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아카디아(AKADIA)
(정책 진단 섹션 재구성 — 현황 및 한계 + 개선 방향 분리 (보고서 2022))
(폴더 자료(NAK 19-1/2/3, NAK G 2(폐지), R&D 2023, 이슈페이퍼 11/17호, 학술논문 2편) + 웹 검색 보강 — 등록번호 체계, NAK 19 시리즈, 의무 등록 대상, 메타데이터, R&D 2023, 역사적 의미(謄錄), RAMP 자동 등록, 클라우드 전환 + 한계·개선방안 항목 추가)
 
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| 1-10 || 전자문서 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 DRM 적용을 금지했는지?
| 1-10 || 전자문서 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 DRM 적용을 금지했는지?
|}
|}
== 등록번호 체계 ==
등록번호는 다음의 4계층 구조로 부여된다.
=== 기본 형식 ===
  [시스템구분] - [처리과 기관코드] - [연도별 등록일련번호]
* '''시스템구분''' — 전자문서시스템·업무관리시스템 등 생산시스템 식별자
* '''처리과 기관코드''' — 행정표준코드관리시스템(code.gcc.go.kr)에서 정식 발급된 코드만 사용
* '''등록일련번호''' — 처리과·연도 단위로 1번부터 순차 부여
=== 등록 단위별 4계층 ===
{| class="wikitable"
! 계층 !! 등록번호 형식 !! 비고
|-
| '''기록물건''' || 생산등록번호 / 접수등록번호 || 개별 문서 단위. 처리과코드 + 연도 + 일련번호
|-
| '''첨부물''' || 분리등록번호 || 본문에 첨부된 별도 산출물에 부여
|-
| '''기록물철''' || 처리과코드 + 단위업무코드 + 철 일련번호 || [[기록물분류기준표]] 운영 기관용
|-
| '''[[단위과제]]카드''' || 시스템구분 + 처리과 + [[단위과제]] 식별번호 || [[기록관리기준표]] 운영 기관 ([[정부기능분류체계|BRM]] 도입)
|}
등록번호 부여 후에는 '''임의 변경 불가''' 원칙이 적용되며, 가독성·고유성·영속성을 유지해야 한다(NAK 19-1 §3.4).
== 등록 절차 (NAK 19 시리즈) ==
=== NAK 19-1:2012 (총칙, v1.0) ===
전자기록생산시스템 일반에 적용되는 기능 요건. 핵심 원칙:
* 자동 등록 또는 수동 등록 모두 허용하되, 등록 시점에 '''고유 식별자(등록번호)''' 부여 필수
* 등록 후 등록정보의 '''임의 변경 불가''' (변경 시 변경 이력 자동 기록)
* 가독성·자기 기술성(self-describing) 유지 — 등록 정보만으로 기록물의 맥락 파악 가능
* 등록 즉시 [[기록관리시스템|RMS]]로 정보 동기화
=== NAK 19-2:2013 (전자문서시스템, v1.0) ===
* '''결재 완료 시점''' 자동 등록
* 본문·첨부 컴포넌트별 자동 등록번호 부여
* 첨부물의 '''분리등록''' 처리 (별도 산출물성)
* 본문과 첨부의 메타데이터 상속·연결 관계 유지
=== NAK 19-3:2015 (업무관리시스템, v1.0) ===
* '''[[단위과제]]카드 계층''' 기반 등록 — 단위과제와 1:1 매핑
* 문서관리카드, 메모보고, 지시사항, 회의안건 등 모두 등록 대상
* 필수 메타데이터 누락 시 '''등록 차단'''(§6.1.7)
* 결재 이력의 버전별 등록
* 단위과제카드 변경·이력 추적 자동화
== 의무 등록 대상 ==
「[[공공기록물 관리에 관한 법률]]」 시행령 제17조와 NAK G 2(2014, [[2017년]] 폐지)는 다음을 '''의무 생산·등록 대상'''으로 규정하였다.
* '''조사·연구·검토서''' — 정책 결정 과정의 검토 자료
* '''[[회의록]]''' — 주요 회의의 결과 기록
* '''[[속록|속기록]]''' — 의무생산회의에서의 발언 기록
NAK G 2 폐지 이후에는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조에 직접 규정된다. 이슈페이퍼 제17호(2020)는 의무생산회의의 [[속록|속기록]] 작성·등록 실태를 분석하여, 일부 회의에서 의무 위반 사례가 발생하고 있음을 보고하였다.
== 메타데이터 입력 ==
등록 단계에서 입력해야 할 메타데이터는 [[기록관리 메타데이터|NAK 8(기록관리 메타데이터 표준)]]에 따른다.
* '''필수 메타데이터''' — 등록번호, 생산자, 생산일시, 단위과제, 보존기간, 공개여부 등
* '''상속 메타데이터''' — 단위과제카드 → 기록물건 상속, 첨부물 → 본문 상속
* '''생산 시점 자동 입력''' — 시스템에서 가능한 항목은 자동 입력하여 입력 오류 최소화
== 디지털 기록 생산체계 개선 (R&D 2023) ==
[[2023년]] 1월 [[국가기록원]] R&D「디지털 속성에 부합하는 디지털 기록 생산체계 개선 연구」는 현행 등록 체계의 디지털 환경 부적합성을 진단하고 다음을 제안하였다.
* '''결재 중심 → 등록 즉시 효력 발생 모델로 전환''' — 결재 완료 시점이 아니라 생산 즉시 등록되도록 패러다임 변경
* '''행정정보시스템·웹·메신저·SNS 등록 체계 구축''' — 결재 외 채널 생산 기록의 등록 사각지대 해소
* '''디지털 자기 기술성(self-describing) 강화''' — 메타데이터 자체로 기록물의 맥락이 파악되도록 설계
* '''생산-기록관리 동시 처리''' — [[기록물통합서비스플랫폼|기록물통합서비스플랫폼(RAMP)]]과의 연계로 시스템적 통합
== 역사적 의미 (오항녕 2001) ==
오항녕(2001)은 조선시대의 '''등록(謄錄)''' 개념과 현대 한국의 '''등록(登錄)'''이 어휘적으로 단절되어 있으나 기능적으로는 연속적임을 지적하였다. 조선의 등록은 행정 결정 사항을 베껴 적어 보관하는 행위로, '실록(實錄)'의 위계 안에서 자료적 기능을 담당하였다. 현대의 등록은 디지털 환경에서 동일한 '공식 기록화' 기능을 수행하지만, 그 어원·역사적 함의가 충분히 자각되지 못한 채 도입된 측면이 있다.
== 최근 동향 ==
=== 기록물통합서비스플랫폼(RAMP) 확산과 등록 ===
[[2024년]] 5~10월 중앙행정기관 48개에 [[기록물통합서비스플랫폼|기록물통합서비스플랫폼(RAMP)]]이 단계적으로 확산되면서 등록 절차에도 변화가 있었다.
* '''생산과 동시 기록관리''' — 생산 시점에 자동 등록되어 [[기록관리시스템|RMS]]로 즉시 동기화
* '''물리적 이관 → 논리적 이관''' 전환에 따른 등록정보 일관성 확보
* 기록물 소실 위험 감소
=== 행정정보시스템 클라우드 전환 (2025) ===
[[2025년]]까지 모든 행정·공공기관의 정보시스템이 클라우드 기반 통합관리 운영 환경으로 전환된다. 이에 따라 [[행정정보데이터세트]]를 비롯한 행정정보시스템 데이터의 등록·기록화 체계 마련이 시급한 과제가 되었다.


== 현황 ==
== 현황 ==
2026년 현재 전자기록생산시스템을 통해 전자문서는 결재·접수 시 자동으로 등록된다. 시청각기록물의 경우 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)을 통한 직접 등록 방식이 도입·운영 중이며, 전자기록생산시스템과 RAMP 간의 연계를 통한 통합 관리 체계가 구축되고 있다. 간행물 발간등록은 국가기록원 누리집을 통한 온라인 신청이 원칙이며, 발간등록번호 및 전자파일 관리는 중앙영구기록관리시스템(CAMS)에서 최종 관리된다.


2026년 현재 전자기록생산시스템을 통해 전자문서는 결재·접수 시 자동으로 등록된다. 시청각기록물의 경우 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)을 통한 직접 등록 방식이 도입·운영 중이며, 전자기록생산시스템과 RAMP 간의 연계를 통한 통합 관리 체계가 구축되고 있다. 간행물 발간등록은 국가기록원 누리집을 통한 온라인 신청이 원칙이며, 발간등록번호 및 전자파일 관리는 중앙영구기록관리시스템(CAMS)에서 최종 관리된다.


== 한계 ==
== 한계 ==
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* '''시청각기록물 등록 기피''' : 시청각기록물 등록 절차가 복잡하고 파일 용량이 커서 엑셀 목록만 관리하거나 등록을 생략하는 사례가 빈번하다.
* '''시청각기록물 등록 기피''' : 시청각기록물 등록 절차가 복잡하고 파일 용량이 커서 엑셀 목록만 관리하거나 등록을 생략하는 사례가 빈번하다.
* '''간행물 발간등록 누락''' : 발간 후 사후에 등록을 신청하거나, 발간등록 의무 자체를 인지하지 못하는 경우가 있다.
* '''간행물 발간등록 누락''' : 발간 후 사후에 등록을 신청하거나, 발간등록 의무 자체를 인지하지 못하는 경우가 있다.
* 결재문서 중심주의로 비전자·비결재 기록 누락이다.
* 결재 종료 시점에 일률 종속된 등록 시점이다.
* 데이터형 기록의 등록 단위가 모호하다.
* 시스템 간 식별성의 한계가 있다.
* '''결재 중심주의''' — 등록이 결재 완료 시점에 종속되어, 결재되지 않은 검토자료·이메일·메신저·웹 산출물 등이 등록 사각지대에 놓인다(R&D 2023; 이슈페이퍼 제11호 2020).
* '''[[행정정보데이터세트|행정정보시스템]] 등록 체계 부재''' — 새올·세움터·팩토리온 등 행정정보시스템에서 생산되는 데이터형 기록의 등록·기록화 체계가 정립되어 있지 않다.
* '''의무 등록 누락''' — 조사·연구·검토서, [[회의록]], [[속록|속기록]] 등 의무생산·등록 대상의 누락 사례가 빈번하다(이슈페이퍼 제17호 2020).
* '''메타데이터 품질 저하''' — 등록 시 필수 메타데이터가 누락되거나 형식적으로 입력되는 경우가 많다(임시 기관코드, 행위자 누락, 본문·첨부 깨짐, 0byte 문서 등).
* '''자기 기술성 부족''' — 등록정보만으로는 기록물의 맥락을 파악하기 어려운 경우가 많아, 후속 활용·평가에 제약이 있다.
* '''SNS·메신저·웹기록 미포섭''' — 메신저·SNS·홈페이지 등 다양한 디지털 채널의 산출물이 등록 대상에서 제외되어 있다.
* '''[[정부기능분류체계|BRM]]/[[기록물분류기준표]] 이중 운영''' — BRM 도입 기관과 미도입 기관의 등록 체계가 이원화되어 통일성이 부족하다.


== 개선방안 ==
== 개선방안 ==


* 비전자기록물 미등록 방지를 위해 전자기록생산시스템에 체크리스트 기반 등록 안내 팝업·알림 기능 도입
* 비전자기록물 미등록 방지를 위해 전자기록생산시스템에 체크리스트 기반 등록 안내 팝업·알림 기능을 도입한다.
* RAMP와 전자기록생산시스템 간 실시간 연동 강화를 통해 시청각기록물 등록의 편의성 제고 및 500MB 이상 대용량 파일 업로드 지원 방안 마련
* RAMP와 전자기록생산시스템 간 실시간 연동 강화를 통해 시청각기록물 등록의 편의성 제고 및 500MB 이상 대용량 파일 업로드 지원 방안을 마련한다.
* 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능 활용 가이드라인 강화 및 DRM 대체 방안 보급
* 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능 활용 가이드라인 강화 및 DRM 대체 방안 보급이다.
* 간행물 발간등록 절차를 전자결재 시스템과 연계하여 발간 완료 전 자동으로 발간등록 신청을 안내하는 워크플로우 구축
* 간행물 발간등록 절차를 전자결재 시스템과 연계하여 발간 완료 전 자동으로 발간등록 신청을 안내하는 워크플로우를 구축한다.
* 등록 대상의 다양화 — 시청각·회의록·일정·메일·메신저 등을 포섭한다.
* 큐레이션형 '선언(declare)' 체계 도입 — 생산자가 시점·맥락을 부여한다.
* 데이터형 기록의 등록 단위·기준을 정비한다.
* UUID 기반 등록번호 부여로 시스템 간 식별성을 확보한다.
* '''등록 즉시 효력 발생 모델 전환''' — 결재 완료 시점이 아닌 생산 즉시 등록되도록 패러다임을 변경한다(R&D 2023).
* '''[[행정정보데이터세트]]·웹·메신저·SNS 등록 체계 구축''' — 결재 외 채널의 산출물을 자동 등록하는 인터페이스를 마련한다.
* '''디지털 자기 기술성 강화''' — 메타데이터만으로 기록물의 맥락이 파악되도록 등록정보 항목을 재설계한다.
* '''필수 메타데이터 입력 강제''' — NAK 19-3 §6.1.7과 같이 필수 메타데이터 누락 시 등록을 차단하는 시스템 통제를 전 영역에 확산한다.
* '''[[기록물통합서비스플랫폼|RAMP]] 기반 자동 등록 정착''' — 생산-등록-기록관리를 단일 플랫폼에서 처리하여 등록 사각지대를 해소한다.
* '''의무생산·등록 위반 점검 정례화''' — 조사·연구·검토서, [[회의록]], [[속록|속기록]] 등의 의무 등록 이행 실태를 [[국가기록원]]이 정기 점검한다.
* '''AI 기반 자동 메타데이터 추출''' — 생산 시점에 본문 분석으로 메타데이터를 자동 추출·검증한다.
* '''등록·기록관리 통합 표준 재정비''' — 폐지된 NAK G 2의 후속 표준을 마련하여 의무 등록 대상의 표준 절차를 명확화한다.
* '''역사 어휘 자각''' — 조선시대 '謄錄' 전통과 현대 '登錄'의 기능적 연속성에 대한 인식을 [[기록물관리전문요원]] 교육에 반영한다(오항녕 2001).
 


== 관련 항목 ==
== 관련 항목 ==
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* 국가기록원, 「간행물 발간등록 및 송부지침」
* 국가기록원, 「간행물 발간등록 및 송부지침」
* 국가기록원, 「시청각기록물 관리지침(2024)」
* 국가기록원, 「시청각기록물 관리지침(2024)」
== 정책 진단 ==
[[한국기록전문가협회]] 기록정책포럼운영단의 「'''[[기록정책포럼 최종보고서]]'''」(2022)는 기록물 등록 절차가 결재문서 중심주의 때문에 비전자·비결재 기록을 누락하는 경향이 있다고 진단하였다.
=== 현황 및 한계 ===
* 결재문서 중심주의로 비전자·비결재 기록 누락
* 결재 종료 시점에 일률 종속된 등록 시점
* 데이터형 기록의 등록 단위 모호
* 시스템 간 식별성 한계
=== 개선 방향 ===
* 등록 대상의 다양화 — 시청각·회의록·일정·메일·메신저 등 포섭
* 큐레이션형 '선언(declare)' 체계 도입 — 생산자가 시점·맥락 부여
* 데이터형 기록의 등록 단위·기준 정비
* UUID 기반 등록번호 부여로 시스템 간 식별성 확보


[[분류:처리과 기록관리]]
[[분류:처리과 기록관리]]
[[분류:기록물 등록]]
[[분류:기록물 등록]]
[[분류:공공기록물관리]]
[[분류:공공기록물관리]]

2026년 5월 6일 (수) 14:37 기준 최신판

틀:위키문서 초안

기록물의 등록(記錄物의 登錄)은 공공기관이 생산하거나 접수한 기록물을 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등재하여 공식적으로 관리 대상으로 편입하는 행위를 말한다. 처리과 기록관리에서 생산 다음 단계에 해당하며, 등록을 통해 기록물에 고유한 등록번호가 부여되고 공식 기록물로서의 법적 효력이 발생한다. 전자문서, 비전자문서, 시청각기록물, 간행물 등 기록물 유형에 따라 등록 방법과 절차가 구분되며, 미등록 기록물은 관리·이관·보존의 대상에서 누락되어 기록관리 전 과정에 장애를 초래한다.

정의

기록물의 등록이란 공공기관이 생산·접수한 기록물을 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템, 행정정보시스템 등)의 문서등록대장에 체계적으로 기재하여 고유 등록번호를 부여하고, 기록물의 생산·접수·편철·이관 등 이후 모든 관리 단계의 출발점으로 삼는 행위를 말한다. (공공기록물 관리에 관한 법률 제18조, 시행령 제20조)

등록이 완료된 기록물은 등록번호(처리과명-연도별 일련번호)와 생산·접수일자가 부여되어 기록물 생애주기 전반에 걸쳐 추적·관리된다. 전자문서는 결재·접수 시 시스템에 자동 등록되나, 비전자문서·시청각기록물·대장류 등은 담당자가 '비전자기록물 등록' 기능을 이용하여 직접 등록하여야 한다. 기록물의 등록 대상은 전자 및 비전자 문서(대장·카드·도면 포함), 시청각기록물, 간행물의 세 유형으로 구분된다.

법적·제도적 근거

기록물 등록의 의무 및 절차에 관한 근거 법령은 다음과 같다.

구분 법령·기준 주요 내용
기본법 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제18조 기록물의 등록·분류·편철 등 의무
기본법 동법 제22조 간행물의 관리(발간등록번호 부여 의무)
기본법 동법 제23조 시청각기록물의 관리
시행령 시행령 제20조 기록물의 등록 방법
시행령 시행령 제21조 공식문서 외의 중요기록물의 등록·관리
시행령 시행령 제22조 기록물의 분류
시행령 시행령 제23조 편철 및 관리
시행령 시행령 제55조 간행물의 관리(발간등록 신청 대상·절차)
시행규칙 시행규칙 제4조~제13조 기록물 등록·분류·편철 관련 세부 절차 및 서식

업무 내용 및 절차

1. 전자 및 비전자문서 등록

등록 방법

생산·접수된 기록물은 전자기록생산시스템의 문서등록대장에 등록·관리한다.

구분 전자문서 비전자문서
생산 결재 시 자동 등록 생산자가 '비전자문서 등록' 기능을 사용하여 등록
접수 접수 시 자동 등록 접수자가 '비전자문서 등록' 기능을 사용하여 등록

전자문서의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우에는 전자기록생산시스템의 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물(붙임물)을 별도 등록한다. 분리등록한 첨부물에는 본문의 등록번호에 '-분리연번'을 추가하여 등록번호를 표기한다.

  • 예시 - 본문 등록번호: 행정지원과-925 → 분리등록 첨부물: 행정지원과-925-1
  • 분리등록 대상 사례: 본문은 전자문서이나 붙임파일이 비전자(종이문서, 도면류, 카드류, 시청각기록물 등)인 경우 / 기록물 한 건에 두 가지 매체가 함께 존재하는 경우(슬라이드필름+음성테이프, 종이도면+도면CD 등)

등록 시 주의사항

  • 전자기록생산시스템의 문서등록대장 이외에 별도의 수기등록대장을 운영하지 않는다.
  • 기관 내 각종 위원회 회의록 등의 기록물은 해당 업무를 수행하는 부서의 문서등록대장에 등록한다.
  • 전자문서 본문 및 붙임파일의 파일명에 특수문자가 포함되지 않도록 주의한다.
  • 붙임파일 압축 시 공개 압축SW(윈도우 내장, 반디집, 7-Zip 등)는 이용 가능하나, 상용 압축SW(.egg, .alz)는 사용을 금지한다.
  • 기관 자체 문서보안솔루션(DRM)은 적용을 금지한다. 단, 이관과정에서 자동으로 암호가 해제되는 경우에는 적용 가능하다.
  • 개인정보가 포함된 붙임파일이라도 비밀번호 설정(암호화)은 금지한다. 비밀번호 분실 시 내용 확인이 불가하고 기록관리시스템 이관 후 보존포맷 변환도 불가하기 때문이다. 개인정보 보호를 위해서는 열람범위 지정(열람불가·부서·실국·기관) 기능을 활용하여야 한다.
  • 전자우편(이메일)·팩스·우편 등으로 수신한 비전자(종이)문서도 반드시 전자기록생산시스템에 비전자문서 등록기능을 이용하여 등록하여야 하며, 등록번호를 표기하고 편철하여야 한다.

미등록 사례

감사 과정에서 빈번하게 확인되는 미등록 사례는 다음과 같다.

  • 장학사업 지원 기록물 일부를 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우
  • 연간 주요업무계획을 수립하였으나 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우
  • 위원회를 운영하면서 작성한 회의록을 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우
  • 촬영한 사진·영상에 대하여 행사별로 엑셀 목록만 작성하고 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 경우

등록번호 표기

비전자문서를 등록한 경우에는 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 공공기록물법 시행규칙 [별표 1]의 표시방법에 따라 기록물에 표기하여야 한다.

구분 등록번호 구성 표기 위치
생산등록번호 처리과명-연도별 일련번호 / 괄호 안에 생산일자 문서·카드류·도면류: 좌측 상단 / 봉투·보존용기 등 표기 곤란 시: 별도 용기
접수등록번호 처리과명-연도별 일련번호 / 괄호 안에 접수일자 기록물 우측 상단의 여백
  • 예시: '행정지원과'인 경우 → 행정지원과-123

회의록 및 속기록 등록

  • 회의록은 생산과 동시에 전자기록생산시스템에 등록한다(회의록 단독 등록 또는 회의 결과 등록 시 붙임자료로 첨부).
  • 회의록이 간행물 형태로 생산되는 경우에는 '간행물 발간등록번호'를 부여받아 관리한다.
  • 속기록 또는 녹음기록(녹취록 포함)은 전자기록생산시스템에 별도 등록하거나, 회의 결과 등록 시 안건·회의록과 함께 붙임자료로 첨부한다.
구분 단위과제명 예시 보존기간
회의록 생산의무 회의 ○○위원회 회의록 관리 30년 이상
속기록(또는 녹음기록) 생산의무 회의 ○○위원회 회의록 속기록 관리 영구

대장류 등록

비전자 형태로 생산되는 대장류 기록물은 반드시 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 대장류 기록물이 생산·종결되는 시점에 해당 단위과제에 단위과제카드를 생성하여 '비전자기록물 등록' 기능으로 등록한다. 단위과제카드명은 대장 제목과 동일하게 생성하며, 대장류 1권을 1건으로 등록한다.

2. 시청각기록물 등록

시청각기록물은 다음 두 가지 방법으로 등록할 수 있다.

방법 1: 전자기록생산시스템(문서등록대장)에 비전자문서로 등록

문서등록대장에서 '생산 비전자문서 등록' 또는 '접수 비전자문서 등록'을 사용하여 시청각기록물 유형(사진·필름류 또는 녹음·동영상류)을 선택하여 등록한다. 등록 시 필수 입력 사항은 다음과 같다.

  • 제목: 사안별로 단일한 이벤트·주제를 단위로 작성
  • 해당 단위과제카드 선택
  • 관련 문서정보 연계
  • 생산일자: 등록일자와 동일하지 않으므로 내용요약에 반드시 입력
  • 쪽수: 디지털파일은 파일 개수, 아날로그 기록은 매/롤/점 수
  • 내용요약(생산정보): 생산일자·주요내용·장소·주요 인물 성명·직위 및 위치정보 등

방법 2: 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)에 직접 등록

업무수행 과정에서 생산한 시청각파일 중 기록물로 등록할 대상을 선정하여 RAMP(기록물통합서비스플랫폼)에 직접 등록할 수 있다. 기본정보(제목·부서명·시청각형태·기록물유형), 단위과제명·보존기간·공개여부, 촬영자명·촬영장소·촬영일자·내용요약, 연계문서정보·저작권 여부 등을 입력하고 시청각파일(500MB 미만)을 업로드한다.

시청각기록물 편철 유형

유형 보관 방법
사진·필름류 보존 봉투 및 보존용 앨범에 보관, 좌측 상단에 생산부서·제목·생산일자·형태·수량·등록번호 표기
오디오·비디오류 사안별로 편집 완료된 기록물을 매체(광디스크·테이프 등) 및 보호케이스에 넣은 후 정보 표기
전자파일 사안(건)별로 폴더를 편성하여 단위과제카드별 등록·관리, 기록관 이관 시 별도 매체 사용
  • 아날로그 시청각기록물 기준: 인화사진 봉투 1개=1철, 사진필름 1롤=1철, 영화필름 1캔=1철, 동영상 DVD 1장=1철, 음반CD 1장=1철

3. 간행물 발간등록 신청 및 송부

간행물의 정의

발간 시 발간 관련 결재문서와 원고는 일반 문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부(권)를 생산할 경우 간행물로 취급한다. 간행물 유형에는 연감·백서·통계집·업무안내 질의서·사업보고서·연구조사보고서·법규집·회의자료·연설강연집·사료집·연혁집·목록류·전시도감화보집 등이 있다. 간행물 원고 최종본(전자파일)은 발간 관련 결재 시 본문과 함께 붙임으로 등록하여 관리하여야 한다.

발간등록 신청 절차

  1. 신청 시기 : 간행물의 원고가 확정되면 발간 전에 국가기록원 누리집(www.archives.go.kr)에서 발간등록번호 신청 (참여·민원 → 간행물발간등록 → 발간등록신청)
  2. 주의 사항 : 모든 간행물은 기존 번호 사용 불가, 발간될 때마다 신청을 통해 새로운 번호를 발급받아야 함. 발간등록 신청은 발행기관 담당 공무원이 직접 수행(용역 수행기관 불가)
  3. 등록번호 표기 : 책 표지 좌측 상단에 발간등록번호(형식: 00-0000000-000000-00) 표기
  4. 간행물 송부 : 책자형태는 책자 3부+전자파일(PDF) 1점을 국가기록원에 송부 / 전자간행물(e-book)은 전자파일(PDF) 1점을 국가기록원 누리집에 업로드

발간등록 의무 대상 기관

중앙행정기관(특별지방행정기관·군 기관 포함), 지방자치단체, 교육청 등이 의무 대상 기관이다. 공공기록물법 시행령 제3조 각 호에 해당하는 공공기관(공공기관운영법상 공공기관, 지방공기업, 각급 학교 등)은 발간등록 생략 대상이다.

발간등록 생략 대상 유형

소책자(수첩·브로슈어·팸플릿·리플릿·포스터 등), 카드뉴스, 기관신문, 추록분, 일반 문서류(인쇄물), 홍보자료(정책홍보용·소식지·안내지 등), 교육자료(교재·교과서·매뉴얼 등), 공보자료(관보·보도자료·출장보고서), 행사물(글모음·작품집·행사진행자료), 가공·편집 간행물 등은 발간등록 생략 대상이다.

수행업무 체크리스트

구분 수행업무
1-4 공식문서 외의 중요기록물(위원회 회의록, 대장류, 이메일·팩스 수신 문서 등)을 등록·관리했는지?
1-5 간행물 발간 시 발간등록번호 부여 신청을 했는지?
1-6 발간된 간행물을 기록관, 영구기록물관리기관에 송부했는지?
1-7 비전자기록물을 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템의 '문서등록대장'에 등록하여 관리했는지?
1-8 비전자기록물을 생산·접수 시 전자기록생산시스템에서 부여된 등록번호를 기록물에 표기했는지?
1-9 규격차이가 심하거나 서로 다른 기록매체로 구성된 기록물은 '분리등록' 기능을 이용하여 첨부물을 등록했는지?
1-10 전자문서 붙임파일에 비밀번호 설정, 암호화, 기관 자체 DRM 적용을 금지했는지?


등록번호 체계

등록번호는 다음의 4계층 구조로 부여된다.

기본 형식

 [시스템구분] - [처리과 기관코드] - [연도별 등록일련번호]
  • 시스템구분 — 전자문서시스템·업무관리시스템 등 생산시스템 식별자
  • 처리과 기관코드 — 행정표준코드관리시스템(code.gcc.go.kr)에서 정식 발급된 코드만 사용
  • 등록일련번호 — 처리과·연도 단위로 1번부터 순차 부여

등록 단위별 4계층

계층 등록번호 형식 비고
기록물건 생산등록번호 / 접수등록번호 개별 문서 단위. 처리과코드 + 연도 + 일련번호
첨부물 분리등록번호 본문에 첨부된 별도 산출물에 부여
기록물철 처리과코드 + 단위업무코드 + 철 일련번호 기록물분류기준표 운영 기관용
단위과제카드 시스템구분 + 처리과 + 단위과제 식별번호 기록관리기준표 운영 기관 (BRM 도입)

등록번호 부여 후에는 임의 변경 불가 원칙이 적용되며, 가독성·고유성·영속성을 유지해야 한다(NAK 19-1 §3.4).

등록 절차 (NAK 19 시리즈)

NAK 19-1:2012 (총칙, v1.0)

전자기록생산시스템 일반에 적용되는 기능 요건. 핵심 원칙:

  • 자동 등록 또는 수동 등록 모두 허용하되, 등록 시점에 고유 식별자(등록번호) 부여 필수
  • 등록 후 등록정보의 임의 변경 불가 (변경 시 변경 이력 자동 기록)
  • 가독성·자기 기술성(self-describing) 유지 — 등록 정보만으로 기록물의 맥락 파악 가능
  • 등록 즉시 RMS로 정보 동기화

NAK 19-2:2013 (전자문서시스템, v1.0)

  • 결재 완료 시점 자동 등록
  • 본문·첨부 컴포넌트별 자동 등록번호 부여
  • 첨부물의 분리등록 처리 (별도 산출물성)
  • 본문과 첨부의 메타데이터 상속·연결 관계 유지

NAK 19-3:2015 (업무관리시스템, v1.0)

  • 단위과제카드 계층 기반 등록 — 단위과제와 1:1 매핑
  • 문서관리카드, 메모보고, 지시사항, 회의안건 등 모두 등록 대상
  • 필수 메타데이터 누락 시 등록 차단(§6.1.7)
  • 결재 이력의 버전별 등록
  • 단위과제카드 변경·이력 추적 자동화

의무 등록 대상

공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제17조와 NAK G 2(2014, 2017년 폐지)는 다음을 의무 생산·등록 대상으로 규정하였다.

  • 조사·연구·검토서 — 정책 결정 과정의 검토 자료
  • 회의록 — 주요 회의의 결과 기록
  • 속기록 — 의무생산회의에서의 발언 기록

NAK G 2 폐지 이후에는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조에 직접 규정된다. 이슈페이퍼 제17호(2020)는 의무생산회의의 속기록 작성·등록 실태를 분석하여, 일부 회의에서 의무 위반 사례가 발생하고 있음을 보고하였다.

메타데이터 입력

등록 단계에서 입력해야 할 메타데이터는 NAK 8(기록관리 메타데이터 표준)에 따른다.

  • 필수 메타데이터 — 등록번호, 생산자, 생산일시, 단위과제, 보존기간, 공개여부 등
  • 상속 메타데이터 — 단위과제카드 → 기록물건 상속, 첨부물 → 본문 상속
  • 생산 시점 자동 입력 — 시스템에서 가능한 항목은 자동 입력하여 입력 오류 최소화

디지털 기록 생산체계 개선 (R&D 2023)

2023년 1월 국가기록원 R&D「디지털 속성에 부합하는 디지털 기록 생산체계 개선 연구」는 현행 등록 체계의 디지털 환경 부적합성을 진단하고 다음을 제안하였다.

  • 결재 중심 → 등록 즉시 효력 발생 모델로 전환 — 결재 완료 시점이 아니라 생산 즉시 등록되도록 패러다임 변경
  • 행정정보시스템·웹·메신저·SNS 등록 체계 구축 — 결재 외 채널 생산 기록의 등록 사각지대 해소
  • 디지털 자기 기술성(self-describing) 강화 — 메타데이터 자체로 기록물의 맥락이 파악되도록 설계
  • 생산-기록관리 동시 처리기록물통합서비스플랫폼(RAMP)과의 연계로 시스템적 통합

역사적 의미 (오항녕 2001)

오항녕(2001)은 조선시대의 등록(謄錄) 개념과 현대 한국의 등록(登錄)이 어휘적으로 단절되어 있으나 기능적으로는 연속적임을 지적하였다. 조선의 등록은 행정 결정 사항을 베껴 적어 보관하는 행위로, '실록(實錄)'의 위계 안에서 자료적 기능을 담당하였다. 현대의 등록은 디지털 환경에서 동일한 '공식 기록화' 기능을 수행하지만, 그 어원·역사적 함의가 충분히 자각되지 못한 채 도입된 측면이 있다.

최근 동향

기록물통합서비스플랫폼(RAMP) 확산과 등록

2024년 5~10월 중앙행정기관 48개에 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)이 단계적으로 확산되면서 등록 절차에도 변화가 있었다.

  • 생산과 동시 기록관리 — 생산 시점에 자동 등록되어 RMS로 즉시 동기화
  • 물리적 이관 → 논리적 이관 전환에 따른 등록정보 일관성 확보
  • 기록물 소실 위험 감소

행정정보시스템 클라우드 전환 (2025)

2025년까지 모든 행정·공공기관의 정보시스템이 클라우드 기반 통합관리 운영 환경으로 전환된다. 이에 따라 행정정보데이터세트를 비롯한 행정정보시스템 데이터의 등록·기록화 체계 마련이 시급한 과제가 되었다.

현황

2026년 현재 전자기록생산시스템을 통해 전자문서는 결재·접수 시 자동으로 등록된다. 시청각기록물의 경우 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)을 통한 직접 등록 방식이 도입·운영 중이며, 전자기록생산시스템과 RAMP 간의 연계를 통한 통합 관리 체계가 구축되고 있다. 간행물 발간등록은 국가기록원 누리집을 통한 온라인 신청이 원칙이며, 발간등록번호 및 전자파일 관리는 중앙영구기록관리시스템(CAMS)에서 최종 관리된다.


한계

  • 비전자기록물 미등록 지속 : 대장류, 회의록, 이메일·팩스 수신 문서, 시청각기록물 등 비전자기록물을 담당자가 직접 등록해야 하는 구조이므로, 미등록 사례가 지속적으로 발생한다.
  • DRM·암호화 적용 혼선 : 개인정보 보호를 이유로 붙임파일에 비밀번호나 DRM을 적용하는 사례가 잔존하며, 이로 인해 이관 이후 열람·보존포맷 변환이 불가능해지는 문제가 발생한다.
  • 시청각기록물 등록 기피 : 시청각기록물 등록 절차가 복잡하고 파일 용량이 커서 엑셀 목록만 관리하거나 등록을 생략하는 사례가 빈번하다.
  • 간행물 발간등록 누락 : 발간 후 사후에 등록을 신청하거나, 발간등록 의무 자체를 인지하지 못하는 경우가 있다.
  • 결재문서 중심주의로 비전자·비결재 기록 누락이다.
  • 결재 종료 시점에 일률 종속된 등록 시점이다.
  • 데이터형 기록의 등록 단위가 모호하다.
  • 시스템 간 식별성의 한계가 있다.
  • 결재 중심주의 — 등록이 결재 완료 시점에 종속되어, 결재되지 않은 검토자료·이메일·메신저·웹 산출물 등이 등록 사각지대에 놓인다(R&D 2023; 이슈페이퍼 제11호 2020).
  • 행정정보시스템 등록 체계 부재 — 새올·세움터·팩토리온 등 행정정보시스템에서 생산되는 데이터형 기록의 등록·기록화 체계가 정립되어 있지 않다.
  • 의무 등록 누락 — 조사·연구·검토서, 회의록, 속기록 등 의무생산·등록 대상의 누락 사례가 빈번하다(이슈페이퍼 제17호 2020).
  • 메타데이터 품질 저하 — 등록 시 필수 메타데이터가 누락되거나 형식적으로 입력되는 경우가 많다(임시 기관코드, 행위자 누락, 본문·첨부 깨짐, 0byte 문서 등).
  • 자기 기술성 부족 — 등록정보만으로는 기록물의 맥락을 파악하기 어려운 경우가 많아, 후속 활용·평가에 제약이 있다.
  • SNS·메신저·웹기록 미포섭 — 메신저·SNS·홈페이지 등 다양한 디지털 채널의 산출물이 등록 대상에서 제외되어 있다.
  • BRM/기록물분류기준표 이중 운영 — BRM 도입 기관과 미도입 기관의 등록 체계가 이원화되어 통일성이 부족하다.


개선방안

  • 비전자기록물 미등록 방지를 위해 전자기록생산시스템에 체크리스트 기반 등록 안내 팝업·알림 기능을 도입한다.
  • RAMP와 전자기록생산시스템 간 실시간 연동 강화를 통해 시청각기록물 등록의 편의성 제고 및 500MB 이상 대용량 파일 업로드 지원 방안을 마련한다.
  • 개인정보 보호와 기록물 관리의 균형을 위한 열람범위 지정 기능 활용 가이드라인 강화 및 DRM 대체 방안 보급이다.
  • 간행물 발간등록 절차를 전자결재 시스템과 연계하여 발간 완료 전 자동으로 발간등록 신청을 안내하는 워크플로우를 구축한다.
  • 등록 대상의 다양화 — 시청각·회의록·일정·메일·메신저 등을 포섭한다.
  • 큐레이션형 '선언(declare)' 체계 도입 — 생산자가 시점·맥락을 부여한다.
  • 데이터형 기록의 등록 단위·기준을 정비한다.
  • UUID 기반 등록번호 부여로 시스템 간 식별성을 확보한다.
  • 등록 즉시 효력 발생 모델 전환 — 결재 완료 시점이 아닌 생산 즉시 등록되도록 패러다임을 변경한다(R&D 2023).
  • 행정정보데이터세트·웹·메신저·SNS 등록 체계 구축 — 결재 외 채널의 산출물을 자동 등록하는 인터페이스를 마련한다.
  • 디지털 자기 기술성 강화 — 메타데이터만으로 기록물의 맥락이 파악되도록 등록정보 항목을 재설계한다.
  • 필수 메타데이터 입력 강제 — NAK 19-3 §6.1.7과 같이 필수 메타데이터 누락 시 등록을 차단하는 시스템 통제를 전 영역에 확산한다.
  • RAMP 기반 자동 등록 정착 — 생산-등록-기록관리를 단일 플랫폼에서 처리하여 등록 사각지대를 해소한다.
  • 의무생산·등록 위반 점검 정례화 — 조사·연구·검토서, 회의록, 속기록 등의 의무 등록 이행 실태를 국가기록원이 정기 점검한다.
  • AI 기반 자동 메타데이터 추출 — 생산 시점에 본문 분석으로 메타데이터를 자동 추출·검증한다.
  • 등록·기록관리 통합 표준 재정비 — 폐지된 NAK G 2의 후속 표준을 마련하여 의무 등록 대상의 표준 절차를 명확화한다.
  • 역사 어휘 자각 — 조선시대 '謄錄' 전통과 현대 '登錄'의 기능적 연속성에 대한 인식을 기록물관리전문요원 교육에 반영한다(오항녕 2001).


관련 항목

출처 및 참고

  • 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제2장 처리과의 기록물관리: 제2절 기록물의 등록(pp.21~40)
  • 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (법률 제19654호) 제18조, 제22조, 제23조
  • 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조~제23조, 제55조
  • 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제4조~제13조
  • 국가기록원, 「간행물 발간등록 및 송부지침」
  • 국가기록원, 「시청각기록물 관리지침(2024)」