보존기간

틀:위키문서 초안 보존기간(保存期間)은 공공기록물을 생산한 후 일정 기간 동안 보존·관리해야 하는 법정 기간으로, 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년의 7종으로 구분된다. 공공기관은 단위과제(또는 단위업무) 단위로 보존기간을 책정하며, 「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 [별표 1]의 책정기준과 기관유형별 보존기간 준칙을 참조하여 결정한다. 책정된 보존기간은 관할 영구기록물관리기관과의 협의·승인 절차를 거쳐 확정된다.

정의

보존기간이란 공공기관이 기록물을 생산하거나 접수한 후 보존·관리하여야 하는 최소한의 법정 기간을 말한다. 기록물의 행정적·법적·역사적 가치 및 활용 필요성을 종합적으로 고려하여 단위과제(또는 단위업무) 단위로 책정하며, 이를 기반으로 기록관리기준표 또는 기록물분류기준표에 반영하여 기록물 분류·편철·이관·평가의 기준으로 활용한다.

보존기간의 기산일은 기록물이 생산된 연도의 다음 연도 1월 1일을 원칙으로 하되, 관련 업무가 종료되는 시점 등 실질적인 업무 종결 시점을 기산일로 설정할 수 있다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제19조	기록물의 관리 등
동법 시행령	제25조	기록관리기준표 (보존기간 책정 의무)
동법 시행령	제26조 제1항	수사·재판·정보·보안 기록물의 특례 협의
동법 시행령	[별표 1]	기록물의 보존기간별 책정기준
동법 시행령	제36조	전자기록물의 보존 (10년 이상 기록물 보존포맷 관리)
NAK 4:2025(v2.3)	전체	기록관리기준표 작성 및 관리절차
NAK 5-1:2014(v2.2)	전체	기록물 평가·폐기 절차 (기록관용)

업무 내용 및 절차

보존기간 종류

기록물의 보존기간은 다음 7종으로 구분한다.

보존기간	해당 기록물 유형 (예시)	보존장소
영구	국가 주요 정책 결정, 조약·협약, 인사기록(고위직), 회의록(속기·녹음 지정)	영구기록물관리기관
준영구	개인의 신분·재산 관련 기록, 대규모 투자사업 기록, 공인 자격증명	영구기록물관리기관 (기산일 70년 후 평가)
30년	주요 업무 계획·결과, 예산·결산, 중요 민원	영구기록물관리기관
10년	일반 업무 계획, 대외협력, 계약, 감사 결과	기록관
5년	단순 업무 처리, 수발신 문서	기록관
3년	일상적 반복 업무, 내부 행정 처리	기록관
1년	단순 통보·접수, 경미한 사항	기록관

보존기간 책정 기준

단위과제별 보존기간은 아래 기준을 참조하여 책정한다.

1. 「공공기록물법 시행령」 [별표 1] '기록물의 보존기간별 책정기준'
2. 기관유형별 '공통업무 보존기간 준칙' (중앙행정기관, 지자체, 교육청별로 구분)
3. 처리과 공통업무 보존기간 준칙
4. 각 기관별 '고유업무 보존기간 준칙'

기록물분류기준표를 사용하는 기관(BRM 미도입기관)은 단위업무 단위로 보존기간을 책정하고, 기록물철 생성 시 단위업무 보존기간 이하의 범위에서 기록물철별 보존기간을 선택하여 책정한다.

예시: 단위업무 보존기간이 30년인 경우, 기록물철 보존기간은 30년·10년·5년·3년·1년 중에서 선택하여 책정

보존장소 지정

보존기간	보존장소	비고
10년 이하	기록관(특수기록관)	—
30년 이상	영구기록물관리기관	사료적 가치가 낮다고 지정된 경우 기록관 보존 가능
30년 이상 (기산일로부터 10년 이상 기록관 보존)	영구기록물관리기관으로 이관	기록관이 10년 이상 보존 시 포맷변환 및 이관 의무

보존기간 협의·확정 절차

보존기간은 처리과가 요청하여 기관 BRM담당자의 승인을 받고, 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 통해 최종 확정된다.

단계	시기	내용
협의 신청	매년 10월 31일까지 (이후는 사안 발생 즉시)	해당 연도 1월 1일 이후 신설·변경된 단위과제를 관할 영구기록물관리기관에 협의 신청
검토 결과 통보	매년 12월 31일까지	영구기록물관리기관이 단위과제별 보존기간 검토 결과를 해당 공공기관에 통보
고시	매년 2월 말 (기록물 정리기간 종료 직후)	기관에서 운영 중인 기록관리기준표 전체 현황을 관보·홈페이지 등 정보통신망에 고시

영구기록물관리기관의 장이 보존기간 변경을 요구하는 경우, 공공기관의 장은 이를 반영하여 기록관리기준표를 수정하여야 한다.

특수 유형별 보존기간 책정

비밀기록물

수사·재판·정보·보안 관련 기록물은 소관 중앙행정기관의 장이 중앙기록물관리기관(국가기록원)의 장과 협의하여 보존기간 구분 및 책정기준을 달리 정할 수 있다(「공공기록물법 시행령」 제26조 제1항). 비밀업무 단위과제의 보존기간 협의 신청서는 서면으로 작성하여 영구기록물관리기관에 제출한다.

대규모 투자사업 기록물

예비타당성 검토사업·민간투자 심의사업(중앙행정기관) 또는 총사업비 300억 원 이상 투자사업(지자체)에 해당하는 경우, 1사업 1단위과제 원칙에 따라 단위과제를 구성하고 보존기간은 준영구 이상으로 책정한다.

준영구 기록물의 평가

준영구 기록물은 보존기간이 무기한이 아니며, 보존기간의 기산일로부터 70년이 경과한 경우 평가 대상으로 선정한다. 다만 동종·대량 기록물로 보존가치가 낮은 경우에는 50년이 경과한 시점에 평가 대상으로 선정할 수 있다.

회의기록의 보존기간 연동

• 회의록 생산 의무 대상 회의: 보존기간 30년 이상의 단위과제에 생성·편철
• 국가기록원장이 속기록 또는 녹음기록 생산의무로 지정한 회의: 보존기간 영구의 단위과제에 생성·편철

기록물철(단위과제카드) 보존기간

단위과제카드(기록물철)의 보존기간은 해당 단위과제의 보존기간을 그대로 승계한다. 단위과제카드를 생성할 때에는 단위과제와의 업무 유사성을 고려하고 보존기간 승계 여부를 신중히 검토하여야 한다.

현황

2026년 현재 중앙행정기관, 지방자치단체, 교육청 등 대부분의 공공기관은 기록관리기준표 또는 기록물분류기준표를 통해 단위과제(단위업무) 단위로 보존기간을 책정·운영하고 있다. 보존기간 협의는 업무관리시스템(온나라) 및 기록관리시스템(RMS)을 통해 전자적으로 처리되며, 국가기록원은 단위과제별 보존기간을 RMS에 반영하여 이력을 관리한다. 행정정보 데이터세트의 경우에는 데이터세트 관리기준표에 단위기능별 보존기간 및 기산일을 별도로 설정하여 운영한다.

한계

• 보존기간 책정기준이 법령·준칙·고유업무 준칙 등 여러 문서에 분산되어 있어 처리과 업무담당자가 일관되게 적용하기 어렵다.
• 준영구 기록물의 경우 보존기간이 사실상 장기화되어 기록관·영구기록물관리기관의 보존 공간 부담이 증가한다.
• 단위과제카드 생성 시 단위과제의 보존기간을 자동 승계하는 구조로 인해, 개별 기록물철의 실제 가치와 책정된 보존기간 사이에 괴리가 발생할 수 있다.
• 조직개편이나 기능 이전 시 변경된 단위과제의 보존기간이 신속하게 반영되지 않으면 기록물 분류 오류가 발생할 수 있다.
• 30년 이상 기록의 일률 이관으로 정리·기술·열람 과부하
• 보존기간 책정 시 활용·역사 가치 검토 미흡
• 데이터형 기록의 보존기간 책정 기준 부재

개선방안

• 보존기간 책정기준을 단일 지침으로 통합·체계화하여 담당자의 접근성과 일관성을 높인다.
• 준영구 기록물의 평가·폐기 절차를 활성화하여 보존 자원의 효율적 배분을 도모한다.
• 시스템 연계를 통해 조직개편·기능 이전 발생 시 보존기간이 자동으로 갱신·반영되는 체계를 마련한다.
• 처리과 업무담당자 대상 보존기간 책정 교육을 정례화하여 책정 오류를 줄인다.
• 보존기간 책정 단계에서 활용 가능성·역사 가치를 함께 검토
• 30년 이상 기록의 일률 이관에서 국가적 가치 기록의 선별 수집으로 전환
• 기관적 가치 기록의 자체 보존 기간·방식 자율 결정 (자율형 기록관리 책임제도)
• 데이터형 기록의 보존기간 책정 기준 별도 마련

관련 항목

• 기록관리기준표
• 기록물분류기준표
• 단위과제
• 평가
• 이관
• 기록관
• 영구기록물관리기관
• 편철
• 행정정보 데이터세트

출처 및 참고

• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제25조·제26조·제36조, [별표 1]
• NAK 4:2025(v2.3) 기록관리기준표 작성 및 관리절차
• NAK 5-1:2014(v2.2) 기록물 평가·폐기 절차 제1부: 기록관용