 제정 후 5회 개정. 예하 76개 기록관 + 직접 관할 부대를 통제하며 매년 6월·12월 비밀기록 수집(연 평균 2,128건, 회송율 약 9%). 국가기록원과 단일 창구로 업무 수행.
• 해군·공군 역사기록관리단 : 군 별로 자체 운영.
• 특수기록관 의무 대상 미포함 : 학술적으로 군 기관(육군 기록정보관리단·해군·공군 역사기록관리단)을 영구기록물관리기관 의무 대상에 포함시켜야 한다는 제언이 제기되어 왔다.

학술 쟁점 및 연구 동향

특수기록관·군 기록관리에 관한 학술 연구는 외교문서·군 기록·비공개기록 이관·인력 전문성을 중심으로 진행되어 왔다.

• 전현수·은중(2006) : 「외교문서 관리 제도의 개선방향」에서 외교문서 관리 체계의 한계와 미국 국무부 외교사료집 편찬 사례를 분석하였다.
• 천권주·김효민(2010) : 「기록물 보존가치 평가 개선방안에 관한 연구 — 육군 특수기록관 사례를 중심으로」에서 군 특수기록관의 보존가치 평가 절차를 분석하고 개선방안을 제시하였다.
• 이상민(2013) : 「미국 국무부의 외교사료집 편찬과 기록학적 쟁점」에서 미국 외교문서 공개·편찬 모델을 한국에 적용하는 방안을 제시하였다.
• 곽건홍(2014) : 「특수기록관 비공개기록의 이관에 관한 연구」에서 통일·외교·안보·수사·정보 분야 특수기록관 비공개기록의 이관 절차의 한계와 개선방안을 제시하였다. 영구기록물관리기관으로의 이관 절차에서 비공개기록의 보안 요건과 활용 가능성의 균형 문제를 다루었다.
• 임지수·김기영(2016) : 「육군 기록관리정책의 집행맥락에 관한 연구 — 일선관료제 모형의 한계와 정책네트워크 모형의 제안」에서 군 기록관리 정책 집행의 구조적 한계를 분석하였다.
• 김택윤·김기영(2017) : 「육군 기록관리 인식에 영향을 미치는 요인에 관한 연구 — 기록경영프로세스와 조직문화의 관계를 중심으로」에서 군 조직문화와 기록관리 인식의 관계를 분석하였다.
• 박성진(2017) : 「특수기록관에서 국가기록원으로 이관되는 형사사건 기록의 편철 및 보존기간 책정 연구」에서 형사사건 기록의 편철·보존기간 책정 관행의 문제점을 지적하였다.
• 강진영(2018) : 「국방기록물관리기관의 전략적 운영모형에 관한 연구」에서 국방기록물관리기관의 전략적 운영 모델을 제시하였다.
• 김용찬(2018, 2019) : 미 육군의 아카이브즈 사례 분석을 통해 군 기록의 온라인 콘텐츠 서비스 현황과 인사기록 관리 체계 모델을 제시하였다.
• 박민열·김기영(2020)·이지은·김기영(2021) : 육군 기록관리 전문인력의 전문직성·이중몰입·신제도주의적 관점에서 군 기록관리 조직문화를 분석하였다.
• 변선영(2023) : 「한국전쟁기 경남 함양군 전쟁 기록 연구 — 육군의 6·25전쟁 군사기록물을 중심으로」에서 군사기록의 역사적 활용 가능성을 입증하였다.
• 윤은하(2024) : 「공공기록물관리법과 특수기록관리제도에 관한 고찰」에서 「공공기록물법」 체계 내에서 특수기록관 제도의 역할·한계·정비 방향을 종합 제시하였다.

현황

2026년 현재 통일부, 외교부, 국방부, 경찰청 등 통일·외교·안보·수사·정보 분야 주요 기관이 특수기록관을 운영하고 있으며, 국가기록원 특수기록과(담당부서)가 특수기록관의 기록물관리 업무를 총괄 지원한다. 특수기록관 비공개기록물의 이관 연장 제도는 국가안보와 외교 기밀 보호의 필요성을 반영하여 운영되고 있으나, 이관 연장 남용 방지를 위해 국가기록관리위원회의 심의를 의무화하고 있다.

한계

특수기록관 운영에서는 다음과 같은 구조적 한계가 지적된다.

• 이관 연장 장기화 : 특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관 연장이 장기화될 경우(최장 30년·국가정보원 50년) 국가기록원 이관이 지연되어 국민의 정보접근권이 제한된다(곽건홍, 2014; 윤은하, 2024).
• 연장 심의의 객관성 부족 : 추가 이관 연장 심의 과정에서 연장사유·증명자료의 충분성 판단이 기관 내부 논리에 의존하는 경향이 있어 객관성 확보가 어렵다.
• 국가정보원 50년 특례 : 국가정보원 소관 비공개 기록물은 최장 50년까지 이관을 연장할 수 있어 해당 기록물의 공개 시점이 사실상 불확실해진다.
• 형사사건 기록의 편철·보존기간 책정 미비 : 경찰·검찰 특수기록관에서 국가기록원으로 이관되는 형사사건 기록의 편철·보존기간 책정이 자체 내규에 의존하고 사건유형별 구분 편철이 부재하다(박성진, 2017).
• 군 기록관리의 일선관료제 한계 : 군 기록관리 정책 집행이 일선관료제 모형의 한계에 노출되어 있어 정책네트워크 모형 도입 필요성이 제기된다(임지수·김기영, 2016).
• 군 조직문화와 기록관리 인식 격차 : 군 조직문화 특성상 기록관리 인식이 조직 전반에 정착되지 못하고 있다(김택윤·김기영, 2017; 이지은·김기영, 2021).
• 운영 부담 가중 : 특수기록관의 기록물관리 전문인력 확보와 시설 유지가 일반 기록관과 동일 기준으로 요구되나 보안 요건이 추가되어 운영 부담이 가중된다.
• 자율설치 활성화 부족 : 국가기록원의 자율설치 활성화 의지가 부족하여 특수기록관의 양적 확장이 제한된다.
• 정부산하 공공기관 사각지대 : 약 2,000개 정부산하 공공기관 중 특수기록관 설치가 가능한 기관에 대한 비현용 기록관리 사각지대가 존재한다.
• 군 기관 영구기록물관리기관 의무 미포함 : 육군 기록정보관리단 등 군 기관이 영구기록물관리기관 의무 대상에서 제외되어 있다.
• 특수기록관-영구기록물관리기관 역할 모호성 : 특수기록관과 영구기록물관리기관 간 역할이 명확히 구분되지 않아 비공개기록의 보안과 활용 가능성 사이의 균형 문제가 발생한다(곽건홍, 2014).

개선방안

특수기록관 운영의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 이관 연장 정비·전문성·군 기록·해외 사례 측면에서 다음과 같이 제시된다.

• 이관 연장 승인 기준 구체화 : 이관 연장 승인 기준을 법령·지침에 더 구체적으로 명시하여 기관 간 형평성을 높이고 연장 남용을 방지한다.
• 정기 재검토 절차 강화 : 이관 연장 기록물에 대한 정기적인 재검토 절차를 강화하여 비공개 유지 필요성이 소멸된 기록물을 적시에 이관한다.
• 이관 연장 현황 공개 : 특수기록관 비공개기록물의 이관 연장 현황을 주기적으로 공개하여 기록관리의 투명성을 높인다.
• 형사사건 기록 편철 표준화 : 박성진(2017)이 제시한 형사사건 사건유형별 구분 편철과 보존기간 책정 기준 구체화를 시행령·NAK 표준에 반영한다.
• 미국 국무부 외교사료집 편찬 모델 도입 : 이상민(2013)이 제시한 미국 국무부 외교사료집 편찬 모델을 외교부 특수기록관에 적용하여 30년 경과 외교문서의 편찬·공개 체계를 정비한다.
• 국방기록물관리기관 전략 모형 : 강진영(2018)이 제시한 국방기록물관리기관의 전략적 운영 모형을 도입하여 군 기록관리의 체계화·전문화를 추진한다.
• 군 기록관리 정책네트워크 모형 : 임지수·김기영(2016)이 제안한 정책네트워크 모형을 적용하여 일선관료제 한계를 보완한다.
• 전담 기록관리 전문요원 교육 : 특수기록관 전담 기록관리 전문요원 교육 프로그램을 마련하여 보안 환경에서의 기록관리 역량을 강화한다.
• 미 육군 아카이브즈 모델 도입 : 김용찬(2018·2019)이 분석한 미 육군 아카이브즈의 온라인 콘텐츠 서비스·인사기록 관리 체계 모델을 한국 군 특수기록관에 적용한다.
• 특수기록관의 영구기록물관리기관화 : 윤은하(2024)가 제시한 특수기록관 제도 정비 방향에 따라 영구기록물관리기관화 추진을 활성화한다.
• 군 기관 영구기록물관리기관 의무 추가 : 육군 기록정보관리단·해군 역사기록관리단·공군 역사기록관리단을 영구기록물관리기관 의무 대상으로 추가한다.
• 정부산하 공공기관 비현용 기록관리 체계 정비 : 정부산하 공공기관의 비현용 기록관리 체계를 정비하여 사각지대를 해소한다.
• 자율형 기록관리 인증제 적용 : 자율형 기록관리 인증제를 도입하여 특수기록관의 자율적 발전을 유도한다.
• 부처별 보존시설 확보 정책 지원 : 국가기록원 일률 이관 부담을 완화하는 부처별 보존시설 확보 흐름 정책을 지원한다.

관련 항목

• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 이관
• 보존기간
• 전자기록물
• 평가
• 비밀기록물
• 국가기록원

출처 및 참고

• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 제2항·제19조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제29조·제36조·제38조·제40조·제41조·제43조·제44조·제45조
• 「군사기밀보호법」 및 동법 시행령
• 「국가정보원법」
• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• NAK 17:2021(v1.3), 『비밀기록물 관리』, 국가기록원, 2021.
• NAK 3:2022(v2.5), 『처리과 기록관리 업무처리 절차』, 국가기록원, 2022.
• 전현수·은중 (2006). 「외교문서 관리 제도의 개선방향」. 『기록학연구』 13.
• 천권주·김효민 (2010). 「기록물 보존가치 평가 개선방안에 관한 연구 — 육군 특수기록관 사례를 중심으로」. 『기록학연구』 23.
• 이상민 (2013). 「미국 국무부의 외교사료집 편찬과 기록학적 쟁점」. 『한국기록관리학회지』 13(1).
• 곽건홍 (2014). 「특수기록관 비공개기록의 이관에 관한 연구」. 『기록학연구』 42.
• 임지수·김기영 (2016). 「육군 기록관리정책의 집행맥락에 관한 연구」. 『기록학연구』 49.
• 김택윤·김기영 (2017). 「육군 기록관리 인식에 영향을 미치는 요인에 관한 연구」. 『기록학연구』 51.
• 박성진 (2017). 「특수기록관에서 국가기록원으로 이관되는 형사사건 기록의 편철 및 보존기간 책정 연구」. 『한국기록관리학회지』 17(2).
• 강진영 (2018). 「국방기록물관리기관의 전략적 운영모형에 관한 연구」. 『기록학연구』 55.
• 김용찬 (2018). 「군 기록의 온라인 콘텐츠 서비스 현황과 발전방안 — 미 육군의 아카이브즈 사례를 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 18(3).
• 김용찬 (2019). 「보훈복지 관점에서 살펴본 미 육군의 인사기록 관리 체계 연구」. 『기록학연구』 62.
• 박민열·김기영 (2020). 「육군 기록관리 전문인력의 전문직성이 이중몰입에 미치는 효과에 관한 연구」. 『한국기록관리학회지』 20(2).
• 이지은·김기영 (2021). 「육군 구성원의 기록관리 인식에 대한 연구 — 신제도주의적 관점으로」. 『한국기록관리학회지』 21(1).
• 변선영 (2023). 「한국전쟁기 경남 함양군 전쟁 기록 연구 — 육군의 6·25전쟁 군사기록물을 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 23(3).
• 윤은하 (2024). 「공공기록물관리법과 특수기록관리제도에 관한 고찰」. 『기록학연구』 79.
• 국가기록원 특수기록과 (담당부서, 042-481-6338)