처리과

처리과(處理課)는 공공업무가 이루어지는 행정의 기본조직으로, 업무처리를 주관하는 과(課) 또는 담당관 등을 말한다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」상 기록물 생산의 주체로서, 처리과 단위에서 기록물의 생산·등록·정리·이관 등 기록물관리 업무의 출발점을 형성한다. 처리과에는 처리과의 장, 기록물관리책임자, 업무담당자가 각각의 역할을 맡아 기록관리 업무를 수행한다.

정의

처리과는 공공기관 내에서 실제 공공업무가 이루어지는 행정의 기본 단위 조직이다. 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 국가기록원 기록물관리 지침에서는 처리과를 "업무처리를 주관하는 과(課) 또는 담당관 등"으로 정의하고 있으며, 기록물 생산·관리의 실질적 출발점으로 규정한다.

처리과는 기록물관리기관(기록관, 영구기록물관리기관)과 구별되는 개념이다. 기록관이 기록물을 인수하여 보존·관리하는 중간 단계 기관이라면, 처리과는 기록물을 직접 생산하고 1차적으로 관리하는 업무 수행 단위이다.

법적·제도적 근거

처리과의 기록물관리 의무와 절차는 다음 법령에 근거한다.

구분	법령·기준	주요 내용
기본법	「공공기록물 관리에 관한 법률」 제9조	기록물관리기관의 종류 및 설치 기준
기본법	동법 제16조제1항	업무과정에 기반한 기록물 생산 의무
기본법	동법 제17조	주요 기록물(조사·연구·검토 기록물, 회의록 등)의 생산 의무
기본법	동법 제18조	기록물의 등록 의무
기본법	동법 제19조	기록물의 관리(편철·정리·이관)
기본법	동법 제27조	기록물의 폐기 원칙
시행령	시행령 제16조	기록물 생산 및 등록 방법
시행령	시행령 제17조	조사·연구 또는 검토 기록물의 생산
시행령	시행령 제18조	회의록의 작성·관리
시행령	시행령 제32조	기록물의 이관 절차
시행령	시행령 제35조	처리과 기록물 인수
시행령	시행령 제43조	기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기
시행규칙	시행규칙 제19조	기록물의 이관목록 작성
시행규칙	시행규칙 제20조	기록물 이관시기의 연장
국가표준	NAK 3 처리과 기록관리 업무처리 절차	처리과 기록관리 업무의 세부 절차 기준

업무 내용 및 절차

처리과 기록관리 조직 및 역할

처리과의 기록물관리는 처리과의 장, 기록물관리책임자, 업무담당자 세 주체가 역할을 분담하여 수행한다.

처리과의 장

처리과의 업무를 총괄하는 부서장으로서, 다음 역할을 담당한다.

• 기록물관리책임자 지정
• 기록물관리 관련 정책·절차·표준의 준수여부 지도·감독
• 단위과제별 단위과제카드(또는 단위업무별 기록물철) 작성 기준 확정
• 기록물 정리·이관·평가·공개재분류 등의 기록물관리 과정 및 결과 확인

처리과 기록물관리책임자

해당 처리과 기록물의 생산, 보관, 이관 등 기록물관리 전 과정을 주관하는 담당자로서, 다음 역할을 담당한다.

• 기록물 및 단위과제카드(기록물철)의 등록·관리
• 기록관리기준표 작성·관리
• 단위과제별 단위과제카드(단위업무별 기록물철) 작성 기준의 수립
• 단위과제별 단위과제카드(단위업무별 기록물철) 생성
• 기록물의 정리·보관 및 이관
• 간행물의 등록 및 관리
• 그 밖에 처리과의 기록물관리

업무담당자

기관의 기능과 규정에 따라 개별 업무를 수행하는 공무원 및 직원으로서, 다음 역할을 담당한다.

• 업무와 관련하여 생산·접수한 모든 기록물의 등록·관리
• 기록물 분류 및 편철
• 기록물 정리 및 보관

기록물의 생산

공공기관은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다(공공기록물법 제16조제1항). 또한 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물뿐만 아니라 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항·검토사항 등도 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

주요 기록물의 생산 의무 대상에는 다음이 포함된다.

• 조사·연구·검토 기록물 : 법령 제·개정, 조례 제·개정, 행정예고 사항, 국제기구와의 조약·협약 체결, 대규모 사업 등을 추진하는 과정에서 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과
• 회의록 및 속기록 : 대통령·국무총리 참석 회의, 차관급 이상 주요 직위자로 구성된 주요 정책 심의·조정 회의, 개별법에 따른 위원회 회의, 기관장이 참석하는 회의 등
• 시청각기록물 : 주요 업무수행과 관련하여 생산된 사진·동영상·음성 기록물
• 간행물 : 발간등록번호를 부여받아 발간하는 간행물

기록물의 등록

업무담당자는 생산·접수한 모든 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다. 비전자기록물의 경우 전자기록생산시스템의 '문서등록대장'에 등록하고, 등록 시 부여된 등록번호를 기록물 상에 표기하여야 한다. 규격이 다르거나 서로 다른 매체로 구성된 기록물은 '분리등록' 기능을 이용하여 관리한다.

비치기록물 지정 신청

비치기록물(대장·카드·도면 등)로 지정이 필요한 기록물은 기록물관리책임자가 비치기록물 지정 신청서를 작성하여 기록관에 신청한다. 비치 기간이 종료된 경우 종료일 60일 전에 연장 신청서를 제출할 수 있다.

단위과제(카드) 관리

기록물관리책임자는 기록관리기준표에 따라 부서의 업무유형별로 단위과제카드(기록물철)를 작성·관리한다. 단위과제카드는 단위과제별 기록물의 편철 기준, 보존기간, 공개여부 등 기록관리 기준을 담는 핵심 관리 도구이다.

기록물의 정리 및 생산현황 통보

기록물관리책임자는 매 연도 말 단위과제카드(기록물철)별 기록물을 정리하고, 다음 연도 5월 31일까지 전년도에 생산·접수 완료한 기록물의 생산현황을 기록관으로 통보하여야 한다. 정리 작업에는 다음이 포함된다.

• 보존용 표지·기록물철 표지·색인목록 작성 및 문서 배열
• 미등록 기록물 확인 및 추가 등록
• 등록정보와 실제 기록물 상태의 일치 여부 확인·보완
• 접근권한·공개여부·비밀여부 확인·수정
• 비전자기록물의 쪽수 확인 및 면 표시 확정

처리과 기록물의 인계(이관)

처리과에서는 매 1년 단위로 전년도에 생산·접수된 기록물을 관할 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 비전자기록물은 처리과에서 2년 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 이관할 수 있다. 이관 절차는 다음과 같다.

1. 이관 대상 기록물 파악 및 인계 준비 (전년도 미이관 기록물 포함 현황 파악)
2. 이관대상 공개여부 재분류 (이관 전 기록물 건별 공개여부 재분류)
3. 이관 전 확인사항 점검 (업무담당자 기록물 정리 완료 여부, 이관연장 승인 기록물, 비전자기록물 유무 등)
4. 전자기록물 이관 : 진본성·무결성 보장을 위한 검수 및 진본확인 절차 수행
5. 비전자기록물 이관 : 보존상자에 단위과제별 구분하여 이관목록과 함께 제출

업무상 필요한 경우 10년 범위 내에서 기록관에 이관시기 연장 신청을 할 수 있다.

기록물의 평가 및 공개재분류

처리과에서는 일체의 기록물을 자체 폐기할 수 없으며, 기록물 폐기 결정은 반드시 공공기록물법의 처리 절차에 따라 기록관에서 수행한다. 처리과 기록물관리책임자는 기록관으로부터 기록물 평가에 대한 생산부서 의견 제출을 요청받은 경우, 해당 업무담당자에게 의견 제출을 요청하고 취합·조정하여 처리과의 장의 결재를 거쳐 기록관에 의견을 제출하여야 한다. 비공개 기록물에 대해서도 기록관의 공개재분류 요청 시 공개여부 의견을 제출한다.

처리과 기록관리 수행업무 체크리스트

국가기록원은 처리과의 기록관리 이행 여부를 점검하기 위한 수행업무 리스트를 다음과 같이 제시하고 있다.

구분	수행업무
1. 기록물 생산·등록 단계	주요 정책·사업 추진 과정의 조사·연구·검토 결과를 기록물로 생산·등록
	주요 회의의 회의록·속기록·녹음기록 작성·등록
	주요 업무수행 관련 시청각기록물 생산·등록
	공식문서 외의 중요기록물 등록·관리
	간행물 발간 시 발간등록번호 부여 신청
	발간된 간행물을 기록관·영구기록물관리기관에 송부
	비전자기록물 생산·접수 시 전자기록생산시스템 '문서등록대장'에 등록
	비전자기록물 생산·접수 시 시스템에서 부여된 등록번호 표기
	분리등록 기능 활용(규격 차이가 심하거나 다른 기록매체로 구성된 기록물)
	전자문서 붙임파일 비밀번호 설정·암호화·DRM 적용 금지 확인
2. 기록물 편철·정리 단계	보존용 표지·기록물철 표지·색인목록과 문서를 순서대로 배열하여 편철
	미등록 기록물 확인 및 누락기록물 추가 등록
	등록정보와 실제 기록물 상태의 일치여부 확인·보완
	접근권한·공개여부·비밀여부 확인·수정
	생산·접수 등록번호 표시 여부 확인
	비전자기록물 등록정보상 쪽수와 실제 쪽수 일치 여부 점검 및 면 표시 확정
	보존상자에 생산연도별·보존기간별로 구분하여 수납
	비치기록물 법정요건(카드·도면·대장) 부합 여부 확인
	비치 필요 기록물의 비치기록물 지정 신청서 작성
	비치연장이 필요한 경우 기존 비치기간 종료 60일 전에 연장 신청서 작성
3. 기록물 생산현황통보 및 이관	전년도 생산·접수 완료 기록물의 생산현황을 5월 31일까지 기록관으로 통보
	전자기록물 이관 시 해당 단위과제의 보존기간 확정 확인
	전자기록물 이관 시 검수 및 진본확인 절차 수행
	비전자기록물을 보존상자에 담은 후 이관목록과 함께 제출
	업무 필요 시 10년 범위 내에서 이관시기 연장 신청
	비치기록물 비치기간 종료 후 다음 연도 중 이관 확인
4. 기록물 평가 및 공개재분류	기록관으로부터 평가 의견 제출 요청 시 평가의견 제출
	기록관으로부터 비공개기록물 공개여부 의견 제출 요청 시 의견 제출

현황

현재 대부분의 중앙행정기관과 지방자치단체, 교육청 등의 처리과는 업무관리시스템(온나라) 또는 전자문서시스템을 통해 기록물을 생산·등록하고 기록관리시스템과 연계하여 이관하는 전자적 기록관리 체계를 운영하고 있다. 2026년 기록물관리 지침은 처리과의 기록관리 수행업무 리스트를 자체 점검 도구로 제공하여 기록관리 이행률 향상을 도모하고 있다.

한계

처리과 기록관리는 다음과 같은 한계가 지적된다.

• 인력 부족 : 처리과 기록물관리책임자가 겸직으로 운영되는 경우가 많아 전담 기록관리 업무 수행에 어려움이 있다.
• 인식 부족 : 업무담당자의 기록관리 중요성에 대한 인식이 낮아 등록 누락이나 부실 등록이 발생하기 쉽다.
• 시스템 한계 : 전자기록생산시스템 간 연계가 완전하지 않아 비전자기록물 관리나 시청각기록물 등록에 공백이 발생할 수 있다.
• 조직 개편 시 기록물 관리 : 처리과가 폐지 또는 통합될 경우 기록물의 연속성 있는 관리가 어려울 수 있다.

개선방안

• 처리과 기록물관리책임자에 대한 정기적인 교육·훈련 강화 및 전담 인력 지원 확대
• 업무담당자 기록관리 의무 이행에 대한 실질적 감독 체계 구축(기록관의 정기 점검 등)
• 전자기록생산시스템과 기록관리시스템 간 자동 연계 기능 고도화로 등록 누락 방지
• 처리과 기록관리 수행업무 체크리스트를 자체 평가 지표로 활용하여 기관 내 기록관리 문화 정착

관련 항목

• 기록관
• 특수기록관
• 영구기록물관리기관
• 기록물관리책임자
• 단위과제카드
• 기록관리기준표
• 기록물의 등록
• 기록물의 이관
• 기록물의 평가 및 폐기
• 비치기록물
• 생산현황통보
• 기록물관리 조직

출처 및 참고

• 국가기록원, 『2026년 기록물관리 지침』, 행정안전부·국가기록원, 2026. — 제1장(기록물관리 원칙과 절차: 처리과 조직 및 역할), 제2장(처리과의 기록물관리)
• 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (법률 제19654호)
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」
• 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」
• NAK 3, 『처리과 기록관리 업무처리 절차』, 국가기록원 기록관리 표준

정책 진단

한국기록전문가협회 기록정책포럼운영단의 「기록정책포럼 최종보고서」(2022)는 처리과의 기록 등록 부담이 결재문서 중심주의 때문에 비현실적으로 가중된다고 진단하였다. 보고서는 다음을 제언하였다.

• 처리과 단계에서 시청각·회의록·메일 등 다양한 기록의 자동 수집체계 구축
• 큐레이션형 '선언(declare)' 체계 도입 — 결재 종료 시점 일률 등록 대신 생산자가 시점·맥락 부여
• 처리과 활용 흐름을 보장하는 비치기록 등록 절차 재설계
• 일방향 영구 이관 대신 기록관 단계에서의 활용 가능성 확보