비치기록물

비치기록물(備置記錄物)은 카드, 도면, 대장 등과 같이 사람, 물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리과에서 기록물 원본을 계속 활용해야 할 필요성이 있는 기록물을 말한다. 「공공기록물법 시행령」 제2조제3호에 따라 카드·도면·대장류만 비치기록물로 지정 가능하며, 2025년 5월 시행령 개정으로 '비치기록물 지정·승인제'가 도입되어 관할 영구기록물관리기관의 승인을 받은 기록물만 처리과에 비치할 수 있게 되었다. 비치기간은 최대 5년이며, 비치기간이 종료된 기록물은 다음 연도 중에 기록관으로 이관하여야 한다.

정의

비치기록물이란 카드, 도면, 대장 등과 같이 사람, 물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리과에서 기록물 원본을 계속 활용해야 할 필요성이 있는 기록물을 말한다. (「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제2조제3호)

비치기록물 제도는 처리과에서 원본 활용이 지속적으로 필요한 특정 유형의 기록물에 한하여, 정규 이관 시기가 도래하더라도 일정 기간 처리과에 원본을 보관·활용할 수 있도록 허용하는 제도이다. 단, 비치기록물 지정이 허용되는 기록물은 카드류·도면류·대장류에 한정되며, 일반문서는 비치기록물로 지정할 수 없다.

비치기록물 지정 대상이 되지 않는 기록물 유형은 다음과 같다.

• 즉시 열람·출력이 가능한 전자문서
• 단순 참고용 사본
• 매뉴얼, 간행물 등

업무 참고용 일반문서는 비치기록물 지정 대상에 해당하지 않으며, 필요한 경우 시행령 제32조제3항에 따른 이관시기 연장 제도를 활용하여야 한다.

법적·제도적 근거

비치기록물의 정의, 지정 및 운영에 관한 근거 법령은 다음과 같다.

구분	법령·기준	주요 내용
기본법	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조	기록물의 관리(처리과 보관 원칙)
시행령	시행령 제2조제3호	비치기록물의 정의(카드·도면·대장류)
시행령	시행령 제31조	비치기록물의 지정 등(지정 주체·기간·절차)
시행령	시행령 제32조제3항	기록물의 이관시기 연장(업무 참고용 일반문서 적용)
시행규칙	시행규칙 [별지 서식]	비치기록물 지정 신청서, 지정 연장 신청서

제도 변천

2025년 5월 20일 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 개정으로 '비치기록물 지정·승인제'가 도입되어, 처리과가 자체적으로 비치기록물을 지정하던 방식에서 관할 영구기록물관리기관의 승인을 받아야 하는 방식으로 변경되었다.

구분	개정 전(~2025.5.19.)	개정 후(2025.5.20.~)
지정 주체	공공기관의 장(처리과 자체 지정)	관할 영구기록물관리기관의 장(지정·승인)
비치 기간	업무활용 종료 시까지(무제한)	최대 5년(필요 시 기존 신청기간 범위 내 연장 가능)
지정 방법	단위과제(기록관리기준표)에 '비치' 표시	지정 후 관할 영구기록물관리기관의 정보통신망에 목록 게시 및 주기적 점검

업무 내용 및 절차

비치기록물 지정 요건

비치기록물로 지정받기 위해서는 다음 두 가지 요건을 모두 충족하여야 한다.

요건	내용
기록물 형태	카드류, 도면류, 대장류에 해당할 것 (일반문서 제외)
활용도	인사·조직관리(사람), 자산·물품 관리(물품), 인허가·계약 등(권리관계)에 수시로 활용될 것

비치 사유의 예시는 다음과 같다.

• 현재 진행 중인 재판·소송 등에 대응이 필요한 경우: "이 기록물은 현재 진행 중인 재판·소송의 증거자료로서 일정 기간 법적 대응이 필요하므로 해당 사안이 종료되는 ○○년까지 비치기록물 지정을 신청함"
• 빈번한 열람 및 민원 업무 처리를 위해 계속 활용할 필요성이 있는 경우: "이 기록물은 당사자 권익보호 등을 위한 증빙자료로서 내·외부 열람 및 민원이 빈번하여 지속적으로 활용이 필요하여, 해당 기록물의 활용 종료가 예상되는 ○○년까지 비치기록물 지정을 신청함"

처리과의 비치기록물 지정 신청 절차

1. 대상 식별 : 담당자가 생산·접수한 기록물 중 기록관으로 원본을 이관하지 않고 처리과에서 활용해야 할 필요성이 있는 기록물 식별
2. 신청서 작성 및 제출 : 비치기록물 지정 신청서(또는 연장 신청서)를 작성하여 부서 기록물관리책임자에게 제출 (비치기간은 최대 5년)
3. 기록관 1차 검토 : 기록관(특수기록관)에서 기록물 원본 및 신청서를 바탕으로 법령상 비치 기준 충족 여부 확인

   • 신규: 카드·도면·대장 여부 및 활용도(지정 필요성) 확인
   • 연장: 기존 비치기록물의 활용실적(열람 횟수 등) 증빙자료 확인

4. 관할 영구기록물관리기관에 공식 신청 : 기관에서 1차 검토 후 공문으로 관할 영구기록물관리기관에 승인 신청
5. 결과 조치 : 관할 영구기록물관리기관의 승인 결과 통보 시, 비치 승인된 기록물은 별도 편철하여 관리하고, 불승인된 기록물은 즉시 기록관으로 이관

2026년 한시 신청 대상

2026년에 한하여, 기존 비치기록물과 신규 비치기록물을 모두 신청하여야 한다.

구분	대상	신청 기한
기존	변경 전 제도에 따라 처리과에서 자체보관 중인 비치기록물	2026년 3월 31일까지
신규	2025년 생산 기록물 중 기록관에 이관하지 않고 처리과에서 비치하여 계속 활용하고자 하는 기록물	해당 연도 이관기한 전

비치기간 연장 신청

비치기간 연장이 필요한 경우에는 기존 비치기간이 종료되기 60일 전에 비치기록물 지정 연장 신청서를 작성하여 제출하여야 한다. 연장 신청 시에는 지난 비치기간 동안의 활용 실적(열람 횟수·현안 대응 건수 등) 증빙자료를 첨부하여야 하며, 연장 후 비치기간은 기존 신청기간 범위 이내로 제한된다.

비치기간 종료 후 처리

비치기간이 종료된 비치기록물은 다음 연도 중에 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 기록관은 이관 대상 기록물의 목록을 확정할 때 처리과의 비치기록물과 이관연장기록물을 제외한다.

수행업무 체크리스트

구분	수행업무
2-8	비치하고자 하는 기록물이 비치기록물 법정요건(카드·도면·대장)에 부합하는지?
2-9	비치가 필요한 기록물의 경우, 비치기록물 지정 신청서를 작성했는지?
2-10	(비치연장이 필요한 경우) 기존 비치기간이 끝나기 60일 전에 연장 신청서를 작성했는지?
3-6	비치기록물의 비치기간이 종료된 경우 다음 연도 중에 이관했는지?

비치기록물 제도 변천사

비치기록물 제도는 「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」(1999) 제정 시 도입되어 단순 통보 방식으로 운영되어 왔으며, 2007년 「공공기록물법」 전부개정으로 BRM 단위과제 단위 운영이 정착되었고, 2025년 5월 시행령 개정으로 영구기록물관리기관의 지정·승인제로 전환되었다.

시기	근거	핵심 변화
1999.01	「공공기관의 기록물관리에 관한 법률」 제정	비치기록물 개념 도입. 처리과가 기록관에 비치 사실을 통보하는 방식
2007.04	「공공기록물법」 전부개정 + 시행령	정부기능분류체계(BRM) 단위과제 단위로 비치기록물 해당 여부 관리. 기록관리기준표·기록물분류기준표에 비치기록물 여부·이관시기 항목 명시
2022.10	NAK 3:2022(v2.5) 처리과 기록관리 업무처리 절차	비치기록물 지정 사유·종료 시점·연장 신청 절차 표준화
2025.05	「공공기록물법 시행령」 개정	영구기록물관리기관 지정·승인제 도입. 통보 방식에서 사전 승인 방식으로 전환

비치기록물 vs 인접 제도 비교

비치기록물은 처리과의 원본 활용을 보장하는 제도로, 인접 제도(이관시기 연장·일반 보관 기간)와 다음과 같이 구분된다.

구분	비치기록물 (시행령 §31)	이관시기 연장 (시행령 §32③)	일반 보관 기간 (시행령 §32①)
대상	카드·도면·대장류만	모든 기록물	모든 기록물
사유	사람·물품·권리관계 등 수시 활용	민원·소송 등 특별한 사유	정규 보관(처리과 1년)
기간	최대 5년	보존기간 기산일로부터 10년 범위	1년 (이후 기록관 이관)
승인	영구기록물관리기관 지정 (2025.5~)	기록관 협의	별도 승인 불요
단위	기록물철·단위과제카드	기록물철(단위과제카드)	처리과 일괄

기록관리기준표상의 비치기록물 항목

비치기록물은 기록관리기준표(단위과제별 작성)와 기록물분류기준표(단위업무별 작성)의 핵심 관리 항목 중 하나이다(NAK 3:2022 v2.5).

• 기록관리기준표 항목 (시행령 제25조) : 단위과제명·업무설명·보존기간·보존기간 책정 사유·비치기록물 해당 여부·보존장소·보존방법·공개여부·접근권한.
• 기록물분류기준표 항목 : 기능분류번호·보존기간·보존방법·보존장소·비치기록물 여부·비치기록물 이관시기.
• 단위과제 생성 단위 : NAK 3 v2.5는 "카드·대장·일지·장부 등 비치기록물의 종류별 단위에 해당하는 업무"를 단위과제 생성 기준의 하나로 명시하여, 비치기록물 자체를 BRM 단위과제 설계의 핵심 축으로 다룬다.
• 기록물철(단위과제카드) 보존분류 사항 : 비치종결일자·비치사유·보존기간·보존방법·보존장소·업무담당자 등을 함께 관리한다.

전형적 비치기록물 사례

처리과의 업무 활용 필요성에 따라 비치기록물로 지정되는 전형적 사례는 다음과 같다.

• 카드류 : 인사기록카드(재직자), 차량운행기록카드, 출입증 발급카드, 위원회 위원 카드, 행정정보카드.
• 대장류 : 민원접수대장, 시설관리대장, 국유재산대장, 차량관리대장, 비밀관리기록부, 인장(관인) 대장, 도서관리대장, 일직·당직대장.
• 도면류 : 청사·관사 평면도, 시설 배치도, 측량도면, 토지대장 부속 도면, 지하시설 도면.

이러한 기록물은 사람·물품·권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인을 위해 처리과에서 수시로 열람·기재·갱신해야 하므로 정규 이관 시점에 도래하더라도 처리과에 원본을 비치할 필요성이 인정된다. 일반문서·매뉴얼·간행물·단순 참고용 사본 등은 비치기록물 지정 대상이 아니다.

현황

2025년 5월 「공공기록물법 시행령」 개정으로 비치기록물 지정·승인제가 시행됨에 따라, 2026년에는 기존 비치기록물과 신규 비치기록물 모두에 대해 관할 영구기록물관리기관의 승인을 받아야 하는 전환기적 상황에 있다. 국가기록원은 각 부처 기록관을 통해 비치기록물 지정 신청서 취합 및 심사를 진행 중이며, 승인된 비치기록물 목록을 정보통신망에 게시하여 주기적으로 점검하는 체계를 운영 중이다.

한계

비치기록물 제도 운영에서는 다음과 같은 한계가 지적된다.

• 지정 범위의 협소성 : 비치기록물로 지정 가능한 유형이 카드·도면·대장류로 한정되어 있어, 실제 업무에서 원본 활용이 필요한 일반문서·계약서 원본·증빙서류 원본 등 다양한 기록물 유형을 포괄하지 못한다.
• 전환기 혼란 : 2025년 5월 시행령 개정으로 지정 주체와 방식이 통보제에서 영구기록물관리기관 지정·승인제로 전면 변경됨에 따라, 기존 비치기록물에 대한 소급 신청 과정에서 행정 부담이 증가하고 처리과·기록관·영구기록물관리기관 간 업무 혼선이 발생한다.
• 비치기간 판단 어려움 : 최대 5년의 비치기간 요건과 활용도 입증 기준이 모호하여 처리과 담당자가 비치 필요성을 적절히 기술하기 어렵고 기관 간 지정 기준의 편차가 발생한다.
• 이관 후 접근성 저하 : 비치기간 종료 후 기록관으로 이관되면 처리과에서의 신속한 원본 열람이 어려워져 업무 효율이 저하된다.
• 비치기록물 등록·관리 절차의 사각지대 : 처리과 비치 기간 동안 추가 발생·갱신되는 기록(대장 추가 기재·카드 갱신 등)에 대한 등록·관리 절차가 정형화되어 있지 않아 비치기록물의 누적 변동 이력이 시스템에 반영되지 않는다.
• 비치 종료 시점 자동 트리거 부재 : 비치기간 종료가 시스템에 자동으로 인식되어 이관·평가 절차가 트리거되지 않아, 처리과 담당자의 수동 확인에 의존한다.
• 처리과 활용 흐름과 등록 시점의 충돌 : 결재 종료 시점 일률 등록 방식이 비치기록물의 지속 갱신·활용 맥락과 충돌한다.
• 인접 제도(이관시기 연장)와의 경계 모호성 : 비치기록물(시행령 §31)과 이관시기 연장(시행령 §32③)이 서로 다른 사유·기간·승인 절차를 가지지만 실무 현장에서 혼용되는 경우가 있다.
• 비치사유의 형식적 기재 : 비치 종결일자·비치사유 기재가 표준화된 분류체계 없이 자유서술 방식으로 이루어져 정량적 평가·통계 작성이 어렵다.

개선방안

비치기록물 제도의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 기준 구체화·시스템 자동화·디지털화 측면에서 다음과 같이 제시된다.

• 지정 기준 구체화 및 사례집 배포 : 비치기록물 지정 기준을 카드·도면·대장 유형별로 세분하고, 전형적 사례집(인사기록카드·민원접수대장·시설관리대장 등)을 배포하여 처리과 담당자의 신청서 작성 편의성을 높인다.
• 신청·심사 전 과정 온라인 워크플로우 : 비치기록물 신청·심사 전 과정을 전자기록생산시스템 또는 기록관리시스템과 연계하여 온라인으로 처리할 수 있는 워크플로우를 구축하고, 처리과 → 기록관 → 영구기록물관리기관 단계별 자동 라우팅을 도입한다.
• 비치기록물 목록 통합 게시 : 영구기록물관리기관의 비치기록물 목록 정보통신망 게시 현황을 체계화하여 처리과·기록관·영구기록물관리기관 간 정보 공유를 강화하고, 기관별·유형별 통계 분석을 정례화한다.
• 비치기록물 등록·관리 절차 명문화 : 처리과 비치 기간 동안의 추가 발생·갱신 기록에 대한 등록·관리 절차를 표준 운영 절차(SOP)로 명문화하여 비치기록물의 누적 변동 이력을 시스템에 반영한다.
• 비치 종료 시점 자동 이관·평가 트리거 : 비치기간 종료 시점을 시스템에 자동 인식하여 이관·평가 절차를 자동 트리거하는 기능을 RMS·전자기록생산시스템에 탑재한다.
• 디지털화 및 전자적 서비스 : 비치기간 종료 후에도 처리과에서 신속하게 기록관 보유 원본에 접근할 수 있도록 비치기록물의 디지털화·전자적 열람 서비스를 마련한다. 카드·대장의 양식 정형성을 활용하여 OCR·구조화 데이터 변환을 추진한다.
• 비치사유 분류체계 표준화 : 100자 자유서술 방식이 아닌 표준화된 비치사유 분류체계(권리증빙·자산관리·인사관리·시설관리·민원응대 등)를 도입하여 정량적 평가·통계 작성을 가능하게 한다.
• 비치기록물 vs 이관시기 연장 경계 명확화 : 비치기록물(시행령 §31)과 이관시기 연장(시행령 §32③)의 사유·기간·승인 절차 차이를 매뉴얼·체크리스트로 명확히 안내한다.
• 큐레이션형 등록 체계 도입 : 결재 종료 시점 일률 등록 방식이 아닌, 생산자가 비치기간·활용 맥락을 부여하는 '선언(declare)' 체계로 처리과 활용 흐름을 보장한다.
• 2025.5 개정 후속 가이드 정비 : 영구기록물관리기관 지정·승인제 도입 후속으로 신청서·연장신청서·승인 절차 매뉴얼을 신속히 정비하고, 기존 비치기록물에 대한 소급 신청 가이드라인을 명확히 한다.

관련 항목

• 처리과
• 기록물의 편철
• 기록물의 이관
• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 단위과제
• 기록관리기준표
• 이관시기 연장
• 공공기록물 관리에 관한 법률

출처 및 참고

• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제2조제3호·제25조·제31조·제32조제3항
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 [별지 서식] 비치기록물 지정 신청서, 지정 연장 신청서
• 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제2장 처리과의 기록물관리: 제3절 비치기록물 지정 신청(pp.53~55), 기록물관리책임자 업무: 3. 기록관으로 비치기록물 지정 신청(pp.67~68).
• NAK 3:2022(v2.5), 『처리과 기록관리 업무처리 절차』, 국가기록원, 2022.10.17 개정.
• NAK 4:2025(v2.3), 『기록관리기준표 작성 및 관리 절차』, 국가기록원, 2025.
• NAK 10:2022(v1.4), 『기록관 표준운영절차: 일반』, 국가기록원, 2022.