기록관리기준표

틀:위키문서 초안 기록관리기준표(記錄管理基準表)는 정부기능분류체계(BRM)를 도입한 공공기관이 단위과제별로 업무설명·보존기간·보존장소·공개여부 등의 기록물 관리기준을 정해 놓은 표이다. 기록관리기준표는 기록물의 분류·편철·보존의 기준이 되며, 기관은 단위과제의 신설·변경 시 관할 영구기록물관리기관과 협의하여 보존기간을 확정하여야 한다.

정의

기록관리기준표는 정부기능분류체계(BRM) 도입기관이 정책분야·정책영역·대기능·중기능·소기능·단위과제의 6단계 분류체계에 따라 단위과제별로 기록물 관리기준을 기재한 표이다. 기록물의 보존기간·보존장소·공개여부 등 핵심 관리기준이 단위과제 단위로 설정되며, 기록물분류기준표(BRM 미도입기관 사용)와 구별된다.

구분	기록관리기준표	기록물분류기준표
적용 기관	BRM 도입기관	BRM 미도입기관
분류 단계	정책분야→정책영역→대기능→중기능→소기능→단위과제 (6단계)	대기능→중기능→소기능→단위업무 (4단계)
관리 기본 단위	단위과제	단위업무
적용 시스템	업무관리시스템·기록관리시스템	전자문서시스템·자료관시스템(기록관리시스템)

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
동법 시행령	제22조	기록물의 분류
동법 시행령	제25조	기록관리기준표 등
동법 시행령	제26조	보존기간 구분 및 책정기준 특례 (수사·재판·정보·보안 관련)
동법 시행규칙	제16조	기록관리기준표
NAK 4:2025(v2.3)	제4절·제5절	기록관리기준표 작성 및 관리절차
NAK 17:2021(v1.3)	제5절	비밀기록물 관리

업무 내용 및 절차

기록관리기준표 관리항목

관리항목	내용
업무설명	기능분류체계의 단위과제에 대한 설명으로, 기록물의 생산맥락 파악을 위해 업무의 성격·업무처리 절차 등을 기술
보존기간	영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년 중 하나로 책정. 단위과제 보존기간 이하 범위에서 단위과제카드(기록물철) 보존기간 책정
보존기간 책정사유	단위과제 보존기간 책정을 위해 실제로 참조·검토한 사항 및 근거 기술
보존장소	보존기간 10년 이하: 기록관 / 보존기간 30년 이상: 영구기록물관리기관 (단, 사료적 가치가 낮다고 지정된 30년 이상 기록물은 기록관 보존 가능)
보존방법	전자적 보존 또는 마이크로필름 등
공개여부 및 접근권한	공개·부분공개·비공개 구분 및 접근 제한 범위 설정

※ 수사·재판·정보·보안 관련 기록물은 소관 중앙행정기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 보존기간 구분 및 책정기준을 달리 정할 수 있음

기록관리기준표 운영 절차

1. 보존기간 협의: 해당 연도 1월 1일 이후에 신설되었거나 보존기간이 변경된 단위과제는 매년 10월 31일까지 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 함 (10월 31일 이후 신설·변경은 사안 발생 즉시 협의)
2. 검토결과 통보: 영구기록물관리기관은 단위과제별 보존기간 검토결과를 매년 12월 31일까지 해당 공공기관에 통보
3. 현황 고시: 공공기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후(2월 말) 기관에서 운영 중인 기록관리기준표 전체 현황을 관보(공보) 또는 기관 누리집 등 정보통신망에 고시
4. 보존기간 수정: 영구기록물관리기관의 장이 보존기간 변경을 요구하는 경우 공공기관의 장은 이를 반영하여 기록관리기준표를 수정

기록관리기준표 정비 업무절차

단계	주요 내용	주관·협조
① 사전준비	추진체계 마련, 현황 조사, 정비계획 수립, BRM 관리부서·온나라 관리부서와 권한 사전 확보, 단위과제 운영현황 조사	주관: 기록관 / 협조: 조직 관리부서, 각 부서
② 분석실시	직원 교육, 업무분석(직제·위임전결규정·업무편람 등), 기록분석(건목록·편철 현황), 법규분석(소관 법령·보존기간 책정기준), 부서별 개선안 작성·협의	주관: 기록관 / 협조: 각 부서
③ 결과반영	BRM시스템 반영(단위과제 신설·종료·명칭 변경), 온나라 반영(과제카드 등록·변경·종료·이관), RMS 반영(보존기간 협의·개선이력 관리)	주관: 기록관 / 협조: 조직관리부서, 온나라관리부서, 국가기록원
④ 후속조치	시스템 반영 결과 점검, 정비 결과 보고, 단위과제 관리·운용 절차 정립, 기록관-BRM 관리부서 간 협업체계 구축, 상시 모니터링·교육 프로그램 운영	주관: 기록관 / 협조: 조직 관리부서

단위과제카드 작성기준

처리과 기록물관리책임자는 부서의 업무유형별로 단위과제카드(기록물철)의 기록물 편철 기준을 수립하여 업무담당자가 활용할 수 있도록 공유하여야 한다. 단위과제카드 생성 시에는 단위과제와의 업무 유사성과 카드 간 업무 중복 여부를 확인하여야 하며, 단위과제카드는 단위과제의 보존기간을 그대로 승계한다. 단위과제카드 신설권한은 처리과 BRM담당자(서무담당)에게 부여된다.

비밀업무 기록관리기준표

신설·변경 단위과제에 비밀 관련 정보가 포함된 경우 비밀업무 기록관리기준표를 작성하고 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 한다. 기록관(특수기록관)은 비밀업무 단위과제의 보존기간 협의 신청서를 서면으로 작성하여 영구기록물관리기관에 제출하며, 제출 자료의 예고문은 제출일로부터 1개월이 경과한 달의 말일에 파기되도록 작성한다.

대규모 사업 기록관리기준표 운영

대규모 투자사업(중앙행정기관: 예비타당성 검토사업·민간투자 심의사업 / 지방자치단체: 총사업비 300억 이상 투자사업)은 1사업 1단위과제 원칙에 따라 사업명과 단위과제명을 일치시켜 관리한다. 해당 단위과제의 보존기간은 준영구 이상으로 책정하며, 업무 승계 시 단위과제카드도 함께 이관한다.

구성 요소

기록관리기준표는 정부기능분류체계(BRM)의 단위과제(6레벨) 별로 작성한다. NAK 4:2025(v2.3) 표준에 따른 핵심 구성요소는 다음과 같다.

BRM 분류 정보

• 정책분야(1) → 정책영역(2) → 대기능(3) → 중기능(4) → 소기능(5) → 단위과제(6) 6레벨 분류
• 단위과제명·단위과제 ID(부처-기능 코드)
• 기능유형 — 고유업무 / 공통업무 (처리과공통, 기관공통, 국가위임사무)

기록관리 항목 (8종)

항목	내용
업무설명	단위과제의 업무 내용·범위·산출물 등 기술
보존기간	영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년 7종
보존기간 책정사유	법령·역사적 가치·증빙·업무참고 등 사유 명기
비치기록물 여부	비치/미비치, 비치 사유 및 비치기간
보존장소	30년 미만 기록관 / 30년 이상 영구기록물관리기관
보존방법	원본+매체 병행 / 원본 / 매체만
공개여부	공개 / 부분공개 / 비공개 (사유 명기)
접근권한	목록+원문 접근 / 목록만 / 접근 불가

비밀기록물에 해당할 경우 비밀기록물 분류 표시도 함께 작성한다.

정부기능분류체계(BRM)와의 관계

기록관리기준표는 정부기능분류체계(BRM)의 단위과제와 1:1로 결합되어 작성·운영된다. BRM 단위과제가 신설·변경·폐지되면 기록관리기준표도 동기화되어야 한다.

• 중앙BRM, 지방BRM(시·도/시·군·구), 지방교육BRM 3종으로 구분
• RMS·CAMS가 NAK 29-3·NAK 29-4 표준에 따라 BRM과 자동 동기화
• 단위과제 변경사항은 분기·연간 단위로 BRM과 기록관리기준표가 일괄 반영

표준 변천 (NAK 4)

차수	일자	주요 변화
제정	2007. 12. 28.	행정자치부 고시 2007-54호
1차 개정	2009. 9. 28.	NAK S 4:2009(v2.0) — 접근권한·공개여부 정의 명확화
2차 개정	2012. 12. 26.	NAK 4:2012(v2.1) — 공통업무 보존기간표를 표준에서 분리하여 「기록물 관리지침」으로 이관
3차 개정	2021. 6. 30.	NAK 4:2021(v2.2) — 보존장소·보존방법 항목 추가
4차 개정 (현행)	2025. 10. 28.	NAK 4:2025(v2.3) — 단위과제 모니터링·현행화 도입, 단위과제 문제유형별 대응방안 표 신설

표준 기록관리기준표

특정 분야의 공공기관이 공통적으로 적용할 수 있도록 국가기록원은 분야별 표준 기록관리기준표를 보급한다.

• 의료기관 표준 기록관리기준표 (2016. 12. 발간) — 공공의료기관·국공립병원·보건소 등이 공통 적용
• 학교·자치단체 등 분야별 표준 모델 운영
• 공공기관은 표준 기록관리기준표를 기준으로 자기 기관 단위과제에 맞게 조정·작성

자치단체 빅데이터 분석 (2021 R&D)

2021년 국가기록원 R&D 사업으로 「빅데이터 분석기술을 활용한 자치단체 기록관리기준표 현황분석 및 개선방안 연구」가 수행되었다. 자치단체 단위과제 데이터를 코퍼스·토큰화 분석을 통해 다음 결과를 도출하였다.

• 처리과공통·기관공통·국가위임사무의 자동 식별 가능성 실증
• 중복·유사 단위과제의 통합 자동화 가능성 검증
• 자치단체별 기록관리기준표 품질 격차 진단
• 기록관리기준표 정비를 위한 빅데이터 기반 도구의 활용 방안 제시

최근 동향

매년 부처별 기록관리기준표 고시

행정안전부·기획재정부 등 각 중앙행정기관은 매년 자체 기록관리기준표를 고시한다.

• 2023년·2024년·2025년 행정안전부 기록관리기준표 고시 (행정안전부 훈령·예규·고시)
• 2025년 기록관리기준표 고시 — 2026년 3월 10일 확정 발표

NAK 4 v2.3 도입 (2025.10)

2025년 10월 28일 NAK 4가 v2.3으로 4차 개정되어 단위과제 모니터링·현행화 절차가 도입되었으며, 단위과제 문제유형별 대응방안 표가 신설되었다. 이를 통해 기록관리기준표의 사후 관리·품질 관리 체계가 강화되었다.

기록물통합서비스플랫폼(RAMP) 연계

2024년 중앙행정기관 48개에 확산된 기록물통합서비스플랫폼(RAMP)은 BRM·기록관리기준표를 클라우드 기반으로 통합 관리하여 기관 간 기준표 동기화·공유를 가속화한다.

현황

기록관리기준표는 중앙행정기관, 지방자치단체, 교육청 등 BRM 도입 공공기관에서 의무적으로 운영하고 있다. 국가기록원은 보존기간 협의 및 검토결과 통보, 개선이력 관리를 담당하며, 각 기관은 단위과제의 신설·변경이 발생할 때마다 협의를 통해 기준표를 현행화하여야 한다. 단위과제 정비는 정기적 정비와 수시 정비를 병행하여 운영한다.

한계

• 단위과제 정비 주기가 명확하지 않아 현실 업무와 괴리된 단위과제가 장기간 운영되는 경우가 발생한다.
• 보존기간 협의 절차(10월 31일 기한)가 기관의 연간 업무 주기와 맞지 않아 현장에서 기한 내 협의가 어려운 경우가 있다.
• 기관 담당자의 전문성 부족으로 업무설명·보존기간 책정사유 등이 형식적으로 작성되는 경우가 있어 기준표의 실질적 활용도가 저하된다.
• BRM 미도입기관의 기록물분류기준표와 병존하는 이원적 구조로 인해 기관 간 기록물 관리의 일관성이 저하된다.
• 결재문서 중심 체계의 산물로 데이터형 기록 포섭의 한계가 있다.
• 정부기능분류체계(BRM)·단위과제 중심에서 기능 변화 반영이 지연된다.
• 보존기간 산정 단계의 활용 가능성·역사 가치 검토가 미흡하다.
• 기관별 분류 자율성이 부족하다.
• 국가평가정책 부재 — 단위과제별 보존기간 책정기준과 기관별 기록관리기준표 사이에 괴리가 있고, 미국·영국·호주처럼 평가정책문 위계가 부재하다(현문수 2021, 환경 분야 분석).
• 복합 시스템 환경 미반영 — 업무관리시스템 외 새올·팩토리온·세움터 등 행정정보시스템에서 생산되는 기록의 평가도구가 부재하다(조지영·설문원 2018).
• 단위과제 오분류 빈발 — 학교 33개 단위과제 사례에서 보듯 표준 설명 부족과 업무 복잡성으로 오분류가 만연하다(우지원·설문원 2018).
• 교직원·실무자 인식 부족 — 업무분장표와 기록관리기준표가 연결되지 않아 실무자가 단위과제를 정확히 식별하지 못한다(우지원·윤기원 2024).
• 중복·유사 단위과제 누적 — 자치단체별로 유사 명칭의 단위과제가 중복 생성되어 정비 부담이 큰 것으로 빅데이터 분석 결과 확인되었다(2021 R&D).

개선방안

• 단위과제 정비를 위한 정기 주기(예: 3~5년)를 명확히 규정하고, 직제 개편·업무 변경 발생 시 수시 정비를 의무화한다.
• 보존기간 협의 절차를 디지털화하여 기한 내 처리율을 높이고, 협의 결과의 자동 시스템 반영 기능을 강화한다.
• 기록관 담당자 및 처리과 업무담당자 대상 기록관리기준표 작성 교육을 강화하여 기준표의 품질을 높인다.
• BRM 미도입기관의 단계적 BRM 전환을 지원하여 기록물분류기준표와 기록관리기준표의 이원 구조를 해소한다.
• BRM-단위과제-기록 단위에서 데이터형 기록까지 포괄로 확장한다.
• 기관별 분류 자율성을 보장하는 다층 구조를 설계한다.
• 보존기간 산정 시 활용·역사 가치 함께를 검토한다.
• 2025년 국가기록원 기록관리기준표 고시와의 정합성을 확보한다.
• 국가 평가정책문 위계 정립 — 미국·영국·호주의 사례를 참조하여 보존기간 책정의 상위 평가정책문을 정립하고 기관 기록관리기준표와의 위계를 명확화한다(현문수 2021).
• 관련법규·업무처리시스템·생산기록 항목 추가 — 복합 시스템 환경에서 생산되는 기록을 포섭하기 위해 단위과제 항목에 관련법규, 업무처리시스템, 생산기록 항목을 추가한다(조지영·설문원 2018).
• 단위과제 설명자료·업무흐름도 보강 — 표준 단위과제 설명을 풍부화하고 업무흐름도를 추가하여 오분류를 줄인다(우지원·설문원 2018).
• 업무분장표-기록관리기준표 연계 — 실무자가 자신의 업무분장과 단위과제를 직접 매칭할 수 있도록 시스템적으로 연결한다(우지원·윤기원 2024).
• 빅데이터 기반 자동 정비 도구 도입 — 코퍼스·토큰화·자연어 처리로 중복·유사 단위과제를 자동 식별하고 통합 권고를 생성한다(2021 R&D).
• 단위과제 모니터링·현행화 운영 — NAK 4:2025(v2.3)이 도입한 단위과제 모니터링 절차를 활용해 기록관리기준표의 사후 품질 관리를 정례화한다.
• BRM·기록관리기준표 동시 정비 — 서울시 사례처럼 BRM 정비 시 기록관리기준표를 함께 정비하는 일괄 정비 사업을 추진한다(이세진·김화경 2016).
• 표준 기록관리기준표 확산 — 의료기관 외에 학교·자치단체·기타 분야의 표준 기록관리기준표를 추가 개발·보급한다.

관련 항목

• 정부기능분류체계(BRM)
• 단위과제
• 기록물분류기준표
• 처리과
• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 보존기간
• 공개여부
• 편철

출처 및 참고

• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조, 시행령 제22조·제25조·제26조, 시행규칙 제16조
• NAK 4:2025(v2.3) 기록관리기준표 작성 및 관리절차
• NAK 17:2021(v1.3) 비밀기록물 관리, 제5절
• 국가기록원, 『중앙행정기관 단위과제 정비매뉴얼(2차 개정판)』, 2023.