비밀기록물

틀:위키문서 초안 비밀기록물(秘密記錄物)은 「보안업무규정」에 따라 비밀로 생산된 기록물로, 국가 안보·외교·수사 등 국가 이익에 중대한 영향을 미치는 정보를 담고 있어 일반 기록물과 구별되는 특수한 관리 절차를 적용받는다. 비밀기록물의 이관 대상은 비밀기록물 원본에 한하며, 이관 유형에 따라 일반서고·별도서고·전용서고로 분리 보존된다. '대외비'는 별도의 훈령(보안업무규정시행규칙 제16조)으로 관리되며 비밀기록물에 해당하지 않는다.

정의

비밀기록물이란 「보안업무규정」에 따라 비밀로 생산된 기록물을 말한다. 비밀이란 그 내용이 누설될 경우 국가안전보장에 해를 끼칠 우려가 있는 국가 기밀로서 이 규정에 따라 비밀로 분류된 것을 의미하며, 일반적으로 I급·II급·III급 비밀로 등급이 구분된다.

비밀기록물의 기록관리는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제33조와 「보안업무규정」이 함께 적용되며, 비밀업무 단위과제별로 별도의 기록관리기준표를 작성하고 보존기간을 협의하여야 한다. 비밀기록물 사본은 이관 대상에서 제외되며, 원본만이 이관·보존 대상이다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제33조	비밀 기록물의 관리
동법 시행령	제68조	비밀기록물의 이관
동법 시행령	제71조	비밀기록물 생산현황의 관리
보안업무규정	전체	비밀의 분류·보호·관리 기준
보안업무규정 시행규칙 (대통령훈령)	제16조	대외비 관리 (비밀기록물과 구분)
NAK 17:2021(v1.3)	전체	비밀기록물 관리
비밀기록물관리 실무지침	전체	비밀기록물 관리 실무 기준 (2020.11.)
영구기록물관리기관 비밀기록물 관리지침	전체	영구기록물관리기관의 비밀기록물 관리 기준 (2025.12.)

업무 내용 및 절차

비밀기록물 생산현황 통보

공공기관은 매년 비밀기록물(사본 제외) 생산현황을 서식(엑셀)으로 작성하여 관할 영구기록물관리기관에 공문으로 제출하여야 한다.

통보 방향	통보 시기
처리과 → 기록관	매년 5월 31일까지
기록관 → 영구기록물관리기관	매년 8월 31일까지

비밀기록물 생산현황은 회의록, 행정박물 생산현황과 함께 시스템 이관이 아닌 별도 서식 작성 후 공문 제출 방식으로 처리한다.

비밀업무 기록관리기준표

신설·변경 단위과제에 비밀 관련 정보가 포함된 경우, 비밀업무 기록관리기준표를 별도로 작성하고 비밀로 지정하여 별도 관리하여야 한다.

• 기록관(특수기록관)은 비밀업무 단위과제의 보존기간 협의 신청서를 서면으로 작성하여 영구기록물관리기관에 제출한다.
• 영구기록물관리기관으로 제출한 자료의 예고문은 제출일로부터 1개월이 경과한 달의 말일에 파기되도록 작성한다.

이관 대상 및 유형

비밀기록물의 이관 대상은 보존기간 30년 이상인 비밀기록물 원본으로, 이관 시점에 따라 3가지 유형으로 구분한다.

유형	이관 대상	이관 시기	이관 방법	보존 서고
유형 1 (일반문서 재분류)	일반문서로 재분류한 기록물 중 보존기간 30년 이상인 기록물 (예고문 표기: 일반문서로 재분류)	재분류 일자가 속한 연도의 다음연도 중 (처리과→기록관: 생산 후 10년이 지난 다음연도 중)	일반기록물의 이관 절차와 방법에 따라 이관	일반서고
유형 2 (비밀보호기간 만료)	예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 기록물 중 보존기간 30년 이상인 기록물 (예고문 표기: 이관)	보호기간 만료일자가 속한 연도의 다음연도 중 (처리과→기록관: 생산 후 10년이 지난 다음연도 중)	일반기록물 이관 방법을 따르되, 유형 1과 구분하여 이관	별도서고
유형 3 (생산 후 30년 경과)	예고문에 의한 보호기간 및 보존기간이 30년 이상인 기록물로서 생산된 날이 속한 연도의 다음 연도부터 30년이 경과한 비밀 기록물	생산 후 30년이 경과한 다음연도 중 (기록관→영구기록물관리기관)	비밀기록물 전담 관리요원에 의해 봉인된 형태, 또는 국가정보원장이 정하는 보안 전송망을 통해 이관. 건별 또는 철별로 봉인봉투에 넣어 봉인 후 이관	전용서고

• 유형 1·2 중 특수기록관 소관 비공개기록물은 30년까지 이관 연장 가능

이관 절차 (기록관 → 영구기록물관리기관)

영구기록물관리기관의 비밀기록물 인수는 다음 절차에 따라 수행된다.

단계	내용
① 이관목록 확정	기록물 이관계획에 따라 이관대상 기관의 이관대상 목록·이관 일자·장소 등을 사전에 기록관에 통보(공문)
② 이관기록물 인수	이관목록과 대조하여 수량·제목·보존기간 등을 확인하고 인계인수서 작성
③ 이관기록물 검수	미비사항·오류사항 발견 시 해당 기관에 통보, 수정·보완 후 재이관. 인수 결과(인계인수서·목록) 통보
④ 서고 입고 및 등록·관리	유형별(유형1: 일반서고, 유형2: 별도서고, 유형3: 전용서고)로 서고 입고. 비밀 전용 전산장비에 인수기록물 목록 등을 등록·관리

유형 3 기록물의 경우, 인수 시 봉인을 해제하여 기록물을 확인한 후 다시 봉인봉투에 봉인하여 처리한다.

비밀기록물과 대외비의 구분

구분	비밀기록물	대외비
근거	보안업무규정에 따라 비밀로 생산된 기록물	보안업무규정시행규칙(대통령훈령) 제16조에 따라 관리
이관 대상 여부	비밀기록물 원본: 이관 대상 (사본 제외)	비밀기록물이 아님 → 이관 대상 제외
기록관리 절차	공공기록물법 제33조 및 비밀기록물관리 절차 적용	일반 보안문서 관리 절차 적용

현황

비밀기록물은 국가기록원 특수기록과의 담당 아래 관리되며, 유형별 서고(일반·별도·전용서고) 분리 보존 체계가 운영되고 있다. 2025년 12월에는 「영구기록물관리기관 비밀기록물 관리지침」이 새로 제정되어 영구기록물관리기관 단계의 비밀기록물 관리 기준이 강화되었다. 비밀기록물 생산현황은 매년 처리과에서 기록관을 거쳐 영구기록물관리기관으로 통보되며, 비밀업무 단위과제의 보존기간은 서면 협의를 통해 확정된다.

한계

• 비밀기록물의 이관·인수·보존이 보안 요건으로 인해 전자적 처리가 제한되어, 일반 기록물에 비해 관리 절차가 복잡하고 인력 의존도가 높다.
• 유형 3 비밀기록물은 생산 후 30년이 경과해도 비밀 해제 없이 봉인 보존되는 경우가 있어, 해당 기록물에 대한 연구·열람 접근이 사실상 제한된다.
• 비밀기록물 생산현황 통보가 서식(엑셀) 공문 제출 방식에 의존하여, 자동화된 시스템 관리와의 연계가 미흡하다.
• 비밀 해제 및 재분류 과정에서 기관의 자체 판단에 의존하는 경향이 있어, 불필요한 비밀 유지나 부적절한 해제 가능성이 있다.

개선방안

• 비밀기록물 생산현황 통보 및 이관 목록 관리를 보안 시스템과 연계하여 전산화함으로써 관리 효율성을 높인다.
• 비밀 해제 심사 절차를 강화하고 주기적인 비밀 재분류 검토를 의무화하여 과도한 비밀 유지로 인한 기록 접근 제한을 최소화한다.
• 유형 3 비밀기록물에 대한 제한적 연구 열람 제도를 마련하여 학술·역사 연구 목적의 접근 경로를 확보한다.
• 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 전문교육 프로그램을 체계화하여 보안과 기록관리가 균형을 이루도록 지원한다.

관련 항목

• 특수기록관
• 이관
• 보존기간
• 기록관리기준표
• 영구기록물관리기관
• 생산현황통보
• 공개재분류
• 기록관

출처 및 참고

• 행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
• 공공기록물 관리에 관한 법률 제33조, 시행령 제68조·제71조
• 보안업무규정 및 보안업무규정 시행규칙
• NAK 17:2021(v1.3) 「비밀기록물 관리」
• 비밀기록물관리 실무지침 (2020.11.)
• 영구기록물관리기관 비밀기록물 관리지침 (2025.12.)
• 국가기록원 특수기록과 (담당부서, 042-481-1787)

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 비밀기록물 관리가 「공공기록물 관리에 관한 법률」과 보안업무규정(대통령령) 사이의 부정합 속에 놓여 있다고 진단하였다.

현황 및 한계

• 두 법령 체계 사이의 부정합으로 인한 절차 충돌
• 비밀기록물 생산·관리·해제·이관 절차가 분산
• 2007년 「비밀의 보호 및 관리에 관한 법률안」 폐기 이후 입법 공백
• 비밀해제 후 공개재분류·열람 절차 표준 부재

개선 방향

• (가칭) 비밀기록물관리법 별도 제정 — 2007년 폐기 법률안의 후속 입법
• 비밀기록물 생애주기 절차의 단일 법체계 정비
• 보안업무규정과 기록관리 법령의 거버넌스 분담 명확화
• 비밀해제 후 공개재분류·열람 절차 표준화