한계·개선방안 형식 통일 (~다 종결) 및 중복 제거
(정책 진단 섹션 통합 — 현황/한계·개선방안에 흡수 (출처 제거)) |
(한계·개선방안 형식 통일 (~다 종결) 및 중복 제거) |
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== 현황 == | == 현황 == | ||
전자행정의 보편화로 공공기관에서 처리되는 기록물의 대부분이 전자문서 형태로 생산·관리되고 있다. 업무관리시스템(온나라시스템) 및 전자문서시스템을 통한 전자문서 생산이 중앙행정기관·지방자치단체·교육청 등 전반에 걸쳐 정착되었으며, 기록관리시스템(RMS)과의 연계로 이관·보존 업무도 전자적으로 처리된다. | |||
다만, 비전자 붙임파일의 분리등록 누락, 압축 포맷 오사용, DRM이 해제되지 않은 파일 등록 등 현장에서의 등록 오류가 지속적으로 지적되고 있다. 또한 일부 기관에서는 전자기록생산시스템에 등록하지 않은 기록물이 발견되어 기록 누락 문제가 발생하고 있다. | |||
== 한계 == | == 한계 == | ||
=== 등록 누락 === | === 등록 누락 === | ||
대면결재, 민원신청서, 회계기록, 내부 검토 자료 등 종이로 생산되거나 별도로 처리된 기록물이 전자기록생산시스템에 등록되지 않는 사례가 지속적으로 발생한다. 등록 의무에 대한 담당자 인식 부족과 확인 체계 미흡이 주요 원인이다. | 대면결재, 민원신청서, 회계기록, 내부 검토 자료 등 종이로 생산되거나 별도로 처리된 기록물이 전자기록생산시스템에 등록되지 않는 사례가 지속적으로 발생한다. 등록 의무에 대한 담당자 인식 부족과 확인 체계 미흡이 주요 원인이다. | ||
=== 파일 규격 미준수 === | === 파일 규격 미준수 === | ||
전자문서 붙임파일에 특수문자 파일명, 특정 상용 압축포맷(.egg, .alz), 비밀번호·암호화가 적용되는 사례가 발생한다. 이로 인해 타 기관 열람 불가, 이관 오류, 장기 보존 불능 등의 문제가 초래된다. | 전자문서 붙임파일에 특수문자 파일명, 특정 상용 압축포맷(.egg, .alz), 비밀번호·암호화가 적용되는 사례가 발생한다. 이로 인해 타 기관 열람 불가, 이관 오류, 장기 보존 불능 등의 문제가 초래된다. | ||
=== 비전자 첨부물 관리의 복잡성 === | === 비전자 첨부물 관리의 복잡성 === | ||
전자문서의 붙임파일이 비전자 형태인 경우 분리등록이 필요하나, 절차의 복잡성으로 인해 분리등록 없이 처리되거나 비전자 붙임이 누락되는 경우가 있다. 전자문서와 비전자 첨부물이 분리·유실될 위험이 상존한다. | 전자문서의 붙임파일이 비전자 형태인 경우 분리등록이 필요하나, 절차의 복잡성으로 인해 분리등록 없이 처리되거나 비전자 붙임이 누락되는 경우가 있다. 전자문서와 비전자 첨부물이 분리·유실될 위험이 상존한다. | ||
=== 장기 보존포맷 변환의 불완전성 === | === 장기 보존포맷 변환의 불완전성 === | ||
손상된 파일, 압축파일, 해독 불가 비밀번호가 포함된 파일은 보존포맷 변환이 불가능하여 장기 보존에서 제외된다. 보존포맷 변환이 선택사항으로 변경('22.7.5.)되면서 기관별 보존 수준 편차가 발생할 수 있다. | |||
* 「업무관리시스템 운영규정」(2007) 미개정 상태 지속이다. | |||
* 「업무관리시스템 운영규정」(2007) 미개정 상태 | * 결재문서 일변도, 시청각·회의록·메일·메신저 누락이다. | ||
* 결재문서 일변도, 시청각·회의록·메일·메신저 | * WYSIWIG UI/UX가 부재하다. | ||
* WYSIWIG UI/ | * 칸막이 없는 통합 데이터 저장소 미구현이다. | ||
* 칸막이 없는 통합 데이터 저장소 | * 일정·이메일·메신저 자동 수집체계가 부재하다. | ||
* 일정·이메일·메신저 자동 | |||
== 개선방안 == | == 개선방안 == | ||
=== 등록 의무 교육 및 점검 강화 === | === 등록 의무 교육 및 점검 강화 === | ||
기록물 등록 의무에 대한 담당자 교육을 정기적으로 실시하고, 연말 기록물 정리 시 누락 여부를 체계적으로 확인하는 절차를 강화하여야 한다. 자체점검표를 활용하여 미등록 사례를 조기에 발굴하고 시정하는 문화가 필요하다. | 기록물 등록 의무에 대한 담당자 교육을 정기적으로 실시하고, 연말 기록물 정리 시 누락 여부를 체계적으로 확인하는 절차를 강화하여야 한다. 자체점검표를 활용하여 미등록 사례를 조기에 발굴하고 시정하는 문화가 필요하다. | ||
=== 파일 규격 자동 검증 기능 도입 === | === 파일 규격 자동 검증 기능 도입 === | ||
전자기록생산시스템에서 파일 업로드 시 특수문자 파일명, 금지 압축포맷, 비밀번호·DRM 적용 여부를 자동으로 감지하고 경고하거나 차단하는 기능을 도입하여 등록 오류를 사전에 방지하여야 한다. | 전자기록생산시스템에서 파일 업로드 시 특수문자 파일명, 금지 압축포맷, 비밀번호·DRM 적용 여부를 자동으로 감지하고 경고하거나 차단하는 기능을 도입하여 등록 오류를 사전에 방지하여야 한다. | ||
=== 분리등록 프로세스 간소화 === | === 분리등록 프로세스 간소화 === | ||
비전자 첨부물 분리등록 절차를 직관적으로 개선하고, 안내 가이드를 강화하여 담당자가 손쉽게 처리할 수 있도록 하여야 한다. 분리등록 여부를 시스템이 자동으로 감지하여 안내하는 기능도 검토할 필요가 있다. | 비전자 첨부물 분리등록 절차를 직관적으로 개선하고, 안내 가이드를 강화하여 담당자가 손쉽게 처리할 수 있도록 하여야 한다. 분리등록 여부를 시스템이 자동으로 감지하여 안내하는 기능도 검토할 필요가 있다. | ||
=== 보존포맷 변환 기준 명확화 === | === 보존포맷 변환 기준 명확화 === | ||
기관별 보존포맷 변환 이행 여부를 모니터링하고, 중요도가 높은 기록물에 대해서는 보존포맷 변환을 권장 또는 의무화하는 방향으로 정책을 보완하여야 한다. 변환 불가 파일에 대한 대체 보존 방법도 마련되어야 한다. | |||
* (가칭) '''행정업무기본법''' 제정으로 운영규정 위계 상향이다. | |||
* (가칭) '''행정업무기본법''' 제정으로 운영규정 위계 | * 결재문서 외 다양한 등록 대상을 포섭한다. | ||
* 결재문서 외 다양한 등록 | * WYSIWIG 기반 UI/UX 개선이다. | ||
* WYSIWIG 기반 UI/UX | * 업무관리시스템의 플러그인·모듈화 및 GitHub식 공유다. | ||
* 업무관리시스템의 플러그인·모듈화 및 GitHub식 | * 일정·이메일·메신저 자동 수집체계를 구축한다. | ||
* 일정·이메일·메신저 자동 | |||
== 관련 항목 == | == 관련 항목 == | ||