폐기

폐기(廢棄, Destruction or Disposal)는 보존가치를 상실한 기록물을 영구적으로 제거하는 행위를 말한다. 기록물 평가를 통해 폐기로 의결된 기록물에 한하여 적법한 절차에 따라 집행되며, 처리과는 일체의 기록물을 독자적으로 폐기할 수 없다(법 §50). 폐기는 매체 유형(전자·비전자)에 따라 다른 방법이 적용되며, 불법 폐기 시 「공공기록물법」 제50조·제51조의 형사처벌 대상이 된다.

정의

폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조에 따라 보존기간이 경과한 기록물 중 보존가치를 상실한 것으로 평가된 기록물을 물리적으로 파괴하거나 디지털 데이터를 영구 삭제하는 행위이다. NAK 5-1:2014(v2.2)는 폐기를 "더 이상 보존할 필요가 없는 기록물을 제거하는 것"으로 정의한다.

폐기는 기록관리 생애주기의 최종 단계로, 평가의 결과에 종속된다. 평가 절차의 처분(Disposition) 결과 3가지 — 보존기간 재책정·보류·폐기 — 중 하나로, 다음 절차에 따라 집행된다.

법적·제도적 근거

법령·기준	조항	주요 내용
공공기록물 관리에 관한 법률	제27조	기록물의 폐기 절차
공공기록물 관리에 관한 법률	제50조	무단 폐기 등에 대한 처벌(7년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금)
공공기록물 관리에 관한 법률	제51조	기록물 무단 은닉·반출·손상 등에 대한 처벌(3년 이하 징역 또는 2천만원 이하 벌금)
동법 시행령	제43조	기록관 및 특수기록관 소관 기록물 평가 및 폐기
동법 시행령	제54조	영구기록물관리기관 소관 기록물 평가 및 폐기
동법 시행규칙	제35조	기록물 평가심의서·폐기 관련 서식
NAK 5-1:2014(v2.2)	전체	기록물 평가·폐기 절차 — 제1부: 기록관용
NAK 5-2:2022(v1.2)	전체	기록물 평가·폐기 절차 — 제2부: 영구기록물관리기관용
NAK 8:2022(v2.3)	부속서 F	폐기 기록물을 위한 메타데이터

폐기 표준 변천사

기록물 폐기 표준은 2007년 「기록물 폐기기준 및 절차」 제정 이후 기록관용·영구기록물관리기관용으로 분화·발전해 왔다.

시기	표준	핵심 변경점
2007.12	NAK P-2007-09 「기록물 폐기기준 및 절차」	폐기 기준·절차 최초 제정
2009.09	NAK S 5-1:2009(v2.0) 「기록물 평가·폐기 절차 — 제1부 기록관용」	기록관용 표준 분리. 평가·폐기 통합 절차 체계화
2010.12	NAK S 5-2:2010(v1.0) 「기록물 평가·폐기 절차 — 제2부 영구기록물관리기관용」	영구기록물관리기관용 표준 분리 제정
2012.03	NAK S 5-1:2012(v2.1)	기록관용 1차 개정
2012.03	NAK S 5-2:2012(v1.1)	영구기록물관리기관용 1차 개정
2014.07	NAK 5-1:2014(v2.2)	기록관용 2차 개정 — 전자기록물 폐기 방법 부속서 신설
2020.06	「공공기록물법」 시행령 개정	폐기중지 제도 도입 (특정 사안 관련 기록물 한시적 폐기 중단)
2022.10	NAK 5-2:2022(v1.2)	영구기록물관리기관용 2차 개정

폐기 절차

기록관 단계에서의 폐기 절차는 NAK 5-1:2014(v2.2)에 따라 다음 4단계로 진행된다.

단계	절차
1단계	폐기집행 대상 선정 및 반출 — 기록물평가심의회 의결 결과 폐기로 결정된 기록물 목록 작성, 서고에서 반출
2단계	폐기집행 대상 기록물 확인 — 반출 기록물을 목록과 대조하여 수량·제목·보존기간 확인
3단계	기록물 폐기 집행 — 매체 유형별(전자·비전자) 폐기 방법 적용
4단계	폐기 결과 관리 — RMS·CAMS에 폐기 일자·담당자·집행 결과 등록

폐기 집행 전 일정 기간 동안 기관 홈페이지 등을 통해 심의결과 및 폐기 대상 목록을 공개하여 국민의 의견을 수렴하는 것이 권장된다(NAK 5-1 §7.5.3 비고).

전자기록물 폐기 방법

전자기록물 폐기는 매체에 적절한 방법을 선택하여 복구가 불가능하도록 처리해야 한다(NAK 5-1 부속서 A).

방법	설명	적용 대상
물리적 파기	도구·기구를 이용한 파쇄(파쇄 조각 0.25mm 이하), 드릴 천공, 소각, 화학약품 용해	재사용 불가 매체
소자(消磁)	공인 디가우저(Degausser)로 자기력을 가하여 데이터 완전 삭제 — 소자장비 자기력은 매체 자기력보다 강해야 함	자기 매체(HDD·테이프)
겹쳐쓰기(Overwrite)	저장매체 또는 특정 파일 영역을 난수·'0'·'1' 등으로 1·3·7·35회 겹쳐쓰기 — 영구삭제 프로그램 사용	재사용 매체

특히 디스크(HDD·디스크어레이·아카이빙 스토리지)의 경우 재사용 여부에 따라 폐기 방법을 결정한다. 재사용하지 않을 경우 개별 디스크에 대해 물리적 파기 + 소자 동시 적용이 권고되며, 재사용할 경우 영구삭제 프로그램으로 3회 이상 겹쳐쓰기를 적용한다.

비전자기록물 폐기 방법

비전자기록물 폐기는 보안사항·개인정보 등이 유출되지 않도록 기관 내 파쇄 후 반출을 원칙으로 한다(NAK 5-1 §8.3.2).

파쇄 : 보안사항·개인정보 등 민감한 기록은 교차 세절(cross-cut)을 통해 내용 판독이 불가능하도록 처리. 단순 길이 세절이 아닌 격자형 분쇄.
용해 : 종이 섬유 구성분을 감소시키는 화학적 처리 — 가장 안전한 폐기 방법.
소각 : 일부 기관에서 채택. 환경 영향 평가 필요.

기관 내 파쇄가 불가능하여 원형 반출 후 파쇄·용해 처리하는 경우, 담당자를 지정하여 폐기 과정을 관리·감독하여야 한다.

폐기 집행 위탁 시 고려사항

대행업체에 폐기를 위탁하는 경우 NAK 5-1:2014(v2.2) §8.4에 따라 다음 사항을 준수해야 한다.

기본원칙 : 폐기 대상 기록물이 유출되지 않도록 보안교육·보안각서·관리·감독 시행.
보안 교육 및 각서 징구 : 대행업체 담당자에 대한 보안 의식 교육 및 보안 각서 제출 의무화.
유출 방지 : 기관 밖 반출 시 담당 공무원이 이송 차량 동승 의무. 차량은 적재 공간 밀폐 + 잠금장치 구비.
결과 관리 : 폐기 종료 후 대행업체로부터 폐기 집행 수량·방법 명시 폐기 증명서 제출 의무.

불법 폐기 처벌

공공기록물 관리에 관한 법률은 무단 폐기를 형사처벌 대상으로 규정한다.

조항	처벌 대상	처벌 수준
제50조 1호	기록물을 무단 은닉·유출 또는 손상	7년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금
제50조 2호	기록물을 무단으로 폐기	7년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금
제51조	비밀기록물·시청각기록물 등을 무단 은닉·유출·손상·폐기	3년 이하 징역 또는 2천만원 이하 벌금
형법 제141조	공용서류 등의 무효, 공용물의 파괴	7년 이하 징역 또는 1천만원 이하 벌금

남북정상회담 회의록 삭제 사건(2013) 등에서 결재 이전 단계 1차 보고본의 무단 삭제가 형법 §141 적용 여부에 대한 판례 쟁점이 되었다(이철환·조영삼, 2021).

폐기중지 제도

폐기중지 제도(Records Disposal Freeze)는 특정 사안·주제와 관련된 기록물의 폐기를 한시적으로 중단시키는 제도로, 2020년 6월 「공공기록물법」 시행령 개정과 함께 한국에 도입되었다.

개념 : 소송·감사·수사·국정조사 등 특정 사안에 관련된 기록물에 대해 영구기록물관리기관장이 폐기 중지를 명령하여 일정 기간 폐기를 금지하는 제도.
필요성 : 기록이 이미 폐기된 후에는 진상 파악이 불가능하므로 사전 보존 조치 필요(설문원·박인선, 2019).
해외 사례 : 미국·영국·호주·뉴질랜드 등 해외 주요국에서 시행 중. 호주 NAA의 '폐기중지 명령서(Disposal Freeze)' 제도가 대표적 모델(문신혜, 2020).
쟁점 : 발동 주체·대상 범위·기간·해제 절차에 관한 세부 기준 정비 필요.

무단 처분 감독

「공공기록물법」 제27조의2는 영구기록물관리기관장이 공공기관의 기록물 무단 폐기 등에 대해 점검·감독할 권한을 부여한다. 다만 한국의 감독 체계는 미국 NARA의 「기록관리 감독 및 보고 프로그램」(Records Management Oversight and Reporting Program)에 비해 미흡한 수준이라는 학술 평가가 있다(설문원·박인선, 2019).

미국 NARA 사례 : 2019 회계연도 점검에서 미국 증권거래위원회(SEC)의 조사기록 무단폐기 사건 등 다수 발견·시정 조치.
한국 시사점 : 폐기중지 제도와 별도로 무단 처분에 대한 사후 점검·시정 명령·재발 방지 시정조치 메커니즘 강화 필요.

학술 쟁점 및 연구 동향

기록물 폐기에 관한 학술 연구는 폐기평가 제도 운영·전자기록 폐기·폐기중지 제도·디지털 시대 폐기 재정의를 중심으로 진행되어 왔다.

이보람(2013) : 「표준기록관리시스템 평가·폐기 기능 평가」(『기록학연구』 38)에서 RMS의 평가·폐기 기능을 분석하고 시스템 차원의 보완 필요성을 제시하였다.
김명훈(2015) : 「기록물 폐기평가 제도 개선방안에 관한 연구 — A시청 기록관 폐기평가 사례를 중심으로」(『한국기록관리학회지』 15(4))에서 1999년 기록관리법 제정 이후 폐기평가 제도의 의도와 실제 운영 간의 간극을 지적하고, A시청 모범 사례를 통한 개선방안을 제시하였다.
설문원·박인선(2019) : 「공공기록물의 평가·폐기에 대한 감독제도 연구 — 미국의 기록관리 감독·보고 프로그램을 중심으로」(『기록학연구』 62)에서 미국 NARA 「기록관리 감독 및 보고 프로그램」의 무단 처분 감독 사례를 분석하고, 폐기중지 제도와 별도로 무단 처분 감독 체계 강화 필요성을 제시하였다.
문신혜(2020) : 「기록물 폐기중지 제도 도입을 위한 쟁점 분석」(『기록학연구』 63)에서 호주 NAA 폐기중지 명령서를 기반으로 한국·미국·영국·호주·뉴질랜드 5개국 제도를 비교 분석하고, 2020년 6월 도입 예정 폐기중지 제도의 5대 쟁점과 개선방안을 제시하였다.
이경용(2021) : 「일제의 공문서 폐기 시론 — 국가기록원 소장 조선총독부 기록의 잔존성을 중심으로」(『기록학연구』 67)에서 일제 강점기 식민 통치기록의 폐기 양상을 역사적으로 분석하였다.
김명훈(2024) : 「디지털 시대 기록의 폐기에 대한 재조명 — 정보관리 기능의 발전 및 확대와 관련하여」(『한국기록관리학회지』 24(1))에서 디지털 시대 폐기 개념을 정보관리 기능과 연계하여 재정의하고, 단순 물리적 파기를 넘어 정보 활용성 강화 관점의 폐기 사고 전환을 제안하였다.

현황

2026년 현재 기록관 단계의 폐기 절차는 NAK 5-1:2014(v2.2)에 따라 표준화되어 운영되고 있으며, 영구기록물관리기관 단계는 NAK 5-2:2022(v1.2)에 따라 운영된다. 2020년 6월 폐기중지 제도가 도입되어 특정 사안에 대한 한시적 폐기 금지가 가능해졌다.

전자기록물의 비중이 증가함에 따라 디가우저·영구삭제 프로그램·물리적 파기 등 매체별 폐기 도구 보급이 진행 중이며, 일부 기관은 폐기 대행업체 위탁을 통해 처리하고 있다. 정부합동감사 정량 분석 결과 처리과 폐기 영역 지적사항은 23건(8.6%)으로, 기록물 무단·자체 폐기, 폐업의료기관 기록물 폐기절차 부적정 등이 지속 지적되었다(김혜영·윤은하, 2020).

한계

폐기 제도 운영에서는 다음과 같은 구조적·실무적 한계가 지적된다.

처리과 무단 폐기 사례 지속 : 처리과의 독자 폐기 금지 원칙에도 불구하고 무단·자체 폐기 사례가 정부합동감사에서 지속 지적된다(김혜영·윤은하, 2020).
폐기평가 제도 운영의 형식화 : 폐기평가 절차가 형식적으로 운영되어 1999년 법 제정 시 의도된 '중요기록물 유실 방지' 전략적 개념이 충분히 구현되지 못하고 있다(김명훈, 2015).
폐기중지 제도 세부 기준 미비 : 2020년 도입된 폐기중지 제도의 발동 주체·대상 범위·기간·해제 절차에 관한 세부 기준이 미정비 상태이다(문신혜, 2020).
무단 처분 감독 체계 미흡 : 미국 NARA의 「기록관리 감독 및 보고 프로그램」과 같은 체계적 무단 처분 점검·시정 메커니즘이 미흡하다(설문원·박인선, 2019).
전자기록물 폐기 검증 어려움 : 전자기록물의 완전 삭제·매체 파기 검증이 어려워 위탁 폐기 시 보안 위험이 상존한다.
폐기 대행업체 관리 부담 : 폐기 위탁 시 보안교육·각서·이송·감독 등 절차가 복잡하여 기관 부담이 크다.
결재 이전 단계 기록 성립 모호 : 결재 이전 단계 1차 보고본의 무단 삭제가 형법 §141 적용 여부에 대한 모호성이 있다(이철환·조영삼, 2021).
디지털 시대 폐기 개념의 한계 : 폐기를 단순 물리적 파기 개념으로 인식하는 사고가 디지털 시대 정보 활용성 강화 관점과 충돌한다(김명훈, 2024).
결재문서 중심 RMS 한계 : RMS의 평가·폐기 기능이 결재문서 중심으로 설계되어 시청각·데이터세트 등 다양한 매체의 폐기에 부적합한 부분이 있다(이보람, 2013).
국민 의견수렴 절차 형식화 : 폐기 대상 목록 사전 공개·이의신청 절차가 권장사항으로만 운영되어 실효성이 낮다.

개선방안

폐기 제도의 한계를 보완하기 위한 개선방안은 감독 강화·시스템·교육·법제 측면에서 다음과 같이 제시된다.

무단 처분 감독 체계 강화 : 미국 NARA 「기록관리 감독 및 보고 프로그램」 모델을 참고하여 영구기록물관리기관장의 점검·시정 권한을 강화하고, 기관별 정기 보고 의무를 도입한다(설문원·박인선, 2019).
폐기중지 제도 세부 기준 정비 : 호주 NAA 폐기중지 명령서 모델을 참고하여 발동 주체·대상 범위·기간·해제 절차를 시행령·NAK 표준에 명확히 정비한다(문신혜, 2020).
전자기록물 폐기 검증 자동화 : 디가우저·영구삭제 프로그램의 성능 인증 체계를 도입하고, 폐기 검증 로그를 자동 기록하는 시스템을 구축한다.
폐기 대행업체 관리 표준화 : 대행업체 인증 제도와 표준 폐기 증명서 양식을 정비하여 위탁 폐기의 보안성·효율성을 높인다.
결재 이전 단계 기록 성립 정비 : 이철환·조영삼(2021)이 제시한 결재설 판례 시사점에 따라 결재 이전 단계 기록의 성립 요건과 무단 삭제 시 책임 추궁 메커니즘을 정비한다.
디지털 시대 폐기 개념 재정의 : 김명훈(2024)이 제시한 디지털 시대 폐기 사고 전환 — 단순 물리적 파기를 넘어 정보 활용성 강화 관점의 폐기 — 을 정책에 반영한다.
RMS·CAMS 평가·폐기 기능 고도화 : 이보람(2013)이 지적한 평가·폐기 기능의 한계를 보완하여 매체별 폐기 절차를 시스템에 통합하고, AI 기반 폐기 추천 도구를 도입한다.
국민 의견수렴 절차 의무화 : 폐기 대상 목록 사전 공개·이의신청 절차를 권장에서 의무로 격상하여 시민 참여를 강화한다.
폐기평가 모범사례 확산 : 김명훈(2015)이 분석한 A시청 모범 사례를 기반으로 폐기평가 운영 매뉴얼을 정비하고 처리과·기록관 교육을 강화한다.
처리과 단속 강화 : 정부합동감사에서 지속 지적되는 처리과 무단·자체 폐기에 대한 단속을 강화하고, 처벌 사례를 공유하여 경각심을 제고한다.

출처 및 참고

「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조·제50조·제51조
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조·제54조
「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조
형법 제141조 (공용서류 등의 무효, 공용물의 파괴)
행정안전부, 『2026년 기록물관리 지침』, 2026.
(폐지) NAK P-2007-09, 『기록물 폐기기준 및 절차』, 국가기록원, 2007.12 제정.
NAK 5-1:2014(v2.2), 『기록물 평가·폐기 절차 — 제1부 기록관용』, 국가기록원, 2014.07.09 개정.
NAK 5-2:2022(v1.2), 『기록물 평가·폐기 절차 — 제2부 영구기록물관리기관용』, 국가기록원, 2022.10.17 개정.
NAK 8:2022(v2.3), 『기록관리 메타데이터 표준』 부속서 F, 국가기록원, 2022.10.17 개정.
이보람 (2013). 「표준기록관리시스템 평가·폐기 기능 평가」. 『기록학연구』 38.
김명훈 (2015). 「기록물 폐기평가 제도 개선방안에 관한 연구 — A시청 기록관 폐기평가 사례를 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 15(4).
설문원·박인선 (2019). 「공공기록물의 평가·폐기에 대한 감독제도 연구 — 미국의 기록관리 감독·보고 프로그램을 중심으로」. 『기록학연구』 62.
문신혜 (2020). 「기록물 폐기중지 제도 도입을 위한 쟁점 분석」. 『기록학연구』 63.
김혜영·윤은하 (2020). 「처리과 기록물관리 현황 연구 — 지자체 정부합동감사의 정량적 분석을 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 20(4).
이경용 (2021). 「일제의 공문서 폐기 시론 — 국가기록원 소장 조선총독부 기록의 잔존성을 중심으로」. 『기록학연구』 67.
이철환·조영삼 (2021). 「판례 분석을 통한 기록의 성립 요건 검토 — '남북정상회담회의록 삭제' 판례를 중심으로」. 『한국기록관리학회지』 21(1).
김명훈 (2024). 「디지털 시대 기록의 폐기에 대한 재조명 — 정보관리 기능의 발전 및 확대와 관련하여」. 『한국기록관리학회지』 24(1).

폐기

목차

정의