영구기록물관리기관

영구기록물관리기관(永久記錄物管理機關)은 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 전문 인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 보존·관리하는 최상위 기록물관리기관이다. 처리과→기록관으로 이어지는 기록물 생애주기의 최종 단계에 위치하며, 기록관 및 특수기록관으로부터 이관된 기록물을 영구적으로 보존하고 국민에게 서비스하는 역할을 수행한다. 중앙기록물관리기관(국가기록원), 헌법기관기록물관리기관, 지방기록물관리기관, 대통령기록관으로 구분된다.

정의

영구기록물관리기관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 기록물의 영구보존에 필요한 시설·장비와 전문 인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 보존·관리하는 기관이다.

처리과가 기록물을 생산하고 기록관이 기관 단위에서 기록물을 중기 보존하는 역할을 담당한다면, 영구기록물관리기관은 사료적·역사적 가치가 있는 기록물을 영구적으로 보존하며, 보존기간 30년 이상 기록물의 최종 귀착지이다. 또한 관할 공공기관의 단위과제 보존기간 협의·승인, 기록물 생산현황 접수·관리, 이관계획 수립 등 공공기록관리 정책을 집행하는 핵심 기관이기도 하다.

영구기록물관리기관은 다음과 같이 구분된다.

구분	기관명	관할 대상
중앙기록물관리기관	국가기록원	중앙행정기관, 지방행정기관, 공공기관 등
헌법기관기록물관리기관	국회기록보존소	국회
	법원기록보존소	법원
	헌법재판소영구기록물관리기관	헌법재판소
	중앙선거관리위원회 선거기록보존소	중앙선거관리위원회
지방기록물관리기관	서울기록원	서울특별시
	경상남도기록원	경상남도
	청주기록원	충청북도(청주시)
	이천시립기록원	이천시
	충청남도교육청기록원	충청남도교육청
	경상남도교육청기록원	경상남도교육청
대통령기록관	대통령기록관	역대 대통령 기록물

※ 지방기록물관리기관이 설치되지 않은 시·도 기록물관리기관의 사무는 중앙기록물관리기관(국가기록원)이 수행

법적·제도적 근거

영구기록물관리기관의 설치 및 운영에 관한 의무와 절차는 다음 법령에 근거한다.

구분	법령·기준	주요 내용
기본법	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제9조	기록물관리기관의 종류(기록관·특수기록관·영구기록물관리기관)
기본법	동법 제11조	중앙기록물관리기관(국가기록원)의 기능 및 설치
기본법	동법 제14조	지방기록물관리기관의 설치
기본법	동법 제19조	기록물의 관리(편철·정리·이관 등)
기본법	동법 제27조	기록물의 평가 및 폐기
시행령	시행령 제25조	기록관리기준표 등(단위과제 보존기간 협의)
시행령	시행령 제40조	기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관
시행령	시행령 제42조	기록물 생산현황 통보
시행령	시행령 제44조	기록관 및 특수기록관의 기록물 인수
시행령	시행령 제56조	시청각기록물의 이관시기
국가표준	NAK 4:2025(v2.3)	기록관리기준표 작성 및 관리절차
국가표준	NAK 17:2021(v1.3)	비밀기록물 관리

업무 내용 및 절차

영구기록물관리기관(이 절에서는 주로 중앙기록물관리기관인 국가기록원의 기록물 이관 관련 업무를 기준으로 기술한다)은 다음 4개 핵심 업무를 수행한다.

단위과제의 보존기간 협의·승인

영구기록물관리기관은 각급 공공기관이 운영하는 기록관리기준표상 단위과제의 보존기간을 심사하고 협의·승인하는 권한을 가진다.

• 각급 기관은 해당 연도 1월 1일 이후 신설되거나 보존기간이 변경된 단위과제에 대해 매년 10월 31일까지 영구기록물관리기관에 협의를 요청
• 영구기록물관리기관은 단위과제별 보존기간 검토 결과를 매년 12월 31일까지 해당 공공기관에 통보
• 보존기간 협의 시 공공기록물법 시행령 [별표 1]의 '기록물의 보존기간별 책정기준', 기관유형별 '공통업무 보존기간 준칙', 각 기관별 '고유업무 보존기간 준칙' 등을 참조

협의 방식

구분	방식
RMS·플랫폼 연계기관	기록관리시스템(RMS)·플랫폼을 통해 중앙영구기록관리시스템(CAMS)으로 신청·통보
미연계기관(RMS 미도입, 폐쇄망)	RMS에서 다운로드한 txt파일을 공문으로 오프라인 접수, 결과도 공문으로 통보

기록물 생산현황 접수 및 관리

영구기록물관리기관은 관할 공공기관의 기록물 생산현황을 연간 계획에 따라 접수·관리한다.

절차	시기	주요 내용
생산현황 조사계획 수립	2~3월	대상기관, 일정, 제출방식 등 포함한 조사계획 수립
생산현황 제출 요청	3월	전년도 생산·접수 완료 기록물 유형별 현황·목록 제출 안내
생산현황 제출(접수)	~8월	기관 제출 기록물 유형별 현황·목록 취합
생산현황 제출현황 점검	~10월	오류 점검 및 미제출 기관 독려
생산현황 데이터 확인 및 통계 추출	~12월	CAMS 반영 데이터 확인·오류조치 및 통계 추출
생산현황 분석결과 보고	~차년도 1월	유형별 생산 추이, 주요 생산기록물 현황 등 분석보고

기록물 이관계획 수립

영구기록물관리기관은 다음 연도에 이관될 기록물의 규모와 유형을 파악하여 이관계획을 수립한다.

절차	시기	주요 내용
이관 대상 조사 서식 정비	8월	기관 제출 서식 정비
이관 대상 조사계획 수립	8~9월	차년도 이관 기록물 조사계획 수립
이관 대상 기록물 제출 요청	10월	유형별 이관 대상 기록물 목록·수량 제출 안내
이관 대상 기록물 제출(접수)	12월	기관 제출 목록·수량 취합
이관 대상 기록물 제출현황 점검	~12월	목록 점검 및 미제출 기관 독려
기록물 이관계획 보고	~차년도 1월	이관 방향, 유형별 현황, 이관시기 등 포함한 계획 수립

기록관·특수기록관 기록물의 인수

영구기록물관리기관은 기록관 및 특수기록관으로부터 기록물을 인수하여 보존한다. 인수 절차는 다음과 같다.

전자 및 비전자문서

1. 이관목록 확정 : 이관기관이 송부한 목록을 확인하고 확정된 목록과 이관일정·장소를 공문으로 통보

   ※ 확인사항 : 보존기간 30년 이상 여부, 기산일로부터 10년 경과 여부, 비전자기록물 실물 이관 일정 및 방법 등

2. 이관기록물 접수·인수 : 전자기록물은 CAMS 접수 후 품질검사(메타데이터 오류, 전자파일 오류 등) 실시 / 비전자기록물은 협의된 일정에 따라 인수실에서 인수
3. 이관기록물 검사 및 검수 : 파일손상·서명누락·암호설정·빈문서 등 전자기록물 검수 / 비전자기록물은 원본 및 목록 일치여부·물리적 상태·공개구분·편철정리상태 검수
4. 인수완료 및 관리번호 부여 : 미비사항·오류 없을 경우 CAMS에서 관리번호 부여 / 오류 발견 시 이관기관에 통보하고 수정·보완 후 재이관

시청각기록물

보존기간 30년 이상 시청각기록물은 보존기간 기산일로부터 5년이 경과하기 전에 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 이관 시에는 이관목록에 기록물철분류번호·저작권 유형·비공개 정보 등을 기재하여야 하며, 아날로그 시청각기록물(필름·녹음테이프·비디오테이프 등)과 전자 시청각기록물(USB·외장하드 등) 각각의 물리적 상태 및 품질검사를 수행한다.

영구기록물관리기관 제도 변천사

영구기록물관리기관 제도는 1999년 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정에서 시작되어 2007년 전부개정으로 4유형 체계가 확립되었으며, 2018년 이후 지방기록물관리기관 설치가 본격화되었다.

시기	변화 내용
1999.01	「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정. 정부기록보존소(국가기록원 전신)를 중앙기록물관리기관으로 지정
2004.05	정부기록보존소가 국가기록원으로 명칭 변경 + 행정자치부 소속 격상
2007.04	「공공기록물법」 전부개정 — 영구기록물관리기관 4유형(중앙·헌법기관·지방·대통령) 체계 명문화
2007.04	「대통령기록물 관리에 관한 법률」 별도 제정 — 대통령기록관 설립 근거 마련
2007.11	대통령기록관 개관
2008.10	법원기록보존소 개소 (헌법기관)
2018.05	서울기록원 개원 (광역 최초 지방기록물관리기관)
2018.05	경상남도기록원 개원 (도 단위 최초)
2022.07	청주기록원 개원 (충청북도 청주시, 기초 최초)
2024	이천시립기록원 개원
2017~2020	민간 기록전문가 출신 국가기록원장 체제 출범, 국가기록관리혁신TF·중장기 발전계획 추진(심성보, 2020)

영구기록물관리기관의 핵심 임무

영구기록물관리기관은 「공공기록물법」 및 시행령에 따라 다음의 핵심 임무를 수행한다.

임무	근거	내용
영구 보존	법 §3 5호, 시행령 §65	보존기간 30년 이상 기록물의 영구 보존
단위과제 보존기간 협의·승인	시행령 §25	매년 12월 31일까지 협의 결과 통보
생산현황 통보 접수·관리	법 §19, 시행령 §42	매년 8월 31일까지 718개 기관 통보 접수
이관 계획 수립	법 §19, 시행령 §40	기록관·특수기록관 이관 계획 수립·통지
비밀기록물 재분류	시행령 §68 6항	보존기간 기산일로부터 30년 경과 또는 생산기관 폐지·승계 불분명 비밀기록물 재분류
공개재분류	법 §35, 시행령 §72	5년마다 비공개 재분류 검토
영구보존시설·장비 운영	시행령 §65	NAK 11:2025 기준 보존시설·환경 운영
표준·지침 제정	법 §39	중앙기록물관리기관(국가기록원)의 권한 — NAK 표준 38개 시리즈 제정

영구기록물관리기관 4유형

「공공기록물법」 제3조 5호에 따라 영구기록물관리기관은 다음 4유형으로 구분된다.

유형	기관	비고
중앙기록물관리기관	국가기록원 (행정안전부 소속)	1969년 정부기록보존소 → 2004 국가기록원. 표준 제정 권한 보유. 본원·서울기록관·역사기록관·나라기록관·대통령기록관 등 산하 기관 운영
헌법기관기록물관리기관 (4개)	국회기록보존소·법원기록보존소·헌법재판소영구기록물관리기관·중앙선거관리위원회 선거기록보존소	1999 법 §10에 의한 설치. 2008.10 법원기록보존소 개소 등 순차적 설치
지방기록물관리기관	광역: 서울기록원(2018)·경상남도기록원(2018) / 기초: 청주기록원(2022)·이천시립기록원(2024) / 교육: 충청남도교육청기록원·경상남도교육청기록원	17개 광역자치단체 중 2개만 설치. 기초 단위 확산 시작
대통령기록관	대통령기록관 (세종, 2007.11 개관)	「대통령기록물 관리에 관한 법률」 별도 적용. 대통령 임기 종료 시 일괄 이관

해외 영구기록물관리기관 비교

주요국 영구기록물관리기관은 운영 주체·예산 규모·전문 인력 측면에서 한국과 차이가 있다.

국가	기관	핵심 특징
미국	NARA (National Archives and Records Administration)	1934 설립. 독립 행정기관. 대통령기록관 14개 별도 운영. 자동 비밀해제 25년 원칙
영국	TNA (The National Archives)	2003 통합 설립. 30년 → 20년 공개 원칙(20-year rule). OSP(Operational Selection Policy) 기반 선별 정책
프랑스	Archives nationales	본원·외무부 아카이브·국립영상시청각연구소(INA) 등 분야별 기관 운영
호주	National Archives of Australia	30년 공개 원칙. Information Awareness Month 정책
대한민국	국가기록원	행정안전부 소속(독립성 한계). 4유형 체계. 광역 지방기록물관리기관 미설치 다수

학술 쟁점 및 연구 동향

영구기록물관리기관에 대한 학술 연구는 지방기록물관리기관 설치·재평가 체계·기관 개혁을 중심으로 진행되어 왔다.

• 박찬승(2000)·지수걸(2001, 2009) : 외국 지방기록관 사례 분석을 통해 한국 지방기록자료관 설립 방향과 핵심 업무를 제시하였다. 지방기록물관리기관의 본질적 가치를 '지역 정체성·공동체 기록의 영구 보존'으로 정립하였다.
• 정은진(2007) : 영구기록물관리기관 공공프로그램의 역할과 운영방안을 분석하여 보존 중심에서 시민 활용 중심으로의 패러다임 전환 필요성을 제기하였다.
• 이승일(2014)·이경용(2014) : 「국가기록원법안」 분석을 통해 국가기록원 개혁 방향을 제시하였다. 국가기록원의 행정안전부 소속 한계, 독립성 부족 문제를 지적하고 개편 방안을 제안하였다.
• 심성보(2020) : 2017~2020년 국가기록원 기록관리 혁신을 평가하여 민간 기록전문가 출신 국가기록원장 체제 출범, 국가기록관리혁신TF, 공공기록관리 혁신과제, 「기록관리 성찰 백서」 등의 성과와 한계를 분석하였다.
• 윤은하(2021) : 「민간기록관리와 아카이브 — 지방기록물관리기관의 역할을 중심으로」에서 민간 기록 수집·관리에서 지방기록물관리기관의 핵심 역할을 제시하였다.
• 김지호·윤은하(2022) : 서울기록원과 경남기록원의 민간기록관리 운영 현황을 분석하여 지방기록물관리기관별 정책 방향과 과제를 정리하였다.
• 이은정 외(2023) : 서울기록원을 중심으로 영구기록물관리기관의 재평가체계를 설계하여 증거적·행정적·역사적 가치 평가요소를 도출하고 3단계 평가 절차(법규 기반·업무기능 기반·주제 기반)를 제안하였다.
• 전가희(2024) : 「지방기록물관리기관 기록물 이관 선별 정책에 관한 연구」에서 경상남도기록원을 사례로 영국 TNA의 OSP(Operational Selection Policy) 모델을 적용한 한국형 이관 선별 정책을 제안하였다. 보존기간 30년 이상 기록물 모두 수용 불가 현실을 지적하고, 기관 정체성을 설명하는 기록 중심 선별 필요성을 강조하였다.

현황

현재 중앙기록물관리기관인 국가기록원은 중앙영구기록관리시스템(CAMS)을 통해 전자기록물 이관을 처리하며, 경기도 성남시 나라기록관, 대전광역시 정부기록관 등에 보존서고를 운영하고 있다. 지방기록물관리기관은 6개 기관이 설치·운영되고 있으나, 대부분의 광역·기초자치단체에는 아직 미설치 상태로 해당 사무를 국가기록원이 대행하고 있다. 2026년 현재 국가기록원은 기록물 생산관리통합시스템 구축과 연계하여 기관 생산현황 통계의 자동 추출 기능 강화를 추진 중이다.

한계

영구기록물관리기관 운영에서는 다음과 같은 구조적 한계가 지적된다.

• 지방기록물관리기관 미설치 : 17개 광역자치단체 중 광역 단위 영구기록물관리기관은 서울·경상남도 2곳뿐이며, 대부분의 광역지자체와 기초지자체 기록물에 대한 전문 관리 공백이 존재한다(윤은하, 2021).
• 국가기록원의 독립성 한계 : 국가기록원이 행정안전부 소속으로 운영되어 정치적 독립성·전문성·예산 자율성이 제한된다. 「국가기록원법안」 등 독립청·독립위원회 격상 논의가 학술적으로 제기되어 왔으나 입법화되지 못했다(이승일, 2014; 이경용, 2014).
• 생산현황 신뢰성 부족 : 기록물 누락·오류·중복 제출로 기관별 생산현황이 연도별로 큰 편차를 보여 통계의 신뢰성이 낮다.
• 이관 지연·수용 한계 : 보존기간 30년 이상 기록물의 이관 의무가 있으나 실제로는 중앙부처와 국가기록원 간 이관이 지연된다. 지방기록물관리기관도 30년 이상 기록물 모두 수용 불가 현실에 직면하여 이관 선별 정책 부재가 문제가 된다(전가희, 2024).
• 시스템 연계 불완전 : 폐쇄망 사용기관 등 일부 기관은 CAMS와 직접 연계가 불가능하여 오프라인 처리 방식이 병행되고 있다.
• 재평가 체계 미정립 : 영구기록물관리기관 단계의 재평가 체계가 학술적으로 제시되었으나(이은정 외, 2023) 실무 도입은 미비하다.
• 보존 중심 패러다임 : 보존 중심에 경도되어 시민 활용·서비스·공공프로그램 운영 단계가 충분히 발달하지 못했다(정은진, 2007).
• 정부산하 공공기관 사각지대 : 약 2,000개 정부산하 공공기관의 비현용 기록 관리에 대한 영구기록물관리기관 단계 지원·감독이 미흡하다.
• 1인 기록관 체제 한계 : 다수 기관이 1인 기록물관리 전문요원 체제로 운영되어 자율형 책임제 추진 시 부정적 효과가 우려된다.
• 민간 기록 관리 정책 미비 : 지방기록물관리기관의 민간 기록 수집·관리 정책이 기관별 편차가 크고 표준화되지 않았다(김지호·윤은하, 2022).

개선방안

영구기록물관리기관 운영의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 설치 확대·독립성·재평가·시민 서비스 측면에서 다음과 같이 제시된다.

• 지방기록물관리기관 설치 확대 : 17개 광역자치단체에 광역 영구기록물관리기관 설치를 단계적으로 의무화하고, 청주·이천 등 기초자치단체 사례를 모델로 기초 단위 확산을 추진한다.
• 국가기록원 독립성 강화 : 「국가기록원법」 제정을 통해 국가기록원을 독립 행정기관 또는 독립위원회로 격상하여 정치적 독립성·전문성·예산 자율성을 확보한다(이승일, 2014).
• 이관 선별 정책 정비 : 영국 TNA의 OSP 모델을 참고하여 보존기간 30년 이상 기록물 모두 수용 불가 현실에 대응하는 한국형 이관 선별 정책을 정비한다. 기관 정체성을 설명하는 기록 중심으로 선별한다(전가희, 2024).
• 재평가체계 도입 : 이은정 외(2023)가 서울기록원을 사례로 제시한 3단계 평가체계(법규 기반·업무기능 기반·주제 기반)를 모든 영구기록물관리기관에 단계적으로 도입한다.
• 시민 활용·공공프로그램 확대 : 보존 중심에서 활용·서비스 중심으로 패러다임을 전환하고, 정은진(2007)이 제시한 공공프로그램 운영 모델을 영구기록물관리기관 단위로 확대한다.
• 생산현황 자동 추출 강화 : 기록물 생산관리통합시스템 구축과 연계하여 생산현황 자동 추출 기능을 전면 구현한다. 전년도 대비 급격한 변화 기관에 대한 사유 제출 의무화·점검을 강화한다.
• CAMS 미연계 기관 디지털 이관 환경 구축 : 폐쇄망 기관 등 CAMS 미연계 기관에 대한 디지털 이관 환경 구축을 지원한다.
• 자율형 기록관리 인증제 도입 : 시설·예산·조직·사업 점검 기준에 따른 자율형 기록관리 인증제를 도입하여 영구기록물관리기관별 자율적 발전을 유도한다.
• 레코드센터 구축 : 중앙·지방 합동청사 인근 레코드센터 구축, 위탁 보존 모델을 검토하여 보존서고 용량 부족 문제를 해소한다.
• 민간 기록 관리 정책 표준화 : 서울기록원·경남기록원 사례를 기반으로 지방기록물관리기관의 민간 기록 수집·관리 정책을 표준화한다(김지호·윤은하, 2022).
• 기초자치단체 사례 확산 : 증평기록관·청주기록원·이천시립기록원 등 기초자치단체 사례를 자율형 책임제도의 출발점으로 활용하여 기초 단위 확산을 가속화한다.
• 군 기록 영구기록물관리기관 통합 : 육군 기록정보관리단, 해군·공군 역사기록관리단을 영구기록물관리기관 의무 대상으로 추가하여 군 기록의 체계적 관리를 강화한다.

관련 항목

• 기록관
• 처리과
• 특수기록관
• 기록관리기준표
• 단위과제
• 기록물의 이관
• 기록물의 평가 및 폐기
• 생산현황통보
• 중앙영구기록관리시스템
• 기록물관리 조직
• 국가기록원

출처 및 참고

• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조·제19조·제35조·제39조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제25조·제40조·제42조·제65조·제68조·제72조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」
• 「대통령기록물 관리에 관한 법률」
• 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026.
• NAK 4:2025(v2.3), 『기록관리기준표 작성 및 관리절차』, 국가기록원.
• NAK 11:2025(v2.0), 『기록물관리기관의 보존시설·환경 기준』, 국가기록원, 2025.
• NAK 17:2021(v1.3), 『비밀기록물 관리』, 국가기록원, 2021.
• 국가기록원, 『영구기록물관리기관 비밀기록물 관리지침』, 2025.12.
• 박찬승 (2000). 「외국의 지방기록관과 한국의 지방기록자료관 설립 방향」. 『기록학연구』 1.
• 지수걸 (2001). 「지방기록물관리기관의 기능과 역할」. 『기록학연구』 3.
• 정은진 (2007). 「영구기록물관리기관 공공프로그램의 역할과 운영방안 연구」. 『기록학연구』 16.
• 지수걸 (2009). 「지방기록물관리기관 설립의 방향과 방법」. 『기록학연구』 21.
• 이승일 (2014). 「한국 국가기록관리체제의 개혁과 국가기록원 개편」. 『기록학연구』 41.
• 심성보 (2020). 「2017~2020년 기록관리 혁신 평가 — 국가기록원을 중심으로」. 『기록학연구』 65.
• 윤은하 (2021). 「민간기록관리와 아카이브 — 지방기록물관리기관의 역할을 중심으로」. 『기록학연구』 69.
• 김지호·윤은하 (2022). 「지방기록물관리기관의 민간기록관리 운영과 현황에 관한 연구 — 서울기록원과 경남기록원을 중심으로」. 『기록학연구』 71.
• 이은정·김다빈·김선유·김희진·류한조 (2023). 「영구기록물관리기관의 재평가체계 설계 연구 — 서울기록원을 중심으로」. 『기록학연구』 76.
• 전가희 (2024). 「지방기록물관리기관 기록물 이관 선별 정책에 관한 연구 — 지방기록물관리기관의 필요성은 어디로부터 시작되는가?」. 『기록학연구』 82.