전자기록물: 두 판 사이의 차이
(정책 진단 섹션 통합 — 현황/한계·개선방안에 흡수 (출처 제거)) |
(한계·개선방안 형식 통일 (~다 종결) 및 중복 제거) |
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== 현황 == | == 현황 == | ||
현재 대부분의 공공기관은 업무관리시스템(온나라) 또는 전자문서시스템을 통해 전자기록물을 생산하고, 기록관리시스템(RMS)을 통해 관리한다. 국가기록원은 중앙영구기록물관리시스템(CAMS)을 통해 중앙행정기관의 전자기록물을 수집·보존한다. 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 기술표준(NAK 30·31·37)이 지속적으로 개정되고 있으며, 행정정보 데이터세트 등 새로운 유형의 전자기록물에 대한 관리기준도 확대 적용 중이다. | 현재 대부분의 공공기관은 업무관리시스템(온나라) 또는 전자문서시스템을 통해 전자기록물을 생산하고, 기록관리시스템(RMS)을 통해 관리한다. 국가기록원은 중앙영구기록물관리시스템(CAMS)을 통해 중앙행정기관의 전자기록물을 수집·보존한다. 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 기술표준(NAK 30·31·37)이 지속적으로 개정되고 있으며, 행정정보 데이터세트 등 새로운 유형의 전자기록물에 대한 관리기준도 확대 적용 중이다. | ||
== 한계 == | == 한계 == | ||
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* 전자기록물 기술정보(파일포맷·소프트웨어 버전 등)의 변화 속도가 빨라, 연 1회 제출 방식으로는 최신 기술정보를 적시에 반영하기 어렵다. | * 전자기록물 기술정보(파일포맷·소프트웨어 버전 등)의 변화 속도가 빨라, 연 1회 제출 방식으로는 최신 기술정보를 적시에 반영하기 어렵다. | ||
* 장기보존패키지 변환에 필요한 인증서·라이선스·방화벽 포트 허용 등의 환경 설정이 복잡하여 소규모 기관에서의 이행이 어려운 경우가 있다. | * 장기보존패키지 변환에 필요한 인증서·라이선스·방화벽 포트 허용 등의 환경 설정이 복잡하여 소규모 기관에서의 이행이 어려운 경우가 있다. | ||
* 결재문서 중심주의로 전자기록의 본질적 | * 결재문서 중심주의로 전자기록의 본질적 특성이 반영되지 않는다. | ||
* 시청각·메일·메신저 등 다양한 기록의 | * 시청각·메일·메신저 등 다양한 기록의 누락이다. | ||
* 사생기록물 | * 사생기록물 일상화다. | ||
* 장기보존포맷 NEO의 오류·용량 | * 장기보존포맷 NEO의 오류·용량 문제다. | ||
* 처리과-기록관-영구기록물관리기관의 일방향 이관 | * 처리과-기록관-영구기록물관리기관의 일방향 이관 구조다. | ||
* 클라우드·AI 등 신기술 | * 클라우드·AI 등 신기술 적용이 미흡하다. | ||
== 개선방안 == | == 개선방안 == | ||
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* 소규모 기관을 위한 보존포맷 변환·장기보존패키지 변환 지원 서비스(SaaS 방식 등)를 확대한다. | * 소규모 기관을 위한 보존포맷 변환·장기보존패키지 변환 지원 서비스(SaaS 방식 등)를 확대한다. | ||
* 행정정보 데이터세트 등 새로운 전자기록물 유형에 적합한 장기보존 기술규격을 개발하고 표준화한다. | * 행정정보 데이터세트 등 새로운 전자기록물 유형에 적합한 장기보존 기술규격을 개발하고 표준화한다. | ||
* 결재문서 중심주의에서 벗어나 등록 대상 다양화 (시청각·회의록·일정·메일·메신저) | * 결재문서 중심주의에서 벗어나 등록 대상 다양화 (시청각·회의록·일정·메일·메신저). | ||
* 큐레이션형 '선언(declare)' | * 큐레이션형 '선언(declare)' 체계를 도입한다. | ||
* 개인별 클라우드 | * 개인별 클라우드 저장소·전자수첩·업무일지를 도입한다. | ||
* 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 관리, BagIt 패키징, UUID·해시 | * 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 관리, BagIt 패키징, UUID·해시 검증이다. | ||
* 장기보존포맷 NEO 한계 보완 — PDF/A-1·ODF 병행, OAIS | * 장기보존포맷 NEO 한계 보완 — PDF/A-1·ODF 병행, OAIS 참조모델을 적용한다. | ||
* RMS·AMS 통합 IROS 개념으로의 진화 (15년 로드맵) | * RMS·AMS 통합 IROS 개념으로의 진화 (15년 로드맵). | ||
== 관련 항목 == | == 관련 항목 == | ||
2026년 5월 4일 (월) 16:50 판
틀:위키문서 초안 전자기록물(電子記錄物)은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송수신되거나 저장된 기록물로, 공공기관이 업무 수행 과정에서 전자기록생산시스템을 통해 생산·접수·관리하는 모든 전자 형태의 기록물을 말한다. 전자기록물은 단위과제카드(기록물철) 단위로 편철·관리되며, 인수·보존포맷 변환·장기보존패키지 변환 등의 절차를 통해 장기보존이 보장된다.
정의
전자기록물이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제20조에 따라 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송수신되거나 저장된 기록물을 의미한다. 전자문서, 전자도면, 전자카드, 웹기록물, 행정정보 데이터세트 등이 이에 해당한다.
전자기록물의 관리는 전자기록생산시스템(업무관리시스템, 전자문서시스템 등)에서 생산된 시점부터 시작되며, 기록관리시스템(RMS)을 통해 인수·보존되고 최종적으로 영구기록물관리기관(AMS/CAMS)으로 이관된다.
장기보존을 위해 전자기록물의 원문은 보존포맷(PDF/A-1)으로 변환하고, 원문·보존포맷·메타데이터·전자서명을 묶은 장기보존패키지로 구성하여 진본성과 무결성을 보장한다.
법적·제도적 근거
| 법령·기준 | 조항 | 주요 내용 |
|---|---|---|
| 공공기록물 관리에 관한 법률 | 제20조 | 전자기록물의 관리 |
| 공공기록물 관리에 관한 법률 | 제20조의2 | 전자기록물 기술정보의 관리 |
| 동법 시행령 | 제36조 | 기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존 |
| 동법 시행령 | 제36조의2 | 전자기록물 기술정보의 관리 |
| NAK 30:2022(v1.1) | 전체 | 문서유형 전자기록물 보존포맷 기술규격: PDF/A-1b 기반의 포맷 |
| NAK 31-1:2022(v2.3) | 전체 | 전자기록물 장기보존패키지 기술규격 제1부: XML로 포맷화된 방식(NEO2) |
| NAK 31-2:2022(v1.1) | 전체 | 전자기록물 장기보존패키지 기술규격 제2부: 디렉토리로 구조화된 방식(NEO3) |
| NAK 37:2025(v2.0) | 전체 | 전자기록물 보존포맷 선정기준 |
업무 내용 및 절차
보존포맷 변환
보존포맷이란 문서가 생산된 당시의 애플리케이션이 없어도 해당 문서의 내용과 외형을 그대로 재현할 수 있게 하는 포맷으로, 표준 규격은 ISO 19005-1(PDF/A-1)이다.
변환 대상
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 대상 | 기록관(특수기록관)이 전자기록생산시스템으로부터 인수한 보존기간 10년 이상 전자기록물의 본문문서 파일 및 첨부문서 파일 |
| 제외 ① | 시청각 유형(동영상, 음성 파일 등)·DRM 설정 파일 |
| 제외 ② | 해독 불가능한 암호화된 파일, 손상된 파일 등 가독이 불가능한 파일 (변환불가 처리 후 이력 관리) |
| 제외 ③ | 생산 시부터 보존포맷으로 생산된 기록물 (NAK 37:2025(v2.0) 기준 충족) |
주요 변환 가능 전자파일 유형
| 구분 | S/W | 주요 확장자 |
|---|---|---|
| 컴 오피스(한글과컴퓨터) | 글 97~2010, 슬라이드, 넥셀, 한셀, 한쇼, 한컴 오피스 표준문서 | .hwp, .hml, .hpt, .nxl, .cell, .show, .hwpx |
| MS 오피스 | MS 워드 97~2010, MS 엑셀 97~2010, MS 파워포인트 97~2010 | .doc, .docx, .rtf, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
| 훈민정음 | 훈민 2000/I/xp | .gul |
| 핸디오피스 | 아리랑 2.0, 핸디오피스, 핸디 그룹웨어 문서 | .hwd, .hgn, .hwn, .hwx, .gux |
| 이미지 | BMP, JPG, GIF, TIFF | .bmp, .jpg, .gif, .tif, .tiff |
| 텍스트·기타 | 메모장, HTML, XML, ODT, OZD(에듀파인) | .txt, .htm, .html, .xml, .odt, .ozd |
변환 시기
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 일반 원칙 | 인수 종료 후 가능한 한 빠른 시일 내 변환 권고 |
| 의무 변환 기한 | 보존기간 30년 이상 기록물을 10년 이상 보존하는 기록관: 보존기간 기산일로부터 11년이 경과하기 전까지 장기보존패키지(보존포맷 변환 포함) 변환 의무 |
장기보존패키지
장기보존패키지란 전자기록물의 진본성과 무결성을 보장하고 장기간 안전하게 보존하기 위해 전자기록물의 원문·보존포맷·메타데이터·전자서명을 하나의 패키지로 구성한 포맷이다.
장기보존패키지 구성
| 대상 | 패키지 구성요소 |
|---|---|
| 전자기록물철 / 비전자기록물철 | 메타데이터 + 전자서명 |
| 전자기록물건 | 원문 + (보존포맷) + 메타데이터 + 전자서명 |
| 비전자기록물건 | 메타데이터 + 전자서명 |
장기보존패키지 변환 대상
보존기간 30년 이상인 기록물을 10년 이상 보존하게 되는 기록관으로, 다음 중 하나에 해당하는 경우에 적용된다.
- 특수기록관이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하는 경우 (법 제19조 제5항)
- 국가정보원장이 소관 비공개 기록물의 이관시기를 연장하거나 별도 협의하는 경우 (법 제19조 제6항)
- 영구기록물관리기관이 보존장소를 기록관으로 지정한 경우 (시행령 제30조 제2항 단서)
- 이관 연기 승인을 받은 경우 (시행령 제40조 제1항 단서)
변환 시기
기록관은 보존기간 30년 이상 기록물을 10년 이상 보존하는 경우, 인수 종료 후 보존포맷 변환을 실시하고 11년이 경과하기 전까지 장기보존패키지로 변환하여야 한다. 영구기록물관리기관으로 이관 시에는 이관 전에 업무처리 과정에서 변경된 메타데이터를 추가하여 장기보존패키지를 재변환하여야 한다.
전자기록물 기술정보 관리
디지털 파일은 S/W 및 H/W 기술 의존성이 높아 관련 기술의 퇴화·소멸 시 전자기록물의 재현이 불가능해진다. 이를 방지하기 위해 공공기관은 보유 전자기록물의 기술정보를 국가기록원에 제출하여야 한다.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 기술정보의 정의 | 디지털 파일에 대한 정보(확장자, 파일명, 표준화 여부, 호환 소프트웨어, 버전, 개발사, 하드웨어 등) |
| 조사 대상 | 기록관리 대상으로 확정된 행정정보시스템에서 보유하는 파일포맷명·수량·확장자·버전 등 (업무관리시스템·RMS·AMS 등 기록관리 전용 시스템 제외) |
| 제출 시기 | 연 1회 정기 제출 (매년 8월 말 예정, 정확한 시기는 공문으로 별도 통보) |
| 제출 방법 | 국가기록원 전자기록물 기술정보 관리시스템(https://gdfr.archives.go.kr, 외부망)의 '기관별 보유 포맷' 등록 기능 활용. 외부망 접속 불가 시 엑셀 서식으로 공문 제출 |
| 관리 시스템 | DFR(Digital Format Registry) 시스템: 국가기록원 구축·운영, 기관별 보유포맷 등록 및 기술정보 현황 제공 |
전자기록물 이관
처리과에서 기록관으로 전자기록물을 이관할 때는 비전자기록물도 함께 이관하며, 비전자기록물의 등록정보도 기록관으로 인계된다. 이관 전에는 단위과제의 보존기간 확정 여부, 진본확인 절차 수행 여부 등을 점검하여야 한다.
기록관에서 영구기록물관리기관으로의 전자기록물 온라인 이관 시에는 진본성·무결성·신뢰성 및 이용 가능성을 확인하고, 오류가 없는 전자기록물에 대해 행정전자서명을 첨부한 후 이관한다.
현황
현재 대부분의 공공기관은 업무관리시스템(온나라) 또는 전자문서시스템을 통해 전자기록물을 생산하고, 기록관리시스템(RMS)을 통해 관리한다. 국가기록원은 중앙영구기록물관리시스템(CAMS)을 통해 중앙행정기관의 전자기록물을 수집·보존한다. 보존포맷 변환 및 장기보존패키지 기술표준(NAK 30·31·37)이 지속적으로 개정되고 있으며, 행정정보 데이터세트 등 새로운 유형의 전자기록물에 대한 관리기준도 확대 적용 중이다.
한계
- 보존포맷 변환 대상에서 시청각 기록물·DRM 설정 파일·암호화 파일이 제외되어 해당 유형의 장기보존에 제도적 공백이 존재한다.
- 기관마다 전자기록생산시스템의 종류와 버전이 상이하여 보존포맷 변환 환경 구축 및 유지에 상당한 비용과 기술적 부담이 따른다.
- 전자기록물 기술정보(파일포맷·소프트웨어 버전 등)의 변화 속도가 빨라, 연 1회 제출 방식으로는 최신 기술정보를 적시에 반영하기 어렵다.
- 장기보존패키지 변환에 필요한 인증서·라이선스·방화벽 포트 허용 등의 환경 설정이 복잡하여 소규모 기관에서의 이행이 어려운 경우가 있다.
- 결재문서 중심주의로 전자기록의 본질적 특성이 반영되지 않는다.
- 시청각·메일·메신저 등 다양한 기록의 누락이다.
- 사생기록물 일상화다.
- 장기보존포맷 NEO의 오류·용량 문제다.
- 처리과-기록관-영구기록물관리기관의 일방향 이관 구조다.
- 클라우드·AI 등 신기술 적용이 미흡하다.
개선방안
- 시청각 기록물·DRM 파일 등 보존포맷 변환 제외 유형에 대한 대체 보존방안 및 기술기준을 마련한다.
- 전자기록물 기술정보 제출 주기를 단축하거나 실시간 연계 체계를 구축하여 기술 변화에 신속하게 대응한다.
- 소규모 기관을 위한 보존포맷 변환·장기보존패키지 변환 지원 서비스(SaaS 방식 등)를 확대한다.
- 행정정보 데이터세트 등 새로운 전자기록물 유형에 적합한 장기보존 기술규격을 개발하고 표준화한다.
- 결재문서 중심주의에서 벗어나 등록 대상 다양화 (시청각·회의록·일정·메일·메신저).
- 큐레이션형 '선언(declare)' 체계를 도입한다.
- 개인별 클라우드 저장소·전자수첩·업무일지를 도입한다.
- 메타데이터·콘텐츠·매체 분리 관리, BagIt 패키징, UUID·해시 검증이다.
- 장기보존포맷 NEO 한계 보완 — PDF/A-1·ODF 병행, OAIS 참조모델을 적용한다.
- RMS·AMS 통합 IROS 개념으로의 진화 (15년 로드맵).
관련 항목
출처 및 참고
- 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
- 공공기록물 관리에 관한 법률 제20조·제20조의2, 시행령 제36조·제36조의2
- NAK 30:2022(v1.1) 문서유형 전자기록물 보존포맷 기술규격
- NAK 31-1:2022(v2.3) / NAK 31-2:2022(v1.1) 전자기록물 장기보존패키지 기술규격
- NAK 37:2025(v2.0) 전자기록물 보존포맷 선정기준