기록물평가심의회: 두 판 사이의 차이

2026년 5월 4일 (월) 16:33 판

기록물평가심의회는 공공기관이 보유한 기록물의 보존가치를 심의하여 폐기, 보존기간 재책정 또는 보류 여부를 결정하는 기구다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조 및 시행령 제43조에 근거하여 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영하며, 기록물관리 전문요원의 심사와 처리과 의견조회를 거친 기록물에 대해 최종 폐기 여부를 심의·확정하는 역할을 담당한다.

정의

기록물평가심의회는 보존기간이 경과한 기록물에 대해 행정·증빙·역사적 가치를 종합적으로 판단하여 기록물의 처리 방향을 결정하는 법정 심의기구다. 공공기관은 보존기간이 만료된 기록물을 폐기하려는 경우 반드시 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 하며, 처리과(생산부서)는 일체의 기록물을 자체 폐기할 수 없다.

심의 결과는 세 가지로 구분된다.

결과	의미	조치
폐기	행정·역사적 가치가 소멸된 것으로 판단	전자기록물 삭제 또는 비전자기록물 용해·파쇄 등 실행
보존기간 재책정	보존기간이 부적정하게 책정된 것으로 판단	기록물관리기준표 등에 따라 보존기간 변경
보류	민원·소송 등 당면 현안으로 당장 폐기 불가	일정 기간 평가 유예 후 재심의

법적·제도적 근거

법 제27조 기록물 폐기 핵심 내용

「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조는 공공기관이 기록물을 폐기하려는 경우 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 반드시 거치도록 규정한다. 또한 기록물 폐기 시행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우, 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 관계 공무원이 참석하여 감독하도록 의무화하고 있다.

시행령 제43조의 주요 규정

시행령 제43조는 기록관 및 특수기록관 소관 기록물의 평가 및 폐기 절차를 구체적으로 규정하며, 심의회의 구성 기준과 평가 방법을 명시하고 있다. 특수기관(통일·외교·안보·수사·정보 기관)에 대한 민간전문가 포함 기준도 이 조항을 근거로 한다.

업무 내용 및 절차

평가 대상 기록물

구분	대상	비고
일반 기록물	보존기간이 경과한 10년 이하 기록물	기록관 또는 특수기록관 보존 중인 것
장기보존 기록물	보존기간 30년 이상 기록물 중 영구기록물관리기관의 장이 보존장소를 기록관으로 지정한 기록물	영구기록물관리기관과의 협의 필요
준영구 기록물	보존기간 기산일로부터 70년 경과 후	동종·대량 기록물은 50년 경과 후
비전자 기록물 원본	원본을 폐기하고 보존매체만 보존하려는 경우	보존기간 30년 이상은 추가 요건 적용

기록물 평가 업무 절차

① 평가계획 수립

기록관 또는 특수기록관은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가·폐기 계획을 수립하고, 법령에서 정한 처리 절차(처리과 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의)에 따라 업무를 수행하여야 한다.

② 평가대상 선정

기록관 또는 특수기록관은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가 업무를 수행하되, 기록관으로 이관된 기록물이 대상이다. 이관 연기·대출 등의 사유로 생산부서에 보존 중인 평가대상 기록물은 기록관으로 이관하여 평가를 수행한다.

③ 처리과 의견조회

기록관 담당자는 평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견조회를 실시한다. 처리과의 기록물관리책임자는 다음 사항을 고려하여 보존기간 재책정·보류·폐기 의견을 기록관으로 제출한다.

유관법령에 해당 기록물의 보존기간 관련 내용이 규정되어 있는지 여부
해당 기록물과 관련된 업무·사업의 종료 여부, 소송 진행 여부, 업무 지속성을 위한 참조 필요 여부
기록관리기준표, 기록물의 보존기간 책정기준(시행령 [별표1]), 기관 공통업무 보존기간 준칙 등 참고

④ 기록물관리 전문요원 심사

기록물관리 전문요원은 처리과 의견 및 다음 사항을 종합적으로 판단하여 기록물평가심의서를 작성·심의회에 상정한다.

평가대상 기록물의 기록관리기준표 해당 단위과제 보존기간 및 관계법령상 보존기간
기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치 (업무·사업 종료 여부, 소송 여부, 업무 지속성 참조 여부 등)

⑤ 기록물평가심의회 구성·심의

구성

기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성·운영
5명 이내의 민간 전문가 및 소속 직원으로 구성
2명 이상의 민간전문가 포함 필수 (통일·외교·안보·수사·정보 등 기관은 1명 이상)
- 민간전문가: 공무원이 아닌 자 / 국·공립대학 교수는 민간전문가에 해당

심의 진행

심의회 개최 전, 기록물평가심의서 등 관련 자료를 위원에게 일정 기간 전에 제공
심의 시 다음 사항을 종합적으로 고려하여 판단
- 기록물 생산부서의 보존기간 검토의견
- 기록물관리 전문요원의 심사의견
- 기록관리기준표 및 관계 법령에서 정한 보존기간과의 일치 여부
- 기록물의 행정·증빙 및 역사적 가치

⑥ 기록물평가심의 결과 처리

기록물철별 평가의견을 기록물평가심의서에 반영 (심의서 보존기간: 영구)
재책정 보존기간을 반영하기 위한 기록물 재정리 실시
기록관리시스템에 다음 사항 반영
- 기록물 평가 결과(보존기간 재책정·보류·폐기) 및 사유
- 재책정된 보존기간 또는 보류기간
- 폐기 집행 결과 (폐기 일자 및 담당자 등)

특수 유형별 평가 규정

보존기간 30년 이상 기록물 (보존장소가 기록관으로 지정된 경우)

생산부서 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의 → 관할 영구기록물관리기관과의 협의를 거쳐 보존기간 재책정·폐기·보류로 처리하여야 한다. 준영구 기록물은 기산일로부터 70년(동종·대량 기록물은 50년) 경과 후 평가한다.

비전자기록물 원본 폐기 (보존매체 수록 후 원본 폐기)

생산부서 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의를 거쳐 원본 폐기가 가능하다. 단, 보존기간 30년 이상 기록물은 보존매체 수록 후 3년이 경과한 뒤 기록물평가심의회 심의 및 국가기록관리위원회 심의를 거쳐야 원본 폐기가 가능하다.

행정정보 데이터세트 폐기

행정정보 데이터세트 역시 처리과 의견조회 → 전문요원 심사 → 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기 여부를 최종 확인한다. 폐기 시 관리해야 하는 메타데이터로는 단위기능명, 데이터 적용범위, 용량, 건수, 폐기 방식, 실행 일시, 실행자·입회자, 평가심의결과 등이 있다.

행정박물 폐기

행정박물의 경우에도 기록물평가심의회를 개최하여 폐기 여부를 최종 확인한다. 전문요원은 해당 행정박물의 행정적·역사적·예술적·문화적 가치 및 훼손도 여부를 종합적으로 판단하여 기록물평가심의서를 작성한다.

기록물 폐기 방법

기록물 유형	폐기 방법	유의사항
전자기록물	삭제 (복구 불가)	보존매체·저장매체 반출 시 기록관장 책임 하 보안 조치; 기록물관리·시스템·정보보안 담당자 공동 집행
비전자기록물	용해, 파쇄 등	외부 위탁 시 관계 공무원 감독 의무
행정정보 데이터세트	데이터베이스 삭제, 스토리지 삭제, 매체 파기 등	시스템 내 폐기 기능 또는 국가기록원 삭제지원 도구 활용

현황

설치 의무 및 운영 현황

기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 설치된 모든 공공기관에서 의무적으로 운영해야 하는 법정 심의기구다. 2026년 기준, 각급 기록관은 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 정기적 또는 수시 평가를 실시하고 있으며, 심의회 운영 여부는 국가기록원의 기록관리 점검 지표(체크리스트)에 포함되어 있다.

기록물 평가·폐기 주요 점검 지표

점검 항목	확인 내용
8-1	평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견 조회를 실시했는지?
8-2	기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회 심의를 실시했는지?
8-3	기록물평가심의회 심의 결과를 기록관리시스템에 반영했는지?
8-4	기록물평가심의회 심의 결과 폐기로 결정된 기록물의 폐기 집행을 실시했는지?

기록물평가심의서 서식

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 [별지 제10호 서식]으로 규정된 기록물평가심의서는 기록물철 단위와 기록물건 단위 두 가지 양식으로 제공된다. 심의서에는 분류번호, 생산연도, 기록물철 제목, 보존기간 만료일, 처리과 의견, 전문요원 평가의견, 심의회 의견 등을 기재하며, 심의서 자체의 보존기간은 영구로 관리한다.

한계

전문성 확보의 어려움

기록물평가심의회는 5명 이내의 소규모 위원회로 운영되며, 민간전문가 2명 이상을 포함해야 하지만 소규모 공공기관에서는 적합한 민간전문가를 확보하기 어려운 경우가 많다. 특히 기록물의 역사적·전문적 가치를 평가할 수 있는 기록학·역사학 분야 전문가의 참여가 저조한 경우 심의의 실질적 효과가 제한될 수 있다.

형식적 심의 가능성

처리과 의견조회와 전문요원 심사를 거친 이후 심의회에 상정되는 구조상, 심의회가 실질적 재검토보다는 기존 의견을 추인하는 형식적 절차로 운영될 우려가 있다. 심의 전 관련 자료를 위원에게 제공하도록 규정하고 있으나, 사전 검토 기간이 충분히 보장되지 않는 경우 심도 있는 심의가 어렵다.

행정정보 데이터세트 평가의 기술적 한계

행정정보 데이터세트의 경우, 대용량 데이터의 보존가치를 평가하는 데 필요한 기술적 전문성과 도구가 부족한 실정이다. 데이터세트의 특성·범위·가치를 정확히 파악하기 위한 표준화된 평가 방법론이 아직 정착 단계에 있어, 심의회의 판단이 피상적인 수준에 그칠 수 있다.

전문요원 미배치 기관의 문제

기록물관리 전문요원이 배치되지 않은 기록관의 경우, 본청 등에서 전문요원을 일시 파견하더라도 파견 전문요원이 아닌 해당 기관 소속 전문요원이 평가 및 폐기 절차를 진행하도록 규정되어 있어, 전문요원 미배치 기관에서 평가 업무 수행에 어려움이 발생한다.

개선방안

심의회 위원 구성 기준 개선

기록물의 유형 및 내용에 따라 적합한 분야별 전문가(기록학·역사학·법학·정보기술 등)가 참여할 수 있도록 위원 구성 기준을 유연화하여야 한다. 소규모 기관을 위한 광역·공동 심의회 운영 방안이나 화상회의를 통한 전문가 참여 확대 방안을 검토할 필요가 있다.

사전 검토 기간 및 자료 제공 의무 강화

심의회 개최 전 심의 자료 제공 기간을 법령 또는 고시에서 구체적으로 명시하여, 위원들이 충분한 사전 검토를 통해 실질적인 심의를 진행할 수 있도록 해야 한다. 기록물평가심의서 외에도 대표 기록물 샘플 열람 기회를 제공하는 방안도 검토할 수 있다.

행정정보 데이터세트 전용 평가 기준 수립

행정정보 데이터세트의 보존가치 평가를 위한 별도의 표준화된 평가 지표와 도구를 개발하여, 심의회가 데이터세트의 특성을 충분히 반영한 판단을 내릴 수 있도록 지원하여야 한다. 데이터세트 평가 시 정보기술 전문가의 참여를 의무화하는 방안도 고려할 수 있다.

디지털 기반 평가 지원 시스템 강화

기록관리시스템과 연계하여 보존기간 경과 기록물의 자동 추출, 평가심의서 자동 생성, 심의 결과 즉시 반영 등 디지털 기반 평가 지원 기능을 강화함으로써, 담당자의 업무 부담을 줄이고 심의의 정확성을 높여야 한다.

전문요원 미배치 기관 지원 체계 확립

기록물관리 전문요원 미배치 기관에 대해 관할 영구기록물관리기관이 파견 또는 협력 지원을 통해 평가 절차를 이행할 수 있도록 제도적 근거를 마련하여야 한다. 광역 단위의 공동 평가·폐기 지원 체계를 구축하는 방안도 검토가 필요하다.

출처 및 참고

국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조(기록물의 폐기)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조(기록물평가심의서)
NAK 5-1:2014(v2.2) 「기록물 평가·폐기 절차 제1부 : 기록관용」
NAK 8:2022(v2.3) 「기록관리 메타데이터 표준」

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 결재문서 중심 RMS 기반 평가심의 절차로는 데이터형 기록·시청각 기록·일정·메일 등 다양한 유형의 평가가 어렵다고 진단하였다.

현황 및 한계

결재문서 중심 평가심의 절차
데이터형 기록·시청각 기록 평가 어려움
평가 결과의 일률 이관 연동으로 자율성 부재
시민·연구자 관점 반영 부족

개선 방향

ISO 21946(Records appraisal) 기반 사전평가 도입
데이터형 기록·행정정보데이터세트 평가 기준 정비
활용·서비스 가치를 함께 검토하는 다층 평가 프레임
평가 결과의 국가기록원 일률 이관 연동 완화
시민·연구자 거버넌스 도입

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 == 정책 진단 ==
-[[한국기록전문가협회]] 기록정책포럼운영단의 「'''[[기록정책포럼 최종보고서]]'''」(2022)는 결재문서 중심 RMS 기반의 평가심의 절차로는 데이터형 기록·시청각 기록·일정·메일 등 다양한 기록 유형의 평가가 어렵다고 진단하였다. 보고서는 기록물평가심의회 운영의 다음 개선을 제언하였다.
+[[한국기록전문가협회]] 기록정책포럼운영단의 「'''[[기록정책포럼 최종보고서]]'''」(2022)는 결재문서 중심 RMS 기반 평가심의 절차로는 데이터형 기록·시청각 기록·일정·메일 등 다양한 유형의 평가가 어렵다고 진단하였다.
-* '''ISO 21946'''(Records appraisal) 기반의 사전평가 도입
+=== 현황 및 한계 ===
+* 결재문서 중심 평가심의 절차
+* 데이터형 기록·시청각 기록 평가 어려움
+* 평가 결과의 일률 이관 연동으로 자율성 부재
+* 시민·연구자 관점 반영 부족
+=== 개선 방향 ===
+* ISO 21946(Records appraisal) 기반 사전평가 도입
 * 데이터형 기록·행정정보데이터세트 평가 기준 정비
 * 활용·서비스 가치를 함께 검토하는 다층 평가 프레임
-* 평가 결과의 [[국가기록원]] 일률 이관 연동 완화 (자율형 기록관리 책임제도)
+* 평가 결과의 [[국가기록원]] 일률 이관 연동 완화
-* 시민·연구자 관점이 반영되는 거버넌스 도입
+* 시민·연구자 거버넌스 도입
 [[분류:기록물 평가]]